Hồ sơ dự thầu sau khi được hoàn tất sẽ được trình lên Giám đốc công ty để duyệt, chủ yếu là duyệt giá bỏ thẩu để quyết định giảm bao nhiêu % trong thư giảm giá để tránh trường hợp thông tin giá dự thầu bị lộ ra ngoài và để khả năng trúng thầu là lớn nhất.
Sau khi đã được phòng Kinh tế – Kế hoạch rà soát, chỉnh sửa, được lãnh đạo duyệt, thì cán bộ phòng Kinh tế - Kế hoạch sẽ tiến hành hoàn thiện lần cuối trước khi cho photo, đóng gói theo đúng yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. khi Hồ sơ dự thầu đã hoàn chỉnh, công ty tiến hành nộp cho bên mời thầu:
- Nộp trực tiếp tại nơi nhận: Cán bộ phòng Kinh tế - Kế hoạch mang hồ sơ đến nộp theo đúng địa điểm và thời gian ghi trong Hồ sơ mời thầu.
- Gửi qua đường bưu điện: Việc gửi qua đường bưu điện được áp dụng trong trường hợp Hồ sơ mời thầu cho phép, và nơi gửi ở xa so với công ty. Phải gửi theo phương thức chuyển phát nhanh, có bảo đảm.
Do việc lập Hồ sơ dự thầu đóng vai trò rất quan trọng nên công việc này đã được công ty phân công nhiệm cụ rõ ràng như bảng sau:
BẢNG 1.5 : PHÂN CÔNG NHIỆN CỤ TRONG LẬP HSDT
ST NỘ DUNG CÔNG VIỆC
BỘ PHẬN
THỰC HIỆN
BỘ PHẬN
T I Phần I: Lập giá dự thầu 1 Đơn dự thầu Phòng KTKH 2 Các phụ lục kèm theo Phòng KTKH Phòng Kỹ Thuật T3 Bả ng tổng hợp giá dự thầu Phòng KTKH Các đội xây lắp
4 Bảo lãnh giá dự thầu Phòng TC-KT
II Phần II: Biện pháp thi công
1 Thuyết minh biện pháp Phòng KTKH Phòng Kỹ thuật 2 Tiến độ thi công Phòng KTKH Phòng Kỹ thuật 3 Các bản vẽ minh họa Phòng Kỹ
Thuật
Phòng KTKH
4 Tiêu chuẩn kỹ thuật Phòng Kỹ Thuật
III Phần III: Thông tin chung
1 Hồ sơ pháp nhân Phòng KTKH Phòng Hành Chính
2 Giới thiệu công ty Phòng KTKH Phòng TCHC 3 Năng lực tài chính Phòng KTKH Phòng TC-KT 4 Năng lực thiết bị Phòng KTKH Phòng VT-TB
5 Nguồn nhân lực Phòng KTKH 6 Các thông tin khác Phòng KTKH
IV Các công việc khác
1 Nộp lệ phí dự thầu Phòng TC-KT Phòng KTKH 2 Khảo sát hiện trường Phòng KTKH
3 Khảo sát khu vực thi công
Phòng KTKH
V Các công việc kết thúc
1 Duyệt Hồ sơ Giám đốc 2 Nộp Hồ sơ Phòng KTKH 3 Lưu Hồ sơ Phòng KTKH
( Nguồn: phòng Kinh tế - kế hoạch )