1- Một số vấn đề lý luận chung về kế tốn tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả
2.2.1 Kế tốn tiêu thụ thành phẩm
2.2.1.1 Phương thức tiêu thụ và hình thức thanh tốn.
Cơng ty CP May Chiến Thắng là doanh nghiệp chuyên sản xuất và tiêu thụ sản phẩm may mặc. Thành phẩm được sản xuất xong được đem đi tiêu thụở
cả thị trường trong nước và nước ngồi.
Phương thức tiêu thụ chủ yếu của Cơng ty là xuất khẩu hàng may mặc theo các hợp đồng gia cơng: theo phương thức này khách hàng muốn đặt đơn đặt hàng tại cơng ty sẽ giao cho cơng ty nguyên vật liệu, phụ liệu, mẫu mã kỹ thuật. Sau đĩ cơng ty sẽ tiến hành sản xuất và giao hàng lại cho khách tại địa điểm ký kết trong hợp đồng. Cũng cĩ khi khách hàng chỉ giao cho cơng ty mẫu mã kỹ
thuật mà khơng giao nguyên vật liệu phụ liệu nên cơng ty phải tự mua nguyên vật liệu để sản xuất.
Phương thức tiêu thụ trong nước chủ yếu là bán hàng qua các đại lý với các hình thức thanh tốn là đơn vị nhận đại lý định kỳ trong tháng bán được bao nhiêu hàng trả tiền bấy nhiêu, hiện nay phương thức này cịn chiếm tỷ trọng nhỏ
trong tổng doanh thu.
Để khích thích quá trình tiêu thụ sản phẩm, đồng thời để phù hợp với khả
năng thanh tốn của từng khách hàng, cơng ty đã sử dụng nhiều phương thức thanh tốn khác nhau nhưng chủ yếu vẫn là bán hàng thu tiền ngay và bán hàng cho khách hàng thanh tốn trả chậm.
2.2.1.2 Tổ chức khâu tiêu thụ.
Ngày nay, trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng quyết liệt các doanh nghiệp đều ý thức được rằng muốn tồn tại và phát triển thì sản phẩm phải phong phú, đa dạng, đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý. Nhận thức được điều đĩ, trong cơng tác quản lý khâu tiêu thụ Cơng ty luơn quan tâm chú ý những vấn đề sau:
Về quy cách phẩm chất: trước khi cho nhập kho, thành phẩm luơn được bộ phận thu hĩa ở xí nghiệp kiểm tra và đưa lên cho bộ phận KCS của Cơng ty kiểm tra lại một cách nghiêm ngặt, khơng cho nhập kho các thành phẩm khơng
đạt yêu cầu. Cơng ty đặc biệt chú trọng nguyên tắc sản xuất phải gắn liền với thị
trường, nên chỉ cho phép nhập kho những thành phẩm mà thị trường chấp nhận, phải đúng mẫu mã, kích cỡ mà phía gia cơng đặt hàng.
Về mẫu mã: do đặc điểm của hàng may mặc là phụ thuộc vào thị hiếu người tiêu dùng (mốt) nên hầu hết hàng gia cơng đều sản xuất theo mẫu mã khách hàng đưa cho, ngồi ra cũng cĩ một số sản phẩm do phịng thiết kế thời trang của cơng ty tạo ra.
Về giá bán: Đối với hợp đồng gia cơng, khi ký kết hai bên đã thỏa thuận trước về giá gia cơng, nĩ được xác định dựa trên chi phí mà Cơng ty bỏ ra để gia cơng hàng hĩa. Đối với hàng bán trong nước cơng ty xác định giá cả dựa trên cơ
sở giá thành sản xuất và sự biến động của cung cầu thị trường.
