Công tác hậu cần vật tư đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp. Tuy nhiên hoạt động này diễn ra vẫn còn chậm chạp ở Công ty bao bì Đức Thành, để cải thiện nhược điểm này, Công ty có thể áp dụng một số giải pháp sau:
- Phòng Kế hoạch vật tư cần phân công công việc rõ ràng, xác định trách nhiệm cụ thể cho từng ngưòi trong phòng kế hoạch vật tư. Do danh mục vật tư của Công ty khá đa dạng, phức tạp, do vậy cần phân công từng cán bộ hoặc nhóm cán bộ chuyên phụ trách mua sắm từng nhóm vật tư nhất định nhằm tăng năng suất lao động trong công tác hậu cần vật tư, đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm của từng nhân viên cũng như phát huy hết khả năng của họ.
Bên cạnh đó, cán bộ phụ trách công tác thu mua từng loại vật tư cần nắm chắc được kế hoạch hậu cần vật tư ở doanh nghiệp để thực hiện nhanh chóng nhiệm vụ được giao, tránh tình trạng làm gián đoạn sản xuất.
Khi thực hiện mua bán vật tư với các đối tác nước ngoài cần chú trọng việc nghiên cứu kỹ lưỡng hợp đồng trước khi ra quyêt định.Hợp đồng mua vật tư phải chặt chẽ, cụ thể, đúng quy định của pháp luật. Công ty có thế sử dụng các dịch vụ tư vấn pháp luật để tránh tình trạng do thiếu hiểu biết về
Chuyên đề tốt nghiệp
luật pháp dẫn tới thiệt hại không đáng có cho Công ty.
- Trong thời gian tới, Công ty cần hoàn thiện một số phương thức mua sắm vật tư nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động đảm bảo vật tư.
Hiện nay, hầu hết vật tư của doanh nghiệp được nhập khẩu từ nước ngoài của các nhà cung ứng truyền thống. Do vậy, hình thức mua hàng chủ yếu của Công ty là mua theo hợp đồng mua bán hàng hoá, tuy nhiên đôi khi hàng hoá mua về nhưng không đảm bảo chất lượng, số lượng như đã thoả thuận. Vì vậy, Công ty cần tập trung giải quyết một số vấn đề sau:
+ Khi Cán bộ phòng Kế hoạch vật tư ký kết hợp đồng, phải đàm phán kỹ càng, yêu cầu chính xác về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc…tránh xảy ra tình trạng thừa, thiếu vật tư, vật tư kém chất lượng vẫn thường xảy ra làm mất thời gian khắc phục, tốn kém chi phí của Công ty.
+ Trước khi ký kết hợp đồng với nhà cung ứng dù đối tác là nhà cung ứng truyền thống nhưng vẫn phải quan tâm tìm hiểu kỹ về giá thành, giá bán của nhà cung ứng và khai thác tối đa khả năng đáp ứng của nhà cung ứng.
Hiện nay, Công ty vẫn tiến hành nhập khẩu vật tư theo giá CIF để tránh rủi ro tổn thất hàng hoá khi vận chuyển mà Công ty không kiểm soát được, do đó chi phí mua vật tư thường cao. Trong thời gian tới, công ty cần tiến hành tìm hiểu thị trường vận tải, bảo hiểm để có thể mua hàng với các điều kiện nhóm F để có thể giảm thiểu chi phí, góp phần hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Đối với các loại vật tư mua sắm trong nước với khối lượng nhỏ, Công ty thường tiến hành mua sắm theo đơn hàng và được các đơn vị cung ứng vận chuyển vật tư về doanh nghiệp. Tuy nhiên trong thời gian tới, để tận dụng các phương tiện vận tải sẵn có, Công ty nên tự vận chuyển vật tư về
Chuyên đề tốt nghiệp
chuyển cho doanh nghiệp.
Bên cạnh hình thức mua sắm theo hợp động và đơn hàng, Công ty cũng nên chú trọng khai thác hình thức mua sắm qua các đại lý trung gian. Phòng Kế hoạch vật tư có thể tiến hành tìm hiểu một số đại lý đáng tin cậy, ký kết hợp đồng với đại lý, cần chú ý đến số lượng, chất lượng, giá cả hàng hoá cho phù hợp. Với phương thức này, Công ty không tốn nhiều công sức tìm hiểu nhà cung ứng, đơn giản hơn phương thức đặt mua hàng trực tiếp, chất lượng vật tư sẽ do đại lý trung gian chịu trách nhiệm, do vậy nếu thực hiện tốt phương thức này có thể giúp Công ty giảm chi phí mua sắm, nâng cao hiệu quả công tác mua sắm vật tư.
- Để nâng cao hiệu quả công tác mua sắm vật tư, Công ty cũng cần chú trọng đến việc tạo nguồn hàng ổn định đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được diễn ra liên tục, đều đặn.
Để đạt được điều đó, Phòng Kế hoạh vật tư cần chú trọng giải quyết một số vấn đề sau:
+ Tập trung nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường nguồn hàng. Cán bộ phụ trách việc tạo nguồn cần chú ý đến chất lượng hàng hoá, thời hạn giao hàng, phương thức giao nhận, kiểm tra chất lượng, bao gói, vận chuyển…, cần kiểm tra kỹ tính xác thực, uy tín, chất lượng của loại hàng và chủ hàng.
+ Lựa chọn nhà cung ứng có uy tín, có chất lượng, loại bỏ bớt những nhà cung ứng kém chất lượng. Đối với những nhà cung ứng truyền thống đáng tin cậy, Công ty cần thiết lập, củng cố mối quan hệ nhằm tạo được sự ổn định trong nguồn cung ứng, Công ty có thể tạm ứng trước tiền mua hàng trong trường hợp nhà cung ứng tạm thời thiếu vốn kinh doanh để đảm bảo được nguồn vật tư ổn định, kịp thời.