II. Thực trạng quy trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích trên tiền
2. Quy trình kiểm toán
2.2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán
2.2.1. Kiểm toán số dư đầu năm Tài chính
Đây là khách hàng năm đầu tiên của A&C. Theo doạn 02, VSA số 510 - Kiểm toán năm đầu tiên-Số dư đầu năm tài chính: " Khi thực hiện kiểm toán BCTC năm đầu tiên, kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp nhằm đảm bảo:
- Số dư đầu năm không có sai sót làm ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC năm nay.
- Số dư cuối năm của năm tài chính trước được kết chuyển chính xác, hoặc được phân loại một cách phù hợp trong trường hợp cần thiết;
- Chế độ kế toán đã được áp dụng nhất quán hoặc các thay đổi về chế độ kế toán đã được điều chỉnh trong BCTC và trình bày đầy đủ trong phần Thuyết Minh BCTC".
2.2.2. Thực hiện thử nghiệm Kiểm soát
Thử nghiệm kiểm soát được triển khai nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán về thiết kế và về hệ thống kiểm soát nội bộ. Trước khi tiến hành các thủ tục kiểm toán thích hợp nhằm phát hiện những sai phạm của Công ty khách hàng về tiền lương, kiểm toán viên sẽ tiến hành các công việc: Phỏng vấn, điều tra, thu thập các văn bản về chế độ, chính sách tiền lương tại Công ty khách hàng, cụ thể:
Công ty A là năm đầu tiên A&C tiến hành kiểm toán nên kiểm toán viên phải tìm hiểu kỹ về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền lương. Kiểm toán viên sẽ tiến hành đầy đủ các công việc: Phỏng vấn, điều tra, thu thập các tài liệu về chế độ và chính sách tiền lương của Công ty A.
- Phỏng vấn: Kiểm toán viên tiến hành phỏng vấn:
+ Trưởng phòng nhân sự về tình hình lao động tại đơn vị. + Kế toán tiền lương về cách thức hạch toán.
+ Ban Giám đốc về chính sách phê duyệt.
+ Người lao động về chế độ tiền lương được hưởng. Các câu hỏi phỏng vấn được thể hiện qua bảng sau:
STT Câu hỏi Đối tượng phỏng vấn 1 Các chính sách tiền lương có được phê duyệt của Ban Giám
đốc hay không?
Ban Giám đốc
2 Tiền lương tại Công ty được hạch toán như thế nào? Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các nhân viên trong phòng kế toán không?
Kế toán trưởng
3 Việc trả lương tại Công ty được thực hiện theo mấy lần thanh toán? Khi thanh toán nhân viên có ký nhận đầy đủ không?
Kế toán tiền lương
4 Chế độ trả lương cho người lao động được thực hiện như thế nào?
Kế toán trưởng
5 Việc chấm công có diễn ra hàng ngày không? Khi người chấm công vắng mắt thì ai sẽ chấm công?
Quản đốc phân xưởng
6 Nhân viên trong Công ty được hưởng các chính sách phúc lợi, khen thưởng như thế nào?
Ban Giám đốc
7 Tình hình lao động trong Công ty được tổ chức như thế nào? Phòng tổ chức lao động
Nhận được câu trả lời phỏng vấn từ các đối tượng có liên quan trong Công ty, kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ về tiền lương và các khoản trích trên tiền lương của Công ty B là khá chặt chẽ.
- Tiến hành điều tra:
+ Điều tra việc chấm công tại các phòng ban.
+ Điều tra việc tính lương, hạch toán và thanh toán lương.
Sau khi tiến hành thu thập tài liệu và phỏng vấn, kiểm toán viên lập tờ trình ghi chú hệ thống như sau:
Bảng 4: Ghi chú về quy chế lương tại Công ty A
A&C CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W.P.Ref.No): (Clients Name) Công ty A (File No):
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty A (Year End): 31/12/2005
REVIEWED BY PREPARED BY INITIALS DATE INITIALS DATE
1. Đối tượng lao động: Người lao động Việt Nam và nước ngoài.
2. Tuyển dụng và quản lý tiền lương: Công ty không có sự hạn chế về quỹ lương, mức lương. Việc tuyển dụng lao động căn cứ vào kết quả và năng lực làm việc của họ.
Lương của Công ty bao gồm: Lương cơ bản, lương ngoài giờ, lương trực ca.
3. Tính và thanh toán tiền lương: Việc tính và thanh toán lương cho người lao động dựa vào hợp đồng lao động (đối với người lao động Việt Nam) và Quyết định của Giám đốc (đối với các chuyên gia nước ngoài).
- Tiền lương trả cho người lao động Việt Nam hàng tháng chia 2 lần: Lần 1: Từ ngày 20 đến 23 của tháng đó.