Sản phẩm của Cơng ty CP May Chiến Thắng là các sản phẩm may mặc với rất nhiều chủng loại, mẫu mã và kích cỡ khác nhau như áo Jacket, quần áo thể thao, áo sơ mi, quần âu, quần jean, váy…
Quá trình tiêu thụ của cơng ty được thực hiện theo hai nghiệp vụ là chủ
yếu nhưđã nĩi ở trên: tiêu thụ nội địa và trả hàng gia cơng xuất khẩu cho khách. Ngồi việc thực hiện các nghiệp vụ chính là bán các mặt hàng sản xuất trên cơng ty cịn bán cả nguyên vật liệu khơng sử dụng hết, phụ liệu, phế liệu…khi khách cĩ nhu cầu. Tương ứng với các hoạt động tiêu thụ đĩ sẽ cĩ các khoản doanh thu bán sản phẩm chính may, doanh thu hàng hĩa, nguyên phụ liệu và doanh thu dịch vụ khác.
2.2.1.3.1 Tài khoản kế tốn sử dụng.
TK 511 – Doanh thu tiêu thụ
- TK 5111 – Doanh thu tiêu thụ sản phẩm chính may. - TK 5112 – Doanh thu hàng hĩa, nguyên vật liệu, phụ liệu. - TK 5113 – Doanh thu dịch vụ khác TK 521 - Chiết khấu thương mại TK 531 - Giảm giá hàng bán TK532 – Hàng bán bị trả lại TK 131 - Phải thu khách hàng TK 111 - TIền mặt TK 112 - Tiền gửi ngân hàng TK 155 – Thành phẩm TK 157 – Hàng gửi bán TK 632 – Giá vốn hàng bán Chứng từ sử dụng :
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Biểu số 1 ): là chứng từđược sử
dụng trong trường hợp xuất thành phẩm giao cho khách hàng ở cảng, chờ làm thủ tục xuất khẩu, hoặc xuất hàng cho các cửa hàng và đại lý của cơng ty được thành lập thành 3 liên:
- Liên 2: Đi theo phương tiện vận tải chở hàng - Liên 3: Chuyển lên phịng tài vụ
Hĩa đơn GTGT (Biểu số 2,3): được sử dụng khi bán hàng cho đại lý
Sổ kế tốn sử dụng Theo dõi chi tiết:
Để theo dõi tình hình tiêu thụ của từng loại thành phẩm trong tháng, kế
tốn tiêu thụ thành phẩm sử dụng “ Bảng kê hĩa đơn bán hàng” ( Biểu số 4 ). Sổ
này được mở cho các loại thành phẩm trong từng tháng.
Cách lập sổ: Hàng ngày căn cứ vào các hĩa đơn (GTGT), kế tốn tiêu thụ
thành phẩm trên “ Bảng kê hĩa đơn bán hàng, dịch vụ”, mỗi hĩa đơn được phản ánh trên một dịng của cột qua các chỉ tiêu :
- Cột chứng từ: Ghi số, ngày của các hĩa đơn (GTGT).
- Cột diễn giải: Ghi tên khách hàng và số tiền ghi bằng ngoại tệ của hàng xuất khẩu.
- Cột tiền: ghi số tiền hàng bán.
- Cột chiết khấu: phản ánh số tiền chiết khấu cho khách hàng. - Cột phải thu: Phản ánh số tiền hàng khách hàng phải thanh tốn.
Dịng tổng cộng cuối bảng cho biết tổng doanh thu tiêu thụ, tổng số thuế
GTGT của hàng bán ra, tổng số tiền chiết khấu, tổng số tiền khách hàng phải thanh tốn trong tháng.
Để theo dõi doanh thu tiêu thụ trong tháng, kế tốn tiêu thụ sử dụng Sổ
chi tiết tiêu thụ dùng cho TK 511 – doanh thu tiêu thụ ( Biểu số 5), TK5111 – doanh thu sản xuất chính may, TK 5112 – doanh thu bán hàng hĩa, TK 5113 – doanh thu dịch vụ.
Để theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng, kế tốn tiêu thụ thành phẩm mở sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng ( Biểu số 6).
