I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA
4. Tổ chức cơng tác kế tốn của Cơng ty xây dựng số 1-Hà Nội
Cũng như các doanh nghiệp khác, phịng kế tốn của Cơng ty xây dựng số 1 Hà Nội cĩ vai trị đặc biệt quan trọng trong việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Nĩ thực hiện chức năng chung của hạch tốn kế tốn là thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng cĩ liên quan. Ngồi ra do đặc điểm riêng cĩ của ngành xây dựng, phịng kế tốn cịn cĩ một số chức năng như quản lý, theo dõi thu chi cơng trình…
Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung, ở Cơng ty cơng việc kế tốn được thực hiện tại phịng tài vụ, cịn tại các xí nghiệp sẽ lập chứng từ, bảng phân loại, bảng kê cuối tuần, cuối tháng gửi lên phịng tài vụ Cơng ty. Tại đây kế tốn kiểm tra, xử lý chứng từ, định khoản kế tốn, ghi sổ tổng hợp và chi tiết.
a. Nhiệm vụ của phịng kế tốn:
+ Trong cơng tác tài chính: phịng kế tốn giúp giám đốc trong cơng tác quản lý sử dụng vốn, đất đai, tài sản của cơng ty. Tham mưu cho giám đốc thực hiện cơng tác đầu tư, liên doanh, liên kết gĩp vốn, cổ phần hố một phần hoặc tồn bộ tài sản của Cơng ty theo qui định của pháp luật. Quản lý và sử dụng vốn, quỹ trong cơ quan để phục vụ các nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo tồn vốn cĩ hiệu quả.
+ Trong cơng tác kế tốn:
Giúp giám đốc tổ chức thực hiện và quản lý cơng tác hạch tốn kế tốn trong Cơng ty.
Hạch tốn kế tốn và phản ánh chính xác, đầy đủ tồn bộ tài sản, nguồn vốn.
Thực hiện cơng tác kiểm kê đột xuất và định kì.
Thực hiện chế độ báo cáo kế tốn thống kê, báo cáo tài chính của Cơng ty theo qui định.
Tổ chức cấp phát thanh tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Thanh tốn các khoản tiền vay, khoản cơng nợ phải thu phải trả.
Thực hiện các khoản nộp ngân sách, chịu trách nhiệm bảo quản lưu giữ chứng từ, tài liệu kế tốn theo qui định của Nhà nước.
Tổ chức phổ biến, hướng dẫn nghiệp vụ kịp thời các chế độ thể lệ tài chính kế tốn của Nhà nước.
Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế tốn.
b. Mơ hình bộ máy kế tốn và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: Để phù hợp với đặc điểm của ngành kinh doanh xây lắp cũng như yêu cầu của cơ quan quản lý kinh tế, bộ máy kế tốn của Cơng ty xây dựng số 1 Hà Nội được xây dựng theo mơ hình kế tốn tập trung, cơng ty áp dụng phương pháp kế tốn kê khai thường xuyên, hình thức kế tốn nhật kí chứng từ. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, kế tốn phân loại vào các sổ nhật kí chứng từ. Đối với các nghiệp vụ cần theo dõi riêng như hoạt động khách sạn và TSCĐ thì mở sổ và thẻ chi tiết, sau đĩ đối chiếu sổ nhật kí chứng từ với nhau căn cứ vào nhật kí chứng từ để ghi vào sổ cái. Từ đĩ đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết. Cuối kì căn cứ vào nhật kí chứng từ, sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo kế tốn.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty:
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Kế tốn trưởng: là người được đào tạo về chuyên ngành kế tốn-tài chính, cĩ thâm niên cơng tác và đã được bồi dưỡng chương trình kế tốn trưởng. Kế tốn trưởng cĩ nhiệm vụ điều hành và tổ chức cơng việc trong phịng tài vụ, hướng dẫn hạch tốn, kiểm tra việc tính tốn, ghi chép tình hình hoạt động của cơng ty trên cơ sở chế độ, chính sách kế tốn tài chính đã qui định. Ngồi ra kế tốn trưởng cĩ trách nhiệm cập nhật các thơng tin mới về kế tốn tài chính cho các cán bộ kế tốn tài chính trong Cơng ty, chú ý nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên kế tốn của cơng ty. Kế tốn trưởng là người trực tiếp phân tích các hoạt động kinh tế và đề xuất ý kiến, tham mưu cho giám đốc cùng các bộ phận chức năng của cơng ty. Kế tốn trưởng cịn là người giao dịch chính với các cơ quan bên ngồi trong lĩnh vực tài chính-kế tốn.
