Đây thực chất là quá trình kiểm toán viên sử dụng các thử nghiệm thích hợp để thu thập bằng chứng kiểm toán để có thể giúp các kiểm toán viên đa ra ý kiến về tính trung thực và hợp lí của các Báo cáo tài chính. Các thử nghiệm mà kiểm toán viên thực hiện gồm có: Thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản.
Trong kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên, các thủ tục này đợc thực hiện nh sau:
Thử nghiệm kiểm soát:
Thử nghiệm này đợc thực hiện khi kiểm toán viên tìm hiểu thấy hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng hoạt động có hiệu quả và hiệu lực. Thử nghiệm này đợc thực hiện nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán về sự thiết kế và hoạt động của hệ thống KSNB.
Tìm hiểu tổng quan chu trình tiền lơng và nhân viên:
Bảng tính lơng chính là điểm xuất phát của kiểm toán viên trong việc tìm hiểu tổng quan chu trình tiền lơng và nhân viên vì nó là cơ sở để thanh toán tiền lơng, ghi chép sổ sách kế toán và phân bổ chi phí tiền lơng.
Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra tính chính xác về số học trên bảng tính lơng, bảng phân bổ tiền lơng và đối chiếu với nhật kí tiền lơng, sổ cái.
Thông qua việc chọn mẫu ngẫu nhiên trong danh sách nhân viên trên bảng tính lơng, kiểm toán viên sẽ tiến hành đối chiếu với hồ sơ nhân sự đồng thời so sánh mức lơng, bậc lơng, các khoản khấu trừ trên sổ nhân sự với số liệu trên bảng tính lơng. Kiểm toán viên kiểm tra sự khớp đúng các mức lơng,
bậc lơng và các khoản khấu trừ trên các sổ nhân sự với các thông tin trên bảng tính lơng.
Tính chính xác của các khoản lơng và việc phân bổ một cách hợp lí là một điều vô cùng quan trọng bởi vì tiền lơng là một khoản chi phí lớn trong doanh nghiệp, nếu sai phạm sẽ dẫn tới sai sót các khoản mục khác trên Báo cáo tài chính nh: Sản phẩm dở dang, thành phẩm, phải trả công nhân viên,…
Tìm hiểu tổng quan về lơng khống:
Một trong những sai phạm trong chu trình tiền lơng nhân viên đó là tiền lơng khống. Lơng khống có thể là số lợng nhân viên khống, thời gian lao động khống.
Tìm hiểu tổng quan số lợng nhân viên khống: Kiểm toán viên thực hiện một số các thủ tục sau:
Kiểm toán viên so sánh tên của nhân viên trên phiếu chi, bảng thanh toán lơng với bảng chấm công, bảng kê khai sản phẩm hoàn thành, đối chiếu chữ kí của ngời lĩnh tiền với chữ kí trên hồ sơ nhân viên.
Đồng thời chọn lựa ra một số hồ sơ nhân viên nhằm phát hiện số nhân viên đã thôi việc, kết thúc hợp đồng và xem xét khoản thanh toán mãn hạn hợp đồng có phù hợp với chính sách của công ty hay không?
Kiểm toán viên sẽ tiến hành kiểm tra việc thanh toán tiền lơng công nhân viên để đảm bảo rằng không trả lơng cho số công nhân viên đã thôi việc bằng cách đối chiếu thời điểm thôi việc với bảng thanh toán lơng, chứng từ có liên quan.
Kèm theo đó sẽ tiến hành trả lơng đột xuất để phát hiện ra số công nhân viên đã nghỉ việc nhng vẫn đợc trả lơng.
Tìm hiểu số giờ, khối lợng công việc sản phẩm hoàn thành khống:
Kiểm toán viên thực hiện việc tiếp cận với quản lí phân xởng để theo dõi việc chấm công và phỏng vấn nhân viên về việc kiểm soát giờ giấc quản đốc.
Cân đối ngày công, giờ công, khối lợng công việc, sản phẩm hoàn thành đã thanh toán và đối chiếu với số liệu do bộ phận kiểm soát thực hiện.
Tìm hiểu việc phân bổ chi phí tiền lơng cho các đối tợng sử dụng lao động:
Kiểm toán viên cần xem xét tính nhất quán trong việc hạch toán chi phí giữa các kì kế toán, kiểm tra sơ đồ hạch toán tiền lơng, đối chiếu mẫy khối l- ợng công việc hoàn thành của bộ phận sản xuất và kiểm tra việc hạch toán kế toán có đúng theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành không.
Tìm hiểu các khoản trích trên tiền lơng:
Các khoản trich theo lơng gồm có: BHXH, BHYT, KPCĐ, Thông th… - ờng kiểm toán viên sẽ tiến hành thực hiện các thủ tục sau:
Xác định tính chính xác của quĩ lơng làm cơ sở cho việc tính toán các khoản trích trên tiền lơng.
So sánh chi tiết thông tin trên bảng kê các khoản trích trên tiền lơng với các khoản phải nộp.
So sánh các khoản đã thanh toán với các bảng kê khai để xác định xem doanh nghiệp kê khai có đúng không? Thủ tục quyết toán các khoản đó giữa doanh nghiệp với các cơ quan có liên quan có đúng không?
Thủ tục phân tích:
Mục đích của việc thực hiện thủ tục này là xem xét những biến động bất thờng về các khoản mục, con số trên Báo cáo tài chính. Khi thực hiện thủ tục này kiểm toán viên tiến hành hai thủ tục: Phân tích xu hớng, phân tích tỉ suất.
