IV. Vấn đề giám sát và thực hiện hợp đồngnhập khẩu của công ty CPCI.
3. Giải quyết các vấn đề phát sinh.
Công ty luôn ý thức rằng, việc quan hệ làm ăn của công ty phải trên tinh thần đôi bên cùng có lợi, và đảm bảo duy trì quan hệ làm ăn lâu dài. Trên cơ sở triết lý này, mọi tranh chấp phát sinh trong qúa trình thực hiện hợp đồng đều đợc giải quyết bằng thơng lợng, hoà giải.
Những công việc mà công ty cần phải giải quyết bao gồm: 1. Những thay đổi về thành phần nguyên liệu trong thuốc:
nó lại hết sức phức tạp. Bởi vì nh chúng ta đã biết, cùng một loại, một tên thuốc, mỗi hãng lại có một công thức, bí quyết bào chế khác nhau. Vì thế có thể phát sinh những thay đổi các thành phần nguyên liệu sau khi ký kết hợp đồng từ phía nhà cung cấp.
Ví dụ: hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu số 9754/CPCI – SS/97 giữa CPCI và công ty Samsung, Hàn Quốc. Lô hàng có tên SPARTEINE SULPHATE. Trong điều khoản đặc tính sản phẩm qui định:
PH: nằm trong khoảng 3, 5 – 5, 5.
DIMETHYLANILINE: không vợt quá 20PPM HEAVY METALS: không vợt quá 20PPM SULPHATEO ASH: không vợt quá 0, 5%
Khi thực hiện hợp đồng, nhà sản xuất gặp phải sự khan hiếm một loại nguyên liệu đầu vào để sản xuất ra sản phẩm và đã yêu cầu công ty cho phép họ thay thế một nguyên liệu có giá trị tơng đơng và do đó các đặc tính của sản phẩm cần phải thay đổi lại. Do mối quan hệ làm ăn truyền thống, công ty đã chấp nhận đề nghị trên của nhà cung cấp mà đáng lẽ ra công ty có thể đòi bồi thờng và huỷ hợp đồng. Dĩ nhiên việc thay đổi này lại có thể dẫn đến những thay đổi về giá cả, do đó đòi hỏi có những điều chỉnh giá cả cho phù hợp.
Cũng có khi sự khan hiếm nguyên liệu đầu vào này làm ảnh hởng đến tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽđề nghị kéo dài thaời hạn giao hàng. Đứng trớc những thay đổi này, công ty phải tổ chức đánh giá tính phù hợp về mặt tiêu chuẩn kỹ thuật của nguyên liệu thay thế, cân nhắc những chi phí và tổn thất có thể có để đi đến những quyết định chính xác, kịp thời.
Việc giải quyết các vấn đề phát một cách linh hoạt này đã góp phần nâng cao số lợng hợp đồng đợc thực hiện, duy trì mối quan hệ làm ăn, nâng cao uy tín. Điều này đợc đặc biệt coi trọng khi làm ăn với các công ty á Đông.
2. Sự phù hợp về chất lợng:
Đây cũng là một vấn đề luôn gặp phải. Đó chính là sự phù hợp của hàng hóa thực giao so với những yêu cầu của hợp đồng. Để kiểm tra sự phù hợp này, ngời mua sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa thông qua một cơ quan độc lập là Vinacontrol.
Việc xác định tính phù hợp của hàng hóa dợc phẩm, ngoài tiêu chuẩn do Bộ y tế qui định, còn đợc dựa trên chứng nhận kiểm tra chất lợng (Certificate of Analysis) của nhà sản xuất. Nếu hàng hóa nhận đợc không phù hợp với các qui cách phẩm chất của hợp đồng, công tác điều hành sẽ liên quan tới việc quyết định:
- Không chấp nhận hàng và nếu thế thì hàng sẽ phải xử lý nh thế nào.
Nhìn chung, nếu sai lệch qui cách phẩm chất nằm trong giới hạn chấp nhận cho phép, bộ phận quản lý hợp đồng sẽ đa ra điều kiện để chấp nhận hàng hóa.
Ví dụ: hợp đồng số 503TP/CPCI/99, sau khi phòng kiểm nghiệm của công ty tiến hành kiểm tra hàng hóa đã phát hiện thấy một số tiêu chuẩn kỹ thuật không đúng nh Certificate of Analysis của nhà sản xuất. Xét thấy đây là những sai sót nhỏ, cha ảnh hởng lớn lắm đến chất lợng sản phẩm, bộ phận điều hành hợp đồng đã thông báo cho nhà cung cấp biết những sai sót này và đề nghị nhà cung cấp phải có những điều chỉnh giá lại cho phù hợp. Đề nghị này đã đợc nhà cung cấp đáp ứng và thế là hợp đồng vẫn đợc thực hiện xuôn xẻ.
