2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống Billing
2.3. Các nghiệp vụ quản lý Bán hàng, CSKH và Báo cáo, lưu trữvà xử lý
Ngoài chức năng Tính cước, hệ thống Billing còn là nơi lưu trữ thông tin của khách hàng. Chính vì vậy, hệ thống còn thực hiện các chức năng quản lý Bán hàng và CSKH.
- Tập trung các file CDR: Các file cước CDR được sinh ra tại tổng đài và chuyển về máy chủ Billing Gateway (BGw) thực hiện việc tập hợp các file CDR này và chuyển đổi các file cước được mã hóa này thành các file ở dạng text để phục vụ cho máy chủ convert chuyển dữ liệu cước vào cơ sở dữ liệu. Các file CDR sau khi được truyền về máy chủ Billing Gateway sẽ được xóa khỏi tổng đài. Bởi vậy để sử dụng cho việc tính cước, và các nghiệp vụ khác liên quan đến cước, ngoài chức năng là Gateway để tổng đài đẩy file cước về hệ thống Billing, hệ thống BGw còn thực hiện nhiệm vụ chức năng lưu trữ các file cước, đảm bảo các file cước được lưu trữ lâu dài trên hệ thống.
Hiện tại hệ thống BGw đang được sử dụng để lưu trữ file cước các dịch vụ Mobile, Home Phone, PSTN, ADSL, VoIP.
- Nhập dữ liệu cước vào CSDL: Dữ liệu cước trên máy chủ Billing Gateway là dữ liệu thô dưới dạng các file mã được mã hóa. Việc chuyển đổi (convert) các file cước này sang định dạng text sẽ do phần mềm Billing Mediator đảm nhận hoặc sẽ được chuyển đổi bằng 1 máy trung gian. Trên máy chủ CSDL tính cước, một phần mềm có nhiệm vụ kết xuất thông tin từ file CDR và lưu vào CSDL tính cước. CSDL này lưu toàn bộ thông tin chi tiết dịch vụ khách hàng. Các thông số này sẽ được sử dụng để tính toán cước phí.
- Khối chức năng phát hành thông báo cước và chi tiết: Cung cấp các chức năng phục vụ thanh toán cước phí của khách hàng. Chức năng này xử lý các hình thức thanh toán cước phí của khách hàng như: thanh toán qua Ngân hàng, thanh tóa Ủy nhiệm thu cước của các tổ thu cước đó. Khối chức năng này cũng cung cấp các công cụ cho phép người sử dụng thực hiện các hành động xử lý các khách hàng nợ cước và nợ đọng cước. Các hình thức này bao gồm: nhắn tin, tự động cắt một chiều, cắt hai chiều do nợ cước, thanh toán nợ cước, quản lý các hành động xử lý…
- Khối chức năng chăm sóc khách hàng: Cung cấp các chức năng quản lý khách hàng sử dụng dịch vụ. Thông qua các chức năng này, các cán bộ của công ty, giao dịch viên có thể xử lý các yêu cầu của khách hàng như: Ký kết hợp đồng mới, thay đổi thông tin khách hàng, thay đổi thông tin thuê bao, chuyển nhượng hợp đồng, đổi SIM/số, tách nhập thuê bao với khách hàng, chấm dứt hợp đồng. Khối chức năng này phục vụ cho các cửa hàng không cài đặt chức năng Chăm sóc khách hàng và cán bộ của hàng này Fax các yêu cầu lên Trung tâm để Trung tâm xử lý. Ngoài ra khối chức năng này còn quản lý các kho SIM, kho số và đưa ra các báo cáo phục vụ chăm sóc khách hàng.
- Khối chức năng quản lý hồ sơ khách hàng: Cho phép cán bộ quản lý tại các Trung tâm sẽ quản lý hồ sơ khách hàng như quản lý bản sao Chứng minh thư, hộ chiếu, giấy phép kinh doanh và các giấy tờ liên quan đến việc ký hợp đồng thay đổi dịch vụ của khách hàng.
