II. Thực trạng của một số phơng thức TTQT tại NHCT BaĐình
3. Nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ
3.1 Quy trình thanh toán th tín dụng nhập khẩu
Quy trình
Thanh toán L/C nhập trong hệ thống NHCT Việt Nam (áp dụng cho các chi nhánh loại 1)
(12) ← ← ± →a ° ″ ″a ↓ → (11) ↑ ∝ ì ≥ Ghi chú:
← Ngời mua, ngời bán ký hợp đồng ngoại thơng
↑ Ngời mua làm đơn yêu cầu Chi nhánh phát hành L/C
→ Chi nhánh phát hành L/C qua NHCT Việt Nam
→a NHCT Việt Nam báo nhận và phát hành L/C
↓ NHCT Việt Nam phát hành L/C qua Ngân hàng đại lý
° Ngân hàng đại lý thông báo L/C cho ngời bán
Ngời bán Ngời mua
N.H.C.T Việt Nam
Ngân hàng chỉ định
± Ngời bán nhận L/C và giao hàng
″ Ngời bán trình chứng từ đến Ngân hàng chỉ định
″a Ngân hàng chỉ định chiết khấu chứng từ thanh toán cho ngời hởng
≥ Ngân hàng chỉ định gửi chứng từ thanh toán cho Chi nhánh
ì Chi nhánh thanh toán qua NHCT Việt Nam nếu chứng từ phù hợp
∝ NHCT Việt Nam thanh toán cho Ngân hàng chỉ định
(11) Chi nhánh giao chứng từ cho ngời mua
(12) Ngời mua đi nhận hàng a) Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
đây là khâu quan trọng vì chỉ trên cơ sở này Ngân hàng mới có căn cứ để mở L/C cho ngời xuất khẩu giao hàng. Trên thực tế hồ sơ thờng gồm:
+ Đơn xin mở L/C. Sau khi đã đợc Ngân hàng đồng ý mở thì đơn này trở thành một khế ớc dân sự giữa ngời nhập khẩu và Ngân hàng. Cơ sở pháp lý và nội dung của đơn xin mở L/C là hợp đồng mua bán đợc ký kết giữa ngời nhập khẩu và ngời xuất khẩu.
+ Hợp đồng thơng mại (bản gốc và bản photo)
+ Hạn ngạch (quota) nhập khẩu của từng chuyến hoặc giấy phép nhập khẩu + Các tài liệu liên quan đến thủ tục xác nhận hay vay ngoại tệ của Ngân hàng nh thủ tục bảo lãnh, luận chứng kinh tế kỹ thuật, khế ớc vay ngoại tệ, uỷ nhiệm chi... (dùng trong trờng hợp khách hàng vay ngoại tệ)
Chi nhánh đợc phép tiếp nhận hồ sơ thanh toán L/C hàng nhập khẩu cho khách hàng khi còn hạn mức sử dụng hoặc trong phạm vi hạn mức gia tăng (nếu có) theo quy định của NHCT Việt Nam trong mối quan hệ điều chuyển vốn ngoại tệ nội bộ, chấp hành nghiêm chỉnh mức phán quyết trong cho vay hay bảo lãnh theo quy định.
Khách hàng có nhu cầu thanh toán bằng phơng thức L/C nếu không có tiền ký quỹ hay mức ký quỹ dới 100% thì trớc khi làm thủ tục mở L/C đều phải làm thủ tục cam kết thanh toán hoặc vay vốn thông qua Phòng kinh doanh, cam kết sử dụng vốn hoặc khế ớc vay vốn phải đợc lãnh đạo Chi nhánh phê duyệt.
Để nâng cao trách nhiệm của Chi nhánh, giảm bớt thủ tục phiền hà, Chi nhánh có thể tiến hành phân loại, cấp hạn mức tín dụng mở L/C cho các khách hàng có quan hệ giao dịch thờng xuyên, quan hệ vay sòng phẳng, xác định mức ký quỹ tối thiểu cho từng đơn vị có quan hệ giao dịch khi mở L/C thanh toán bằng vốn tự có. Hạn mức tín dụng mở L/C, tỷ lệ ký quỹ khi mở L/C bằng vốn tự có hoặc cam kết thanh toán là do Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng quyết định và chịu trách nhiệm trên cơ sở đề xuất của Phòng kinh doanh tuỳ theo mức độ tín nhiệm, khả năng tài chính, tài sản thế chấp... và thông báo cho bộ phận TTQT vào đầu quý. Khi có nhu cầu cần bổ xung hoặc trao đổi phải đợc thông báo bằng văn bản.
b) Mở và phát hành L/C
Khi hồ sơ thanh toán của khách hàng đã hội đủ các điều kiện, thanh toán viên tiến hành mở và phát hành L/C theo yêu cầu của khách hàng trên cơ sở đơn xin mở L/C qua mạng máy vi tính trên tập tin MT 700. Sau khi hoàn thiện nhập dữ liệu, thanh toán viên cần phải kiểm soát lại nội dung của L/C trớc khi ghi lại và thực hiện các bớc tiếp theo để chuyển L/C đã mở về Hội sở để chuyển tiếp cho ngời hởng đồng thời lu hồ sơ và hạch toán theo quy định chung.
