Công ty sử dụng hình thức ghi sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau: sổ, thẻ kế toán chi tiết, Sổ cái các tài khoản, sổ tổng hợp và các tài khoản và không sủ dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ, tính tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có và số dư của tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ váo Sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư tài khoản của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đuợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
2.2.4.1 Kế toán phần hành tài sản cố định. *Đặc điểm TSCĐ
CTCP Thực Phẩm Minh Dương xây dựng và đưa vào hoạt động từ tháng 5/ 2000, đến nay đuợc 9 năm. TSCĐ của công ty chủ yếu được mua sắm khi nhà máy bắt đầu đưa vào hoạt động, khi sửa chữa thiết bị, do vậy nhìn chung TSCĐ của công ty phát sinh không nhiều nếu công ty không đâu tư xây dựng nhà máy mới. Do vậy năm 2005, công ty bắt đầu xây dựng nhà máy mới với diện tích rộng lớn và hệ thống máy móc hiện đại được đầu tư mới hoàn toàn nên TSCĐ của công ty tăng đáng kể.
Ngoài khu trang trại, công ty có 3 nhà máy tại 3 địa điểm khác nhau. Mỗi nhà máy đều được xây dựng nhà xưởng, kho ..với cơ sỏ hạ tầng khang trang, đầu tư mới máy móc, thiết bị công nghệ hiện đại phục vụ tốt nhất cho viêc sản xuất sản phẩm. Xong do đặc điểm của công ty là hoạt động 24/24 giờ, do vậy máy móc thiết bị phải vận
Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Bảng tổng
hợp chứng từ gốc
hành nhiều, dễ bị hỏng hóc, nên hàng tháng công ty định kỳ cho ngưng sản xuất 2- 3 ngày để kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa lại. Kế toán các nhà máy có nhiệm vụ theo dõi các khoản chi phí này rồi chuyển lên phòng TC- KT của công ty để kế toán tổng hợp hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
Do hầu hết TSCĐ của công ty đều nằm ở 3 nhà máy sản xuất chính và để trong quá trình sản xuất giảm tổn hư máy móc, tại mỗi nhà máy công ty đều bố trí nhân viên kỹ thuật làm công tác theo dõi, kiểm tra và sửa chữa, nâng cấp máy móc để sản xuất diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.
Để quản lý, sủ dụng TSCĐ một cách có hiệu quả, công ty đã phân loại TSCĐ như sau:
TSCĐ hữu hình:
• Các nhà xưởng sản xuất; • Máy móc, thiết bị;
• Phương tiện vận tải, truyền dẫn; • Thiét bị, dụng cụ quản lý; • TSCĐ hữu hình khác. TSCĐ vô hình: • Quyền sử dụng đất; • Nhãn hiệu hàng hóa; • TSCĐ vô hình khác.
TSCĐ của công ty được quản lý, sử dụng tại từng nhà máy, nhưng nhiệm vụ theo dõi, quản lý TSCĐ này trên sổ sách là do kế toán tổng hợp thực hiện. Về mặt kế toán TSCĐ được quản lý theo nguyên giá và giá trị hao mòn. Mỗi TSCĐ đều được lập một bộ hồ sơ gồm đầy đủ các chứng từ liên quan đến TSCĐ đó từ khi ghi nhận nguyên giá, đưa vào sử dụng đến khi thanh lý, nhượng bán; gồm các chứng từ như: Hóa đơn mua TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ và có kèm theo các hợp đồng kinh tế về mua sắm, thanh lý TSCĐ.
Việc trích khấu hao TSCĐ được thực hiện theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC
ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Theo quyết định này công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng (theo thời gian – khấu hao tuyến tính). Công ty
trích khấu hao TSCĐ theo tháng, các TSCĐ phát sinh tăng, giảm trong tháng này thì tháng sau công ty mới tiến hành trích hoặc thôi trích khấu hao.
