III. NHỮNG í KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ
3.Phương phỏp quản lý và hạch toỏn chi phớ
- Đối với chi phớ nguyờn vật liệu
Chi phớ nguyờn vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giỏ thành cụng trỡnh xõy lắp vỡ vậy việc tiết kiệm chi phớ là mối quan tõm hàng đầu của xớ nghiệp. Tiết kiệm chi phớ khụng cú nghĩa là cắt xộn bớt lượng nguyờn vật liệu định mức cho thi cụng cụng trỡnh mà theo quan điểm là hạn chế những hao hụt trong bảo quản, thi cụng và vận chuyển. Vỡ vậy để thực hiện được mục tiờu này xớ nghiệp nờn:
Thiết lập mối quan hệ ổn định với một số nhà cung cấp, giữ uy tớn trong quan hệ kinh doanh và nờn ký hợp đồng mua vật tư với cỏc nhà cung cấp trong thời gian dài với địa điểm và thời gian giao nhận vật tư được xỏc định phự hợp với yờu cầu cụng việc và tiến độ thi cụng cụng trỡnh. Hơn nữa, việc giao nhận vật tư thoả thuận theo tiến độ thi cụng sẽ hạn chế được tỡnh trạng hao hụt vật khi bảo quản trong thời gian dài, giảm được chi phớ bảo vệ cụng trưũng.
Do cỏc cụng trrỡnh ở xa xớ nghiệp nờn việc giao cho đội thi cụng tự lo một phần vật liệu cũng gúp phần làm giảm bớt chi phớ. Tuy nhiờn, xớ nghiệp mới chỉ sử dụng hoỏ đơn mua hàng để làm căn cứ ghi sổ chi phớ vỡ vậy để đảm bảo chất luượng vật tư đưa tới cụng trỡnh, xớ nghiệp nờn yờu cầu cỏc đội phải lập biờn bản giao nhận vật tư giữa bờn cung ứng và bờn thi cụng. Biờn bản cú thể được lập theo mẫu sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc BIấN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ
Ngày thỏng năm
Chỳng tụi gồm:
ễng (Bà): Đại diện bờn cung ứng ễng (Bà): Đại diện bờn nhận
Đó tiến hành giao nhận số vật tư sau: STT TấN, QUY CÁCH, CHỦNG LOẠI VẬT TƯ ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG Tổng cộng Đại diện bờn cung ứng Đại diện bờn nhận (Ký, Họ tờn) (Ký, Họ tờn)
Biờn bản này được lập tại thời gian và địa điểm giao nhận vật tư. sau đú nhõn viờn kinh tế của đội sẽ gửi biờn bản này kốm theo cỏc chứng từ gốc để làm căn cứ ghi sổ kế toỏn.
Bờn cạnh cỏc biện phỏp trờn xớ nghiệp cũng nờn cố gắng giảm tới mức tối thiểu hao hụt trong quỏ trỡnh bảo quản, vận chuyển và đặc biệt là khõu thi cụng. Để đảm bảo được yờu cầu này trứơc hết xớ nghiệp cần phải tổ chức kho bói đỳng yờu cầu kỹ thuật, thường xuyờn nõng cao chất lượng kho bói và kiểm tra tỡnh hỡnh bảo quản vật liệu ở từng cụng trỡnh thi cụng. Bờn cạnh đú, xớ nghiệp nờn cú chế độ thưởng phạt hợp lý với đội quản lý và bảo vệ kho bói. Đối với những trường hợp vi phạm phải xử phạt thật nghiờm khắc đồng thời cũng phải cú chế độ khen thưởng thớch hợp đối với những lao động hoàn thành tốt cụng việc của
mỡnh.