Sổ chi tiết phải thu của khách hàng được mở theo từng tháng và cho từng hĩa đơn. Mỗi hĩa đơn mua chịu được ghi trên một dịng và được kế tốn theo dõi cho đến khi khách hàng thanh tốn khoản nợđĩ.
- Cột chứng từ: Căn cứ vào số, ngày của Hĩa đơn (GTGT) - Cột khách hàng: Ghi tên khách hàng.
- Cột diễn giải: Ghi cụ thể các nghiệp vụ phát sinh đối với từng khách hàng.
- Cột TK đối ứng: Ghi số hiệu các TK liên quan.
- Cột số phát sinh: Bên Nợ phán ánh số tiền khách hàng đã chịu mua chịu, bên Cĩ phản ánh số tiền khách hàng đã thanh tốn cho Cơng ty. Nếu khi thanh tốn khách hàng chỉ trả một phần tiền hàng thì số cịn phải thu được ghi vào bên Nợ.
Nếu khách hàng trả trước tiền hàng hoặc thanh tốn với số tiền lớn hơn số
phải trả ( Sẽ trừ vào tiền hàng lần sau ) thì phản ánh vào bên Cĩ.
Để theo dõi số thuế GTGT của hàng bán ra trong kỳ, kế tốn sử dụng Sổ
chi tiết tài khoản 333 - Thuế và các khoản nộp nhà nước. ( Biểu số 7)
Cách lập sổ chi tiết tài khoản 333:
- Cột chứng từ: Căn cứ vào số, ngày của Hĩa đơn (GTGT) - Cột khách hàng: Ghi tên khách hàng.
- Cột diễn giải: Ghi cụ thể các nghiệp vụ phát sinh đối với từng khách hàng.
- Cột số phát sinh: Bên Nợ phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ, bên Cĩ phản ánh số thuế GTGT của hàng bán chịu thuế trong kỳ.
Theo dõi tổng hợp;
Kế tốn tổng hợp doanh thu bán hàng sử dụng bảng kê số 11 ( biểu số 8 - phản ánh số phát sinh phải thu của khách hàng trong kỳ), sử dụng NKCT số 8 ( biểu số 9 – theo dõi các khoản tiền liên quan để xác định KQKD), Sổ cái TK511 ( biểu số 10 - phản ánh doanh thu trong kỳ). Căn cứđể ghi NKCT số 8, kế tốn căn cứ vào số cộng cĩ TK511 để ghi vào sổ cái TK511.
Kế tốn tổng hợp khoản thu phải thu của khách hàng sử dụng Bảng kê số
Bảng kê số 11 được mở theo tháng, mỗi khách hàng được phản ánh trên một dịng sổ. Cơ sở số liệu để ghi vào Bảng kê số 11 là Bảng kê số 11 của tháng trước và sổ chi tiết phải thu của khách hàng trong tháng hạch tốn, cụ thể:
- Cột dư Nợ đầu và dư Cĩ đầu: Căn cứ vào số dư Nợ và dư Cĩ cuối tháng trên Bảng kê số 11 của tháng trước.
- Phần “ Ghi Nợ TK 131 ghi Cĩ các TK ” được lấy từ dịng tổng cộng trên các chi tiết phải thu của khách hàng - phần phát sinh Cĩ
- Cột số dư cuối tháng: Được lấy từ số dư cuối tháng trên các sổ Chi tiết phải thu của khách hàng hoặc được xác định theo cơng thức:
Số liệu tổng hợp trên Bảng kê số 11 làm căn cứ để ghi lên NKCT số 8 ( Biểu số 9) phần ghi cĩ TK 131.
Cuối tháng sau khi khĩa sổ NKCT số 8, kế tốn căn cứ vào số cộng Cĩ của TK131 để lên sổ cái TK131
Trình tự ghi sổ kế tốn.