Lần 2: Từ ngày 06 đến ngày 10 của tháng kế tiếp.
- Tiền lương thanh toán cho người nước ngoài được thực hiện vào cuối mỗi tháng. 4. Hạch toán tiền lương và các khoản trích trên tiền lương:
- Toàn bộ chi phí về lương, thưởng của nhân viên tạp vụ, kho được tập hợp vào TK3342, cuối tháng kết chuyển sang TK6271.
- Toàn bộ chi phí về lương, thưởng của khồi văn phòng, bảo vệ và các chuyên gia đào tạo được tập hợp vào TK3343, cuối tháng kết chuyển sang TK6421.
- Công ty thực hiện trích BHXH, BHYT theo quy định của Nhà nước. Là Công ty liên doanh nên Công ty không bắt buộc phải trích KPCĐ, do đó công ty đã không thực hiện trích khoản này mà do cán bộ công nhân viên tự đóng để hoạt động.
- Thuế TNCN: Đây là khoản chi phí được trích trên mức thu nhập của người lao động có thu nhập cao. Thu nhập chịu thuế là phần thu nhập trên sau khi trừ đi 5% BHXH, 1% BHYT (nếu có) chưa tính thưởng, cuối năm mới quyết toán. Khoản chi phí này được hạch toán vào chi phí quản lý hàng năm của Công ty.
Nhận xét của kiểm toán viên: Công tác tuyển dụng nhân viên của Công ty được thực hiện khá tốt qua việc lựa chọn những người có năng lực thực sự vào làm việc tại Công ty. Việc chấm công, tính và thanh toán lương có sự tách bạch nhiệm vụ rõ ràng giữa bộ phận chấm công và bộ phận thanh toán lương. Việc hạch toán và việc ghi chép vào sổ sách kế toán tiền lương tại Công ty được tuân thủ theo Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành. Tuy nhiên, với đặc điểm hoạt động là vận chuyển hàng hoá trên các tuyến hàng hải trong và ngoài nước nên phải thường xuyên làm thêm giờ. Do đó kiểm toán viên nhận thấy phải tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này nhằm tránh khả năng sai phạm.
Sau khi đã thu thập các thông tin cần thiết về khách hàng kiểm toán viên sẽ tiến hành các thủ tục phân tích đối với thông tin thu thập được đó nhằm phát hiện những biến động bất thường đối với tiền lương và các khoản trích trên tiền lương. Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục phân tích khá linh hoạt và phù hợp với đặc điểm cụ thể của từng khách hàng.
* Phân tích chi phí lương:
Do đặc điểm hoạt động của Công ty nên thủ tục phân tích sẽ thực hiện dựa vào chi phí lương. Nhân viên làm tại Công ty đều là nhân viên quản lý nên chi phí lương sẽ được tập hợp trên TK6421. Với các khoản trích trên tiền lương, kiểm toán viên không thực hiện thủ tục phân tích mà tiến hành kiểm tra chi tiết. Công việc phân tích được kiểm toán viên thực hiện như sau:
Bảng 5: Phân tích tiền lương của Công ty A
A&C CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W.P.Ref.No):
(Clients Name) Công ty A (File No):
Phân tích chi phí lương (Year End): 31/12/2005
Quý Chi phí lương (TK6421) 1 321.706.098
2 316.000.158
3 340.075.504
4 388.453.260
∑ 1.366.235.020
Nhận xét: Tỷ lệ chi phí lương trong năm tăng vào quý 4, cần phải kiểm tra chi tiết chi phí lương vào các tháng cuối năm để xem xét những biến động bất thường.
Qua bảng phân tích trên kiểm toán viên nhận thấy chi phí lương giữa các quý xấp xỉ như nhau, riêng quý 4 có cao hơn. Qua phỏng vấn kế toán trưởng, kiểm toán viên được biết nguyên nhân là do ở giai đoạn cuối tiền lương tăng, số nhân viên của Công ty cũng tăng. Do vậy sự tăng lên này là hợp lý. Tuy nhiên, kiểm toán viên vẫn cần phải tập trung kiểm tra chi phí lương vào các tháng cuối năm để xem xét những biến động bất thường.
* Phân tích lương thanh toán cho người lao động: Nhằm đánh giá sự phù hợp giữa số lượng người lao động và tiền lương Công ty trả cho người lao động.
- Phân tích lương cho người lao động Việt Nam:
INITIALS DATE INITIALS DAT E REVIEWED BY PREPARED BY
Bảng 6: Phân tích lương cho người lao động Việt Nam
A&C CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W.P.Ref.No): (Clients Name) Công ty A (File No):
Phân tích lương người lao động Việt Nam (Year End): 31/12/2005
Tháng Lương lần 1 Lương lần 2 Tổng 1 22.831.501 27.905.167 50.736.668 2 25.240.500 30.849.500 56.090.000 … 12 34.830.312 42.570.381 77.400.693 Tổng 909.106.680
Nhận xét: Tiền lương trả cho người lao động Việt Nam không có biến động bất thường.
