Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh Cơng ty Đơng nam dược Bảo Long được tổ chức như sau:
Đứng đầu là Giám đốc Cơng ty, là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý điều hành tồn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Trực tiếp điều hành cơng tác tài chính kế tốn của Cơng ty, làm chủ tài khoản. Trực tiếp ký các Hợp đồng kinh tế, mua nguyên vật liệu, dược liệu, bán sản phẩm. Tổ chức mở rộng quan hệ thị trường kinh doanh.
Giúp việc cho giám đốc cịn cĩ hai phĩ giám đốc: Phĩ giám đốc kỹ thuật và Phĩ giám đốc điều hành sản xuất.
Phĩ giám đốc là những cơng sự đắc lực của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc mình được phân cơng. Cịn các phịng ban chức năng giúp giám đốc nắm tình hình kiểm tra, kiểm sốt, nghiên cứu xây dựng kế hoạch sản xuất, quá trình sản xuất và chịu sự quản lý trực tiếp của Ban giám đốc Cơng ty.
Chức năng cụ thể của các phịng ban như sau:
Phịng tổ chức hành chính: : Quản lý tồn bộ hồ sơ nhân sự, cơng văn
giấy tờ, giấy tờ nội ngoại vụ của Cơng ty, in ấn tài liệu, nhận gửi cơng văn, giấy tờ, quản lý con dấu theo đúng thủ tục hành chính.Quản lý cơng tác bảo vệ doanh trại nhà xưởng, trang thiết bị, xe cộ, máy mĩc, xây dựng sửa chữa và cơng tác đời sống vật chất tinh thần, sinh hoạt của cán bộ cơng nhân viên.Duy trì chặt chẽ việc thực hiện các quy định, nội quy và các chế độ làm việc, trật tự kỷ luật và các chế độ an tồn lao động.Thực hiện cơng tác tuyên truyền, tuyên huấn giáo dục cán bộ cơng nhân viên.Theo dõi kiểm tra, đánh giá tình hình hoạt động của các đơn vị, tổng hợp số liệu báo cáo Ban giám đốc theo chế độ định kỳ hàng tháng.
Phịng kế tốn tài vụ: Quản lý và thực hiện chặt chẽ chế độ tài vụ của Cơng
ty theo đúng nguyên tắc, quy định của Nhà nước và chủ trương của Ban giám đốc Cơng ty. Lập kế hoạch tài chính hàng tháng, hàng tuần trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và các hoạt động chung của Cơng ty. Hồn thành việc quyết tốn sổ sách và báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm theo đúng quy định thời gian để tham mưu cho Ban giám đốc về sản xuất kinh doanh. Quản lý chặt chẽ, bảo mật, lưu trữ tồn bộ hồ sơ, sổ sách và báo cáo tài chính, số liệu kế tốn của Cơng ty. Thực hiện đúng nguyên tắc về chế độ kế tốn nghiệp vụ, kế tốn thu, chi, nhập, thanh tốn về các chế độ lương thưởng như đã quy định. Quản lý trực tiếp kho quỹ của Cơng ty, theo dõi, báo cáo kịp thời tình hình tài chính, cân đối thu chi hàng ngày cho Ban giám đốc.
Phịng kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư, nguyên dược
liệu, kế hoạch kinh doanh hàng tháng trình Ban giám đốc, Giám đốc duyệt đúng thời gian quy định.Theo dõi, điều phối, đơn đốc các bộ phận sản xuất thực hiện đúng tiến độ, kế hoạch, thời gian quy định. Cung ứng vật tư, nguyên dược liệu, hàng hố đảm bảo chất lượng, số lượng kịp thời cho các đơn vị sản xuất và kinh doanh. Xác lập các biểu mẫu theo dõi các tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty hàng tháng, hàng quý. Thiết lập định mức giá thành gia cơng hợp lý trên cơ sở tiết kiệm nguyên dược liệu, cải tiến kỹ thuật máy mĩc và dây chuyền sản xuất. Chủ động khai thác nguồn hàng, thị trường, đảm bảo hiệu quả kinh tế về chất lượng, giá cả, đúng thời gian và phương thức thanh tốn. Tổng hợp báo cáo kịp thời kết quả thực hiện và các phát sinh trong việc thực hiện kế hoạch cho Ban giám đốc.
Phịng kỹ thuật: Kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy trình sản xuất, quy
định chuyên mơn, quy chế dược chính đối với các đơn vị sản xuất. Kiểm nghiệm và nghiệm thu bán thành phẩm, thành phẩm các vật tư dược liệu liên quan đến chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho hoặc trước khi sản xuất thử các sản phẩm mới, kiểm nghiệm, quản lý lưu trữ các mẫu sản phẩm và hồ sơ kỹ thuật sản xuất; đồng thời nghiên cứu cải tiến kỹ thuật sản xuất.
Phịng kiểm tra chất lượng: Kiểm tra chất lượng của nguyên dược liệu
trước khi nhập kho. Kiểm tra chất lượng của sản phẩm qua từng giai đoạn của quy trình sản xuất theo đúng chất lượng quy định của Cơng ty, đề nghị loại bỏ các sản phẩm khơng đạt chất lượng yêu cầu. Kiểm tra chất lượng sản phẩm hồn thành trước khi nhập kho thành phẩm.
Phịng Nghiên cứu phát triển: Nghiên cứu các phương pháp nâng cao chất
lượng sản phẩm, nghiên cứu sản phẩm mới. Nghiên cứu và đưa ra chính sách Marketing phù hợp để tìm kiếm thị trường, để cĩ những thơng tin về sản phẩm đến người tiêu dùng, cĩ dịch vụ chăm sĩc hoản hảo nhất để đảm bảo thành cơng trong sản xuất kinh doanh.
Các phân xưởng sản xuất: Các phân xưởng sản xuất tổ chức điều hành
trực tiếp cơng nhân viên thực hiện các cơng đoạn, dây chuyền sản xuất từ sơ chế đến thành phẩm.Thực hiện sản xuất theo kế hoạch, tiết kiệm thời gian, nguyên dược liệu, vật tư, điện nước, khơng ngừng áp dụng cải tiến máy mĩc, kỹ thuật để nâng cao chất lượng sản phẩm và đảm bảo định mức giá thành, gĩp phần nâng cao mức lương và đời sống cán bộ cơng nhân viên. Đảm bảo thực hiện nghiêm chỉnh các quy định, quy chế dược chính, vệ sinh an tồn lao động, phịng cháy, chữa cháy và bảo tồn máy mĩc nhà xưởng.
Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Chi nhánh Cơng ty Đơng nam dược Bảo Long cĩ thể được khái quát theo sơ đồ sau:
GIÁM ĐỐC Phĩ giám đốc kỹ thuật Phịng h nh chính Phịng kế tốn Phịng kỹ thuật Phịng kiểm tra chất lượng Phịng kế hoạch kinh doanh Phịng nghiên cứu phát triển Phĩ giám đốc sản xuất