1. Cơ sở hình thành hợp đồng
Để tiến tới kí kết hợp đồng, một nội dung không thể bỏ qua là xác điịnh đ- ợc đối tợng và nội dung nhập. Công ty CPC.1 xác định việc đó căn cứ vào một trong hai hớng sau:
*Hớng đi chủ động:
Theo hớng này, công ty chủ động tìm kiếm thị trờng tiêu thụ mặt hàng kinh doanh, thị trờng nhà cung cấp. Các bớc cụ thể trong hớng đi này là:
- Nghiên cứu thị trờng để xác định mặt hàng nhập khẩu:
Thuốc chữa bệnh cho dù là một loại hàng hoá đặc biệt, nhng nó cũng phải tuân theo những quy luật chung nhất trong cơ chế thị trờng nói chung. Nói một cách tổng quát muốn kinh doanh có lãi phải nghiên cứu kĩ những đặc điểm cơ bản của tình hình thị trờng. Công ty dợc phẩm trung ơng I có truyền thống hình thành và phát triển khá lâu so với các doanh nghiệp khác cùng ngành. Tuy có nhiều kinh nghiệm có sự hiểu biết về thị trờng tiêu dùng thuốc, nhng cũng chỉ dùng ở mức phân phối, cấp phát theo lệnh là chính, chuyển sang cơ chế thị trờng thì cơ cấu mặt hàng thuốc chữa bệnh đã thay đổi rất nhanh do tác động của nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan.
- Tổng quan thị trờng thuốc chữa bệnh ở Việt Nam trong những năm qua của công ty đợc phân tích tóm tắt nh sau: thị phần dợc phẩm tính bình quân đầu ngời hàng năm ở Việt Nam có tăng trởng khá nhanh từ 3 USD/ Đầu ngời năm 1995 đã tăng lên 5, 5 USD/ đầu ngời năm 1999. Tuy nhiên so với mức khuyến cáo tối thiểu của tổ chức y tế thế giới phải có 10 USD/ ng ời/ năm mới đáp ứng nhu cầu phòng và chữa bệnh cho nhân dân. Tổng kim ngạch nhập toàn ngànhtheo cục quản lý Dợc thông báo năm 1999là khoảng 450 triệu USD. Vấn đề đặt ra ở đây là nhập mặt hàng nào, nhập về bán cho ai, tỉ lệ kết cấu nh thế nào là hợp lý để vừa bảo hộ đợc thuốc sản xuất trong nớc, vừa thực hiện đợc chính sách quốc gia về thuốc của nhà nớc ban hành, chi phí phải hợp lý, bảo toàn vốn và có lãi. Đây là bài toán rất khó cho doanh nghiệp kinh doanhthuốc chữa bệnh trong nớc hiện nay. Qua kinh nghiệm tích luỹ từ thực tế năm công ty dợc phẩm trung ơng I đã đa ra định hớng chiến lợc tổng quát nh sau:
đó là: các công ty thực phẩm tuýên tỉnh, các xí nghiệp sản xuất trong nớc (bán nguyên liệu cho họ ) và các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành của trung ơng, Hà Nội và các tỉnh xung quanh. Thực tế công ty đã có mối quan hệ truyền thống gắn bó với 32 tỉnh từ Thừa thiên -Huế trở ra, cộng với 32 bệnh viện lớn và hơn 10 xí nghiệp sản xuất trong nớc .Tổng kết hàng năm doanh số bán ra cho 3 đối tợng khách hàng là họ đều là thành phần kinh tế quốc doanh, một số đồng vốn phải dùng kinh phí từ nguồn vốn ngân sách cấp là chủ yếu ( nhất là 9 tỉnh miền núi Tây Bắc và Việt Bắc )số tỉnh khác có sử dụng thêm nguồn kinh phí bảo hiểm y tế, nói chung họ đợc chính quyền địa phơng giúp đỡ và bảo hộ bằng những cơ chế riêng tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể của từng tỉnh . Do vậy ít rủi ro, tuy nhiên do thiếu vốn nên công nợ thờng kéo dài cũng là nhân tố làm giảm hiệu quả kinh tế của công ty. Ngoài ra công ty cũng rất chú ý đến thị trờng bán cho các đối tợng khác thuộc thành phần kinh tế khác, tuy chỉ chiếm 30% tỉ trọng nhng là nơi rất năng động linh hoạt do vậy khi tiếp xúc với họ công ty học đợc nhiều kinh nghiệm và nâng cao năng lực cho cán bộ nghiệp vụ kinh doanh, đồng thời nắm bắt thị trờng nhanh chóng hơn.
