Ban giám đốc Phòng tổng hợp Phòng tài chính Phòng phát hành tổng hợp Phòng quản lý đại lý Phòng quản lý hợp đồng Phòng dịch vụ khách hàng Các tư vấn tài chính
Trưởng khối Trưởng khối Trưởng khối
Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh
Các trưởng nhóm kinh doanh
Ban giám đốc bao gồm.
Giám đốc : Có chức năng quản lý các hoạt dộng chung của công ty nh quản lý nhân sự, tổ chức khai thác sản phẩm …
Phó giám đốc I : Phụ trách đào tạo cán bộ sử dụng đại lý nâng cao trình độ nhân viên cũng nh đại lý
Phó giám đốc II phụ trách đối ngoại Các phòng ban chức năng
Phòng tổng hợp với chức năng tổng hợp tổ chức cán bộ pháp chế đào tạo cán bộ, lao động, tiền lơng, hành chính, văn th, quản trị công tác thi đua, …. đảm bảo cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của công ty chủ động quan hệ với các phòng ban khác trong công ty
Phòng tài chính kế toán: Với nhiệm vụ thực hiện công tác hạch toán kế toán toàn bộ tài sản, tiền vốn các hoạt động thu chi tài chính, lập báo cáo tài chính và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty kiểm tra giám sát các hoạt động của kế toán tài chính của nội bộ công ty
Phòng quản lý hợp đồng: Với vai trò là bộ phận thực hiện công tác đánh giá rủi ro, chấp nhận hoặc từ chối bảo hiểm, phát hành hợp đồng bảo hiểm, cập nhật hoá đơn thu phí đầu tiên và lu cùng giấy yêu cầu bảo hiểm, lập báo cáo thống kê trong lĩnh vực đợc phân công.
Phòng quản lý đại lý : Đảm nhiệm công tác tổ chức quản lý hệ thống đại lý, cộng tác viên, khai thác bảo hiểm, công tác phát triển và đào tạo đại lý.
Phòng dịch vụ khách hàng: Có chức năng trợ giúp khách hàng nh: Cung cấp thông tin, trả lời thắc mắc của khách hàng về điều khoản thực hiện các yêu cầu nh thay đổi địa chỉ, thay đổi ngời đợc hởng quyền lợi bảo hiểm, thay đổi kỳ nộp phí, đảm nhiệm công tác của đại lý và công tác maketing.
Trởng phòng thông thờng đều là những nhân viên chính thức của công ty cử xuống làm trởng phòng hoặc do những ngời đại lý giỏi, có kinh nghiệm khai thác, có khả năng lãnh đạo đợc công ty.
Theo quy định của công ty trởng phòng khai thác khu vực có nhiệm vụ và quyền hạn nh sau:
Trực tiếp khai thác bảo hiểm nhân thọ nh các đại lý
Tổ chức, điều hành hoạt động của phòng khai thác bảo hiểm nhân thọ nhằm thực hiện nhiệm vụ của công ty giao và quản lý toàn diện các hoạt động của phòng theo quy định của công ty, định kỳ báo cáo kết quả hoạt động của phòng.
Duy trì hoạt động của các tổ đại lý trực thuộc theo nội quy lao động và nội quy làm việc của phòng, định kỳ tổ chức sinh hoạt phòng.
Đề nghị ban giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật đối với các phó phòng, tổ trởng và các đại lý trực thuộc.
Tạm thời đình chỉ hoạt động của các cộng tác viên, đại lý trực thuộc khi có sự vi phạm về điều khoản hợp đồng, kỷ luật lao động hoặc có việc làm có ảnh h- ởng xấu đến uy tín của công ty sau đó phải báo cáo với công ty để công ty có hình thức xử lý.
Xây dựng và đăng ký với công ty kế hoạch khai thác của phòng phù hợp với nhiệm vụ của công ty giao cho và nhu cầu của thị trờng.
Tổ chức đa ra các biện pháp thực hiện kế hoạch đã đợc duyệt.
Nghiên cứu và tìm hiểu thị trờng để hớng dẫn các đại lý đẩy mạnh khai thác sản phẩm.
Phổ biến và triển khai thực hiện các chính sách, chế độ theo hớng dẫn của công ty.
Có trách nhiệm trong việc quản lý tài sản và các tài liệu mà công ty giao cho.
Nghiên cứu và đề xuất mô hình tổ chức hệ thống đại lý và cộng tác viên với công ty, khi đã đợc sự đồng ý của công ty bằng văn bản thì đợc chủ động triển khai trên địa bàn đợc phân cấp.
