- Nghiên cứu về đối tượng khách hàng trên thị trường: Doanh nghiệp cần xác định đâu là khách hàng mà mình sẽ phục vụ? Nắm bắt được những đặc điểm
TY CỔ PHẦN XNK TẠP PHẨM (TOCONTAP HÀ NỘI) GIAI ĐOẠN 2004-
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty Tocontap Hà Nộ
Hà Nội
Mô hình bộ máy quản trị của công ty Cổ phần XNK Tạp phẩm được thể hiện theo sơ đồ 2.1. Bộ máy quản trị của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến- chức năng, các lãnh đạo ở mỗi cấp sử dụng bộ phận chức năng để tham mưu cho riêng mình trong việc ra quyết định quản lí, các quyết định quản lí lại được truyền xuống theo tuyến dọc.
Theo mô hình này, Ban Giám đốc đứng đầu là Tổng giám đốc sẽ là người đưa ra quyết định kinh doanh cuối cùng với sự tham mưu của các trưởng phòng. Các trưởng phòng đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau có đặc trưng riêng, song vẫn có quan hệ mật thiệt với nhau, đều tác động đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhờ có sự phân công, phân cấp rõ ràng trong Công ty, từ Tổng giám đốc tới nhân viên, các phòng ban có các nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể nên tránh bị chồng chéo công việc, phát huy được quyền chủ động sáng tạo của các phòng ban và mỗi cá nhân, đồng thời việc quản lý cũng được tập trung thống nhất.
Kết hợp được việc quản lí tập trung thống nhất với phát huy quyền chủ động, sáng tạo của các phòng ban trong hoạt động quản trị DN.
*Nhược điểm của sơ đồ bộ máy quản trị công ty:
Đòi hỏi việc phân công, phân cấp phải rõ ràng nếu không sẽ khó điều khiển bộ máy.
Đòi hỏi các nhà quản trị (Ban giám đốc và các trưởng phòng) phải năng động, tự chủ, chủ động trong việc ra quyết định mới phát huy hết được hiệu quả cuả cơ cấu tổ chức này.
Về chức năng nhiệm vụ của từng chức danh và từng bộ phận trong bộ máy quản trị như sau:
Đại Hội đồng cổ đông: là cơ quan cao nhất của công ty, có quyền quyết định các vấn đề; thông qua các báo cáo hàng năm; thông qua định hướng phát triển của Công ty; số lượng thành viên của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát; lựa chọn đơn vị kiểm toán; bầu, bãi, miễn và thay thế Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát; sửa đổi bổ sung điều lệ Công ty; sáp nhập, chuyển đổi, tổ chức lại và giải thể Công ty...Họp ít nhất 1lần/1năm và được tổ chức trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Ban kiểm soát: do ĐHĐCĐ bầu ra với chức năng giám sát mọi hoạt động của công ty, được hội đồng quản trị tham khảo ý kiến về việc chỉ định và bãi nhiệm đơn vị kiểm toán; thảo luận với đơn vị kiểm toán về tính chất và phạm vi kiểm toán; kiểm tra các báo cáo tài chính trước khi đệ trình Hội Đồng quản trị; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, ghi chép và lập sổ sách kế toán.
Hội đồng quản trị: gồm chủ tịch, phó chủ tịch và các thành viên khác. Hội đồng quản trị sẽ định hướng hoạt động của Công ty trong dài hạn thông qua các quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển, sản xuất kinh doanh và ngân sách
hàng năm của Công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh như Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng. Giám sát, kiểm tra và đánh giá hoạt động của cán bộ quản trị và hoạt động của Công ty. Quyết định tổ chức bộ máy, nội quy, quy chế quản lý nội bộ của Công ty. Chịu trách nhiệm báo cáo với Đại Hội đồng cổ đông. Ở công ty cổ phần XNK tạp phẩm (TOCONTAP HANOI) chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc quản lí và điều hành mọi hoạt động công ty.
Ban Giám đốc Công ty gồm có một Tổng Giám đốc và 2 Phó Tổng Giám đốc.
