041 01/2/2010 Mua mỏy photocopy cho phũng kỹ thuật
3.2. Những tồn tại và nguyờn nhõn
Bờn cạnh những mặt tớch cực ở trờn, cụng tỏc kế toỏn Cụng ty cũn cú một số vấn đề cần hoàn thiện:
Tồn tại về hệ thống chứng từ: Cụng tỏc tổ chức chứng từ chưa thực
sự đồng bộ. Hệ thống chứng từ kế toỏn sử dụng chưa thống nhất, đặc biệt cú sự khụng thống nhất trong việc sử dụng mẫu húa đơn, chứng từ ở cỏc chế độ kế toỏn khỏc nhau. Định kỳ cú thể là cuối mỗi thỏng, kế toỏn chuyờn quản yờu cầu cỏc cụng ty thành viờn nộp bỏo cỏo lờn Cụng ty để hạch toỏn, cỏc cụng ty thành viờn phải tập hợp chứng từ gửi kốm với bỏo cỏo để chứng minh cho cỏc khoản mục phỏt sinh. Tuy nhiờn, việc thanh toỏn chứng từ của cỏc cụng ty thành viờn lờn Cụng ty bị chậm trễ là điều khụng
thể trỏnh khỏi nhất là thời gian thanh toỏn cỏc chứng từ cỏc cụng ty thành viờn lờn cụng ty lại do cỏc kế toỏn chuyờn quản của cỏc cụng ty thành viờn đú qui định nờn rất dễ dẫn đến cụng việc bị dồn vào cuối kỳ làm cho nhiều khi việc hạch toỏn khụng được chớnh xỏc gõy ra những sai sút khụng đỏng cú trong cụng tỏc hạch toỏn như ghi thiếu ghi nhầm làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thụng tin cho lónh đạo ra quyết định.
Việc lập húa đơn GTGT của cụng ty đụi khi vẫn cũn vi phạm chế độ kế toỏn như đối với một số khỏch hàng quen thuộc, cụng ty khụng tiến hành lập húa đơn GTGT ngay tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh mà thường tiến hành lập sau. Nhiều húa đơn GTGT vẫn cũn thiếu chữ ký của người mua...
Tồn tại trong việc ghi chộp sổ sỏch kế toỏn: Việc hạch toỏn, ghi sổ
đụi lỳc khụng được thực hiện ngay khi nghiệp vụ phỏt sinh. Đặc biệt trong những khoảng thời gian chất lượng sản phẩm khụng tốt, kế toỏn thường chờ phản ứng của khỏch hàng ( như đũi giảm giỏ, trả lại hàng mua ...) rồi mới hạch toỏn. Bờn cạnh đú việc hạch toỏn một số nghiệp vụ cũn chưa chớnh xỏc, định khoản sai cỏc nghiệp vụ dẫn đến vào sổ sai, vỡ thế khụng phản ỏnh được bản chất vấn đề. Việc ghi sổ cỏc nghiệp vụ vào cỏc sổ sỏch tương ứng ở cựng một nội dung khụng chớnh xỏc, khỏch quan.
Về việc phõn bổ chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp:
cuối mỗi thỏng kế toỏn khụng tiến hành phõn bổ hai loại chi phớ này cho từng mặt hàng tiờu thụ. Do đú khụng thấy được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng để cụng ty cú thể tập trung vào một số mặt hàng cú lợi nhuận cao.
Về cụng tỏc lập dự phũng: Hiện nay cụng ty chưa lập dự phũng cỏc
khoản dự phũng phải thu khú đũi và dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho. Quy mụ khỏch hàng ngày càng tăng với cỏc phương thức thanh toỏn đa dạng nờn việc khỏch hàng trả tiền sau là khụng thể trỏnh khỏi làm cho cụng ty dễ gặp rủi ro trong việc thu hồi cụng nợ. Vỡ vậy để hạn chế bớt rủi ro và chủ động hơn về tỡnh hỡnh tài chớnh thỡ việc lập dự phũng phải thu khú đũi là rất cần thiết. Hơn nữa, cỏc mặt hàng thường xuyờn cú sự biến động lớn về giỏ cả. Để trỏnh thiệt hại cho cụng ty về những mặt hàng bị mất giỏ đỏng kể thỡ việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho cũng rất quan trọng. Dự phũng thực chất là để bự đắp cho cỏc thiệt hại xảy ra trong niờn độ kế toỏn tiếp theo. Việc trớch lập dự phũng vào cuối niờn độ kế toỏn năm nay sẽ làm tăng
một khoản chi phớ và do đú làm giảm lợi nhuận, nhưng nếu năm sau cỏc khoản này khụng xảy ra thỡ kế toỏn vẫn cú thể hoàn nhập cỏc khoản chi phớ đó lập này.
