hiểm nhân thọ Bảo Minh CMG.
Công tác tuyển dụng và đào tạo
Khâu tuyển dụng và đào tạo ảnh hởng rất lớn đến quá trình khai thác và hiệu quả kinh doanh của công ty.
Công ty đã có 17 văn phòng phục vụ khách hàng với 1900 đại lý đợc đào tạo và tuyển chọn, đây là kênh phân phối sản phẩm chính nên công ty tuyển chọn và đào tạo hết sức quan trọng
Công tác tuyển dụng đại lý
Tuyển dụng đại lý là quá trình tìm kiếm những ứng viên phù hợp vào viêc phân phối và bán sản phẩm. Tuyển dụng là hình thức cơ bản để hình thành đội ngũ đại lý BHNT, đây là khâu đầu tiên và quan trọng nhất của qui trình quản lý
qua các phơng tiện thông tin đại chúng, qua internet…là rất thấp nhất là trong điều kiện của việt nam hiện nay
- Nguồn tuyển viên :
Tuyển viên là những ngời có khả năng trở thành đại lý của công ty, những ngời đáp ứng đợc yêu cầu của công ty đa ra và có nguyện vọng làm đại lý BHNT, công ty huy động từ hai nguồn chính là nguồn trực tiếp và nguồn gián tiếp
+ Tuyển trực tiếp : là hình thức tuyển qua cán bộ công ty những ngời đáp ứng đợc tiêu chuẩn, qua đại lý cũ của công ty
+ Tuyển gián tiếp :là tuyển qua báo chi, quảng cáo … - Tiêu chuẩn của tuyển viên :
Dựa vào qui định về tuyển chọn đại lý BHNT do bộ tài chính và công ty ban hành căn cứ vào đặc điểm của công ty mình để đề ra tiêu chuẩn tuyển chọn thích hợp tiêu chuẩn tuyển chọn chủ yếu tập trung vào một số mặt nh trình độ văn hoá, tuổi tác, kinh nghiệm, khả năng giao tiếp …
Một ngời đại lý BHNT cần có những tiêu chuẩn sau :
+ Khả năng về thể chất :biểu hiện qua sức khoẻ diện mạo phong cách, them chí cử chỉ dáng điệu, giọng nói và trang phục …cũng góp phần thành công trông công việc. Ngời đại lý cần có tâm lý ổn định, vững vàng, phong cách lịch sự, nhã nhặn
+ Khả năng tri thức : Trình độ học vấn hay sự hiểu biết tâm lý khách hàng + Hiểu biết về sản phẩm của công ty là một trong những yêu cầu quan trọng nhất mà các đại lý BHNT cần phải có, để t vấn khách hàng, đồng thời giải đáp thắc mắc và cũng cố lòng tin cho họ
+ T cách đạo đức của đại lý : Vì đây là một nghề kinh doanh tự chủ ít chịu sự quản lý của cấp trên và quan trọng là thờng xuyên thu và giữ tiền của khách
- Yêu cầu chung của tuyển viên
+ Có trình độ học vấn từ trung học trở lên + Có quan hệ rộng có sự hiểu biết
+ Có kinh nghiệm bán sản phẩm + Có sức khoẻ và ngoại hình đẹp - Qui trình tuyển dụng:
Bớc 1: Thông báo tuyển dụng
Thông qua các chơng trình quảng cáo, các phơng tiện thông tin đại chúng, qua lực lợng đại lý, cộng tác viên qua chính quyền địa phơng toàn thể các tổ chức công ty thông báo các khoá đào tạo và tuyển dụng của mình
Bớc 2: Nhận hồ sơ tuyển dụng
Phòng quản lý và phát triển đại lý sẽ tiến hành nhận hồ sơ của các ứng viên sau đố xem xét hồ sơ, loại bỏ những hồ sơ không đặt rồi xác định số lợng và tỉ lệ trúng tuyển để lập kế hoạch phỏng vấn
Bớc 3:Định hớng cho các ứng viên
Tổ chức giới thiệu nghề cho các ứng viên mới, chủ yếu giới thiệu về công ty về công việc của ngời đại lý, các quyền và nghĩa vụ của đại lý,đồng thời giải đáp thắc mắc, băn khoăn giúp họ hiểu biết hơn về công việc để quyết định đúng khi lựa chọn đại lý
Bớc 4: Phỏng vấn
Đánh giá ngoại hình, khả năng giao tiếp mục đích tham gia nghề đại lý, qua đây loại những đại lý không phù hợp
Phòng quản lý đại lý kết hợp với phòng khai thác khu vực sẽ tiến hành kiểm tra lý lịch của toàn bộ số tuyển viên trúng tuyển sau đó gởi lên phòng quản lý đại lý
Bớc 6: Tổng hợp kết quả
Phòng quản lý đại lý sẽ tập hợp danh sách những tuyển viên đặt yêu cầu sau đó công ty tiến hành công bố danh sách những ngời trúng tuyển và vào học ở trung tâm
Trên thị trờng số lợng đại lý BHNT trong năm 2004 đã lên tới 98000 ngời tăng lên 38
So với năm 2003, công ty Bảo Minh CMG không ngừng tuyển dụng và đào tạo thêm nhiều đại lý mới số lợng đại lý tuyển dụng qua các năm nh sau :
Bảng 2: Số đại lý tuyển dụng và đào tạo mới giai đoạn 2001-2004.