- Khối chức năng hỗ trợ khách hàng: Khối chức năng này cho phép trả lời các khiếu nại cũng như ghi nhận các khiếu nại của khách hàng. Thông qua chức ăng này, các nhân viên có thể trả lời các thông tin của khách hàng về số liệu cước cảu các chu kỳ cước, lịch sử thanh toán cước phí, lịch sử phát sinh cước, số liệu cước nóng, cũng như ghi nhận các yêu cầu khiếu nại của khách hàng.
- Khối chức năng báo cáo tổng hợp: Cho phép các cán bộ tại Công ty có thể kiểm soát được tình trạng hoạt động của các Trung tâm. Thống kê được tình trạng sản xuất kinh doanh như số thuê bao kích hoạt theo chu kỳ thời gian, thống kê các thẻ cào…;
- Khối chức năng tính cước Roaming quốc tế: Xử lý số liệu Roaming quốc tế với các đối tác. Đây là khối chức năng có thể xây dựng độc lập với hệ thống tính cước và quản lý khách hàng;
- Khối chức năng tính cước Roaming quốc gia: Xử lý số liệu Roaming quốc gia với các đối tác trong nước. Đây là khối chức năng có thể xây dựng độc lập với hệ thống tính cước.
2.3.1 Chức năng Bán hàng
Việc quản lý được toàn bộ các hàng hóa cũng như các nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa ( kho, đẩy hàng hóa về chi nhánh, bán hàng …) đều được thực hiện trên hệ thống Bán hàng.
Hiện tại trên hệ thống Billing đang có hai hệ thống Bán hàng độc lập là Bán hàng cho Mobile và Bán hàng cho A&P. Theo đó, toàn bộ các mặt hàng liên quan đến 2 các dịch vụ này đều được khai báo và lưu trữ trên hai hệ thống này.
2.3.2 Chức năng Báo cáo
Hệ thống Billing cũng là kho dữ liệu để phục vụ cho các báo cáo phục vụ cho các nghiệp vụ khác nhau của công ty, ví dụ như cho công tác thu cước, các chính sách CSKH, các phân tích cho chiến lược phát triển công ty. Hiện tại trên hệ thống Billing đang tồn tại một số hệ thống báo cáo chính sau:
Hệ thống Báo cáo Quản lý khách hàng: Bao gồm các báo cáo liên quan đến tình hình phát triển thuê bao, các báo cáo cho việc phân tích số liệu cho phòng CSKH, Chiến lược kinh doanh
Hệ thống Báo cáo Thu cước gạch nợ: Bao gồm các báo cáo về tình hình thu cước hàng ngày, các báo cáo về nghiệp vụ cước.
Hệ thống Báo cáo về Bán hàng: Bao gồm các báo cáo về kết quả Bán hàng của Các dịch vụ theo ngày, theo tháng.
2.3.3 Sao lưu dữ liệu và phục hồi
Như ta đã nói ở trên, dữ liệu tính cước và chăm sóc khách hàng cần được đảm bảo tính sẳn sàng cũng như khả năng có thể khác phục trong trường hợp có sự cố xảy ra. Chức năng sao lưu dữ liệu đảm bảo hệ thống hoạt động với độ sẵn sàng cao, giải pháp sao lưu ra ở hai mức: - Sao lưu các file CDR thô ra dĩa CD/DVD từ máy chủ Billing Gateway, máy chủ tập hợp file cước SMS, máy chủ tập hợp file cước của đối tác VAS: có thể thực hiện hàng ngày hoặc ngắn hơn tuy thuộc kích thước, số lượng file lấy về.
- Sao lưu toàn bộ CSDL tính cước, CSKH và TTCP: việc sao lưu được thực hiện online theo chu trình: sao lưu toàn bộ (full backup) vào cuối tuần hoặc hai tuần một lần. Các dữ liệu này được sao lưu ra hệ thống băng từ phục vụ cho mục đích lưu trữ. và khôi phục khi cần thiết Sự cố có thể xảy ra ở 2 mức: Sự cố đối với CSDL và sự cố đối với toàn bộ hệ thống. Việc phục hồi dựa trên dữ liệu đã được lưu trữ trên băng từ, dữ liệu file hệ thống, đĩa khởi động hệ thống.