Một ví dụ khác, trong hợp đồng nhập khẩu thành phẩm, kết quả giám định chất lợng do Vinacontrol cung cấp cho thấy, lô hàng này đã bị ẩm và chuyển màu, không thể sử dụng đợc nữa, bộ phận điều hành liên lạc với ngời cung cấp đề nghị huỷ lô hàng đã giao và yêu cầu giao lô hàng mới.
Vậy đối với những khác biệt về qui cách phẩm chất lớn tới mức phải chối từ hàng hóa thì công tác điều hành hợp đồng đòi hỏi phải quyết đinh có nên: - Trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp và yêu cầu thay thế hàng
- Huỷ bỏ hợp đồng.
Những vi phạm quá mức về qui cách phẩm chất của sản phẩm dợc phẩm là điều không thể cho phép, nó ảnh hởng trực tiếp tới sức khoẻ ngời tiêu dùng. Để giám định hàng hóa, hai bên thỏa thuận trong hợp đồng là do Vinacontrol. Kết quả giám định nếu phát hiện có những vấn đề phát sinh liên quan tới chất lợng, công ty sẽ làm các thủ tục cần thiết, gửi tới nhà cung cấp, yêu cầu giao lại lô hàng mới để thay thế lô hàng kém phẩm chất. Không bao giờ vì vấn đề vi phạm chất lợng này của nhà sản xuất mà công ty tiến hành đòi phạt nhà cung cấp hoặc huỷ hợp đồng.
3. Về phía công ty:
Trong nhiều trờng hợp, cũng có thể công ty muốn thay đổi kế hoạch giao hàng đã thoả thuận trong hợp đồng, do nhu cầu về dợc phẩm là không ổn định và khó xác định, do vậy để tránh tình trạng tồn đọng vốn không cần thiết công ty có thể thông báo cho nhà cung cấp hoãn giao hàng, hoặc yêu cầu nhà cung cấp thực hiện giao hàng sớm hơn.
Trong cả hai trờng hợp, đòi hỏi công ty phải đàm phán và có thuyết phục nhà cung cấp đồng ý với thay đổi đợc đề xuất. Do môi quan hệ làm ăn lâu dài và tín nhiệm lẫn nhau nên việc thuyết phục nhà cung cấp trong vấn đề này cũng dễ dàng hơn.
Sự cần thiết phải xem xét lại giá hợp đồng có thể phát sinh vì một trong các lý do chủ yếu sau:
- Có sự thay đổi trong phạm vi trách nhiệm của nhà cung cấp qui định bởi hợp đồng hoặc
- Có một điều khoản cụ thể về điều chỉnh giá hay do những biến động giá cả của thị trờng ảnh hởng đến.
- Do sự thay đổi về chất lợng hàng, thời gian địa điểm giao hàng…
Khi việc điều chỉnh giá có liên quan đến phạm vi trách nhiệm của nhà cung cấp, công ty sẽ đa ra các đề xuất và trong trờng hợp đó, ngời cung cấp có quyền tìm kiếm một sự điều chỉnh tơng ứng của giá hợp đồng.
Ví dụ: trong hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu giữa công ty với công ty Choong Wae, Trung Quốc, phía Trung Quốc đã có những đề nghị thay đổi thành phần các chất. Công ty đã chấp nhận sự thay đổi này nhng với điều kiện nhà cung cấp phải giảm giá hàng hóa từ 59 USD/Kg xuống 57, 5 USD/Kg.
Việc thay đổi điều kiện cơ sở giao hàng cũng đòi hỏi phải đàm phán lại về giá. Ví dụ: hợp đồng số 88/KT-CPCI/98 qui định điều kiện cơ sở giao hàng là CIF Hải Phòng, sau khi nghiên cứu kỹ trên cơ sở tính toán các chi phí, công ty thấy rằng việc vận chuyển bằng đờng bộ qua biên giới rẻ hơn cả. khi đó công ty đã đề nghị với phía nhà cung cấp thay đổi điều kiện cơ sở giao hàng thành DAF Móng Cái, công ty đề nghị phía nhà cung cấp Trung Quốc giảm giá, dĩ nhiên sự thay đổi này diễn ra khi nhà cung cấp cha tiến hành giao hàng.
Còn có nhiều tình huống tơng tự khác mà công việc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến việc đàm phán lại giá cả. Tuy nhiên nếu những thay đổi này không quan trọng thì vì lợi ích cuả thơng mại lâu dài, cả hai bên sẽ không tỏ ra căng thẳng trong đàm phán lại về giá. Có nhiều trờng hợp, thờng là các nhà cung cấp độc quyền hay các nhà cung cấp phơng Tây, họ thờng rất cứng nhắc và khăng khăng đòi giữ giá. Trong đại đa số các hợp đồng bị huỷ bỏ là do những bất đồng về giá cả và thất bại trong đàm phán thay đổi giá.
lớn trong năm. Tuy nhiên để chủ động trong đàm phán, ký kết hợp đồng, công ty thờng xuyên tham khảo những khách hàng mới do công ty tự tìm hoặc do họ tự đến với công ty.
C. Đánh giá chung