- Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu
3.2.3.Tổ chức thu nhận và kiểm tra thông tin về các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước
T ên doanh nghiệp
3.2.3.Tổ chức thu nhận và kiểm tra thông tin về các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước
doanh nghiệp nhà nước
Việc tổ chức hạch toán ban đầu và sử dụng chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về các yếu tố đầu vào là cơ sở để KTQT xử lý và cung cấp thông tin. Những công việc cơ bản cần tiến hành là:
* Lựa chọn các chứng từ bắt buộc và thiết kế các chứng từ hướng dẫn phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố cần thiết trên chứng từ để tiện lợi cho việc hạch toán ban đầu các yếu tố đầu vào, tạo cơ sở cho việc thu nhận, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin về các yếu tố đầu vào ở giai đoạn kế toán tiếp theo.
Kế toán trưởng cần căn cứ vào quy mô và đặc điểm tổ chức, quản lý SXKD, vào yêu cầu của quản trị DN về thông tin KTQT các yếu tố đầu vào cần cung cấp; căn cứ vào trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện có để lựa chọn các chứng từ bắt buộc trong hệ thống chứng từ ban đầu do Nhà nước ban hành và thiết kế các mẫu chứng từ kế toán thích hợp khác để phản ánh từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh liên quan đến các yếu tố đầu vào của DN.
Việc lựa chọn và thiết kế các chứng từ kế toán cho KTQT các các yếu tố đầu vào phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đảm bảo ghi nhận, phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh của chúng.
- Đảm bảo phản ánh rõ tên, địa chỉ của những người thực hiện các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh về các các yếu tố đầu vào để có thể kiểm tra trách nhiệm vật chất cũng như
trách nhiệm pháp lý của họ trong việc thực hiện các nghiệp vụ này (người ký duyệt, người thi hành, người có liên quan khác).
- Phải ghi nhận rõ chỉ tiêu số lượng hiện vật và giá trị mà nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh về các yếu tố đầu vào để xác định trách nhiệm vật chất của các chủ thể có liên quan đồng thời đảm bảo trình bày rõ căn cứ tính toán, xác định các chỉ tiêu này.
Trong chứng từ có thể có thêm các yếu tố bổ sung để nêu rõ nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh phù hợp với yêu cầu quản trị hoạt động đó.
* Tổ chức hướng dẫn thực hiện công tác hạch toán ban đầu, ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để thu nhận được thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời về mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động SXKD của DN. Kế toán trưởng cần quy định trách nhiệm thu nhận và phản ánh thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, quy định nội dung và phương pháp ghi chép cụ thể cho từng loại nghiệp vụ kinh tế theo yêu cầu của KTQT các yếu tố đầu vào.
* Thực hiện tốt công tác kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, tính chính xác của chứng từ về các yếu tố đầu vào trước khi ghi sổ kế toán.
Để tổ chức tốt việc kiểm tra thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ, cán bộ quản lý ở đơn vị nói chung và cán bộ kế toán nói riêng ngoài việc phải nắm vững các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế - tài chính, các kỷ luật về thanh toán, tín dụng, các định mức kinh tế, kỹ thuật, giá cả thị trường... và thực tế phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phản ánh trong các chứng từ còn phải có các kiến thức về quản trị tác nghiệp các các yếu tố đầu vào. DN cần quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận quản lý trong việc kiểm tra nội dung thực tế của từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh về các các yếu tố đầu vào phản ánh trong chứng từ, phù hợp với chức trách, nhiệm vụ của mình. ở bộ phận kế toán cũng phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc kiểm tra chứng từ kế toán về các các yếu tố đầu vào trước khi ghi sổ kế toán.
* Xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ hợp lý về các các yếu tố đầu vào ở DN để các bộ phận chức năng, các cá nhân có trách nhiệm đảm bảo việc kiểm tra và ghi
chép thông tin vào các sổ kế toán kịp thời để có thể cung cấp thông tin thường xuyên, kịp thời theo yêu cầu quản trị DN đối với các yếu tố đầu vào.
Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển chứng từ kế toán, cần dựa vào chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng, của các cán bộ quản lý trong DN để quy định rõ ràng trình tự luân chuyển chứng từ kế toán từ khi lập (nhận) chứng từ đến khi ghi vào sổ kế toán, chuyển cho các bộ phận có liên quan, đến khâu dự trữ. Chương trình luân chuyển chứng từ phải được xây dựng một cách khoa học, hợp lý phù hợp với nhu cầu thu nhận thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ. Trong mỗi khâu chứng từ đi qua đều phải quy định rõ thời gian lưu giữ tối đa để chứng từ được luân chuyển một cách nhanh chóng.
* Phải thực hiện chế độ lưu giữ, bảo quản chứng từ kế toán về các yếu tố đầu vào theo đúng quy định hiện hành giúp cho việc sử dụng lại chứng từ khi cần thiết.
Trên thực tế, với chế độ chứng từ ban đầu hiện hành đã thu thập được các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính liên quan đến các yếu tố đầu vào. DNNN cần lựa chọn sử dụng những chứng từ bắt buộc và thiết kế thêm các chứng từ (nếu cần thiết) để thu nhận thông tin về các yếu tố đầu vào. Trên các chứng từ có thể thêm các dấu hiệu đặc thù để phục vụ cho quản trị.
3.2.4. Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin về các yếu tố đầu vào