Từ những thực tế kinh nghiệm công ty đã xác địmh đợc bốn nhóm mặt hàng chủ lực để nhập khẩu là:
- Thuốc và nguyên liệu làm thuốc kháng sinh.
- Thuốc và nguyên liệu làmg thuốc Vitamine.
- Thuốc hớng thần
- Thuốc bổ, dịch truyền
Trong các nhóm hàng công ty phân ra những mặt hàng chủ lực cụ thể chiếm số lợng lớn, tỷ trọng cao, thống kê kinh nghiệm cho thấy thời điểm nào cần nhập. Bởi vì, Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới, gió mùa, nóng ẩm, đất nớc trải dài ba miền có nhiều đặc trng khác nhau và thay đổi thờng xuyên. Bệnh tật diễn biến theo mùa, theo vùng lãnh thổ và thói quen sử dụng thuốc cũng rất khác nhau. Tất cả những yếu tố khách quan trên cần phải đợc xem xét để đi trớc và đón đầu nhập thuốc về mới kịp phục vụ và không bị ứ đọng. Vì thuốc có đặc điểm là có hạn dùng, để lâu là phải bỏ do vậy sẽ gây lãng phí và thiệt hại kinh tế rất lớn. trong 4 nhóm hàng chủ lực trên đây, công ty luôn xem trọng nhóm kháng sinh và nhóm độc AB (thuốc hớng thần), vì đây là nhóm thờng chiếm 70% giá trị hàng hoá và rất cần cho mọi phác đồ điều trị các bệnh sôts nhiễm khuẩn phổ biến ở nớc ta hiện nay. Tuy nhiên, công ty không ngừng mở rộng nhập các nhóm thuốc chuyên khoa biệt dợc khác, thông qua các hình thức tiếp thị, các đơn hàng của bệnh viện từ đó sẽ có các số liệu tơng đối chuẩn xác cho việc xây dựng kế hoạch mặt hàng nhập khẩu hàng năm. Một khía cạnh cần chú ý mà công ty đã xác
định đợc là địa chỉ và tên nhà sản xuất cũng nh nhà phân phối các loại thuốc cần dùng. Đồng thời với việc tập hợp các thông tin số liệu đã có đợc về nhu cầu, về số lợng, chủng loại mặt hàng cần nhập, công ty đã xúc tiến sao cho phù hợp với ngời tiêu dùng trong nớc. Lúc nào công ty cũng tìm và lựa chọn từ hai nhà cung cấp trở lên để so sánh những thuận lợi về giá, điều kiện thanh toán ký kết, giao nhận, vận chuyển hàng hoá . Tất nhiên, mọi điều kiện đều phải dựa trên cơ sở “ chất lợng “ thuốc phải là hàng đầu. Ngoài việc quan tâm thị hiếu, thói quen sử dụng, công ty cũng có một đội ngũ chuyên môn giỏi đi làm tiếp thị để giới thiệu tính năng, tác dụng của các loại sản phẩm tơng tự với các Giáo s, Bác sĩ chuyên khoa đầu ngành trực tiếp điều trị cho bệnh nhân để hợp tác cùng vì mục tiêu cung ứng thuốc an toàn, hợp lý cho ngời bệnh, tranh lạm dụng thuốc gây tốn kém cho bệnh nhân.
Tóm lại, để xác định đợc những mặt hàng cần nhập khẩu, công ty đã đồng thời tiến hành các bớc nghiên cứu thị trờng trong nớc và ngoài nớc, trên cơ sở đó mà đi đến các quyết định hình thành các nội dung ký kết hợp đồng nhập khẩu có hiệu quả. Tuy nhiên, do lợng thông tin, khả năng tiếp thị, tiền vốn của công ty mới cung ứng đợc cho thị trờng thuốc nói chung một lợng cha lớn lắm, còn cần phải đầu t nhiều hơn nữa.
- Lập phơng án kinh doanh nhập khẩu .
Muốn có phơng án kinh doanh nhập khẩu tốt, công ty Dợc phẩm trung ơng I đã rút ra kinh nghiệm là phải có đầu ra tốt, tức là phải có địa chỉ tiêu thụ cụ thể cả về chủng loại, giá cả, số lợng và chất lợng . Mặt khác, phải có thông tin dự báo từ nhu cầu thị trờng trong nớc và thế giới, phải có kiến thức cơ bản về mô hình bệnh tật, kết hợp tốt giữa Y và Dợc thì mới có phơng án phù hợp, sát thực tế, phục vụ đợc ngời bệnh . Thứ tự quy trình lập phơng án kinh doanh nhập khẩu của công ty đợc thực hiện qua các bớc sau:
+ Hàng năm công ty phân tích kết quả thực hiện năm trớc để xác định rõ nhu cầu cho từng đối tợng và chủng loại một cách chi tiết.
