Một cơ quan tổ chức muốn quản lý hoạt động giao việc, thực hiện công việc và báo cáo kết quả công việc một cách khoa học và chi tiết nhất.
Trong các Cơ quan, doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức quản lý-điều hành điển hình được phân theo cấp quản lý từ cao xuống thấp như sau:
- Ban Giám đốc (Giám đốc, các phó giám đốc, trợ lý, thư ký giám đốc) - Lãnh đạo phòng (Trưởng phòng và các phó phòng, thư ký phòng) - Tổ (Tổ trưởng, tổ phó, trưởng nhóm, ...)
- 31 - Ban Giám Đốc (Giám đốc, phó giám đốc, thư ký, trợ lý,...) Lãnh đạo phòng ban 1 (Trưởng phòng, phó phòng, Văn thư phòng) Tổ 1 Lãnh đạo phòng ban n (Trưởng phòng, phó phòng, Văn thư phòng) Tổ m ... ...
Nhân viên 1 ... Nhân viên k
Hình 3.5. Mô hình phân cấp quản lý trong doanh nghiệp
Các công việc được xuất phát, tạo ra từ cấp Lãnh đạo phòng/tổ trở lên với nguồn là: các chỉ đạo trong các cuộc họp, các công văn và các chỉ đạo đến từ cấp trên, công việc riêng của phòng. Các công việc được tổ chức theo mô hình cây phân cấp, một công việc lớn được phân thành nhiều công việc nhỏ, mỗi công việc nhỏ nhất được giao cho một chuyên viên giải quyết.
Thông tin cơ bản của mỗi công việc bao gồm: Tên công việc, Ngày giao, Người giao, Ngày yêu cầu kết thúc, Độ khẩn, Nội dung công việc, Nội dung giải quyết, Người (nhóm người giải quyết), ngày hoàn thành công việc, Khối lượng hoàn thành, Trạng thái giải quyết, Thời gian tiếp nhận công việc, Trạng thái (đọc, chưa đọc), Nội dung chỉ đạo, ....
Mỗi công việc được quản lý phân cấp theo chủ đề công việc. Khi có công việc phân xuống Phòng/ban (các công việc lớn được chia cho nhiều phòng ban, chuyên viên cùng giải quyết), lãnh đạo Phòng phân về các Tổ, các lãnh đạo Tổ lại chia nhỏ công việc để phân cho từng chuyên viên giải quyết (công việc nhỏ nhất).
Mỗi công việc có các trạng thái giải quyết sau:
Chưa phân giải quyết: công việc mới tạo ra chưa phân giải quyết
Đang giải quyết: công việc đã được phân cho phòng ban (hay chuyên viên) giải quyết nhưng chưa giải quyết xong.
- 32 -
Đã giải quyết xong: Tất cả các công việc đã phân cho phòng ban (hay chuyên viên) giải quyết, và các công việc này đã được giải quyết xong.
Quá hạn giải quyết: tất cả các công việc đang giải quyết mà có ngày kết thúc nhỏ hơn ngày hiện tại.
Lãnh đạo dựa vào trạng thái giải quyết và mức độ hoàn thành công việc để theo dõi và cập nhật nội dung chỉ đạo thực hiện công việc. Lãnh đạo có thể tổng hợp số lượng công việc theo trạng thái giải quyết và xem tiến độ giải quyết công việc của một chuyên viên, tổ, phòng hay toàn công ty.