Mức trích khấu hao trung bình hàng năm của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ Số năm sử dụng Mức trích khấu hao trung
bình hàng năm của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ % khấu hao năm
Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng của tài sản cố định
=
Mức khấu hao năm 12
Số khấu hao phải trích tháng này = Số khấu hao phải trích tháng trước + Mức khấu hao tăng trong tháng - Mức khấu hao giảm trong tháng Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra liên tục, máy móc thiết bị vận hành dễ bị hư hỏng, do vậy mức khấu hao cho máy móc thiết bị thường lớn. Mức khấu hao này được trích và phân bổ vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo quy định.
*Trình tự luân chuyển Sổ sách kế toán:
Sổ tổng hợp gồm:
• Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. • Thẻ TSCĐ.
• Chứng từ ghi sổ: TK 211, TK 213, TK 214, TK 241. • Sổ cái các tài khoản: TK 211, TK 213, TK 214.
Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán trên sổ sách kế toán: Hợp đồng mua sắm TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 211, 213, 214, 241 214 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tính và phân bổ KH TSCĐ tháng trước Bảng tính và phân bổ KH TSCĐ tháng này Thẻ TSCĐ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 211, 213, 214,241..
Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu:
• Sơ đồ 1: Kế toán chi phí đầu tư xây dựng cơ bản (khi công ty thuê ngoài)
Giải thích:
(1): Khi ứng trước hoặc thanh toán tiền cho người nhận thầu; (2): Khi công tác xây lắp hoàn thành nghiệm thu thanh toán. (3): Chi khác;
(4): Xuất thiết bị khác;
(5): Giá trị công trình XDCB hoàn thành bàn giao; (6): Chi phí XDCB được duyệt bỏ;
(7): Số chi sai phải thu hồi khi quyết toán được duyệt.
TK 111, 112 TK 241 TK 211 (5) TK 331 (1) (2) TK 441 (3) (6) TK 152 TK 138 (4) (7)
• Sơ đồ 2: Kế toán chi mua sắm TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh:
•
• Sơ đồ 3:Sơ đồ hạch toán khấu hao và hao mòn
2.2.4.2. Kế toán phần hành NVL- CCDC. *Đặc điểm VNL – CCDC.
CTCP Thực Phẩm Minh Dương chuyên sản xuất các loại sản phẩm liên quan đến thực phẩm, trong đó 2 sản phẩm chủ yếu là mạch nha và đường Glucô, các sản phẩm khác là phù trúc, thực phẩm chay… Với công nghệ sản xuất khép kín hiện đại đã tạo ra sản phẩm có chất lượng đảm bảo. Mỗi sản phẩm hoàn thành là sự kết tinh của nhiều yếu tố, là sự kết hợp của nhiều loại nguyên liệu.
TK 211, 213 TK 214 TK 627, 642 Giá trị hao mòn của TSCĐ kết chuyển cuối kỳ
thanh lý
TK 111, 112, 331… TK 2411 TK 211, 213 Nếu mua phải trải qua lắp đặt, Khi TSCĐ mua sắm hoàn chạy thử đưa vào sử dụng TK 133
Ở công ty nguyên liệu chủ yếu được sử dụng là nông – lâm – thủy sản, được cung cấp từ các hộ gia đình, các xã viên chuyên sản xuất tinh bột hay làm nghề nông nghiệp. Chúng thường được mua với khối lượng lớn nhưng không đồng đều giữa các tháng, vào mùa vụ thì nguyên liệu này được cung cấp nhiều hơn, nhưng do đặc điểm không để được trong kho quá lâu nên vào thời điểm này công ty thường đẩy mạnh sản xuất, khuyến khích công nhân làm tăng năng suất. Vào những tháng NVL thu mua trên địa bàn không đủ, công ty tiến hành mua của các bạn hàng khác trên thị trường, để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất. Nguyên liệu khác thì công ty sử dụng là: hóa chất, nhiên liệu, khí đốt… với khối lượng không nhiều, nhưng nó không thể thiếu được trong quy trình sản xuất do vậy công ty luôn phải theo dõi để mua sắm, cung cấp kịp thời cho sản xuất.
