II. Thực trạng quy trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích trên tiền
2. Quy trình kiểm toán
2.1. Lập kế hoạch kiểm toán
2.1.1. Chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán
Quy trình kiểm toán được bắt đầu khi kiểm toán viên và Công ty kiểm toán thu nhận một khách hàng. Khi tiếp nhận khách hàng, kiểm toán viên cần
xem đây là khách hàng mới hay khách hàng cũ. Nếu là khách hàng mới, kiểm toán viên cần tìm hiểu lý do mời kiểm toán và tiến hành thu thập các thông tin cần thiết. Nếu là khách hàng cũ, kiểm toán viên cần cập nhật lại những thông tin nhằm đánh giá lại về khách hàng để xem xét xem có nên tiếp tục cung cấp dịch vụ không.
Khi đã xác đinh được khách hàng sẽ cung cấp dịch vụ trong tương lai, kiểm toán viên phải có được những hiểu biết sơ bộ về khách hàng đó. Đây là việc làm hết sức cần thiết trong cuộc kiểm toán, nó giúp cho kiểm toán viên xác định được những ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC, giúp kiểm toán viên xem xét tính hợp lý của rủi ro được đánh giá ban đầu và đưa ra một kế hoạch kiểm toán cụ thể. Những thông tin này sẽ là cơ sở cho việc thu thập các bằng chứng kiểm toán.
Khách hàng của A&C là Công ty A. Năm 2005 là năm đầu tiên Công ty A&C tiến hành kiểm toán cho Công ty A. Để chuẩn bị cho việc lập kế hoạch, trưởng đoàn kiểm toán sẽ phải đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, nhận diện lý do kiểm toán, bổ nhiệm chủ kiểm toán, lựa chọn các nhân viên tham gia cuộc kiểm toán và kí kết hợp đồng kiểm toán.
* Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán
Công ty A là doanh nghiệp liên doanh giữa Việt Nam và Australia về việc vận chuyển hàng hoá trên các tuyến hàng hải quốc tế. Năm 2005 là năm đầu tiên A&C tiến hành kiểm toán Công ty A. Do đó, kiểm toán viên phải xem xét khả năng có chấp nhận kiểm toán hay không với Công ty A. Qua tìm hiểu được biết Bam Giám đốc công ty rất coi trọng chữ tín, có ý thức chấp hành pháp luật rất cao. Vì vậy, A&C quyết định chấp nhận kiểm toán cho Công ty A.
* Nhận diện lý do kiểm toán
Với công ty A, lý do mời kiểm toán các BCTC đều là nhằm tuân thủ quy định của Bộ Tài chính cũng như việc hoàn thiện hơn nữa quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh của mình.
Nhóm kiểm toán gồm 2 kiểm toán viên và 2 trợ lý kiểm toán. Họ đều là những người có kinh nghiệm về kiểm toán BCTC nhất là kiểm toán trong các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
* Bước cuối cùng của giai đoạn này: A&C kí kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng là Công ty A.
2.1.2. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng
Theo VSA số 310 - Hiểu biết về tình hình kinh doanh quy định: "Kiểm toán viên phải thu thập những hiểu biết về tình hình kinh doanh, về ngành nghề, về hệ thống kế toán, về hệ thống kiểm soát nội bộ và các bên có liên quan để đánh giá rủi ro và lập kế hoạch kiểm toán"
Theo đó, quá trình tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của Công ty A được cụ thể như sau:
+ Trụ sở chính: Lạch Tray - Hải phòng
+ Là doanh nghiệp được thành lập theo Giấy phép đầu tư số 232/GP ngày 22/08/1991 do Uỷ ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư (nay là Bộ kế hoạch và Đầu tư) cấp. Trong quá trình hoạt dộng, Công ty đã được xấp các Giấy phép diều chỉnh:
Giấy phép điều chỉnh số 232/GPC1 ngày 10/12/1993 Giấy phép điều chỉnh số 232/GPC2 ngày 03/11/1998 Giấy phép diều chỉnh số 232/GPC3 ngày 26/07/2001 Giấy phép điều chỉnh số 232/GPC4 ngày 12/03/2004
Tổng vốn pháp định: 4.300.000 USD với các bên tham gia liên doanh gồm:
Bên Việt Nam: 2 850 000 USD chiếm 70% vốn pháp định. Bên Australia: 1 450 000 USD chiếm 30% vốn pháp định.
