II. một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán tại trong kinh doanh tại công ty xnk
1. Cân đối hợp lý giữa các khoản phải thu phải trả với khách –
hàng.
Vì đây là phần thanh toán quan trọng nhất đối với công ty, nên phải có cơ cấu hợp lý để đảm bảo khả năng thanh toán. Sau đây là số liệu về phải thu – phải trả trong 3 năm qua nhng là số d cuối kỳ chứ không phải là giá trị giao dịch.
Số d cuối kỳ của phải thu phải trả–
Chỉ tiên Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
1. Phải thu KH 4.821.073.176 37.395.008.026 44.601.770.999 2. trả trớc cho NB 11.944.815.140 3.466.233.052 7.961.557.324 3. Phải trả cho NB 6.485.836.043 13.013.823.027 13.616.943.582 4. Ngời mua trả trớc 7.767.503.788 4.329.408.952 11.820.134.905 Các khoản phải thu – phải trả với khách hàng chính là thanh toán với nhà cung cấp và ngời mua hàng. Nh trên cho thấy các khoản phải thu từ khách
hàng lớn hơn nhiều so với các khoản phải trả cho ngời bán. Do vậy để đảm bảo khả năng thanh toán cần cân đối hợp lý giữa chúng. Vậy sẽ cân đối nh thế nào?
Đầu tiên là cân đối về khối lợng. Khi quan hệ với ngời bán, doanh nghiệp cần phát huy vai trò uy tín và khả năng thơng lợng để đợc mua chịu nhiều. Hơn nữa quan hệ với ngời bán chủ yếu là ngời bán nớc ngoài, nên phải tranh thủ mọi điều kiện vì ngời bán cũng rất muối bán nhanh, tiêu thụ hàng hóa và thâm nhập thị trờng. Do vậy phải tận dụng mọi cơ hội để đợc thanh toán chậm. Song song với hoạt động đó, đồng thời phải giảm tỉ lệ phải thu từ khách hàng.
Cân đối hợp lý về khối lợng tức là tỉ lệ giữa phải thu – phải trả khách hàng phải xấp xỉ, tơng quan với nhau, nâng cao giá trị phải trả cho ngời bán và hạ thập phải thu từ khách hàng xuống. Nh vậy sẽ đảm bảo khả năng thanh toán khi không thể huy động từ nguồn vay khác. Mục đích của tín dụng thơng mại không phải là tiết kiệm đợc chi phí trả lãi mà giảm bớt gánh nặng phải thanh toán một lúc, do đó tỉ số về khối lợng hai loại đó phải gần nhau, để hỗ trợ cho nhau. Nếu phải thu lớn quá sẽ dẫn đến ứ đọng vốn, quay vòng đồng tiền chậm lại phải đi vay để tài trợ cho các khoản thanh toán khác. Nếu phải trả quá lớn, đến thời hạn thanh toán lại không huy động kịp thời thì mất cân bằng về khả năng thanh toán.
Tuy nhiêu chỉ cần cân đối về khối lợng thôi cha đủ, nếu thời gian thanh toán các khoản đó không khớp nhau thì cũng có thể dẫn tới mất khả năng thanh toán. Do vậy thứ hai là cần cân đối hợp lý về mặt thời gian, thời hạn thanh toán.
Thông thờng trong một giao dịch, thời hạn thanh toán với nhà cung cấp bao giờ cũng sớm hơn so với thanh toán với ngời mua hàng. Cách hiệu quả nhất là công ty cần xét đến thời gian thanh toán giữa các giao dịch hay giữa các hợp đồng kinh tế. Nghĩa là phải làm sao cho thời gian thanh toán với nhà cung cấp trong giao dịch này khợp với thời hạn trả nợ của ngơi mua ở giao dịch trớc. Khi cần tiền để thanh toán thì đã có số tiền do ngời mua hàng trả, cứ nh vậy sẽ làm cho hoạt động thanh toán thêm linh hoạt và hiệu quả. Để làm đợc việc này, khi soạn thảo hợp đồng và đàm phán, ngời phụ trách phải xét đến các hợp đồng trớc và khả năng thu hút khách hàng sau này của doanh nghiệp, nên đòi hỏi ngời phụ trách phải nhanh nhạy và quyết đoán. Ngoài ra còn tận dụng, phối hợp tốt giữa các khoản thanh toán trớc, ngay và thanh toán chậm giữa các khoản thanh toán. Nh vậy sẽ hạn chế đợc vay ngân hàng và tiền trả lãi cho ngân hàng. Không nên chỉ dựa vào các khoản vay ngân hàng để thanh toán mà phải tận dụng, phối hợp các khoản phải thu – phải trả hợp lý sẽ tạo nên khả năng thanh toán cao.
Thứ ba cần cân đối đó là giá cả. Thanh toán chậm thì giá bán sẽ cao, đó là điều tất yếu nhng không thể vì đợc thanh toán chậm mà chấp nhận giá bán cao. Phải so sánh giữa phần giá cả tăng thêm ấy với lãi suất ngân hàng và giá cả khi bán cho ngời mua. Để từ đó xác định khoảng giá cả có thể chấp nhận đợc trong mỗi hợp đồng.
Xa nay công ty hoạt động cha quan tâm đúng mực về việc phối hợp các yếu tố trên. chỉ phân tích giữa các hợp đồng mua – bán với khách hàng trong và ngoài nớc, nếu có lợi nhuận là thực hiện, nếu thiếu tiền lại vay ngân hàng. Làm nh thế sẽ giảm tỉ suất lợi nhuận xuống. Do vậy công ty cần nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này để ứng dụng vào trong các hợp đồng kinh tế.
Điều cần lu ý khi thực hiện vấn đề này là công ty phải có các tiêu chuẩn để đánh giá khách hàng, sắp xếp khách hàng để từ đó xác định thời hạn thanh toán chậm bao nhiêu là phù hợp.
Sau đây là một số tiêu chuẩn để đánh giá khách hàng khi có hoạt động tín dụng thơng mại:
- Đặc điểm: Sự sẵn sàng của khách hàng trong việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán.
- Năng lực: Khả năng của khách hàng để thực hiện nghĩa vụ thanh toán.
- Vốn: Dự trữ tài chính của khách hàng
- Tài sản thế chấp: Tài sản cam kết dùng trong trờng hợp vỡ nợ.
- Các điều kiện: Các điều kiện kinh tế nói chung trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Và những tiều chuẩn khác. Từ đó sẽ sắp xếp khách hàng theo các tiều thức sau đây:
- Các khách hàng đã có quan hệ kinh doanh lâu dài và có uy tín về việc thanh toán.
- Các khách hàng đã có quan hệ lâu dài nhng vẫn hay chiếm dụng vốn, cũng thờng hay thanh toán chậm hơn thời hạn ghi trong hợp đồng
- Khách hàng ít có quan hệ với công ty
- Khách hàng mới có quan hệ với công ty lần đầu
- Khách hang tiềm năng, tuy cha từng quan hệ kinh tế với công ty nh- ng tơng lai sẽ là khách hàng của công ty.
Từ sự phân tích đó, công ty sẽ xem xét tỉ lệ thanh toán chậm giữa các khách hàng nằm trong khoảng nào là chấp nhận đợc mà lại cân đối đợc các yếu tố nh trên đã phân tích. Đây là công việc không đơn giản và phải có đầy đủ tài liệu về những vấn đề đó mới có thể phân tích và đa ra quyết định cuối cùng một cách chính xác.