Chịu trách nhiệm trớc công ty và pháp luật về hoạt động của mình. Đợc hởng hoa hồng đại lý và phụ cấp chức vụ.
Đợc tham gia các khoá đào tạo và nâng cao về quản lý, dới trởng phòng còn có các phó phòng thay mặt giải quyết công việc khi trởng phòng đi vắng và một kế toán kiêm thụ quỹ.
Tổ đại lý: Mỗi phòng ban khai thác bảo hiểm nhân thọ tuỳ theo số lợng đại lý mà chia làm 3 hay 4 nhóm, đứng đầu mỗi nhóm gọi là trởng nhóm.
Hiện nay công ty đã có quy định rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn của các nhóm trởng nh sau:
Trực tiếp khai thác bảo hiểm nhân thọ
Tìm thị trờng khai thác và lập kế hoạch thực hiện cho nhóm mình, xây dụng và đăng ký kế hoạch khai thác hàng tháng, quý, năm với trởng phòng kinh doanh và công ty
Phổ biến thực hiện chính sách và chế độ của công ty cũng nh của trởng phòng đến tổ đại lý.
Tổ chức quản lý toàn diện hoạt động của các đại lý trong tổ, đánh giá kết quả hoạt động của từng đại lý để lập báo cáo gửi cho trởng phòng và phòng quản lý đại lý.
Quản lý bảo quản sử dụng có mục đích, có hiệu quả các tài sản và các ấn chỉ tài liệu đợc công ty giao cho.
Đợc hởng hoa hồng và phụ cấp chức vụ theo quy định của công ty hoặc theo quyết định bổ nhiệm.
Đợc tham gia các khoá đào tạo và nâng cao về quản lý. Đại lý: Nhiệm vụ của đại lý:
Thực hiện công việc học nghề đại lý bảo hiểm nhân thọ. Nghiên cứu các nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ
Nghiên cứu các sản phẩm của bảo hiểm nhân thọ đợc phép triển khai.
Nghiên cứu các quy trình khai thác, theo dõi thu phí bảo hiểm và quản lý hợp đồng bảo hiểm của công ty.
Nghiên cứu học hỏi và kỹ năng hoạt động bán hàng trong hoạt động bảo hiểm nhân thọ.
Chơng II: thực trạng tuyển dụng, đào tạo và tổ chức quản lý mạng lới đại lý bảo hiểm nhân thọ
ở Bảo Minh cmg
2.1. Một vài nét về hoạt động đại lý BHNT ở công ty Bảo Minh CMG
Ngành BHNT đã xuất hiện từ lâu trên thế giới và hiện nay nó đang là một trong những lĩnh vực kinh doanh đặt hiệu quả cao và góp phần quan trọng sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia, tuy nhiên ở Việt nam nó ra đời khá muộn.
Công ty Bảo Minh CMG đã đạt đợc một số kết quả tốt trong hoạt động đại lý của mình, công ty có khoảng 1900 đại lý, Bảo Minh CMG luôn kiểm soát đợc đạo đức nghề nghiệp của các đại lý.
Công ty Bảo Minh CMG muốn kinh doanh có hiệu quả phải không ngừng phát triển mạng lới đại lý của mình, không chỉ về số lợng mà cả về chất lợng.
Với chiến lợc phát triển “luôn hớng tới khách hàng với dịch vụ đa dạng, chất lợng cao “ cùng với phơng châm hoạt động “ châm. Nhng chắc “ công ty đã từng bớc tạo dựng đợc uy tín trên thị trờng.