- Kế tốn tổng hợp: là người chịu trách nhiệm chính về cơng tác hạch tốn Các nhân viên kế tốn ở các xí nghiệp
Kế tốn tổng hợp Kế tốn than h tốn Kế tốn vốn bằng tiền Kế tốn quỹ Kế tốn tiền lương Kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành Kế tốn hàng tồn kho và tiêu thụ KẾ TỐN TRƯỞNG
của cơng ty, trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin cho các đối tượng liên quan. Thường xuyên kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa kế tốn tổng hợp và kế tốn chi tiết. Kế tốn tổng hợp sẽ trợ giúp kế tốn trưởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn phù hợp. Định kì lập các báo cáo tài chính theo quy định và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu quản lý.
- Kế tốn thanh tốn: thanh tốn các khoản phải trả, phản ánh và theo dõi chi tiết các khoản thanh tốn, kiểm tra và đối chiếu với các khoản cấp phát tiền vốn cho các đơn vị thi cơng.
- Kế tốn vốn bằng tiền: là người chịu trách nhiệm về các chứng từ cĩ liên quan đến vốn bằng tiền. Phản ánh chính xác, đầy đủ các dịng tiền vào ra, sự biến động của TSCĐ.
- Kế tốn tiền lương, các khoản phải thu, phải trả nội bộ và phải thu phải trả khác: chịu trách nhiệm về việc thanh tốn lương, các khoản trích theo lương. Theo dõi các khoản phải thu, phải trả nội bộ và các khoản phải thu phải trả khác
- Kế tốn vật liệu, cơng cụ dụng cụ và doanh thu bán hàng: cĩ trách nhiệm phản ánh tình hiện cĩ của vật liệu, cơng cụ dụng cụ đầu kì của từng đơn vị trong cơng ty. Phản ánh đầy đủ kịp thời tình hình biến động về vật liệu, cơng cụ dụng cụ thực tế xuất dùng. Theo dõi chi tiết số lượng sản phẩm xây lắp hồn thành bàn giao và quyết tốn sản phẩm tiêu thụ.
- Kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành: cĩ trách nhiệm tập hợp tồn bộ chi phí phát sinh trong kì theo từng đối tượng: cơng trình, hạng mục, đơn vị sản xuất, kiểm tra việc phân bổ chi phí so với định mức được duyệt và tính giá thành sản phẩm làm ra.
Thủ quỹ: là người cuối cùng kiểm tra về thủ tục xuất nhập quỹ và sổ. Hàng ngày phải báo cáo trực tiếp với kế tốn trưởng.
5. Bộ phận trong cơ quan thực tập .
Người phụ trách bộ phận: Giám đốc xí nghiệp xây dựng 18- Hồng văn Thắng
lượng an tồn lao động, chịu trách nhiệm trực tiếp trước cơng ty và pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị xí nghiệp xây dựng 18.
Người trực tiếp giúp sinh viên thực tập:Giám đốc xí nghiệp xây lắp 18: Hồng văn Thắng; Kế tốn trưởng phịng tài vụ:Nguyễn Đỗ Chinh; Kế tốn phịng tài vụ : Đỗ ngọc Điệp
Kế tốn đơn vị xây dựng 18: Nguyễn Giáng Hương. Số điện thoại nơi sinh viên thực tập: 8 312 137.
