Ngày 20/1/2009
Người trả tiền: Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Số tài khoản: 0100106352
Địa chỉ: 21 B - Cát Linh – Hà Nội
Người hưởng: Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên Số tài khoản: 0200119700
Tại NH Công thương Hải Phòng Số tiền: 1.390.778.400
Viết bằng chữ: Một tỷ ba trăm chín mươi triệu bảy trăm bảy mươi tám nghìn bốn trăm đồng./
Nội dung: Thanh toán tiền mua hàng
2.2.1.2. Kế toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng
Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với người bán, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập liệu vào phần hệ kế toán mua hàng và thanh toán và phân hệ kế toán tiền mặt trong Phần mềm kế toán Fast Accounting, máy tính sẽ tự động xử lý lên các Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ.
Về nguyên tắc Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ cho từng người bán, từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ và mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người bán.
Đối với các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ kế toán phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
Tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng sổ chi tiết công nợ được mở theo hướng những nhà cung cấp thường xuyên sẽ được mở riêng một sổ chi tiết công nợ còn những nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ, đối với những khoản thanh toán có gốc ngoại tệ thì kế toán cũng phải mở sổ theo nhà cung cấp với từng loại ngoại tệ.
Kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán với người bán và chuyển các chứng từ thanh toán cho kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm kế toán.Cuối tháng máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu từ Sổ chi tiết công nợ, lấy số phát sinh Nợ, Có cũng như số dư đầu kì và cuối kì của từng nhà cung cấp để lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ. Bảng cân đối công nợ được lập cho từng phòng kinh doanh hoặc cả công ty và được dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 331.
Dựa vào ví dụ 1 đã trình bày ở trên để lập các Sổ chi tiết công nợ và Bảng tổng hợp công nợ như sau:
Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Từ ngày 1/1 đến ngày 31/1 năm 2009
Tài khoản: 3312.15 – Phải trả cho DN khác
Khách hàng: Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên
Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh
SH NT Nợ Có
…………
99347 20/1 Mua đá silic 1561.11 1.264.344.000
99347 20/1 Thuế GTGT được khấu trừ
13312 126.434.400
99348 20/1 Thanh toán 80% bằng Ủy nhiệm chi
1121 1.112.622.720 0 ………… Tổng cộng 1.112.622.72 0 1.390.778.400 Ngày 20 tháng 1 năm 2009