Phân tích xu hớng: Kiểm toán viên tiến hành so sánh số liệu của các tài khoản chi phí về tiền lơng với các niên độ kế toán trớc hoặc so sánh số d của các tài khoản giữa các kì. Việc so sánh này nhằm phát hiện những biến động bất thờng qua đó thu thập những bằng chứng có thể có hoặc xác định phạm vi kiểm tra chi tiết đối với các tài khoản chi phí tiền lơng có biến động bất thờng.
Kiểm toán viên lấy số liệu trên tài khoản phản ánh chi phí nhân công so sánh với số liệu tơng ứng kì trớc.
Tuy nhiên khi so sánh kiểm toán viên cần phải chú ý đến sự thay đổi mức lơng, khối lợng sản phẩm, qui mô sản xuất hoặc sự thay đổi trong định mức chi trả tiền lơng.
Phân tích tỉ suất: Đây là cách thức so sánh tỷ lệ chi phí tiền lơng trong giá thành sản xuất hoặc doanh thu giữa kì này với kì trớc hay với các chỉ tiêu tơng ứng của kế hoạch, của các đơn vị trong cùng ngành,…
Đồng thời kiểm toán viên tiến hành so sánh tỷ lệ chi phí tiền lơng trong chi phí bán hàng và chi phí quản li doanh nghiệp, với tổng chi phí kinh doanh hoặc doanh thu bán hàng kì này so với kì trớc.
Việc so sánh này nhằm khẳng định tính hợp lí về cơ cấu chi phí giữa các kì kế toán.
Tuy nhiên khi tiến hành so sánh đối chiếu tỉ lệ này kiểm toán viên cũng phải tính đến diều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thủ tục kiểm tra chi tiết:
Đây là việc áp dụng các loại trắc nghiệm: Trắc nghiệm công viêc, trắc nghiệm trực tiếp số d để kiểm tra từng khoản mục và các nghiệp vụ tạo nên số d trên khoản mục này.
Mục tiêu của thủ tục này nhằm kiểm tra xem các khoản tính dồn về tiền luơng và các khoản trích theo lơng có đợc đánh giá đúng hay không? Các nghiệp vụ trong chu trình này có đợc ghi sổ đúng kì hay không?
Khi tiến hành kiểm tra chi tiết các tài khoản trong chu trình tiền lơng nhân viên, qui trình nh sau:
Tài khoản 334: Đợc kiểm tra thông qua số d tiền lơng, tiền thởng và các khoản phải thanh toán khác cho công nhân viên.
Số d tài khoản 334 thực chất là các khoản lơng phát sinh khi ngời lao động cha nhận cho đến thời điểm cuối kì. Doanh nghiệp có thể tính và trả l- ơng cho cán bộ công nhân viên tùy thuộc vào chính sách của mỗi doanh nghiệp, tuy nhiên các chính sách đó phải đợc thực hiện một cách nhất quán
từ năm này sang năm khác. Nếu có sự thay đổi nào đó thì phải có sự giải trình trên các Báo cáo tài chính.
Do đó, khi tiến hành kiểm tra tài khoản 334, kiểm toán viên cần có sự hiểu biết và nắm vững về chính sách, chế độ thanh toán lơng của doanh nghiệp và xem xét việc áp dụng các chính sách này có nhất quán hay không? Đồng thời kiểm toán viên cũng phải quan tâm đến thời hạn tính và độ tin cậy của số d trên tài khoản 334 thông qua việc chọn mẫu, tính toán lại chi phí tiền lơng và các khoản phải trả để phát hiện sai sót có thể xảy ra khi đơn vị trích quĩ lơng không đúng.
Số d tiền lơng, thởng cuối kì ở mỗi doanh nghiệp là một khoản mục trọng yếu, nếu không đợc ghi chép kịp thời, chính xác sẽ gây ảnh hởng lớn đến Báo cáo tài chính của doanh nghiệp đó.
Tài khoản 338: Đây là các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, mà ng… ời lao động đợc hởng. Để kiểm tra số d các khoản này, kiểm toán viên tiến hành so sánh số d của các tài khoản đó đối với số liệu trên bảng tính, trích BHXH, BHYT, KPCĐ với số liệu trên các bảng kê khai các khoản phải nộp về BHXH và KPCĐ cho cấp trên, đồng thời đối chiếu với các khoản chi bằng tiền mặt đã phát sinh trên những chứng từ chi tiền mặt. Ngoài ra kiểm toán viên cần kiểm tra thời hạn tính và trích các khoản trên tiền lơng và thời hạn thanh quyết toán các khoản đó.
Các tài khoản chi phí liên quan đến tiền lơng: Các tài khoản chi phí liên quan đến tiền lơng gồm có: Tk622, Tk627, Tk641, Tk642.
Kiểm toán viên tiến hành so sánh chi phí tiền lơng giữa kì này với kì tr- ớc nhằm phát hiện ra những biến động bất thờng, trong đó kiểm toán viên cần chú ý đến tính chính xác trong việc phân bổ chi phí tiền lơng cho các đối tợng chịu chi phí. Kiểm toán viên cần kiểm tra tổng số giờ làm ca, làm thêm có phù hợp với thực tế không thông qua việc kiểm tra các bảng kê có xác nhận của ngời có trách nhiệm.