+ Sau đó lên kế hoạch tổng quát, thông thờng là 10% so với cùng kì năm trớc .
+ Tiếp theo là việc phân chia ra kế hoạch quý, tháng, mùa vụ trên cơ sở số liệu lịch sử cộng dự báo tăng trởng do các nhân tố chủ quan và khách quan mang lại, không nhất định là tăng đồng loạt mà thậm chí có loại phải bỏ, hoặc nhập ít đi, có loại tăng lên.
+ Các kế hoạch năm, tháng, quý đều đợc cụ thể hoá bằng các chi tiết để ký các hợp đồng kinh tế . Đồng thời có sự phân công cho từng cán bộ, nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu chịu trachs nhiệm thu thập, xử lý, đề xuất, tổng hợp và phân tích định kỳ cùng tìm ra u khuyết trong quá trình thực hiện .
+ Trong phơng án kinh doanh nhập khẩu công ty luôn bám sát thị trờng truyền thống đồng thời thờng xuyên tìm cách mở rộng thị trờng .
+ Chú ý thị trờng và mặt hàng chủ lực, lấy mục tiêu hiệu quả để thu hút khách hàng, nhà cung cấp trên tinh thần bình đẳng đôi bên cùng có lợi .
+ Trong phơng án luôn có dự phòng rủi ro, xử lý linh hoạt để giảm bớt thiệt hại khi có sự cố xảy ra .
Nguyên tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ, cụ thể, chính xác. Công ty cũng xác định cho dù phơng án có khả thi đến đâu đi chăng nữa, đó cũng chỉ mới là kế hoạch, quá trình thực thi luôn phải theo dõi, quan sát và đôn đốc thực hiện, cỉ khi hoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có đ- ợc hiệu quả . Muốn đạt đợc kết quả mong muốn, phơng án kinh doanh nhập khẩu phải đợc sự tập trung lãnh đạo của Giám đốc và sự hỗ trợ của tất cả các phòng, ban, kho xởng của công ty, không thể khoán trắng cho phòng xuất nhập khẩu tự làm . Thực tế tình hình này ỏ công ty mấy năm qua đã có nhiều tiến bộ đạt kết quả khá nhng cha cao, cha tơng xứnh với tầm vóc của một công ty lớn trong ngành . Tự công ty thấy cũng phải nâng cao trình độ và cải tiến phơng thức lập kế hoạch hiệh nay trên tinh thần nhanh, nhạy và chính xác hơn nữa nắm bắt đợc nhu cầu thuốc rất sôi động hiện nay.
- Tiến hành hỏi giá và đặt hàng .
Lựa chọn một số nhà cung cấp có khả năng, gửi th hỏi giá đến các nhà cung cấp này. Mục đích của gửi th hỏi giá là tìm kiếm đợc nhà cung cấp tốt nhất . Trong hỏi giá, công ty đa ra các điều khoản nh : tên hàng, phẩm chất, số lợng, nhãn mác, bao gói, thanh toán, giao hàng …
Đáp lại lời hỏi giá của công ty, ngời xuất khẩu sẽ đa ra một thông báo giá (quotation ) . Trong đó nêu rõ các nội dung nh: tên hàng, phẩm chất, số l- ợng, giá cả, điều kiện và thời gian giao hàng, nhãn mác bao gói và thanh toán.
Nếu công ty đồng ý với các điều khoản mà ngời xuất khẩu đa ra trong báo giá, công ty có thể tiến hành đặt hàng bằng hai cách :
+ Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trong báo giá tới nhà cung cấp . Nhà cung cấp sẽ gửi một thông báo xác nhận bán (Sale Confirmation), thông báo này đợc coi nh hợp đồng làm cơ sở cho việc mua bán hàng hoá.
+ Yêu cầu nhà xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng, với các điều khoản cơ bản nh đã đợc thoả thuận trớc đó, và có thể đa thêm một số điều khoản nữa vào, tuỳ từng thơng vụ làm ăn . Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu đợc thực hiện qua th tín, fax. Rất hiếm khi ngời xuất khẩu và công ty trực tiếp gặp gỡ nhau để ký kết, trừ phi đây là mối quan hệ làm ăn lần đầu.
tiếp tục đàm phán, hoặc có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấp khác. Nhung trong hầu hết các trờng hợp, do mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên, công ty sẽ tiến hành fax lại cho phía nhà cung cấp đề nghị sửa đổi một số nội dung của bản báo giá, mà chủ yếu là nhũng nội dung có liên quan đến giá cả và thanh toán.