Tổng Giám đốc: là người đứng đầu Công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại Hội đồng cổ đông, đồng thời là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Xây dựng quy chế trích lập và sử dụng các quỹ từ lợi nhuận sau thuế, trình Hội đồng quản trị phê duyệt báo cáo về việc trích lập và sử dụng các quỹ hàng năm của Công ty. Kiến nghị về số lượng và cơ cấu phòng ban của Công ty; đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và quản lý Công ty…
Phó Tổng Giám đốc: chịu sự phân công công tác của Tổng Giám đốc, hoàn thành những công việc mà Tổng Giám đốc giao phó. Đồng thời hỗ trợ Tổng Giám đốc trong công tác quản lý Công ty, trực tiếp chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty (trong phạm vi công việc được ủy quyền).
Phòng Tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu và các vấn đề đối nội, đối ngoại, sản xuất kinh doanh của công ty. Luôn nắm bắt kịp thời và phân tích số liệu, chính sách thông tin mới nhất ở trong và ngoài nước liên quan đến hoạt động của công ty, cung cấp cho Tổng giám đốc và các phòng quản lí, kinh doanh để kịp thời điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Lập các báo cáo tổng hợp định kì để báo cáo lên cấp trên… Kiểm tra các phương án kinh doanh và dự thảo hợp đồng trước khi chuyển cho phòng Tài chính kế toán
kiểm tra trực tiếp. Phòng tổng hợp phải kiểm tra số liệu tính tóan trên phương án, kiểm tra các điều khoản của hợp đồng xem có phù hợp với qui định của công ty, luật pháp Việt Nam và thông lệ quốc tế không? Khi phương án được phê duyệt, hợp đồng được ủy quyền kí thì phòng tổng hợp vào sổ theo dõi của công ty.
Phòng Tài chính kế tóan: có nhiệm vụ hướng dẫn các bộ phận kinh doanh lập sổ sách theo dõi hoạt động mua bán, thanh toán, hạch tóan nội bộ theo đúng qui định của công ty, chế độ chính sách của Nhà nước. Kiểm tra các hóa đơn đầu vào để đảm bảo các chứng từ đầu vào để đảm bảo chúng đều hợp pháp, hợp lí và đúng với nội dung công việc, đúng mục đích. Thẩm định các phương án kinh doanh và dự thảo hợp đồng do phòng tổng hợp chuyển tới. Lập sổ theo dõi, kiểm tra, kiểm soát các phương án kinh doanh đã được phê duyệt.
Làm thủ tục bảo lãnh vay vốn ngân hàng hoặc các hình thức huy động vốn khác khi Công ty cần vốn kinh doanh. Thường xuyên cập nhật và báo cáo tổng giám đốc tình hình cân đối tài chính của công ty. Lập báo cáo tài chính hàng năm và hàng quý theo quy định của Nhà nước và báo cáo nhanh khi cần thiết.
Phòng hành chính quản trị: có chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh cuả công ty, quản lí hành chính, lưu trữ tài liệu, văn thư, hồ sơ chung. Quản lý và sử dụng các con dấu của công ty theo đúng quy định của pháp luật. Điều động xe theo yêu cầu của của các bộ phận trong công ty và theo quy định về quản lí và sử dụng xe trong công ty. Điều động các phương tiện, thiết bị đã mua sắm để phục vụ cho hoạt động của công ty 1 cách tiết kiệm, hiệu quả giữ gìn tài sản hiện có, không để mất mát… Đề xuất việc mua sắm phương tiện làm việc, các nhu cầu sinh hoạt của công ty. Phòng có nhiệm vụ đảm bảo điều kiện làm việc, có biện pháp bảo vệ môi trường của công ty luôn sạch đẹp và văn minh.
Phòng kho vận: thực hiện chức năng làm nơi gom, cất trữ hàng hóa và thực hiện vận chuyển hàng tới cảng và từ cảng về kho…
Nguồn: Phòng tổ chức quản trị