Thanh toán theo phơng thức tín dụng chứng từ là phơng thức mà Công ty th- ờng dùng, do vậy lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp với điều khoản L/C là nghiệp vụ kỹ thuật quan trọng bảo đảm cho Công ty thu hồi ngoại tệ an toàn . Chính vì vậy, khi lập bộ chứng từ thanh toán, nhằm tránh những rắc rối không đáng có trong quá trình thực hiện thanh toán, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho ngân hàng trong việc kiểm tra chứng từ, Công ty cần lu ý đến các vấn đề: + Vận đơn (bill of ladding): Đây là chứng từ mà khi lập rất dễ hay mắc phải những sai sót. Nó là chứng từ có giá trị pháp lý rất lớn, là bằng chứng của việc ngời bán đã hoàn thành trách nhiệm của mình đối với ngời mua theo đúng hợp đồng mua bán, hàng hoá đợc giao trong tình trạng tốt. Khi lập vận đơn, những nội dung trên vận đơn phải hoàn toàn phù hợp với hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế và L/C. Ngoài ra cần đặc biệt chú ý:
Khi giao hàng cho ngời chuyên chở, bằng bất cứ giá nào cũng phải lấy đợc vận đơn hoàn hảo thì mới đợc ngân hàng thanh toán tiền. Vận đơn hoàn hảo là vận đơn mà trên đó không có phê chú xấu của thuyền trởng về hàng hoá cũng nh về tình trạng của hàng hoá, bao bì. Trên vận đơn hoàn hảo thờng không có phê chú gì hoặc có ghi:
• ‘clean’
• “Received in external good order and condition”
• “Taken in charge in apparent good order and condition”
Thuyền trởng bao giờ cũng căn cứ vào biên lai thuyền phó để phê chú vào vận đơn do đó trớc khi lấy vận đơn phải kiểm tra thật kỹ biên lai thuyền phó xem có ghi chú gì xấu không, nếu có phải kịp thời sửa chữa hàng hoá để lấy cho đợc vận đơn hoàn hảo.
Hoá đơn thơng mại do Công ty lập ra, chỉ rõ tên, địa chỉ của ngời mua nh là ngời chịu trách nhiệm trả tiền. Trên đó mô tả một cách chi tiết các loại hàng hoá về số lợng, trọng lợng và đơn giá của chúng tơng ứng với quy định trong L/C. Đồng tiền thanh toán của hoá đơn là đồng tiền trong L/C, giá trị của hoá đơn không đợc vợt quá giá trị của L/C, hoá đơn có thể đợc ký, xác thực, chứng nhận...
+ Phiếu đóng gói (packing list)
Đây là văn bản mang tính đơn nhất, không có sự kết hợp, đối chiếu với bất kỳ một tài liệu nào khác. Phiếu đóng gói cần mô tả một cách chi tiết phần bên trong của mỗi bao, mỗi hộp hay mỗi container với những thông tin liên quan. Những thông tin này phải thống nhất với những quy định tơng ứng trong các chứng từ khác.
+ Các loại giấy chứng nhận xuất xứ, chất lợng, số lợng:
Khi lập những chứng từ này, Công ty phải hoàn toàn dựa vào yêu cầu trong th tín dụng về nơi phát hành hay cơ quan cấp chứng nhận. Nội dung trong các giấy chứng nhận đó phải hoàn toàn phù hợp với các chứng từ có liên quan, không chứa đựng những thông tin xấu về hàng hoá, trừ khi L/C cho phép.
Ngoài các chứng từ trên, tuỳ thuộc vào hợp đồng và L/C, Công ty có thể phải lập thêm các chứng từ khác nh: chứng từ bảo hiểm, giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy chứng nhận vệ sinh...
Số lợng các loại chứng từ xuất trình (số bản gốc, số bản copy) đều phải tuân theo quy định trong L/C một cách chính xác thì mới đảm bảo khả năng đợc thanh toán.
Tuy nhiên, khi có sai sót trong bộ chứng từ thanh toán trong phơng thức L/C,
có thể linh hoạt giải quyết theo các cách:
+ Công ty có thể cam kết miệng với ngân hàng của mình về những sai sót trong bộ chứng từ để đợc thanh toán. Ngân hàng sẽ chấp nhận thanh toán trong trờng hợp này khi bộ chứng từ có sai sót nhỏ, và Công ty thực sự có tín nhiệm đối với ngân hàng, có tình trạng tài chính tơng đối khả quan, thờng việc cam kết này đợc chấp nhận vì Công ty có mối quan hệ khá tốt với ngân hàng Ngoại thơng Việt
+ Công ty có thể viết th cam kết bồi thờng. Theo tập quán, ngời xuất khẩu có thể nhờ ngân hàng của mình chiết khấu các chứng từ bằng cam kết th bồi thờng của mình dù có các sai biệt.
+ Công ty có thể chuyển sang phơng thức nhờ thu.
Công ty có thể yêu cầu ngân hàng giao dịch gửi bộ chứng từ với trách nhiệm của mình về mọi rủi ro đến ngân hàng mở để nhờ thu. Với cách này, Công ty phải chờ một thời gian mới đợc thanh toán. Ngân hàng mở sẽ hành động nh một ngân hàng nhờ thu, sẽ chuyển số tiền thu đợc bằng th hàng không cho Công ty thông qua ngân hàng của Công ty . Nếu giá trị hối phiếu là một số tiền lớn, Công ty nên yêu cầu ngân hàng thu ngân chuyển số tiền thu đợc trên bằng điện chuyển tiền để thu đợc tiền nhanh hơn.