6. Hình thức kế tốn áp dụng trong cơng ty.
Hiện nay cơng ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ để hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cơng ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hiện nay cơng ty áp dụng hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp theo quyết định 1141- TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính với các sổ như sau:
- Sổ cái các tài khoản - Bảng cân đối số phát sinh.
- Báo cáo tài chính B01 – DN, B09 - DN. - Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. - Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết
II. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY XÂY DỰNG SỐ I – HÀ NỘI TẠI CƠNG TY XÂY DỰNG SỐ I – HÀ NỘI
1. Đặc điểm vật liệu của Cơng ty xây dựng số I - Hà Nội
Để tiến hành thi cơng xây dựng nhiều cơng trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường cơng ty phải sử dụng một khố lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu cơng cụ, dụng cụ cĩ vai trị, tính năng lý hố riêng. Muốn quản lý tốt và hạch tốn chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học,hợp lý. Tại cơng ty xây dựng số 1 cũng tiến hành phân loại VL.
2. Phân loại nguyên vật liệu
nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hố học khác nhau. Để cĩ thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch tốn chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị … cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Trước hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trị của chúng trong quá trình thi cơng xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là các vật liệu chủ yếu để thi cơng các cơng trình như:sắt ,thép,xi măng,gạch,cát,đá,sỏi...
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, khơng cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ nĩ giúp cho quá trình sản xuất,thi cơng các cơng trình được tiến hành cĩ chất lượng như: sơn dầu, mỡ,que hàn,cốp pha,tre,đinh…
+ Nhiên liệu: Nhiên liệu phục vụ choquá trình chạy xe cơ giới phục vụ cho quá trìh thi cơng như:xăng ,dầu diezen dùng cho cần cẩu,máy phát...
+ Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết,máy mĩc dùng để thay thế các phụ tùng hỏng hĩc như:chi tiết máy,bu lơng,êcu,vịng bi…và các thiết bị chuyên dùng.
+Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, khơng cần lắp, cơng cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các cơng trình xây dựng cơ bản.
+ Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi cơng xây lắp như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu quản lý và cơng ty kế tốn chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhĩm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đĩ mỗi loại, nhĩm, thứ vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách của vật liệu. Ký hiệu đĩ được gọi là sổ danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp.
Vật liệu của cơng ty chủ yếu là mua ngồi do vậy giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá trị thực tế mua vào theo hố đơn khơng kể chi phí bốc dỡ.
- Cơng ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua thực tế vật liệu là số tiền ghi trên hố đơn khơng kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu hàng bị trả lại (nếu cĩ).
- Cơng ty xây dựng số I-Hà Nội chỉ sử dụng một loại giá là giá thực tế xuất kho. Trừ các chứng từ xuất kho kế tốn chỉ phản ánh về mặt lượng đến cuối tháng kế tốn căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, số lượng, giá cả của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ để tính ra giá trị của vật liệu xuất kho. Dựa trên số liệu của các sổ chi tiết nguyên vật liệu kế tốn tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền.
Cơng thức tính giá NVL theo phương pháp bình quân gia quyền như sau:
Trị giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + trị giá thực tế NVL nhập trongười kỳ x Số lượng NVL xuất trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ
Ví dụ: Trên sổ chi tiết TK 152 “thép” tháng 1/2003 như sau: Số dư đầu tháng 1. Nhập trong tháng 1
Số lượng (kg) Số tiền (đồng) Số lượng (kg) Số tiền (đồng)
5000 24.350.000 6419 29.341.249
Cuối tháng thực tế giá vật liệu xuất kho là:
Đơn giá thực tế= 24350.000 + 29.341.249 = 4707,54 (đồng/kg) 5000+ 6419
4. Tổ chức hạch tốn ban đầu nguyên vật liệu.
Mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều liên quan đến việc xuất nhập nguyên vật liệu. Bởi vậy cần phải cĩ các chứng từ gốc theo như chế độ kế tốn
quy định. Các chứng từ gốc này làm căn cứ pháp lý cho việc hạch tốn và ghi sổ kế tốn nguyên vật liệu.
