I. VÀI NÉT VỀ QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP VÀ SẢN XUẤT KINH
4. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn Xínghiệp Sơng Đà 12-6
Do Phạm vi hoạt động rộng lớn và để phủ hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh,Xí nghiệp và tồn bộ hệ thống kế tốn của Tơng Cơng ty Sơng Đà
đều áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung, cơng tác kế tốn được tiến hành và thực hiện trên máy vi tính- Chương trình cĩ tên SONGDA ACCOUNTING SYSTEM (SAS) do Tổng Cơng ty Sơng Đà giữ bản quyền.
Một số tính năng ưu việt của chương trình SAS1.99
+ Là chương trình áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung, các sổ
sách và báo cáo kế tốn được máy tựđộng tập hợp.
+ SAS 1.99 cho phép người sử dụng nhập các chứng từ thống nhất trên một cửa sổ “Nhập chứng từ kế tốn” theo trình tự thời gian của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cho phép ghi 1 nợ nhiều cĩ hoặc 1 cĩ nhiều nợ
+ Kiểm sốt phát sinh nợ, cĩ trên 1 định khoản và buộc chúng phải cân bằng nhằm khống chế sai sĩt trong quá trình cập nhật chứng từ.
+ Luơn kiểm tra số hiệu TK khi cập nhật chứng từ.
+ Quy trình kế tốn chỉ cần cập nhật 1 lần dữ liệu vào máy, máy tính sẽ xử lý và cung cấp bất kỳ 1 sổ kế tốn, báo cáo tài chính nào theo yêu cầu của người sử dụng.
+ Cĩ thể tự động đưa sang WinWord, Excel, Lotus…các báo cáo
để tiện cho người dùng thơng tin, xử lý các thơng tin theo mục đích của mình. +………….
Quy trình xử lý số liệu phần mềm SAS 1.99 cĩ thể tĩm tắt như sau: Trạm Vât tư YALY Trtưạm V Cần ật Đơn Trạm Vậ tư Na Hang Nghiệp vụ Lập chứng từ Chứng từ
Với việc áp dụng phần mềm kế tốn trên máy, cơng việc của kế tốn trở
nên đơn giản hơn rất nhiều mà vẫn đảm bảo được độ chính xác cao của số liệu kế tốn. Đồng thời để quản lý chi tiết tiện lợi cho cơng tác kiểm tra, giám sát, SAS cho phép xây dựng hệ thống danh mục mở rộng rất tiện lợi. Các danh mục tài khoản hàng hố, vật tư, khách hàng, hệ thống sổ sách kế tốn…của Xí nghiệp
đều được cài đặt khi bắt đầu sử dụng chương trình phần mềm SAS.
4.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn của Xí nghiệp
Xí nghiệp Sơng Đà 12-6 là một doanh nghiệp cĩ quy mơ tương đối lớn, cĩ
địa bàn hoạt động phân tán. Để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý và sử dụng tài sản tốt, Xí nghiệp đã áp dụng hình thức kế tốn vừa tập trung vừa phân tán. Phịng kế tốn cĩ nhiệm vụ hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
ở cơ quan Xí nghiệp và thu thập, xử lý chứng từở các đơn vị trực thuộc (khơng tổ chức kế tốn tiêng) tập trung về phịng kế tốn của Xí nghiệp, tổng hợp báo cáo kế tốn của Xí nghiệp.
4.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn của Xí nghiệp
- Kế tốn trưởng: Giúp giám đốc Xí nghiệp tổ chức và chỉ đạo thực hiện
Xử lý tự động theo chương trình đã cài đặt Cập nhật chứng từ hàng ngày Sổ kế tốn tổng hợp (Sổ NKC, sổ cái Sổ kế tốn chi tiết Các báo cáo kế tốn
Tổ chức hạch tốn kế tốn trong phạm vi tồn đơn vị theo quy chế tài chính, theo đúng pháp lệnh kế tốn thống kê và điều lệ kế tốn trưởng DNNN hiện hành.
- Kế tốn tổng hợp: Lập báo cáo tổng hợp về tình hình tài chính, cơng nợ
tồn Xí nghiệp. Đơn đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc và báo cáo theo định kỳ
hoặc đột xuất các chỉ tiêu kinh tế – Tài chính của Xí nghiệp.
- Kế tốn TSCĐ - KD xuất nhập khẩu: Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ theo chếđộ hiện hành.
Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu, ghi chép sổ kế tốn để phản ánh lượng tiền đã thanh tốn hoặc phải trả cho khách hàng hoặc người mua hàng tổng hợp là quyết tốn các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Kế tốn vật tư - xi măng: Cĩ nhiệm vụ phản ánh số lượng giá trị vật tư, xi măng, phụ tùng thiết bị, máy mĩc cĩ trong kho, cập nhật ghi chép chứng từ
phát sinh.