Chỉ tiêu Năm
Số lợng đại lý
Đại lý Cộng tác viên Đại lý ngỉ việc
2001 390 150 89
2002 534 160 180
2003 691 620 270
2004 654 529 251
Nguồn Bảo Minh CMG
Số lợng đại lý tuyển mới không ngừng gia tăng số lợng cộng tác viên cũng gia tăng đáng kể số lung đại lý nghỉ việc cũng tăng, công tác tuyển dụng đào tạo gặp nhiều khó khăn
- Công tác đào tạo
Công tác đào tạo với vai trò hết sức quan trọng vì nó ảnh hởng tới chất lợng đại lý việc tuyển dụng cơ bản và đào tạo cơ bản là tốt nhất để công ty có đội ngũ
- Cách thức đào tạo
Công ty sử dụng một số cách thức sau
+ Đào tạo bắt buộc : Là quá trình đào tạo có tính chất bắt buộc mà bất kỳ một đại lý nào cũng phải trải qua để làm cơ sở tiếp nhận và phát triển kiến thức khai thác có hiệu quả chơng trình đào tạo này chia thành một số giai đoạn sau :
Giai đoạn 1: Đào tạo cho đại lý tơng lai những kiến thức cơ bản về sản phẩm bảo hiểm và BHNT, tập trung giới thiệu những sản phẩm mà công ty triển khai
Giai đoạn 2 : Trông khi đại lý đã thực hành bán hàng trong thời hạn nhất định tiến hành trang bị lại và sâu hơn những kiến thức về BHNT để giúp họ có thể trả lời khách hàng trong những tình huống thực tế
Giai đoạn 3: Hệ thống hoá toàn bộ kiến thức của chơng trình trớc, giúp đại lý có thể ghi nhớ một cách có hệ thống những kiến thức đợc cung cấp
+ Đào tạo theo yêu cầu :
Là hình thức đạo tạo nhằm cung cấp đúng những kiến thức cần thiết mà đại lý đang mong đợi, giúp tiết kiệm thời gian và tăng nhanh quá trình hoàn thiện và nâng cao trình độ nghiệp vụ của đại lý
Đây là công việc quan trọng quyết định việc ngời đại lý có trở thành ngời đại lý giỏi hay không, có thể đào tạo theo yêu cầu của các phòng ban nghiệp vụ hoặc theo yêu cầu của các đại lý, trung tâm đào tạo sẽ dựa trên yêu cầu của các phòng ban nghiệp vụ vủa công ty và của chính đại lý để xây dựng và thiết kế ch- ơng trình đào tạo cho phù hợp
Việc đào tạo theo yêu cầu không cần tổ chức thành lớp đào tạo, mà ngời làm công tác đào tạo có thể tiến hành trực tiếp với một số đại lý có nhu cầu hoặc tổ chức thông qua các buổi sinh hoạt
Trong quá trình thực hiện, chức năng nhiệm vụ, của mình, các phòng ban chức năng sẽ nhận biết đợc đại lý còn có khiếm khuyết nào trong kỹ năng để đặt ra yêu cầu cần đào tạo bổ sung thêm phần thiếu và phần yếu đó. Điều này sẽ giúp đại lý hoàn thiện đợc kỹ năng và đắp ứng tốt hơn yêu cầu của công việc
+ Đào tạo theo yêu cầu của đại lý :
Trong công việc thực tế, chỉ có đại lý mới nhận thấy họ cần có những kiến thức gì, yêu cầu này không giống nhau giữa các đại lý. Do vậy thực hiện đợc yêu cầu này sẽ khiến cho ngời đại lý hào hứng hơn và cũng tránh đợc t tởng phải đi học do công ty bắt buộc
- Nội dung đào tạo + Đại lý cấp 1:
Giới thiệu về Bảo Minh CMG
Giới thiệu về bảo hiểm và bảo hiểm nhân thọ Giới thiệu sản phẩm của công ty và cách tính phí Khái niệm và các qui định trong hợp đồng đại lý
Các qui định đánh giá rủi ro, qui định nghiệp vụ bán hàng Giới thiệu một số qui định về tài chính kế liên quan
Thực hành kê khai giấy yêu cầu bảo hiểm, hớng dẫn các thủ tục tham gia bảo hiểm
+ Đại lý cấp 2:
Chơng trình đào tạo nhằm cung cấp những kiến thức bổ sung cho những đại lý có thâm niên công tác tối thiểu là một năm đồng thời có kết quả hoạt động, khả năng và ý thức tổ chức kỷ luật đáp ứng đợc yêu cầu của công ty giúp cho đại lý nâng cao khả năng khai thác, kiến thức về bảo hiểm và năng lực quản lý
+ Đại lý cấp 3: Nâng cao kiến thức về bảo hiểm, kỹ năng quản lý và điều hành công việc cho những đại lý có thâm niên công tác tối thiểu là 2 năm và đã có chứng chỉ đào tạo các đại lý cấp hai.