- Phân tích lương cho người lao động nước ngoài:
REVIEWED BY PREPARED BY INITIALS DATE INITIALS DATE
Bảng 7: Phân tích lương người lao động nước ngoài
A&C CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẦN (W.P.Ref.No): Clients Name : Công ty A (File No):
Phân tích lương người lao động nước ngoài (Year End): 31/12/2005
Tháng Số trên Sổ Số trên Bảng tổng hợp Chênh lệch
1 25.368.332 23.468.332 1.900.000 (1) 2 28.045.000 28.045.000 0 … 11 36.698.668 29.846.650 6.852.018 (2) 12 38.700.347 38.700.347 0 Cộng 459.553.340
Giải thích: (1): Do chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ và tỷ giá ghi trên Bảng tổng hợp. Kiểm toán viên chấp nhận số ghi sổ của đơn vị.
(2): Tiền lương ghi trên sổ gồm cả khoản lương cho nhân viên làm việc tích cực. Kế toán không thống kê chi tiết đồng thời không có chứng từ kèm theo. Do vậy, kiểm toán viên không có đủ cơ sở để tiến hành phân loại lại.
Kiểm toán viên sẽ đưa nhận xét này vào Thư quản lý.
2.2.4. Tiến hành kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và số dư
Tuỳ vào kết quả của thủ tục phân tích mà kiểm toán viên áp dụng mức độ kiểm tra chi tiết phù hợp. Sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thủ tục phân tích, kiểm toán viên đã có những kết luận ban đầu về bộ phận tiền
REVIEWED BY PREPARED BY
lương của đơn vị cũng như việc phát hiện ra các sai sót trong công tác tiền lương. Để hoàn thiện việc kiểm toán tiền lương kiểm toán viên sẽ tiếp tục tiến hành kiểm tra chi tiết các tài khoản có liên quan. Quá trình thực hiện kiểm tra chi tiết tiền lương và các khoản trích trên tiền lương tại Công ty A được tiến hành như sau:
* Đối với tài khoản tiền lương:
- Trước hết kiểm toán viên kiểm tra số dư của TK334: Nhằm kiểm tra việc trình bày và khai báo có đạt mục tiêu không: Kiểm toán viên tiến hành đối chiếu số dư TK334 trên BCĐKT và BCTC năm trước đã được kiểm toán. Sau đó sẽ kiểm tra số cộng dồn để đối chiếu với sổ cái, sổ chi tiết và bảng cân đối số phát sinh. Việc kiểm tra chi tiết TK334 được thực hiện thông qua các giấy tờ làm việc sau:
Bảng 8: Kiểm tra chi tiết số dư TK334
A&C CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W.P.Ref.No):
Clients Name : Công ty A (File No):
Kiểm tra chi tiết TK334 (Year End): 31/12/2005
TK334 Nợ Có
Dư đầu kỳ (01/01) 3.104.000 (v)
PS trong kỳ 1.332.295.910 1.378.660.020
Dư cuối kỳ (31/12) 7.420.217 (w)
Nhận xét: (w) Đối chiếu phù hợp với SCT TK334, BCĐKT 31/12/2005 và Bảng thanh toán lương.
(v) Đối chiếu khớp với Báo cáo kiểm toán năm 2005 do Công ty kiểm toán trước thực hiện
REVIEWED BY PREPARED BY INITIALS DATE INITIALS DATE
Với số PS trong năm nay không có biến động bất thường so với năm trước vì vậy, kiểm toán viên đánh giá số dư TK334 được phản ánh trung thực, hợp lý.
- Trên cơ sở kiểm tra chi tiết TK334, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra các tài khoản đối ứng với TK334.
Bảng 9: Kiểm tra đối ứng TK334
A&C CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W.P.Ref.No): Clients Name: Công ty A (File No):
Kiểm tra đối ứng TK334 (Year End): 31/12/2005
TK đối ứng Nợ Có 111, 112 1.229.742.761 333 39.648.184 338 61.004.965 635 1.900.000 431 12.425.000 642 1.366.235.020 Cộng 1.332.295.910 1.378.660.020
Nhận xét: Nhận thấy các quan hệ đối ứng TK không có biến động bất thường.