+ Lĩnh vực kinh doanh: Vận chuyển hàng hoá trên các tuyến hàng hải quốc tế, hàng hải nội địa, môi giới hàng hải, cung cấp các dịch vụ sửa chữa tàu và quản lý tàu.
2.1.3. Tìm hiểu về Hệ thống kế toán và Hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở giai đoạn này, kiểm toán viên thu thập thông tin về Hệ thống Kế toán và Hệ thống Kiểm soát nội bộ bằng cách:
- Nếu là khách hàng thường xuyên, kiểm toán viên thu thập thông tin qua hồ sơ kiểm toán năm trước về các quy chế, quy định và các ghi chú.
- Phỏng vấn Ban Giám đốc và kế toán trưởng về sự thay đổi nhân sự trong Ban Giám đốc và Phòng kế toán.
- Phỏng vấn Ban Giám đốc và Phòng kế toán vế các chế độ kế toán, các chính sách về lao động và tiền lương áp dụng tại Công ty.
Do Công ty A là khách hàng năm đầu tiên, qua phỏng vấn và tiếp xúc với Ban Giám đốc cho thấy Ban Giám đốc là những người có trình độ chuyên môn và có kinh nghiệm quản lý cao, đặc biệt rất coi trọng chữ tín, có ý thức chấp hành pháp luật cao. Cán bộ phòng kế toán có chuyên môn nghiệp vụ cao, am hiểu và thường tư vấn cho Ban Giám đốc về tình hình tài chính kế toán của Công ty. Theo thông tin thu thập được, kiểm toán viên đưa ra kết luận sơ bộ về độ tin cậy của việc xử lý các thông tin tài chính trong hệ thống kế toán tại Công ty, kiểm toán viên cũng đánh giá môi trường kiểm soát tại Công ty là tương đối tốt. Cụ thể việc tìm hiểu này như sau:
- Nhân sự phòng kế toán: Không có sự thay đổi nào tại phòng kế toán. - Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Hệ thống kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, chế độ BCTC Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ/BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Thông tư 55/2002/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam áp dụng cho Doanh nghiệp, tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và các Chuẩn mực kế toán, Thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung của Bộ Tài chính ban hành và có hiệu lực trong năm 2005.
- Niên độ kế toán, hình thức kế toán áp dụng:
Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung trên máy vi tính
Các BCTC của Công ty đều được lập trên cơ sở giá gốc bằng Việt Nam Đồng, phù hợp với các quy định hiện hành của chế độ kế toán Việt Nam.
- Ảnh hưởng của công nghệ thông tin và hệ thống máy vi tính: Phần mềm kế toán được Công ty sử dụng từ nhiều năm nay và mỗi phần hành kế toán có một phần mềm kế toán riêng.
- Chế độ lao động và tiền lương: Việc ký kết Hợp đồng lao động tại Công ty được thực hiện theo luật lao động Việt Nam. Công ty có trách nhiệm đóng góp các quỹ BHXH, BHYT, thuế TNCN cho người lao động theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính.
- Ảnh hưởng của các chính sách mới về kế toán, kiểm toán tới tiền lương: Không có ảnh hưởng trọng yếu.
- Kết luận và đánh giá về Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ là đáng tin cậy và có hiệu quả:
Cao Trung bình Thấp
Kết luận: Qua phỏng vấn về Ban Giám đốc, kiểm toán viên thấy rằng họ là những người rất coi trọng chữ tín, ý thức chấp hành pháp luật rất cao, có những hình thức khen thưởng và xử phạt công minh. Kiểm toán viên đánh giá môi trường kiểm soát tại Công ty A là tốt.
Để phục vụ tốt cho các bước công việc tiếp theo, kiểm toán viên phải tiến hành thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu khác liên quan đến tiền lương và các khoản trích trên tiền lương, nó phải bao gồm:
- Sổ cái tài khoản lương phải trả, BHXH, BHYT.
- Bảng lương, chính sách tăng lương hàng năm,Bảng tính BHXH và BHYT.
- Biên bản quyết toán BHXH và BHYT (nếu có).
- Bảng kê nộp BHXH, BHYT, thuế TNCN và các chứng từ liên quan.