Nguồn nguyên vật liệu mang nhiều tính chất khác nhau nên đơn vị cũng phải sử dụng những đơn vị đo lường khác nhau để theo dõi và hạch toán trên sổ sách như: Kg dùng cho nguyên liệu là bột sắn ẩm, sắn lát, bột khô,..lít dùng cho các hóa chất như enzim, thuốc tẩy, dầu chạy máy…m3 dùng cho than đốt, than hoạt tính…
Công cụ dụng cụ trong CTCP Thực Phẩm Minh Dương thường là các dụng cụ phục vụ quá trình sản xuất, thường là những loại CCDC có mang giá trị nhỏ nên được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh. Các loại bao bì, bao tải đóng gói sản phẩm được công ty xếp vào loại CCDC chỉ sử dụng một lần..
* Sổ sách sử dụng:
Sổ tổng hợp gồm - Chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái TK 152, TK 153 Sổ kế toán chi tiết: - Thẻ kho
- Sổ chi tiết NVL – CCDC
- Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVL – CCDC - Sổ chi tiết tình hình thanh toán với người bán. - Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với người bán.
Thẻ kho được mở cho từng vật liệu, công cụ, dựa trên căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng tồn của từng loại. Cuối tháng đối chiếu số lượng Nhập – Xuất – Tồn với sổ chi tiết vật tư.
Sổ chi tiết NVL – CCDC, được kế toán tại các nhà máy mở cho từng loại, căn cứ vào các phiếu nhập kho – xuất kho, cuối tháng tính ra số tổng và đối chiếu với thẻ kho.
Sổ tổng hợp Nhập – xuất – tồn, theo dõi biến động hàng ngày, cuối tháng kế toán tiến hành xác định tổng nhập – xuất – tồn và đối chiếu với sổ cái TK 152, 153.
• Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán trên sổ sách:
Bảng kê mua hàng nông – lâm – thủy sản của người trực tiếp sản xuất
Hóa đơn mua hàng nông – lâm – thủy sản.
Hóa đơn GTGT
Phiếu chi, giấy báo Nợ, Có
Sổ chi tiết tình hình thanh toán
với người bán
Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với
người bán Chừng từ ghi sổ Sổ cái TK 152, 153 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết NVL - CCDC Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL - CCDC Bảng cân đối sổ phát sinh Báo cáo kế toán
*sơ đồ hạch toán
2.2.4.3.Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
*Đặc điểm của đơn vị kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Công ty có 4 khu sản xuất và 1 trụ sỏ chính. Việc theo dõi lương cho từng khu sản xuất do kế toán tại nhà máy đó phụ trách, kế toán tại trụ sở chính do kế toán tổng hợp phụ trách. Điều này thuận tiện cho việc phân công, chuyên môn hóa lao động cho nhân viên phòng kế toán. Tuy nhiên phải đến cuối tháng kế toán các nhà máy mới tập
TK 111, 112, 331 TK152 TK 621, 641, 642, 627, 241 Nhập do mua ngoài xuất dùng cho sản xuất, quản lý,
TK 133 bán hàng, XDCB
TK 338 , 632 TK 111,112,331 Phát hiện thừa khi kiểm kê, CKTM, Giảm giá hàng bán
mua hàng ,
TK 412 TK 632 Chênh lệch do đánh giá lại xuất bán, cho vay
TK 138, 632 Thiếu khi mua về khi kiểm kê
TK 412 Chênh lệch giảm do
hợp bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH, sổ nhập thành phẩm..chuyển lên phòng TC – KT của công ty. Vì vậy công việc của kế toán tổng hợp bị dồn vào cuối tháng, nên nhiều khi việc tính lương và thanh toán lương cho cán bộ, công nhân viên bị chậm.