3.3.Một số giải phỏp hoàn thiện
Trong thị trường cạnh tranh đầy gay gắt mà cụng ty đang phải đối mặt, nhất là khi Việt Nam đó trở thành thành viờn thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO thỡ sự cạnh tranh càng tăng lờn. Tuy nhiờn, cựng với sự phỏt triển kinh tế của cả nước, cỏc ngành nghề, lĩnh vực, quy mụ sản xuất kinh doanh mở rộng, cụng ty cú nhiều cơ hội mở rộng thị trường tiờu thụ, tăng số lượng khỏch hàng cũng như tăng quy mụ đơn đặt hàng. Trong bất kỳ một doanh nghiệp hay tổ chức nào thỡ kế toỏn cú vai trũ quan trọng trong việc cung cấp cỏc thụng tin cho việc ra quyết định kinh tế của giỏm đốc. Ngoài ra kế toỏn cũn cung cấp thụng tin phục vụ cơ quan nhà nước và cỏc đối tượng quan tõm tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp. Mục tiờu lớn nhất của hoạt động sản xuất kinh doanh là lợi nhuận. Vỡ thế khụng ngừng hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn là việc làm cần thiết để nõng cao thế mạnh, khắc phục những điểm yếu nhằm tăng nhanh lợi nhuận cho cụng ty cũng như đỏp ứng được yờu cầu quản lý của ban lónh đạo cụng ty.
Hoàn thiện qui trỡnh luõn chuyển chứng từ: Theo em Cụng ty nờn
quy định kỳ thanh toỏn chứng từ thống nhất dưới cỏc cụng ty thành viờn để giỳp cho việc hạch toỏn kế toỏn được kịp thời và chớnh xỏc. Đồng thời, cú quy định phạt cụ thể đối với trường hợp nộp chứng từ muộn làm ảnh hưởng tới tiến độ cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty. Bờn cạnh đú cũng cần đơn giản húa nội dung chứng từ cũng như thủ tục lập và luõn chuyển chứng từ để giảm bớt thời gian xột duyệt chứng từ, cố gắng giảm bớt số lượng chứng từ theo hướng sử dụng những chứng từ liờn hợp (Vớ dụ như: Húa đơn kiờm phiếu xuất kho) và những chứng từ sử dụng nhiều lần (như: phiếu lĩnh vật tư theo định mức)...
Kế toỏn tại cụng ty cần tuõn thủ tớnh kịp thời khi phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế. Khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, dự trong nội bộ hay bờn ngoài kế toỏn cũng phải lập chứng từ ngay tại thời điểm kinh tế phỏt sinh theo đỳng thứ tự thời gian. Việc này hạn chế sự bỏ sút hay nhầm lẫn số liệu.
Húa đơn GTGT cần phải được lập ngay khi cú sự chuyển giao quyền sở hữu hàng húa, cỏc thụng tin trờn húa đơn phải được ghi đầy đủ.
Về việc trớch lập dự phũng phải thu khú đũi và dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho:
Với dự phũng phải thu khú đũi: Cuối niờn độ, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ gốc để xỏc nhận cỏc khoản nợ của khỏch hàng. Kế toỏn cần theo dừi thường xuyờn tỡnh hỡnh tài chớnh cũng như tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của khỏch hàng để xỏc định cỏc khoản nợ phải thu cú khả năng thất thu. Từ đú lập dự phũng phải thu khú đũi. Mức lập dự phũng được xỏc định theo một trong hai cỏch sau:
Cỏch 1: Mức dp cần lập = Doanh số phải thu X Tỷ lệ ước tớnh
Tỷ lệ ước tớnh ở đõy được xỏc định theo kinh nghiệm của kế toỏn viờn hoặc dựa vào tỷ lệ của những năm trước đú.
Cỏch 2: Mức dp cần lập = Số nợ thực tế X Số % cú khả năng mất nợ Số % mất nợ được quy định như sau:
Đối với nợ phải thu quỏ hạn thanh toỏn, mức trớch lập dp như sau: 30% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 3 thỏng đến dưới 1 năm.
50% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
70% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toỏn nhưng khỏch hàng đó lõm vào tỡnh trạng phỏ sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, hoặc người nợ mất tớch, bỏ trốn, đang bị cơ quan phỏp luật truy tố...thỡ doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất khụng thu hồi được để trớch lập dự phũng.
Kế toỏn sử dụng TK 139 “Dự phũng phải thu khú đũi”. Cỏc khoản dự phũng này được lập cho từng loại hàng húa và được tập hợp vào bảng kờ chi tiết sau đú sẽ hạch toỏn vào chi phớ quản lý doanh nghiệp. Phương phỏp hạch toỏn như sau:
Khi đó lập dự phũng cho cỏc khoản phải thu khú đũi: Nợ TK 642: (mức dự phũng cần lập)
Nếu mức dự phũng phải thu khú đũi cuối niờn độ sau cao hơn mức dự phũng phải thu khú đũi đó trớch lập năm trước thỡ kế toỏn sẽ lập thờm khoản dự phũng chờnh lệch đú.
Nợ TK 642: (số chờnh lệch dự phũng) Cú TK 139: dự phũng phải thu khú đũi
Nếu mức dự phũng phải thu khú đũi cuối niờn độ sau cao hơn mức dự phũng phải thu khú đũi đó trớch lập năm trước thỡ kế toỏn sẽ hoàn nhập số chờnh lệch dự phũng theo bỳt toỏn:
Nợ TK 139: dự phũng phải thu khú đũi Cú TK 642: (số chờnh lệch dự phũng)
Với dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho: Cuối niờn độ, kế toỏn cần lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho theo cỏc bước sau:
Bước 1: kiểm kờ số lượng hàng tồn kho hiện cú theo loại
Bước 2: lập bảng kờ hàng tồn kho về số lượng và giỏ trị ghi trờn sổ giỏ trị thị trường của mỗi loại hàng húa vào ngày kiểm kờ
Bước 3: tớnh mức dự phũng phải nộp cho niờn độ kế toỏn sau theo loại hàng tồn kho nào cú mức giỏ thị trường tại ngày kiểm kờ thấp hơn giỏ ghi sổ tại thời điểm nhập kho. Mức lập dự phũng được xỏc định như sau:
Trong đú:
Kế toỏn sử dụng 159 “Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho”. Khoản dự phũng này cũng được lập cho từng loại hàng húa và tập hợp vào bảng kờ chi tiết để làm căn cứ hạch toỏn vào giỏ vốn hàng bỏn của cụng ty. Phương phỏp hạch toỏn như sau:
Khi lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho: Nợ TK 632: (mức dự phũng cần lập)
Cú TK 159: dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho Mức dự phũng
cần lập =
Số lượng HTK
mỗi loại X
Mức chờnh lệch giảm giỏ HTK mỗi loại
Mức chờnh lệch giảm giỏ HTK mỗi loại = Giỏ gốc HTK theo sổ sỏch kế toỏn _ Giỏ trị thuần cú thể thực hiện được của HTK
Sang niờn độ kế toỏn tiếp theo, nếu số dự phũng cần lập lớn hơn số dự phũng đó lập thỡ kế toỏn sẽ lập thờm số chờnh lệch dự phũng đú bằng bỳt toỏn:
Nợ TK 632: số chờnh lệch dự phũng
Cú TK 159: dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
Nếu số dự phũng năm sau nhỏ hơn số dự phũng đó lập thỡ kế toỏn sẽ hoàn nhập dự phũng theo bỳt toỏn:
Nợ TK 159: dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho Cú TK 632: số chờnh lệch dự phũng
Lập dự phũng bảo trỡ, bảo dưỡng sản phẩm: Khõu bảo hành sản phẩm luụn được khỏch hàng quan tõm vỡ đõy là khõu tạo niềm tin cho khỏch hàng. Thời gian bảo hành càng lõu càng tạo sự an toàn cho sản phẩm và vỡ thế càng tạo niềm tin cho khỏch hàng. Khi sản phẩm, hàng hoỏ phỏt sinh sự cố thuộc trỏch nhiệm bảo hành của cụng ty, cụng ty phải chi một khoản chi phớ nhất định và đõy là khoản chi phớ phỏt sinh sau bỏn hàng. Hiện nay chưa cú một tài khoản riờng để hạch toỏn theo dừi khoản chi phớ này. Vỡ vậy, cần lập dự phũng bảo trỡ, bảo dưỡng sản phẩm để tạo nguồn bự đắp cho cỏc khoản chi phớ phỏt sinh trong thời gian bảo hành.
MỤC LỤC