Do sử dụng phần mềm kế tốn máy trong cơng tác kế tốn nên trong cơng tác kế tốn tiêu thụ thành phẩm, khi nhận được các chứng từ tài liệu liên quan chuyển lên phịng kế tốn cho kế tốn tiêu thụ. Kế tốn tiêu thụ mở phần quản lý bán hàng, căn cứ vào nội dung chứng từ để cập nhập số liệu vào thành phần hành phù hợp.Sau đĩ số liệu nhập vào sẽ tự động được kết chuyển sang các sổ
kế tốn chi tiết và tổng hợp theo trình tự sau: Dư cuối kỳ = Dưđầu kỳ + Số phát sinh Nợ - Số phát sinh Cĩ
Đối với nghiệp vụ bán hàng nội địa.
Chủ yếu là bán hàng thơng qua các đại lý. Khi xuất hàng đi bán cho các
đại lý Cơng ty vẫn chưa coi là hàng đã tiêu thụ, đây mới chỉ là hàng gửi đi bán cho các đại lý. Chỉđến cuối kỳ, khi đại lý nộp tiền bán hàng Cơng ty mới coi là
đã tiêu thụ. Khi nhận được tiền hàng của các đại lý, căn cứ vào phiếu thu do kế
tốn thanh tốn đưa sang, kế tốn tiêu thụ lấy đĩ làm căn cứ lập hĩa đơn bán hàng và nhập số liệu vào máy tính.
Chứng từ hạch tốn doanh thu tiêu thụ nội địa là: Hĩa đơn GTGT Hĩa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
- Liên 1: lưu tại quyển gốc ở phịng kinh doanh - Liên 2: giao cho khách hàng
- Liên 3: chuyển lên phịng tài vụ làm căn cứđể ghi sổ
Ví dụ, Hĩa đơn ngày 20/12/2007, số HAD 0003558 cho đại lý chị
Dung,27 Bà Triệu. Tổng số tiền đã thanh tốn ( bao gồm cả thuế GTGT là 4.315.000đ ( biểu số 2 – hĩa đơn GTGT) Sơđồ 2.5: Trình tự di chuyển chứng từ Hĩa đơn GTGT SCT bán hàng SCT PTKH bảng kê số 11 BCĐ SPS TK 511 BTH tiêu thụ BTH các TK, NKCT số 8 Sổ cái TK 511, 131, 331…
Căn cứ vào hĩa đơn trên kế tốn tiêu thụ nhập vào máy tính. Vào giao diện của phẩn mềm kế tốn, chọn thư mục Quản lý bán hàng, chọn Cập nhập ban đầu, chọn Hĩa đơn bán hàng Tại hĩa đơn bán hàng trên kế tốn sẽ nhập số
liệu như trên hĩa đơn . Sau khi nhập xong số liệu nhấn nút Lưu.
Khi số liệu được lưu vào máy, sẽ tự động cập nhập sang các bảng kê hĩa
đơn bán hàng, sổ chi tiết tiêu thụ, sổ chi tiết thuế, bảng kê số 11, nhật ký chứng từ số 8, sổ cái TK 511, TK 131, TK3331
Đối với nghiệp vụ xuất trả hàng gia cơng
Khách hàng đến nhận giao hàng gia cơng chủ yếu là người nước ngồi. Khi xuất hàng cho khách thì hàng xuất coi như đã tiêu thụ trong kỳ. Đặc điểm của cơng ty CP May Chiến Thắng là khi khách hàng muốn đặt tại cơng ty, thường là khách hàng giao tồn bộ nguyên vật liệu và phụ liệu, mẫu mã kỹ thuật trước thời gian sản xuất. Khách hàng sẽ thanh tốn tiền gia cơng sản xuất sản phẩm. Cũng cĩ trường hợp khách hàng chỉ đặt hàng theo yêu cầu kỹ thuật mẫu mã mà khơng giao nguyên vật liệu, nên cơng ty phải tự mua nguyên vật liệu để
sản xuất. Việc thanh tốn thường diễn ra sau khi giao hàng bằng cách mở các tín dụng thư thơng qua các ngân hàng. Vì vậy kế tốn cũng vẫn phải theo dõi các khoản nợ qua tài khoản 131.
