II. Một số biện pháp nâng cao chất lợng quản trị kế hoạch sản xuất kinh doanh ở công ty xây dựng Thủ Đô
3. Sử dụng phần mềm Microsoft Project trong việc lập kế hoạch thi công công trình.
công trình.
Lập kế hoạch tiến độ thi công là quyết định trớc xem quá trình thực hiện dự án phải làm cái gì, cách làm đó nh thế nào, khi nào làm và ngời nào phải làm việc đó, làm mỗi công việc hết bao nhiêu lâu và chi phí tiền nong là bao nhiêu.
Để xây dựng kế hoạch là điều hết sức khó khăn, đòi hỏi ngời xây dựng kế hoạch không những có kinh nghiệm sản xuất xây dựng mà cần hiểu biết về khoa học dự báo và am hiểu công nghệ sản xuất một cách chi tiết, tỉ mỉ với kiến thức chuyên sâu, rộng.
Mục đích của việc lập kế hoạch tiến độ và những kế hoạch phụ trợ nhằm hoàn thành những mục đích và mục tiêu của sản xuất xây dựng. Lập kế hoạch tiến độ và việc kiểm tra thực hiện sản xuất trong xây dựng là hai việc không thể tách rời nhau. Không có kế hoạch tiến độ thì không thể kiểm tra đợc vì kiểm tra có nghĩa là giữ cho các hoạt động đúng tiến trình thời gian bằng cách điều chỉnh các sai lệch so với thời gian đã định trong kế hoạch. Bản kế hoạch này cung cấp cho ta tiêu chuẩn để kiểm tra. Hiệu quả của kế hoạch giúp cho việc thực hiện mục tiêu đúng với chi phí và các yếu tố tài nguyên khác đã dự kiến.
Lập kế hoạch sẽ ứng phó với những bất định và thay đổi. Cách quản lý tốt nhất là cách đạt đợc mục tiêu đã đề ra. Toán học đa ra những cách tính cụ thể có thể có kết quả theo hớng đạt mục tiêu với chi phí thấp nhất. Nh vậy, kế hoạch tiến độ sẽ giúp cho cách nhìn vào các hoạt động có hiệu quả và phù hợp hơn.
Trong thực tế sản xuất luôn mong muốn có dạng công cụ để lập và điều khiển kế hoạch thật tốt, hạn chế đợc những rủi ro, bất trắc trong quá trình sản xuất xây dựng .
Với phơng pháp PERT tính toán thủ công rất khó khăn vì sự phức tạp của nó, hiện nay để thu thập xử lý thông tin trực tiếp trong các phiên họp giao ban hàng tuần, hàng ngày trong điều khiển sản xuất xây dựng rất nặng nề và chiếm nhiều thời gian, nhiều yếu tố chủ quan. Công việc điều khiển đợc lập trên máy tính trên Microsoft Project.
Công cụ MPM giúp ta:
- Nạp các nhiệm vụ cần thi công vào bảng kế hoạch
- Lập bảng kế hoạch theo dạng muốn có: lịch tuần hay lịch tháng và ngày nào trong lịch phải làm việc gì; kế hoạch trình bầy theo sơ đồ GANTT (sơ đồ ngang); kế hoạch trình bày theo sơ đồ mạng(phơng pháp MPM) hoặc theo kiểu lệnh giao việc từng tổ đội thi công.
- Nạp đầy đủ dữ kiện về phân công và điều kiện làm việc cho từng công việc. - Có thể có bức tranh tổng thể để tìm ra bản kế hoạch hay nhất.
- Có thể nhận biết các việc liền kề và thúc đẩy làm cho tiến độ khẩn trơng hơn để có ngày hoàn thành sớm nhất.
- Điều chỉnh kế hoạch và có bản kế hoạch mới nhanh nhất trong ít phút đồng hồ và rất tiện lợi cho ngời sử dụng.
- Có hệ thống sẵn sàng theo dõi và ghi lại quá trình thực hiện một cách nhanh chóng.
- Sẵn sàng báo cáo: tổng quát; các việc đang diễn ra; phân công thực hiện, mức độ huy động; khách hàng; so sánh đánh giá việc thi công.
Với những lợi thế nh trên, phần mềm Microsoft Project đã là một công cụ mạnh trong việc lập và điều khiển kế hoạch. Đây là công cụ mới đợc dùng nhiều ở ph-
ơng Tây khi phát triển máy tính điện tử. Trong các hồ sơ dự thầu mà bản tiến độ lập theo Microsoft Project đợc đánh giá khá cao. Tuy khi chấm thầu chỉ tiêu tiến độ và thời hạn hoàn thành công trình nhng nếu sử dụng bản kế hoạch lập theo Microsoft Project đợc đánh giá thêm về năng lực nhận thầu.
Microsoft Project là công cụ mạnh không phải ai cũng dễ sử dụng và nó cũng còn một số nhợc điểm. Nhng theo tôi công ty nên áp dụng phần mềm này trong việc lập kế hoạch và tổ chức cho cán bộ làm công tác lập kế hoạch có thời gian học tập và nghiên cứu về phần mềm này và phải hiểu biết sâu sắc về công tác điều hành sản xuất xây dựng.
Việc sử dụng phần mềm Microsoft Project không những tạo đợc điều kiện xây dựng kế hoạch có hiệu quả cao mà còn giúp cho việc thực hiện kế hoạch một cách nhanh chóng và đúng thời gian. Ta có thể thúc đẩy việc thực hiện một cách sớm nhất và việc điều chỉnh dễ dàng hơn trên máy tính.
Hiện nay một số nơi sử dụng phần mềm này nhng còn một số vớng mắc sau: -Phần mềm PERT theo phơng pháp MPM mà giới sử dụng mạng lại thích theo CPM. CPM quen thuộc hơn đối với ngời sử dụng.
-Khi sửa chữa nhiều thông số dễ gây nhầm lẫn ở những phép tính, có khi làm mất logic công việc hoặc nhiều khi sai số trong kết quả.
-Còn hạn chế trong đấu thầu
Các vấn đề này sẽ đợc giải quyết một cách thoả đáng nếu nh có đợc hệ thống những cán bộ lập và thực hiện kế hoạch am hiểu về vấn đề này.