Bảng 1: Kết quả khai thác của Bảo Minh CMG (1997-2004)
Chỉ tiêu
Năm
Số hợp đồng Doanh thu phí bảo hiểm
Khai thác mới Hợp đồng còn hiệu lực Phí của HĐKT mới (trđ) Phí bình quân/ HĐKTM (1trđ/hđ) 1997 525 512 500 0,95 1998 6604 6886 3750 0,06 1999 15846 21732 18324 1,16 2000 17091 36106 24540 1,43 2001 26397 65169 52300 1,98 2002 23978 81378 54400 2,27
Nguồn Bảo Minh CMG
Nhìn vào bảng ta thấy năng suất khai thác của các đại lý tăng nhanh từ năm 1997-2001, sau đó có xu hớng giảm xuống, tuy nhiên doanh thu phí bình quân / hợp đồng khai thác mới thì vẫn tăng, chứng tỏ số lợng khách hàng tham gia ngày càng ít nhng số tiền bảo hiểm thì lớn hơn
Hiện nay công ty đang có một số lợng khách hàng tham gia khá đông khoảng hơn 1800 khách hàng và 28 tổng đại lý hơn 1900 đại lý trên toàn quốc, có 17 văn phòng với tinh thần làm việc tận tình công ty đã từng bớc phục vụ tốt hơn cho khách hàng, uy tín của công ty ngày càng đợc nâng cao, nhờ một phần không nhỏ của đội ngũ đại lý. Họ đã làm việt hết mình để đua công ty ngày càng đi lên
Hoạt động trong môi trờng khắc nghiệt do sự cạnh tranh của nhiều công ty BHNT trên thị trờng, công ty đã gặp không ít những khó khăn và thuận lơi
Thuận lợi
- Từ môi trờng kinh tế – xã hội:
Quốc nội (gdp) của cả nớc là 6,7 % của thành phố tăng 9,14 % thu nhập bình quân đầu ngời tăng, lãi suất ngân hàng nhìn chung có sự ổn định. Đây là điều kiện thuận lợi cho ngời dân mua bảo hiểm nhân thọ
Tuyên truyền quảng cáo trên các phong tiện thông tin đại chúng về bảo hiểm nhân thọ làm cho ngời dân hiểu rõ hơn và tham gia bảo hiểm nhân thọ nhiều hơn
- Từ công ty
Có đội ngũ quản lý đợc đào tạo sâu có nhiều kinh nghiệm về nghiệp vụ, cũng nh quản lý, trình độ học vấn cũng nh khả năng giao tiếp của các t vấn ngày càng đợc hoàn thiện, công tác tuyển chọn đào tạo ngày càng đợc nâng cao và đổi mới, đội ngũ quản lý có nhiều kinh nghiệm
- Khó khăn
Sự ra đời và hoạt động của nhiều công ty bảo hiểm có vốn đầu t nớc ngoài đã làm cho thị trờng bảo hiểm nhân thọ sôi động lên làm cho sự cạnh tranh trở nên gay gắt
Sự hoạt động của công ty bảo hiểm nhân thọ chỉ tập trung chủ yếu ở Hà Nội và thành phố Hồ Chi Minh
Các công ty đều muốn đứng đầu nên sự cạnh tranh găy gắt hơn
Mức sống của ngời dân đã đợc cải thiện nhng chua đồng đều, thu nhập còn thấp nên khả năng tham gia BHNT còn thấp
Phần đông ngời dân cha có thói quen mua bảo hiểm, không thấy đợc ích lợi của việc tham gia bảo hiểm.
2.2. Thực trạng tuyển dụng, đào tạo và tổ chức quản lý mạng lới đại lý bảo hiểm nhân thọ Bảo Minh CMG. hiểm nhân thọ Bảo Minh CMG.
Công tác tuyển dụng và đào tạo
Khâu tuyển dụng và đào tạo ảnh hởng rất lớn đến quá trình khai thác và hiệu quả kinh doanh của công ty.
Công ty đã có 17 văn phòng phục vụ khách hàng với 1900 đại lý đợc đào tạo và tuyển chọn, đây là kênh phân phối sản phẩm chính nên công ty tuyển chọn và đào tạo hết sức quan trọng
Công tác tuyển dụng đại lý
Tuyển dụng đại lý là quá trình tìm kiếm những ứng viên phù hợp vào viêc phân phối và bán sản phẩm. Tuyển dụng là hình thức cơ bản để hình thành đội ngũ đại lý BHNT, đây là khâu đầu tiên và quan trọng nhất của qui trình quản lý
qua các phơng tiện thông tin đại chúng, qua internet…là rất thấp nhất là trong điều kiện của việt nam hiện nay
- Nguồn tuyển viên :
Tuyển viên là những ngời có khả năng trở thành đại lý của công ty, những ngời đáp ứng đợc yêu cầu của công ty đa ra và có nguyện vọng làm đại lý BHNT, công ty huy động từ hai nguồn chính là nguồn trực tiếp và nguồn gián tiếp
+ Tuyển trực tiếp : là hình thức tuyển qua cán bộ công ty những ngời đáp ứng đợc tiêu chuẩn, qua đại lý cũ của công ty