Về chi phí nhân công trực tiếp, bao gốm: Tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất và các khoản trích theo lương của công nhân sản xuất:
CTCP Thực Phẩm Minh Dương quy đinh cách tính lương theo thời gian, theo bậc lương và tính lương theo sản phẩm dưới hình thức khoán:
Hiện nay công ty có 5 bậc lương cơ bản:
Bậc 1: từ 1.500.000 – 2.000.000đ/ tháng/ người. Bậc 2: từ 2.000.000 – 2. 200.000đ/ tháng/ người Bậc 3: từ 2.200.000 – 2.500.000đ/ tháng/ người Bậc 4: từ 2.500.000 – 2.700.000đ/ tháng / người Bậc 5: từ 2.700.000đ / tháng/ người trở lên
Hàng ngày công nhân viên được phân công theo dõi, chấm công các nhân viên bộ phận thuộc quản lý của mình, cuối tháng gửi bảng chấm công và phiếu nghỉ hưởng BHXH về phòng TC - KT của công ty để kế toán tổng hợp tính lương cho những đối tượng không ăn lương theo sản phẩm.
Lương của CBCNV 1
tháng =
Lương theo bậc của CBCNV 30 + Số ngày làm việc thực tế trong tháng - Phụ cấp, làm thêm, khoản khác Riêng đối với công nhân viên làm việc theo ca sản xuất và hưởng lương theo sản phẩm thì công ty áp dụng cách tính lương như sau: hàng tháng công ty sẽ khoán số sản phẩm hoàn thành tương ứng với số tiền trả để hoản thành số sản phẩm đó, nếu vượt mức khoán thì sẽ ảnh hưởng thêm số tiền vượt định mức theo quy định của công ty, ngược lại nếu không đạt được định mức đề ra thì sẽ bị trừ đi số không hoàn thành định mức đó. Như vậy kế toán sẽ tiến hành tính luơng cho cả 3 ca sản xuất, rồi chia ra theo từng ca theo tỷ lệ hoàn thành sản phẩm thực tế ở từng ca. Cuối cùng kế toán căn cứ vào tay nghề và thời gian làm việc của từng công nhân trong từng ca sản xuất đề thanh toán lương cho từng người.
Hàng tháng, công ty còn tiến hành trích BHXH, BHYT và KPCĐ dựa trên lương cơ bản và theo đúng tỷ lệ quy định của Nhà nước : BHXH 15%, BHYT 2%, KPCĐ 2% tổng tiền lương cơ bản của công nhân sản xuất để tính vào chi phí sản xuất, đồng thời khấu trừ lương của người lao động 6% để trích lập các quỹ trên: BHXH 5%, BHYT 1%.
Ngoài ra, công ty còn áp dụng hình thức trả lương theo thời gian để trả lương cho lao động gián tiếp làm công tác văn phòng và quản lý như ban giám đốc, các phòng ban nghiệp vụ, nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý…. Chi phí gián tiếp cũng bao gồm 2 phần là tiền lương theo thời gian và các khoản trích theo lương.
CTCP Thực Phẩm Minh Dương luôn coi vấn đề công ăn việc làm của người lao động hết sức quan trọng. Vì vậy công ty luôn cố gắng tạo mọi điều kiện tốt nhất cho người lao động, thúc đẩy họ luôn phấn đấu góp phần đắc lực vào sự phát triển của công ty. Để đạt được điều đó công ty luôn quan tâm đến việc tính lương và trả lương phù hợp, đồng thời có chính sách khen thưởng, kỷ luật rõ ràng cho nhân viên của mình để họ yên tâm gắn bó lâu dài với công ty.
*Quy trình luân chuyển chứng từ và sổ sách * Sổ sách sử dụng:
Sổ tổng hợp gồm:
• Chứng từ ghi sổ • Sổ cái TK 334, 338.. Sổ kế toán chi tiết khác:
• Bảng tính lương.
• Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. • Bảng tổng hợp thanh toán lương.
*Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán: Kế toán nhà máy, trang trại Phòng TC - HC Phòng TC – KT Kế toán trưởng Tổng giám đốc Kế toán tổng hợp Lập chứng từ ghi sổ
ở nhà máy trang trại: Lập: - bảng chấm công;