Cụng ty cần kiểm nghiệm hàng hoỏ một cỏch nhanh chúng rồi tiến hành làm thủ tục hải quan để giao hàng đỳng thời hạn quy định đồng thời giảm được chi phớ, giữ được uy tớn với khỏch hàng. Cụng ty phải thường xuyờn trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày, giờ phương tiện vận chuyển đến và ngày giờ làm hàng, để vận chuyển hàng đến cảng hay tới địa điểm giao
hàng. Để lập được kế hoạch này Cụng ty căn cứ vào đặc điểm hàng xuất khẩu, thời gian giao hàng ghi trong hợp đồng.
Trong quỏ trỡnh giao hàng, việc giao hàng phải được cỏn bộ của Cụng ty thường xuyờn giỏm sỏt, cập nhật số liệu từng ngày, từng giờ xem cú đỳng tốc độ bốc hàng hay khụng, kịp thời phỏt hiện sai sút để cú biện phỏp sử lý thớch hợp. Khi giao hàng xong Cụng ty nờn yờu cầu đối tỏc hoặc người vận chuyển ký vào biờn bản tổng kết giao nhận hàng hoỏ, nhanh chúng Cụng ty lấy vận đơn thuyền phú để đổi lấy vận đơn đường biển và chuyển gấp về phũng kế toỏn để lập chứng từ thanh toỏn.
Khi giao hàng lờn tàu, để trỏnh những sự việc khụng hay xảy ra, Cụng ty cần phải:
Thụng bỏo cho đại lý vận tải của Cụng ty Chuẩn bị tốt cho việc bốc xếp hàng húa Giỏm sỏt chặt chẽ trong quỏ trỡnh giao hàng Lập cỏc chứng từ cần thiết sau khi giao hàng
Ngoài ra Cụng ty cũn chỳ ý tới việc tiết kiệm cỏc chi phớ trong quản lý kinh doanh để bự vào chi phớ vận chuyển tăng cao nhằm đảm bảo mục tiờu lợi nhuận. Phương ỏn này với Cụng ty hiện nay là khỏ khú khăn thực hiện vỡ trờn thực tế Cụng ty đó luụn cố gắng tiết kiệm chi phớ cú thể được trong hoạt động kinh doanh cũng như chi phớ quản lý khỏc.
Cụng ty cú thể tận dụng sự phong phỳ và theo xu hướng cung lớn hơn cầu hiện nay của thị trường vận tải để đưa ra một giải phỏp cú lợi cho cả hai bờn. Đú là trong số cỏc cụng ty vận tải hiện nay mà Cụng ty đang cú mối quan hệ hợp tỏc, nờn chọn ra một cụng ty đỏp ứng tốt nhất nhu cầu của Cụng ty về tuyến phục vụ, lịch trỡnh, chất lượng dịch vụ… Cụng ty sẽ tiến hành đàm phỏn và ký kết cỏc hợp đồng nguyờn tắc theo từng năm hoặc cú thể lõu hơn với họ, tất nhiờn là với một mức giỏ phự hợp và nhất thiết khi đàm phỏn để ký
hợp đồng chi tiết khi cú nhu cầu chuyờn chở giỏ đú phải thấp hơn giỏ thị trường thực tế trong phạmvi quy định của hợp đồng nguyờn tắc. Điều này đảm bảo Cụng ty sẽ tiết kiệm được phần nào giỏ cước vận tải tăng cao và ngược lại hóng vận tải cũng sẽ cú một khỏch hàng thường xuyờn trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Vấn đề lịch bốc hàng cú thể bị thay đổi bất ngờ khiến cho Cụng ty cú thể gặp lỳng tỳng nếu thời gian giao hàng là quỏ gấp. Do vậy để giải quyết được vấn đề này Cụng ty nờn chủ động rỳt ngắn thời gian cú thể được và lờn kế hoạch giao hàng bao giờ cũng nờn để một độ dư nhất định cho những trường hợp trờn. Khụng nờn xếp lịch giao hàng qua sỏt với ngày đến hạn. Như thế nếu cú sự thay đổi bất ngờ Cụng ty cũng khụng quỏ khú khăn vỡ vẫn cũn thời gian dư cho việc giao hàng và bốc hàng.
Ngoài cỏc biện phỏp chủ động sắp xếp lịch giao hàng sao cho cú thể trỏnh được cỏc rủi ro cú thể xảy ra, tuy nhiờn do đặc điểm thị trường của sản phẩm thiếc khú cú thể đảm bảo việc Cụng ty luụn chủ động được thời gian giao hàng trong từng đơn hàng. Do vậy khi cú những sự kiện xảy ra cú thể làm chậm quỏ trỡnh giao hàng, Cụng ty nờn cử cỏn bộ trực tiếp xuống làm việc với cơ quan điều độ cảng, hay cỏc cơ quan và cỏc đơn vị khỏc cú liờn quan để nhanh chúng giải quyết cỏc vướng mắc về phớa Cụng ty mà họ yờu cầu.
Trong trường hợp việc giao hàng chậm là do cỏc nhõn tố bất khả khỏng thỡ Cụng ty phải chủ động thụng bỏo cho cỏc đối tỏc và chuẩn bị đầy đủ cỏc hồ sơ và chứng từ để xuất trỡnh đỳng theo quy định giải quyết trường hợp bất khả khỏng như đó quy định trong hợp đồng.