- Qui trình đào tạo
Bớc 1: Tiến hành đào tạo
Những ngời trúng tuyển qua hai vòng phỏng vấn trên sẽ đợc công ty tiến hành đào tạo chơng trình đại lý cấp 1, qua chơng trình đào tạo này đại lý trang bị những kiến thức cần thiết để làm tốt vai trò khai thác của mình
Qui trình đào tạo vẫn đợc liên tục thực hiện khi đại lý đã chính thức kí hợp đồng đại lý với công ty dới nhiều hình thức khác nhau và mức độ nâng cao dần
Bớc 2: Tổ chức thi tuyển
Sau khi kết thúc khoá đào tạo cấp 1, công ty sẽ tổ chức thi và cấp chứng chỉ đào tạo cho những học viên đặt yêu cầu, hình thức thi là trắc nghiệm và kỹ năng bán hàng
Bớc 3: Tiến hành kí hợp đồng đại lý
Những ngời đợc công ty đào tạo đại lý sẽ đợc công ty ký hợp đồng đại lý, sau khi khai thác có hiệu quả công ty sẽ kí hợp đồng dài hạn
Thực tế chứng minh công tác tuyển chọn, đào tạo và tổ chức quản lý có vai trò quan trọng trong việc triển khai mở rộng và phát triển BHNT
Công ty đã tổ chức đợc nhiều khoá đào tạo đại lý và số lợng đại lý này hoạt động rất hiệu quả
Một số thuận lợi và khó khăn trong tuyển dụng và đào tạo của công ty Thuận lợi: Hiện nay vấn đề việc làm đang là vấn đề búc xúc của toàn xã hội, việc làm ngày càng khó khăn nhng số lợng tuyển viên vẫn đáp ứng đủ yêu cầu
Uy tín của công ty ngày càng đợc nâng cao làm cho các tuyển viên mới định hớng đợc đúng đắn
Công ty có những đãi ngộ đặc biệt cho những đại lý cũ và nhân viên khi giới thiệu đợc tuyển viên làm cho số lợng đại lý tăng nhanh lên cả về số lợng và chất lợng
Khó khăn:
Do cạnh tranh găy gắt nên công ty gặp không ít khó khăn trong công việc tuyển dụng và đào tạo
Một số cán bộ công ty còn thiếu kinh nghiệm trong việc tuyển dụng nên chủ yếu chỉ giới thiệu ngời quen tham gia dự tuyển, một số còn thiếu trách nhiệm
Đội ngũ giảng viên số lợng không nhiều nên việc đào tạo còn hạn chế, kinh phí đào tạo còn eo hẹp, thời gian dành cho đào tạo cha nhiều
Hiện nay đại lý bỏ việc rất nhiều mà không bồi thờng chi phí đào tạo vẫn xảy ra. Một số ngời đại lý cha coi trọng việc đào tạo, chỉ cho đó là nghĩa vụ là sự bắt buộc phải thực hiện, một số đại lý còn yếu kém về khả năng giao tiếp, không giải đáp đợc thắc mắc của khách hàng
Tổ chức quản lý mạng lới đại lý ở Bảo Minh CMG
Bảo Minh CMG là liên doanh đầu tiên về bảo hiểm nhân thọ giữa công ty bảo hiểm thành phố Hồ Chí Minh (Bảo Minh ) với tập đoàn tài chính của úc, đợc cấp giấy hoạt động 10/1999. Bảo Minh có ý định không chạy theo số lợng mà quan tâm đến chất lợng phục vụ khách hàng nên công ty coi trọng việc đào tạo và đạo đức nghề nghiệp của đại lý
Để khen thởng hoặc xử lý ngiêm các vi phạm về tính trung thực và chất l- ợng phục vụ. Công ty đang thực hiện phơng châm “ Chậm nhng chắc ‘’ để phục vụ tốt hơn cho khách hàng
công ty trong nớc và một công ty nớc ngoài. Đây là điều kiện rất tốt để nâng cao trình độ quản lý của các cán bộ trong nớc đang hoạt động tại Bảo Minh CMG và công nghệ tin học ứng dụng và quản lý của nớc ngoài
