III/ Hạch toán nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Thiết bị
3. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
a) Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp hàng hoá
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán quá trình nhập khẩu hàng hoá. Việc hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá đợc thực hiện dựa trên một số điều kiện sau: Giá hàng nhập khẩu đợc xác định theo giá CIF, hình thức thanh toán chủ yếu là hình thức tín dụng chứng từ, ngoại tệ đợc quy đổi theo tỷ giá thực tế do ngân hàng Ngoại thơng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Đối với các khoản công nợ thì kế toán sử dụng tỷ giá tại thời điểm ghi nhận nợ để hạch toán khoản nợ phải trả hoặc phải thu. Khi thanh toán, kế toán sử dụng tỷ giá lúc này để hạch toán. Khoản chênh lệch sẽ đợc ghi vào tài khoản 413. Riêng các tài khoản phản ánh tiền có gốc ngoại tệ thì kế toán sẽ dựa vào số d cuối kỳ để điều chỉnh tỷ giá theo tỷ giá tại thời điểm cuối tháng.
Khoản chênh lệch này cũng đợc đa vào tài khoản 413. Cuối kỳ, tuỳ theo tài khoản 413 d Có hay d Nợ mà kế toán sẽ kết chuyển vào tài khoản 635 (chi phí tài chính) hay tài khoản 515 (doanh thu hoạt động tài chính) để xác định kết quả kinh doanh.
Hạch toán ban đầu nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
Sau khi Phòng kinh doanh nghiên cứu nhu cầu thị trờng về một mặt hàng nào đó hoặc là từ các đơn đặt hàng của các đơn vị trong nớc, Công ty thực hiện việc ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá. Việc ký kết hợp đồng này có thể thông qua hình thức đàm phán, giao dịch trực tiếp hay thông qua các đơn chào hàng của nhà cung cấp nớc ngoài. Khi hợp đồng đã đợc ký kết, Công ty phải làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu đối với những mặt hàng nhập khẩu bị hạn chế (thực tế các mặt hàng nhập khẩu của Công ty đều thuộc danh mục đăng ký kinh doanh do đó Công ty có thể bỏ qua bớc này). Tiếp đó, Công ty tiến hành các thủ tục mở L/C với ngân hàng đợc chọn. Thời gian mở L/C nếu hợp đồng không qui định thì phụ thuộc vào thời gian ký kết hợp đồng và thời điểm đối tác trong nớc của Công ty chuyển tiền đặt cọc tới (do Công ty thờng thực hiện nhập khẩu dựa trên các đơn đặt hàng đã ký trớc của các đơn vị trong nớc). Khi mở L/C, phòng kinh doanh phải làm thủ tục gồm: đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng, hợp đồng bán hàng nội địa (nếu có), hợp đồng mua hàng nớc ngoài, kèm theo giấy uỷ quyền của Giám đốc để kế toán ra ngân hàng mở L/C. Thực hiện thủ tục này, Công ty thờng phải mua ngoại tệ để ký quỹ mở L/C hoặc lập uỷ nhiệm chi (UNC) để ký quỹ (giá trị ký quỹ khoảng 10% giá trị của hợp đồng) và vay vốn ngân hàng để mở L/C (khoảng 90% giá trị của hợp đồng), ngoài ra Công ty còn phải lập 1 UNC để trả phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Khi vay vốn mở L/C Công ty cần xuất trình: Phơng án kinh doanh, Giấy đề nghị vay vốn, Hợp đồng nhập khẩu, Bảng kê tài chính, Cam kết sử dụng vốn.
Khi nhận đợc L/C đã mở, bên bán tiến hành kiểm tra nội dung L/C xem có phù hợp không, nếu thoả mãn những điều kiện đã ký trong hợp đồng thì giao hàng lên tàu. Đồng thời, bên bán lập chứng từ thanh toán nhờ ngân hàng thông báo chuyển cho ngân hàng mở L/C xin thanh toán và giao bộ chứng từ cho Công ty để nhận hàng. Bộ chứng từ này gồm: Hóa đơn thơng mại, Vận đơn, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận số lợng, Giấy chứng nhận chất l- ợng, Phiếu đóng gói, Chứng từ bảo hiểm. Sau khi bộ chứng từ gốc từ nớc ngoài về tới ngân hàng mở L/C, ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán bộ Công ty
kiểm tra lại, nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiền cho ngân hàng để thanh toán cho nhà xuất khẩu. Khi nhận đợc chứng từ gốc có kèm chữ ký hậu của ngân hàng, phòng kinh doanh của Công ty sẽ mang bộ chứng từ này đến địa điểm nhận hàng, kiểm nhận hàng, làm thủ tục hải quan, nhận thông báo thuế. Chứng từ sử dụng khi kiểm nhận hàng gồm: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, biên bản giám định của hải quan, bảng tính thuế….Kế toán căn cứ vào các chứng từ này và Giấy thông báo thuế để phản ánh thuế nhập khẩu, thuế GTGT của hàng nhập khẩu. Hàng hoá mua thờng đợc chuyển bán thẳng hoặc trong một số trờng hợp đợc nhập kho, để ghi nhận quyền sở hữu đối với hàng nhập mua (mặc dù có nhập kho hay không nhập kho) Công ty đều sử dụng Phiếu nhập kho và kế toán phản ánh trị giá lô hàng nhập này trên tài khoản 156 (chi tiết trên tài khoản 1561).