- Công việc tiếp theo là đối chiếu tiền lương giữa bảng lương và sổ lương: Bảng 10: Kiểm tra phát sinh TK334
REVIEWED BY PRAPARED BY INITIALS DATE INITIALS DATE
A&C CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W.P.Ref.No):
Clients Name: Công ty A (File No):
Kiểm tra phát sinh TK334 (Year End): 31/12/2005
Tháng PS Nợ PS Có 1 339.247.613 290.773.000 2 315.661.762 321.144.000 … 11 459.780.370 488.677.000 12 470.810.120 498.223.100 Cộng 4.677.502.430 4.934.300.203
Nhận xét: Không có sự chênh lệch giữa Bảng lương và Sổ lương
Sau khi kiểm toán viên đã đối chiếu số dư, số PS của TK334 thấy khớp đúng. Kiểm toán viên sẽ kiểm tra tính hợp lý của các số PS thông qua thực hiện khảo sát số nhân viên khống.
- Khảo sát số nhân viên khống:
Để thực hiện công việc này, kiểm toán viên tiến hành chọn 20 mẫu nhân viên danh sách trả lương rồi đối chiếu với hợp đồng lao động trên và chú ý đến chữ ký trên hợp động nhằm kiểm tra số nhân viên được trả lương thực tế có làm việc tại Công ty không.
REVIWED BY PREPARED BY
Bảng 11: Kiểm tra số nhân viên trong danh sách trả lương
A&C CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W.P.Ref.No):
Clients Name: Công ty A (File No):
Kiểm tra nhân viên thực tế tại Công ty A (Year End): 31/12/2005
STT Họ tên Chức danh Tiền lương (1) (2)
1 Đào Thu Nguyệt Kế toán trưởng 2.870.500 v v
2 Nguyễn Thuý Hường Quản lý 1.115.210 v v
3 Lê Hải Ninh Bảo vệ 600.510 v v
4 Trần văn Tuyên Lái xe 960.000 v v
… Ghi chú:
(1): Trên hợp đông tại phòng nhân sự (2): Kiểm tra chữ ký trên bảng lương v: Kiểm tra đúng
Kiểm toán viên được biết, đối với những người mãn hạn hợp đồng thì phòng Lao động tiền lương đều báo ngay cho phòng Kế toán. Vì vậy, kiểm toán viên quyết định chọn mẫu 20 nhân viên hết hạn hợp đồng và đối chiếu với Bảng tính lương.
REVIEWED BY PREPARED BY INITIALS DATE INITIALS DATE
Bảng 12: Kiểm tra nhân viên hết hạn hợp đồng
A&C CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W.P.Ref.No):
Clients Name: Công ty A (File No):
Kiểm tra nhân viên hết hạn hợp đồng (Year End): 31/12/2005
STT Họ tên Chức danh Ngày hết hạn (1) (2)
1 Mai Thị Hợi Nhân viên 30/3/2005 v v
2 Nguyễn Thị Hương
Quản lý 10/11/2005 v v
3 Võ Văn Thịnh Bảo vệ 23/7/2005 v v
…
Ghi chú: (1): Trên hồ sơ nhân sự (2): Trên bảng lương v: Có
w: Không
Nhận thấy không có hiện tượng nhân viên khống, kiểm toán viên tiếp tục tiến hành kiểm tra chi tiết thanh toán lương bằng cách chọn mẫu một bảng thanh toán lương rồi lại chọn mẫu 20 nhân viên để tiến hành kiểm tra.
REVIEWED BY PREPARED BY INITIALS DATE INITIALS DATE
Bảng 13: Kiểm tra chi tiết thanh toán lương
A&C CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W.P.Ref. No):
Clients Name: Công ty A (File No):
Kiểm tra chi tiết thanh toán lương (Year End): 31/12/2005
Chứng từ
Nội dung Số tiền Ghi
chú
SH NT (1) (2) (3)
PC110 31/3 Thanh toán lương văn phòng 68.720.020 v v v
PC553 10/11 Chi lương đi tàu 170.632.100 v w v
…
Ghi chú: (1): Kiểm tra trên phiếu chi
(2): Kiểm tra ký nhận trên danh sách lương, thưởng (3): Đối chiếu với Bảng chấm công
v: Hợp lý, đầy đủ
w: Không hợp lý, đầy đủ
Lết luận: - Việc thanh toán lương phản ánh trung thực và hợp lý.
- Còn hiện tượng ký nhận hộ. Kiểm toán viên sẽ đưa nhận xét này vào Thư quản lý.
* Đối với các khoản trích trên tiền lương - Kiểm tra chi tiết các khoản BHXH, BHYT
Kiểm toán viên xem xét các số dư và số phát sinh TK 3383,3384 sau đó đối chiếu với các chứng từ có liên quan để kiểm tra tính phù hợp.
Bảng 14: Tổng hợp BHXH, BHYT
REVIEWED BY PREPARED BY
A&C CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W.P.Ref.No):
Client Name: Công ty A (File No):