Chứng từ hạch tốn hàng gia cơng bao gồm: - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Hĩa đơn GTGT ( VAT INVOICE ) - Giấy báo Cĩ của ngân hàng.
Ví dụ, Hĩa đơn ngày 15/12/2007, số HAD 0003397 cho hãng Mango – Puto. Tổng số tiền phải thanh tốn khơng tính thuế GTGT là 36.694.65 USD ( biểu số
3 – hĩa đơn GTGT của hàng nhận gia cơng ) Trình tự hạch tốn như sau:
Khi cĩ nghiệp vụ xuất hàng gia cơng trả cho khách hàng, Phịng Phục vụ
sản xuất căn cứ vào phiếu xuất kho lập hĩa đơn VAT chuyển lên phịng tài vụ, kế tốn tiêu thụ thành phẩm căn cứ vào đĩ để nhập số liệu vào máy vi tính. Lúc
này doanh thu được ghi nhận ngay cho dù khách hàng đã thanh tốn hay chưa thanh tốn.
Doanh thu được ghi nhận trên cơ sở số lượng thành phẩm và đơn giá bán mà khách hàng và cơng ty đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tếđã ký kết
Do là thành phẩm gia cơng xuất khẩu cho khách hàng nước ngồi nên theo quy định của pháp luật Thuế hàng này khơng phải chịu thuế GTGT của hàng bán ra và cũng khơng phải chịu thuế xuất khẩu , nên khi xuất khẩu khơng phải chịu thuế này.
Doanh thu của hàng xuất khẩu được cơng ty tính theo tiền ngoại tệ. Kế
tốn phải chịu qui đổi ngoại tệ sang VNĐ căn cứ vào tỷ giá giao dịch của Ngân hàng ngoại thương Việt Nam cơng bố tại ngày phát sinh nghiệp vụ. Tỷ giá này
được cập nhật thường xuyên vào các hĩa đơn.
Đầu tiên kế tốn tiêu thụ mở màn hình nhập số liệu chọn mục hĩa đơn bán hàng và nhập số liệu từ hĩa đơn vào
Sau khi cập nhật các thơng tin đầy đủ vào máy tính kế tốn nhấn nút Lưu, từ đây máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ chi tiết tài khoản doanh thu, sổ chi tiết cơng nợ, bảng kê hĩa đơn bán hàng, sổ cái tài khoản doanh thu, tài khoản cơng nợ.
Như vậy, tại Cơng ty CP May Chiến Thắng, kế tốn theo dõi và hoạch tốn doanh thu theo từng hĩa đơn, để theo doanh thu theo từng hĩa đơn, phần mềm kế tốn máy đã cài đặt sẵn Bảng kê hĩa đơn bán hàng để giúp cơng ty việc theo dõi dễ dàng thuận tiện hơn.
Mặt khác vì thành phẩm trước khi giao cho khách hàng được kiểm tra rất chặt chẽ và trước khi giao cho khách hàng cũng được kiểm tra rất kỹ lưỡng giữa hai bên nên hầu như khơng cĩ tình trạng hàng bị trả lại hay phải giảm giá. Chính vì thế mà kế tốn doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của cơng ty khơng sử dụng các tài khoản giảm trừ doanh thu như TK 521 “ Chiết khấu thương mại”; TK 531 “hàng bán bị trả lại”; TK 532 “ Giảm giá hàng bán”. Do doanh thu của hàng xuất khẩu của Cơng ty được tính theo tiền ngoại tệ ( chủ yếu bằng USD). Chính vì vậy khi ghi sổ kế tốn phải quy đổi sang đồng Việt Nam. Khi
nhập số liệu từ hĩa đơn xuất khẩu hàng Kế tốn tiêu thụ phải nhập cả tỷ giá giao