Bộ chứng từ thanh toán khi về tới Công ty sẽ đợc Công ty kiểm tra, đối chiếu với L/C, nếu thấy phù hợp thì Công ty tiến hành làm thủ tục thanh toán bằng L/C cho ngời bán thông qua ngân hàng mở L/C tại nớc mình và ngân hàng thông báo tại nớc ngời bán. Thanh toán theo hình thức này, Công ty phải trả cho ngân hàng mở L/C phí thanh toán L/C, thờng là bằng UNC.
Giai đoạn ghi sổ kế toán:
Để cung cấp thông tin một cách kịp thời và hiệu quả, hàng ngày dựa trên các chứng từ gốc (chứng từ hàng hoá, chứng từ thanh toán…), kế toán Công ty phải tiến hành theo dõi chi tiết theo từng lô hàng nhập khẩu (phản ánh trên Bảng kê ghi Nợ TK 156) và theo từng ngời bán cụ thể (trên Sổ chi tiết tài khoản TK 331). Ngoài ra, kế toán còn phải phản ánh trên Sổ chi tiết các TK 133,TK 144, TK 3331, TK 3333.
Cuối tháng căn cứ vào các Bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan kế toán tiến hành vào Bảng kê nhập – xuất – tồn kho hàng hoá, Nhật ký chứng từ số 5 (theo dõi số d và số phát sinh trong tháng trên tài khoản 331) và vào Sổ Cái các tài khoản 156, 331…
Qui trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty Thiết bị có thể đợc khái quát qua sơ đồ sau:
TK 131 TK 111,112 TK 1442 TK 331 TK 1561 TK 311 TK 333 TK 641,642 TK 1331 Đặt cọc T. toán Tiền hàng Mở L/C Mở L/C Mua hàng Hàng nhập kho Thuế nhập khẩu
Chi phí không thuế
VAT đầu vào Phí mở L/C, phí thanh toán L/C
Phí vận chuyển, bốc dỡ…..
Sơ đồ I.4: Sơ đồ hạch toán nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Thiết bị Bộ Th- ơng mại
Việc hạch toán cụ thể nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Thiết bị đ- ợc minh hoạ bằng ví dụ về nhập khẩu hàng hoá trong Hợp đồng nhập khẩu SA – 018/03 của Công ty Thiết bị ký với Công ty Maytun – International – Corporation ngày 24/09/2003 mua thép không gỉ về bán cho Công ty TNHH Thơng mại SANA theo Hợp đồng nội số 15/2003/KD1.TB – SANA ngày 24/09/2003.
Sales contract
No SA- 018/03
Sep 24, 2003 It is mutually agreed by and between
BUYER: MACHINO IMPORT COMPANY I (MACHINCO 1) Km 9 Nguyen Trai, Thanh Xuan, Ha Noi, Viet Nam Tel ………..Fax……….
SELLER: MAYTUN INTERNATIONAL CORP
No 65 - 1 Wun yuan road, yuan lin, Chang – hua, Taiwan, R.O.C Tel………Fax……….
Represented by Mr.Richard Wu, Manager.
It is mutually agreed between both partners to enter this contract on the terms and conditions here under stipulated
1) COMMODITY:………. 2) QUANTITY: Tube: 10MT (+/- 20%)
Pipe: 10MT (+/-20%)
3) UNITE PRICE: CIF HAIPHONG, USD 1,400/MT
4) TOTAL Q.TY & AMOUNT: 20MT + 20%/USD 28,000 + 20% 5) Origin: Taiwan r.o.c
6) Packing: By bundle
7) Delivery allowance: +20% per total quantity and amount is allowed 8) Weighing: per actual weight
9) Shipment: On/ before October 20,2003 10) Partial shipment: to be not allowed 11) Transhipment: to be not allowed
12) Loading/ discharge port: one main Taiwan port/ Hai Phong port, Viet Nam 13) Payment:
. By irrevocable unrestricted letter of credit at sight in favor of ………
14) Required documents: ………. 15) Claim & Arbitration: ………..
For and on behalf of buyer For and on behalf of seller ………. ……….
MACHINO IMPORT COMPANY I MAYTUN INTERNATIONAL CORP
- Ngày 1/10/03, Công ty TNHH Thơng mại SANA (gọi tắt là SANA) đặt
trớc tiền hàng bằng UNC số 174 vào tài khoản tiền gửi Việt Nam của Công ty Thiết bị tại ngân hàng ngoại thơng Hà Nội.
