Phương pháp kiểm kê định kỳ khơng theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập-xuất kho vật liệu mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế tốn tổng hợp khơng căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối cùng để tính. Vì vậy, trên tài khoản tổng hợp khơng thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng và các nhu cầu khác nhau... gây khĩ khăn cho việc phân bổ vật liệu vào khoản mục chi phí và tính giá thành.
1.4.2.1. Tài khoản sử dụng
-Tài khoản 611” Mua hàng ”
. Nội dung: tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.
. Kết cấu:
Bên nợ:
+ Kết chuyển trị giá thực tế vật tư, hàng hố tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế của vật tư, hàng hố mua vào trong kỳ. Bên cĩ:
+ Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư, hàng hố kiểm kê lúc cuối kỳ. + Trị giá thực tế của vật tư, hàng hố xuất trong kỳ.
+ Trị giá thực tế vật tư, hàng hố đã gửi bán chưa xác định tiêu thụ trong kỳ. + Chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại cho người bán.
. Tài khoản 611 khơng cĩ số dư cuối kỳ và được mở thành hai tài khoản cấp 2: TK 6111-Mua nguyên liệu, vật liệu.
TK 6112-Mua hàng hố.
- Tài khoản 152, 151: Đây là tài khoản phản ánh hàng tồn kho, khơng dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ mà chỉ dùng ở đầu kỳ để kết chuyển số đầu kỳ, số cuối kỳđể phản ánh giá trị tồn kho thực tế cuối kỳ.
Ngồi ra, kế tốn cũng sử dụng các tài khoản khác như: TK 133, 331, 111... Chứng từ sử dụng giống như trong phương pháp kê khai thường xuyên.
1.4.2.2. Phương pháp hạch tốn
a) Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ:
• Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng đi đường và vật liệu cuối kỳ trước sang tài khoản 611, kế tốn ghi:
Nợ TK 611 (6111) : Mua nguyên vật liệu Cĩ TK 151 : Hàng mua đang đi đường Cĩ TK 152 : Nguyên vật liệu
• Trong kỳ khi mua nguyên vật liệu, căn cứ vào hố đơn (GTGT) và các chứng từ khác, kế tốn ghi:
Nợ TK 611(6111) : Giá mua chưa thuế Nợ TK 133 (1331) : Thuế giá trị gia tăng
Cĩ TK 111,112,331,311... : Tổng giá thanh tốn + Các khoản chiết khấu được hưởng khi mua hàng, ghi:
Nợ TK 331 : Khoản giảm trừ
Cĩ TK 711 : Số giảm trừ giá mua
Cĩ TK 133 (1331) : Giảm trừ thuế giá trị gia tăng. + Hàng mua trả lại khơng đúng hợp đồng:
Nợ TK 111,112 : Thu lại bằng tiền Nợ TK 331 : Ghi giảm cơng nợ Cĩ TK 611(6111) : Trị giá hàng trả lại
Cĩ TK 133 (1331) : Giảm thuế giá trị gia tăng + Phản ánh chi phí thu mua:
Nợ TK 611 (6111): Mua hàng
Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng
Cĩ TK 111,112,331... : Tổng giá thanh tốn. + Phản ánh thuế nhập khẩu :
Nợ TK 611 (6111) : Mua nguyên vật liệu Cĩ TK 333(3333): Thuế xuất, nhập khẩu
Cĩ TK 333(33312): Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu • Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu, kế tốn xác định giá thực tế của
Giá thực tế vật Giá thực tế Giá Giá thực tế mua Giá thực tế liệu xuất dùng tồn đầu kỳ mua vào trong kỳ tồn cuối kỳ • Khi kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ, ghi:
Nợ TK 151: Giá trị hàng đi đường Nợ TK 152 : Giá trị vật liệu tồn kho
Cĩ TK 611 (6111): Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ. • Khi kết chuyển số vật liệu để sử dụng trong kỳ, ghi:
Nợ TK 621, 627, 641, 642: Xuất dùng cho sản xuất Nợ TK 632 : Xuất bán
Cĩ TK 611 (6111) : Giá trị xuất sử dụng. • Phản ánh giá trị vật liệu thiếu hụt, mất mát, ghi:
+ Nếu do nhà cung cấp chuyển nhầm, ké tốn ghi: Nợ TK 331 : Tổng giá thanh tốn
Cĩ TK 138 (1381) : Giá trị hàng thiếu
Cĩ TK 133 (1331) : Giảm thuế giá trị gia tăng. + Khi xử lý ghi:
Nợ TK 138 (1388) : Bắt bồi thường Nợ TK 811 : Hao hụt vượt định mức
Nợ TK 611 : Hao hụt tự nhiên tính vào chi phí thu mua Cĩ TK 138 (1381) : Trị giá vật liệu thiếu.
• Khi phản ánh giá trị vật liệu thừa: Căn cứ vào các nguyên nhân tìm được để xử lý, ghi:
+ Do nhà cung cấp chuyển nhầm:
Nợ TK 338 (3381)
Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng Cĩ TK 331 : Tổng giá thanh tốn.
+ Do dơi thừa tự nhiên cĩ thể phản ánh vào thu nhập bất thường ( theo chếđộ kế tốn mới là tài khoản 711 “ Thu nhập khác ” ) hoặc chi phí kinh doanh, ghi:
Nợ TK 338 (3381)
Cĩ TK 711 : Tính vào thu nhập khác Cĩ TK 642 : Ghi giảm chi phí kinh doanh. b) Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp :
+
Trong trường hợp này, hạch tốn vật liệu thu mua là theo giá đã cĩ thuế giá trị gia tăng. Do vậy khơng sử dụng tài khoản 133 để hạch tốn, doanh nghiệp chỉ cần dùng hố đơn mua bán thơng thường cĩ một dịng ghi tổng giá thanh tốn.
Các nghiệp vụ kết chuyển giá trị tồn cuối kỳ trước, giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ, xuất sử dụng trong kỳ được định khoản tương tự như theo phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Các nghiệp vụ cịn lại được định khoản như sau :
• Trong kỳ mua nguyên vật liệu, căn cứ vào hố đơn kế tốn ghi:
Nợ TK 611 (6111) : Giá mua cĩ thuế giá trị gia tăng Cĩ TK 111, 112, 141, 331, 311...
• Giá trị hàng mua trả lại, khoản được giảm giá do khơng đúng hợp đồng ghi: Nợ TK 111, 112 : Thu lại bằng tiền
Nợ TK 138 (1381): Chưa thu được ngay Nợ TK 331 : Trừ vào nợ
Cĩ TK 611 (6111)
• Các trường hợp thiếu hụt mất mát, căn cứ vào nguyên nhân ghi: Nợ TK 138( 1381) : Bắt bồi thường
Nợ TK 111, 112 : Thu lại bằng tiền Nợ TK 334 : Trừ vào lương
Nợ TK 331 : Do nhà cung cấp chuyển nhầm... Cĩ TK 138(1381)
Sơđồ kế tốn vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ(Sơđồ số 1.9-trang 36).
1.4.2.3. Sổ kế tốn sử dụng tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Theo phương pháp này, sổ kế tốn sử dụng như trong phương pháp kê khai thường