- Đối với chi phớ nhõn cụng
Hiện nay tại xớ nghiệp, chi phớ nhõn cụng thường được hạch toỏn vào thỏng cuối cựng khi cụng trỡnh hoàn thành. Như vậy, số liệu chi phớ cụ thể theo từng thỏng để đối chiếu, xem xột với khối lượng cụng việc thực hiện là khụng cú. Theo em xớ nghiệp nờn hạch toỏn chi phớ tiền lương hàng thỏng dựa trờn cỏc chứng từ chủ yếu là cỏc hợp đồng giao khoỏn, bảng chấm cụng và cú sự giỏm sỏt của xớ nghiệp trong việc tớnh trả lương hay tớnh tạm ứng ở cỏc cụng trỡnh. Biện phỏp này cú tỏc dụng nõng cao năng suất lao động và nõng cao được ý thức trỏch nhiệm của người cụng nhõn, đồng thời đẩy nhanh tiến độ thi cụng đảm bảo thời gian bàn giao cụng trỡnh.
Ngoài ra, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toỏn, cung cấp ngay thụng tin về khoản mục chi phớ nhõn cụng trực tiếp, xớ nghiệp cú thể lập bảng kờ chi phớ nhõn cụng cho từng đội như sau:
BẢNG Kấ CHI PHÍ NHÂN CễNG Đội…. T T TấN CễNG TRèNH CPNCTT CỦA CễNG NHÂN XÍ NGHIỆP CPNCTT CỦA LAO ĐỘNG THUấ NGOÀI CPNCTT CỦA NHÂN CễNG HỢP ĐỒNG CỘN G CỘNG
- Chi phớ sản xuất chung
Hiện nay, việc hạch toỏn khoản mục chi phớ này cú một điều đỏng núi đú là việc phõn bổ chi phớ vận chuyển của từng đội xe cho từng cụng trỡnh. Dựa trờn số ca xe từ bảng phõn bổ và định mức của từng loại xe, kế toỏn sẽ cú số liệu về khoản chi phớ vận chuyển này. Việc tớnh chi phớ dựa trờn cơ sở định mức như vậy sẽ phỏt sinh một khoản chờnh lệch so với thực tế, tạo ra khoản tồn vào cuối năm. Vỡ vậy để việc hạch toỏn được chớnh xỏc hơn, theo em xớ nghiệp nờn phõn bổ chi phớ của đội xe theo số chi phớ thực tế phỏt sinh mà khụng nờn phõn bổ theo định mức. Cuối thỏng, kế toỏn sẽ tập hợp toàn bộ chi phớ phỏt sinh của đội
xe (Theo từng loại xe) sau đú chia cho tổng số ca xe thực hiện sẽ cú đơn giỏ thực tế của từng ca xe phõn bổ cho từng cụng trỡnh.
- Đối với chi phớ quản lý doanh nghiệp
Tại xớ nghiệp, chi phớ QLDN định kỳ hàng năm kết chuyển sang chi phớ chờ kết chuyển (TK 142), sau đú khi cụng trỡnh hoàn thành sẽ phõn bổ vào chi phớ trong kỳ. Việc phõn bổ này dựa trờn tiờu thức doanh thu của từng cụng trỡnh là hợp lý. Tuy nhiờn, xớ nghiệp nờn lấy chi phớ cần phõn bổ là tổng CPQLDN phỏt sinh trong năm chứ khụng nờn lấy một tỷ lệ cố định là 6% để phản ỏnh thực trạng sản xuất kinh doanh hàng năm của xớ nghiệp.
- Phương phỏp đỏnh giỏ sản phẩm dở dang
Chi phớ dở dang được đỏnh giỏ hàng thỏng bao gồm toàn bộ chi phớ từ khi khởi cụng cho đến cuối thỏng đú, đồng thời xớ nghiệp cũng ỏp dụng phương thức thnah toỏn sau khi cụng trỡnh hoàn thành toàn bộ nờn cú thể dẫn đến tỡnh trạng vốn bị ứ động trờn cụng trỡnh.Vỡ vậy, theo em với những cụng trỡnh lớn, cú điểm dừng kỹ thuật nhất định thỡ xớ nghiệp nờn yờu cầu bờn chủ đầu tư thanh toỏn theo điểm dừng kỹ thuật. Như vậy xớ nghiệp sẽ thu hồi vốn nhanh, tăng vũng quay của vốn trỏnh tỡnh trạng phải vay vốn để thi cụng, gúp phần làm tăng lợi nhuận của xớ nghiệp.