Quỏ trỡnh hạch toỏn bao giờ cũng xuất phỏt từ chứng từ gốc vỡ kết thỳc bằng cỏc bỏo cỏo kế toỏn qua việc ghi chộp, theo dừi, tớnh toỏn xử lý số liệu trờn cỏc sổ sỏch kế toỏn. Sổ sỏch kế toỏn là khõu trung gian của toàn bộ cụng tỏc kế toỏn. Sổ của phần kế toỏn tổng hợp được gọi là sổ kế toỏn tổng hợp. Cỏc doanh nghiệp sử dụng sổ kế toỏn tổng hợp vật liệu, cụng cụ, dụng cụ tuỳ thuộc vào hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng tại doanh nghiệp.
- Trong hỡnh thức kế toỏn nhật ký chứng từ, kế toỏn tổng hợp nhập, xuất vật liệu được thực hiện trờn nhiều sổ sỏch kế toỏn.
Nhưng nghiệp vụ kinh tế liờn quan đến bờn cú tài khoản 151 được phản ỏnh ở nhật ký chứng từ số 6 - ghi cú TK 151 hàng đang đi đường. Nhật ký chứng từ số 6 phản ỏnh hàng mua đang đi đường đầu thỏng đó về nhập kho doanh nghiệp trong thỏng. Cuối thỏng được cộng sổ ghi vào bảng kờ số 3:" Bảng tớnh giỏ thành thực tế vật liệu, cụng cụ, dụng cụ". Những nghiệp vụ kinh tế cú định khoản kế toỏn liờn quan bờn cú, bờn nợ TK 331 được phản ỏnh trước hết vào sổ chi tiết mở cho TK 331 - sổ chi tiết số 6. Cuối thỏng ghi chuyển số liệu từ sổ chi tiết TK331 vào nhật ký chứng từ số 5 (Mẫu 05/NKCT). Giỏ trị của vật liệu xuất kho trước hết được phản ỏnh vào bảng phõn bổ nguyờn vật liệu và cụng cụ dụng cụ (Bảng phõn bổ số 2, Mẫu 02/BPB) giỏ trị của vật liệu xuất kho được phản ỏnh theo từng đối tượng sử dụng. Số liệu ở bảng phõn bổ số 2 được dựng để ghi vào bảng kờ số 4 "Tập hợp chi phớ đầu tư xõy dựng cơ bản, chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp, tập hợp chi phớ trả trước, chi phớ phải trả". Ngoài ra bảng phõn bổ số 2 cũn được dựng để ghi vào cỏc nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 7 (Mẫu số 07?NKCT) "Tập hợp chi phớ sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp" và sau đú giỏ trị vật liệu xuất kho cũn được phản ỏnh vào cỏc bảng kờ, sổ chi tiết, nhật ký chứng từ cú ghi số phỏt sinh bờn cú của TK 152.
+ Trong hỡnh thức nhật ký chung, sổ kế toỏn tổng hợp được sử dụng cho kế toỏn tổng hợp vật liệu đơn giản rất nhiều. Hàng ngày khi cú cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh (chứng từ nhập - xuất) kế toỏn ghi sổ nhật ký chung theo trỡnh tự thời gian. Từ nhật ký chung kế toỏn ghi vào sổ cỏi theo từng tài khoản.
+ Trong hỡnh thức kế toỏn nhật ký sổ cỏi, từ chứng từ gốc kế toỏn lập bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu. Căn cứ vào sổ tổng cộng của bảng tổng hợp để ghi vào nhật ký sổ cỏi một dũng. Chứng từ gốc và bảng tổng hợp sau khi ghi nhật ký sổ cỏi sẽđược ghi sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiờu liờn quan.
Nhật ký sổ cỏi là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để phản ỏnh tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian và hệ thống hoỏ theo nội dung kinh tế.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toỏn ghi vào cỏc sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết. Cuối thỏng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khoỏ cỏc sổ và thẻ kế toỏn chi tiết, lập cỏc bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết được dựng đểđối chiếu số liệu với sổ nhật ký - sổ cỏi cuối thỏng.
+ Trong hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ: hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ gốc đó được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ (đối với chứng từ gốc ớt phỏt sinh) hoặc căn cứ vào chứng từ gốc cựng loại đó được kiểm tra phõn loại để lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ (kốm theo chứng từ gốc). Sau khi lập song trỡnh kế toỏn trưởng ký và ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đó ghi vào sổ đăng ký CTGS để ghi vào sổ cỏi và sổ hoặc thẻ chi tiết liờn quan.
Phần thứ II.
Tỡnh hỡnh thưc tế tổ chức cụng tỏc kế toỏn vật liệu, cụng cụ dụng cụ ở cụng ty xõy dựng số số 34