c) Tu chỉnh và tra soát
Theo thông lệ Quốc tế không có văn bản chính thức về quy tắc tu chỉnh L/C. Tuy nhiên tu chỉnh L/C là một nghiệp vụ không thể thiếu đợc trong quá trình mở và thanh toán th tín dụng. Việc tu chỉnh L/C, Ngân hàng chỉ thực hiện khi có đề nghị chính thức bằng văn bản có đủ tính chất pháp lý của ngời mở L/C. Bản tu chỉnh sẽ trở thành một bộ phận cấu thành và không thể tách rời của L/C. Khi tiếp nhận đợc yêu cầu tu chỉnh L/C của khách hàng, các thanh toán viên của Ngân hàng có trách nhiệm kiểm tra các điều khoản tu chỉnh, nếu hợp lý thì tiến hành nhập dữ liệu tu chỉnh vào tập tin MT 707 để chuyển về NHCT Việt Nam nh quy trình mở và phát hành L/C. Các tra soát liên quan đến L/C nhng không phải là tu chỉnh L/C cũng phải đợc nhập vào tập tin N99 và chuyển tiếp về Hội sở qua mạng truyền tin. Khi nhận đợc yêu cầu sửa đổi đối với điều chỉnh giá trị cũng nh các điều chỉnh khác phải đủ các yêu cầu sau:
- Th yêu cầu điều chỉnh của khách hàng (1 bản)
- Văn bản chứng minh sự đồng ý của các bên liên quan (1 bản)
Tất cả mọi sự điều chỉnh và sửa đổi hay huỷ bỏ đều phải thông báo cho Ngân hàng hoặc Ngân hàng xác nhận nếu có. Các điều khoản không bị sửa đổi có giá trị nh cũ. Nếu không có quy định khác trong th tín dụng, mọi điều kiện và điều khoản của tu chỉnh đều đợc lập và thực hiện dựa trên cơ sở của “Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ - UCP 500”.
d) Nhận kiểm tra chứng từ và thanh toán
Sau khi nhận đợc L/C và các sửa đổi liên quan, ngời bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến cho Chi nhánh thông qua Ngân hàng của họ, Chi nhánh có trách nhiệm nhận, kiểm tra thanh toán và giao chứng từ cho khách hàng theo quy định.
* Trờng hợp thanh toán khi nhận chứng từ
Ngay sau khi nhận đợc bộ chứng từ bu điện, Chi nhánh phải vào sổ theo dõi đồng thời kiểm tra nội dung của bộ chứng từ. Chi nhánh có khoảng thời gian làm việc tối đa 5 ngày để kiểm tra kể từ khi nhận chứng từ, ngoài thời gian này mọi khiếu nại liên quan đến chứng từ không có giá trị hiệu lực.
Trong khoảng thời gian cho phép nếu kiểm tra thấy sự sai sót về số lợng hay nội dung chứng từ phải lập tức thông báo bổ sung các sai sót. Sau khi kiểm tra nếu thấy chứng từ phù hợp hoặc có ý kiến chấp nhận thanh toán của ngời nhập khẩu trong tr- ờng hợp chứng từ có sai sót thì Chi nhánh cần phải:
+ Thực hiện thanh toán ngay cho khách hàng theo chỉ dẫn trong th đòi tiền của Ngân hàng gửi chứng từ nếu là thanh toán ngay.
+ Thông báo chấp nhận thanh toán và ngày đến hạn thanh toán nếu L/C thanh toán có thời hạn hoặc thanh toán chậm, theo dõi trả tiền đúng hạn nh đã chấp nhận và chỉ dẫn trong th đòi tiền của Ngân hàng gửi chứng từ.
+ Giao chứng từ cho khách hàng sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết, việc thông báo sai sót và chấp nhận thanh toán đợc thực hiện trên máy vi tính thông qua tập tin MT N99
* Trờng hợp thanh toán khi nhận điện đòi tiền
Khi nhận đợc điện đòi tiền theo chỉ dẫn của L/C, Chi nhánh phải tiến hành kiểm tra nội dung bức điện theo đúng với nội dung quy định trong L/C, đồng thời phải xác thực bức điện thông qua Hội sở hoặc Ngân hàng có liên quan trong bức điện. Dựa trên nội dung và chỉ dẫn của điện đòi tiền đã đợc xác thực, lập bảng kê thanh toán cho Ngân hàng gửi điện nh trờng hợp thanh toán khi nhận đợc bộ chứng từ. Khi nhận đợc chứng từ, trớc khi giao cho khách hàng, Chi nhánh vẫn phải tiến hành kiểm tra, liên hệ với khách hàng, thông báo sai sót cho Ngân hàng gửi chứng từ nh trờng hợp trên hoặc có thể đòi hoàn tiền trong trờng hợp chứng từ bị từ chối thanh toán.
Khách hàng từ chối khi bộ chứng từ sai sót trong bất kì trờng hợp nào cũng phải giữ lại chứng từ khi nhận đợc để thông báo và chờ các chỉ dẫn từ Ngân hàng gửi chứng từ hoặc chỉ dẫn từ Hội sở NHCT Việt Nam.
Ngân hàng chỉ ký hậu vận đơn hoặc bảo lãnh cho khách hàng nhận hàng khi cha nhận đợc bộ chứng từ nếu có văn bản chấp nhận thanh toán vô điều kiện của khách hàng, kể cả khi bộ chứng từ có sai sót.