4.1. Thủ tục nhập kho.
Trường hợp nhập kho do vật liệu mua ngồi: khi vật liệu về đến cơng ty căn cứ vào hố đơn bên bán. Người của bộ phận cung tiêu giao hố đơn cho cán bộ phụ trách ở phịng kiểm tra đối chiếu giữa các hố đơn và nội dung kinh tế trong hợp đồng muabán đã ký kết. Nếu phù hợp về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại và hợp lý thì cán bộ phụ trách phịng vật tư đồng ý cho nhập và viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do người phụ trách cung tiêu ký tên rồi chuyển phiếu nhập cho thủ kho.
Tại kho: thủ kho căn cứ vào hố đơn và phiếu nhập kho tiến hành kiểm nhận về số lượng, chất lượng, chủng loại vật liệu sau đĩ ghi số thực tế nhập vào phiếu nhập kho và cùng người giao hàng ký tên vào phiếu nhập kho. Sau khi đã đầy đủ chữ ký của các bên thủ kho tiến hành viết thẻ kho và giao cho phịng kế tốn để làm căn cứ ghi sổ.
Tại phịng kế tốn: định kỳ (3, 5ngày) kế tốn phụ trách nguyên vật liệu tiến hành đối chiếu số liệu giữa thẻ kho của thủ kho và sổ kho của kế tốn xem cĩ khớp nhau hay khơng. Cụ thể ngày 2/1/2003cơng ty nhập kho vật liệu “thép”. Nhận được chứng từ phịng vật tư căn cứ vào các chứng từ liên quan để lập phiếu nhập kho (biểu bảng 01, 02)
Biểu 01 HỐ ĐƠN GTGT
Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 2/1/2003
Mẫu số 01 GTKT – 3LL
02-B
EY-070616 Đơn vị bán hàng: Cơng ty TNHH Kinh doanh và vận tải VLXD-HN.
Địa chỉ: P92-C14 Kim Liên-Đống Đa-Hà Nội số
TK ………
Họ và tên người mua: anh Diên.
Đơn vị : Cơng ty xây dựng số I-Hà Nội. Địa chỉ: Số 2-Tơn Thất Tùng - Hà nội.
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt: Mã số : 0100105398-1 STT Tên hàng hố, quy cách sản xuất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1 x 2 1 Thép φ 24 x 6000 Kg 2880 4571 13.164.480 2 Thép φ 36 x 6000 Kg 925 4571 4.228.175 3 Thép φ 50 x 6000 Kg 927 4571 4.237.317 4 Thép φ 60 x 6000 Kg 966 4571 4.415.586 5 Thép φ 65 x 6000 Kg 721 4571 3.295.691 Cộng thành tiền hàng 29.341.249
Thuế xuất thuế GTGT (10%) 2.934.124,9
Tổng thanh tốn 32.275.373,9
Số tiền bằng chữ: ba mươi hai triệu hai trăm bảy lăm ngàn ba trăm bảy ba phảy chín đồng.
Người mua hàng Kế tốn trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đĩng dấu, ghi rõ họ tên) Lê Văn Diên Nguyễn Đỗ Chinh Hồng Văn Thắng
Biểu 02 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 2/1/2003 Mẫu số 01 – VT Theo QĐ 1141- TCQĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 Bộ Tài chính
Họ và tên người giao hàng: Cơng ty TNHH kinh doanh và vận tải VLXD-HN Theo hố đơn GTGT số: 070616
Nhập tại kho: anh Diên
STT Tên hàng hố, quy cách sản xuất
Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1 x 2 1 Thép φ 24 x 6000 Kg 2880 4571 13.164.480