Cơ cấu tổ chức của Bảo Minh CMG đợc thể hiện qua sơ đồ sau :
Chúng ta có thể nhận thấy một cách rõ ràng tính liên doanh trong hoạt dộng quản lý của công ty BHNT Bảo MinhCMG, đứng đầu là ban quản trị bao gồm các cổ đông của công ty. Tổng giám đốc là ngời phụ trách quản ký hoạt động của các phòng ban, cố vấn cho tổng giám đốc là phó tổng giám đốc, có thể coi đây là sự phối hợp nhịp nhàng trong hoạt động quản lý của công ty
Để hiểu thêm về cơ cấu tổ chức hoạt động đại lý của công ty chúng ta hãy theo dõi tiếp sơ đồ sau :
Ban quản trị (BOD)
Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng IT Phòng kế toán Giám đốc kinh doanh Phòng nhân sự Phòng dịch vụ khách hàng
Việc tổ chức theo sơ đồ trên có u nhợc điểm :
Là điều kiện tốt để theo dõi hoạt động của đại lý một cách sát sao để từ đó có phơng án khen thởng và kỷ luật hợp lý
Tạo không khí tranh đua giữa các đại lý và các nhóm
Mối quan hệ giữa các phòng ban rất chặt chẽ, đây là điều kiện tốt để đào tạo những đại lý vững về nghiệp vụ và kinh nghiệm thực tế, tạo ra động lực thăng tiến cho các đại lý các đại lý đợc cập nhật thông tin và nghiệp vụ từ phía công ty
Đánh giá công tác tuyển dụng, đào tạo và tổ chức quản lý mạng lới đại lý của công ty
+ Đánh giá hiệu quả và kết quả công tác tuyển dụng và đào tạo đại lý của công ty
Phụ trách phía nam Giám đốc kinh doanh
Phụ trách phía bắc Phòng đào tạo
Hành chính 6 phụ trách miền nam
Đại lý Kế toán
Trưởng nhóm kinh doanh Trưởng nhóm kinh doanh doanh
Đại lý Đại lý Phụ trách nhóm 2 Phụ trách nhóm 1 Phụ trách nhóm 3 Phụ trách nhóm 6 Phụ trách nhóm 5 Phụ trách nhóm 4
Công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ đại lý đông đảo nhiệt tình, có lòng yêu nghề hoạt động có hiệu quả, mang lại những kết quả khả quan, số lợng hợp đồng khai thác đợc không ngừng tăng lên cho dù cạnh tranh găy gắt trên thị trờng, chứng tỏ công tác đào tạo của công ty tơng đối tốt, chơng trình đào tạo không ngừng đợc cải thiện thay đổi theo hớng sát thực với thực tế. Đa số đại lý cho rằng công tác đào tạo của đại lý là tơng đối tốt, trang bị cho đại lý kiến thức vững vàng để phục vụ khách hàng
Công tác đào tạo ban đầu và đào tạo lại cũng đợc chú trọng công ty tuân thủ tốt chơng trình giảng dạy công ty còn có nhiều tài liệu để nâng cao kiến thức bảo hiểm cho đại lý, bồi dỡng kiến thức cho cán bộ làm cho họ trở thành những ngời có năng lực quản lý, có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, có kinh ngiêm khai thác, đồng thời là ngời cán bộ năng nổ nhiệt tình với công việc chấp nhận khó nhăn
Đội ngũ cán bộ quản lý cũng đợc công ty đặc biệt quan tâm, cán bộ quản lý là những ngời có năng lực quản lý, có trình độ nghiệp nghiệp vụ chuyên môn cao và có kinh nghiệm về tổ chức khai thác trong địa bàn đan c. Đồng thời ngời cán bộ phải năng nổ nhiệt huyết với công việc, chấp nhận khó khăn và biết tổ chức mọi