- Kế tốn Ngân hàng – thuế: Quản lý và theo dõi số dư tiền gửi, tiền vay, các khế ước vay, thực hiện các nghiệp vụ vay trả Ngân hàng, bảo lãnh ngân hàng, thanh tốn quốc tế và các báo cáo về nghiệp vụ Ngân hàng.
Hàng tháng tập hợp hố đơn thuế đầu vào, đầu ra để tiến hành kê khai thuế, nộp cho cơ quan thuế.
- Kế tốn thanh tốn: Lập phiếu thu, chi hàng ngày căn cứ vào yêu cầu thanh tốn trong nội bộ Xí nghiệp nêu đầy đủ chứng từ theo quy định.
- Kế tốn tiền lương, BHXH: Tính và phân bổ tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ, tổng hợp báo cáo quỹ tiền lương và các yếu tố liên quan như
BHXH, BHYT, KPCĐ, quỹ tự nguyện…
- Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu, chi tiền mặt và lập báo cáo số dư quỹ tiền mặt hàng ngày.
Sơ đồ 07: Sơđổ tổ chức bộ máy quản lý kế tốn Xí nghiệp
4.3. Hình thức kế tốn của Xí nghiệp
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp hiện nay, Phịng kế tốn – tài chính của Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế NKC trên phần mềm SAS do Tổng Cơng ty Sơng Đà giữ bản quyền. Hình thức NKC đơn giản và rất phù hợp với việc sử dụng máy vi tính đối với cơng việc kế tốn. Quy trình hạch tốn xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ, cung cấp thơng tin kế tốn của Xí nghiệp đều đươc thực hiện trên máy.
- Niên độ kế tốn qui định từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. - Kỳ kế tốn áp dụng theo tháng, quý
- Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho (HTK): Phương pháp kê khai thường xuyên.
- Căn cứ pháp lý của cơng tác kế tốn trong Xí nghiệp là các văn bản, Quyết định chung của Bộ tài chính, cụ thể là Chế độ kế tốn trong các Doanh nghiệp xây lắp ban hành theo QD1864 ngày 16/12/1998 và các văn bản, quyết định áp dụng chung tồn Xí nghiệp do Tổng Cơng ty hướng dẫn cụ thể
bằng văn bản dựa trên điều kiện sản xuất thực tế tại Xí nghiệp. Cơng tác kế tốn của Xí nghiệp được điều hành, thực hiện trên máy vi tính đã được cài đặt sẵn trên phần mềm ké tốn SAS. Thủ quỹ Kế tốn tiền lương Kế tốn vật tư xi măng Kế tốn thanh tốn Kế tốn Ngân hàng thuế Kế tốn TSCĐ XNK Kế tốn tổng hợp
- Hệ thống Tài khoản kế tốn Xí nghiệp sử dụng để hạch tốn CPSX và tính giá thành sản phẩm chủ yếu là các tài khoản: TK 621, TK 622, TK 623, TK 627, TK 154…
- Các tài khoản trên đều được mở chi tiết cho từng CT, HMCT. Ngồi ra Cơng ty cịn sử dụng một số tài khoản liên quan như TK 632, TK 141, TK 331, TK111……
Việc ghi chép trên các TK này được thực hiện theo chế độ kế tốn quy
định.
- Hệ thống sổ kế tốn sử dụng.
+ Sổ NKC: Được mở để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến mọi đối tượng theo trình tự thời gian.
+ Sổ cái TK: Được mở cho các TK 621, TK 622, Tk 623,TK 627, TK 154…
+ Sổ chi tiết TK: Được mở cho các TK chi phí nhằm mục đích theo dõi chi tiết cho từng khoản mục , từng CT, HMCT.
+ Bảng cân đối số phát sinh: Được mở cho các TK sử dụng trong
đĩ cĩ TK liên quan đến tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm.
+ Trên cơ sở các sổ chi tiết được mở và ghi chép, kiểm tra đối chiếu, đến kỳ báo cáo kế tốn tiến hành lập báo cáo tài chính cĩ liên quan phục vụ cơng tác quản lý của Xí nghiệp và tổng hợp số liệu kế tốn tồn Xí nghiệp.
Sơ đổ 08: Sơ đồ xử lý, cung cấp thơng tin kế tốn tại Xí nghiệp
Bước chuẩn bị
- Chọn loại sổ, báo cáo cần in
- Chuẩn bị các điều kiện về máy tính, máy in
Dữ liệu đầu vào