+ Tuyển gián tiếp :là tuyển qua báo chi, quảng cáo … - Tiêu chuẩn của tuyển viên :
Dựa vào qui định về tuyển chọn đại lý BHNT do bộ tài chính và công ty ban hành căn cứ vào đặc điểm của công ty mình để đề ra tiêu chuẩn tuyển chọn thích hợp tiêu chuẩn tuyển chọn chủ yếu tập trung vào một số mặt nh trình độ văn hoá, tuổi tác, kinh nghiệm, khả năng giao tiếp …
Một ngời đại lý BHNT cần có những tiêu chuẩn sau :
+ Khả năng về thể chất :biểu hiện qua sức khoẻ diện mạo phong cách, them chí cử chỉ dáng điệu, giọng nói và trang phục …cũng góp phần thành công trông công việc. Ngời đại lý cần có tâm lý ổn định, vững vàng, phong cách lịch sự, nhã nhặn
+ Khả năng tri thức : Trình độ học vấn hay sự hiểu biết tâm lý khách hàng + Hiểu biết về sản phẩm của công ty là một trong những yêu cầu quan trọng nhất mà các đại lý BHNT cần phải có, để t vấn khách hàng, đồng thời giải đáp thắc mắc và cũng cố lòng tin cho họ
+ T cách đạo đức của đại lý : Vì đây là một nghề kinh doanh tự chủ ít chịu sự quản lý của cấp trên và quan trọng là thờng xuyên thu và giữ tiền của khách
- Yêu cầu chung của tuyển viên
+ Có trình độ học vấn từ trung học trở lên + Có quan hệ rộng có sự hiểu biết
+ Có kinh nghiệm bán sản phẩm + Có sức khoẻ và ngoại hình đẹp - Qui trình tuyển dụng:
Bớc 1: Thông báo tuyển dụng
Thông qua các chơng trình quảng cáo, các phơng tiện thông tin đại chúng, qua lực lợng đại lý, cộng tác viên qua chính quyền địa phơng toàn thể các tổ chức công ty thông báo các khoá đào tạo và tuyển dụng của mình
Bớc 2: Nhận hồ sơ tuyển dụng
Phòng quản lý và phát triển đại lý sẽ tiến hành nhận hồ sơ của các ứng viên sau đố xem xét hồ sơ, loại bỏ những hồ sơ không đặt rồi xác định số lợng và tỉ lệ trúng tuyển để lập kế hoạch phỏng vấn
Bớc 3:Định hớng cho các ứng viên
Tổ chức giới thiệu nghề cho các ứng viên mới, chủ yếu giới thiệu về công ty về công việc của ngời đại lý, các quyền và nghĩa vụ của đại lý,đồng thời giải đáp thắc mắc, băn khoăn giúp họ hiểu biết hơn về công việc để quyết định đúng khi lựa chọn đại lý
Bớc 4: Phỏng vấn
Đánh giá ngoại hình, khả năng giao tiếp mục đích tham gia nghề đại lý, qua đây loại những đại lý không phù hợp
Phòng quản lý đại lý kết hợp với phòng khai thác khu vực sẽ tiến hành kiểm tra lý lịch của toàn bộ số tuyển viên trúng tuyển sau đó gởi lên phòng quản lý đại lý
Bớc 6: Tổng hợp kết quả
Phòng quản lý đại lý sẽ tập hợp danh sách những tuyển viên đặt yêu cầu sau đó công ty tiến hành công bố danh sách những ngời trúng tuyển và vào học ở trung tâm
Trên thị trờng số lợng đại lý BHNT trong năm 2004 đã lên tới 98000 ngời tăng lên 38
So với năm 2003, công ty Bảo Minh CMG không ngừng tuyển dụng và đào tạo thêm nhiều đại lý mới số lợng đại lý tuyển dụng qua các năm nh sau :
Bảng 2: Số đại lý tuyển dụng và đào tạo mới giai đoạn 2001-2004.
Chỉ tiêu Năm
Số lợng đại lý
Đại lý Cộng tác viên Đại lý ngỉ việc
2001 390 150 89
2002 534 160 180
2003 691 620 270
2004 654 529 251
Nguồn Bảo Minh CMG
Số lợng đại lý tuyển mới không ngừng gia tăng số lợng cộng tác viên cũng gia tăng đáng kể số lung đại lý nghỉ việc cũng tăng, công tác tuyển dụng đào tạo gặp nhiều khó khăn
- Công tác đào tạo
Công tác đào tạo với vai trò hết sức quan trọng vì nó ảnh hởng tới chất lợng đại lý việc tuyển dụng cơ bản và đào tạo cơ bản là tốt nhất để công ty có đội ngũ
- Cách thức đào tạo
Công ty sử dụng một số cách thức sau
+ Đào tạo bắt buộc : Là quá trình đào tạo có tính chất bắt buộc mà bất kỳ một đại lý nào cũng phải trải qua để làm cơ sở tiếp nhận và phát triển kiến thức