Cả chấp nhận bán và hợp đồng đều đợc lập thầnh văn bản, ghi bằng tiếng Anh và phải có chữ kí của hai bên. Trong đó phải ghi đầy đủ các điều kiện cần thiết của một hợp đồng . Trong chấp nhận bán thì ngời ta thờng loại bỏ các điều kiện về miễn trách, trọng tài khiếu nại, bồi thờng, phạt.
Phân loại hợp đồng theo hớng ký kết.
Đ.v:bản Chỉ tiêu 1997 1998 1999 Hợp đồng kí theo hớng chủ động 347 439 700 Hợp đồng kí theo hớng thụ động 295 268 220 Tổng số hợp đồng 642 707 920 • Hớng kí kết thụ động. - Do tác động của nhà cung cấp:
Theo hớng này, các nhà cung cấp nớc ngoài sẽ gửi các chào hàng hoặc trực tiếp tới chào hàng tại công ty . Hớng dẫn tối việc kí kết hợp đồng này có nội dung nh sau:
Nhận đợc chào hàng từ phía nhà cung cấp nớc ngoài : việc tiếp nhận các chào hàng này thông thờng là qua đờng th tín, fax, chiếm khoảng 80% các chào hàng nhận đợc . Số còn lại là các công ty, các nhà cung cấp nớc ngoài trực tiếp đến chào hàng, chủ yếu là các đối tác mới .
- Ngiên cứu thị trờng : Có đợc các thông tin về nguồn hàng, mặt hàng và các điều kiện giao dịch . Lúc này công ty mới tiến hành nghiên cứu thị trờng, mà chủ yếu là thị trờng trong nớc : đánh giá thăm dò thị trờng trong nớc : đánh giá thăm dò thị trờng trong nớc bằng cách gửi các bản chào hàng tới các khách hàng trong nớc .
- Lập phơng án kinh doanh : Trên cơ sở những nội dung chào hàng của nhà cung cấp, kết hợp giá cả có thể chấp nhận đợc của khách hàng và nhu cầu của thị trờng . Tính toán các chi phí có thể có để từ đó công ty đi đến quyết định có kí kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp dựa trên các điều khoản đã nêu hay không .
Hớng đi này làm cho công ty luôn bị động về thi trờng, mặt hàng và cả vấn đề đàm phán ki kết hợp đồng, gây bất lợi cho công ty . Thế nhng, đây lại là phơng hớng chiếm từ 20% đến 50% số hợp đồng nhập khẩu đợc kí kết hàng năm.
- Do tác động của bên uỷ thác mua:
theo hớng này công ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng của bên uỷ thác để lựa chọn nhà cung cấp, sau đó tiến hành đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng. Với hợp đồng này trong quá trình thực hiện hợp đồng công ty chỉ đóng vai trò là ngời trung gian ký kết và thực hiện hợp đồng với danh nghĩa của mình nhng bằng chi phí của bên uỷ thác. sau khi hàng về công ty giao hàng luôn cho bên đặt hàng và nhận hoa hồng.
Qua phân tích thống kê cho thấy phần lớn những hợp đồng đợc ký kết theo hớng thụ động là những hợp đồng thành phẩm, còn ở hợp đồng nguyên liệu số hợp đồng uỷ thác hằng năm rất ít ( khoảng 10 hợp đồng ).
Số hợp đồng ký theo hớng thụ động giảm nhiều phản ánh sự cố gắng rất nhiều của công ty trong việc tìm hiểu thị trờng, đặt mối quan hệ với các bạn hàng ( ngời mua ). Tỉ trọng loại hợp đồng này giảm từ 45% năm 1997 còn 38% năm 1998, và 28% năm 1999.
2. Các hình thức nhập khẩu của Công ty:
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Công ty nh các phần trên đã trình bày đồng thời căn cứ vào những diễn biến và nhu cầu của thị trờng thuốc trong thời điểm cụ thể mà Công ty lựa chọn hình thức nhập khẩu sao cho có hiệu quả, đúng quy chế và pháp lệnh hiện hành. Tuy nhiên ngay từ đầu Công ty xác nhận nhập khẩu trực tiếp là chủ yếu và hàng năm thờng chiếm tỷ lệ trên