Vietcombank
Vietcombank Hanoi
Đề nghị ghi nợ tk (please Debit Account) Số tiền (with amount) Phí nh (bank charges) Số TK (A/C No): 43.11.002.10000.47310 Bằng số (In figures):
43.600.000
Bắng chữ (In words): Bốn Tên TK (A/C Name): Cty TNHHTM SANA
Địa chỉ (Address): Số 19 đờng 1B khu A Nam Thành Công
Phí trong Including
Uỷ nhiệm chi – payment order
Ngày (date): 01/10/03 Số: 174
mơi ba triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn
Phí ngoài Excluding Tại NH (with bank): Ngoại thơng Hà Nội
& ghi Có tài khoản (& Credit account)
Nội dung (Details of payment): Mở L/C HĐ SA018/03: 43.600.000đ
KT trởng ký Chủ tài khoản (Chief Accountant)
…….. ……… Số TK (A/C No): 002.1000.459136
Tên TK (A/C Name): Cty Thiết bị – Bộ TM Địa chỉ (Address): Km 9 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội
Tại NH (With bank): Ngoại thơng Hà Nội
Dành cho ngân hàng (for bank’s use only). Mã VAT 01001124370061 002 WS 27 010ct 0310:14:57 1630 trf ca trf out to ca
2236. 0035 0 – 002 – 1- 00 – 004731 – 0 / 04311
tien ghi no: vnd ********43,600,000.00
tien ghi co: vnd ********43,600,000.00
Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc …….. …….. ………
Căn cứ vào Uỷ nhiệm chi này, Ngân hàng Ngoại thơng Hà Nội sẽ gửi giấy Báo Có về cho Công ty ghi nhận tài khoản tiền gửi của Công ty tại Ngân hàng Ngoại thơng tăng thêm 43.600.000đ, kế toán định khoản :
Nợ TK 1121HN: 43 600 000 Có TK 131: 43 600 000
và phản ánh vào Sổ chi tiết tài khoản 1121HN (biểu số I.1.1) Biểu I.1.1:
Bộ Thơng mại Công ty Thiết bị
sổ chi tiết TK 1121-hn
Tiền Việt Nam – Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội Từ ngày 1/10/2003 đến ngày 31/10/2003
D Nợ đầu tháng: …….đồng
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có NT SH
01/10 UNC 174 Khách hàng đặt cọc 131 43.600.000
03/10 HĐ 4672 Mua ngoại tệ 1122HNU 43.565.200 03/10 UNC 176 Phí mở L/C VAT của phí mở L/C 6428 1331 746.832 74.632
27/10 UNC 194 Phí thanh toán L/C
VAT của phí thanh toán L/C
6428 1331 1.042.337 104.234 ……… ……….. …….. ………. Cộng …….. ………. D Nợ cuối tháng:…….đồng
- Ngày 3/10/2003, để thực hiện nhập khẩu hàng hoá theo Hợp đồng SA -
018/03, Công ty đã mua của ngân hàng ngoại thơng Hà Nội lợng ngoại tệ tơng đơng với 10% giá trị hợp đồng là 2.800 USD với tỷ giá ngoại tệ tại ngày 03/10 là 15.559 đ/USD (quy đổi ra tiền VND bằng 43.565.200đ) để tiến hành ký quỹ mở L/C cho hợp đồng này.
Căn cứ vào giấy đề nghị của Phòng kinh doanh 1 về việc mua ngoại tệ (mua 2.800 USD) ký quỹ mở L/C cho Hợp đồng SA – 018/03, Phòng kế toán thực hiện gửi đơn xin mua ngoại tệ tới ngân hàng ngoại thơng Hà Nội để đợc mua lợng ngoại tệ này:
Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập Tự do Hạnh phúc– –
Hà Nội, ngày 02 tháng 10 năm 2003
Kính gửi: Chi nhánh ngân hàng Ngoại thơng Hà Nội (vietcombank Hanoi)
Đơn vị chúng tôi xin mua số ngoại tệ: USD 2.800 (bằng chữ: Hai nghìn tám trăm đô-la Mỹ chẵn)
Theo tỷ giá bán của Vietcombank Hanoi vào ngày thực hiện giao dịch để:
Thanh toán nhập khẩu Trả nợ vay Khác Theo hợp đồng vay số: ………../NHNT.HN/2003 ( /10/2003)
Theo giấy phép số: ……. Ngày … / …/ … (Đối với các mặt hàng phải có giấy phép). Phí giao dịch: 0,41%
Đề nghị ghi Nợ tài khoản VND số: 002.100.0459136 tại Vietcombank Hanoi và ghi Có tài khoản ngoại tệ số: 002.037.0078025 tại Vietcombank Hanoi.
Chúng tôi cam đoan sử dụng số ngoại tệ trên đúng mục đích và tuân thủ quy chế quản lý ngoại hối của chính phủ và nhà nớc Việt Nam.
Kế toán trởng Giám đốc …….. ……..
Phần dành cho ngân hàng Ngày … tháng … năm … Tiền ghi Có: ………..
Tiền ghi Nợ: ……….. TT viên PKHTD Giám đốc Tỷ giá: ……… …… …… ……
Phí giao dịch: ……….
Sau khi đơn xin mua ngoại tệ của Công ty đợc duyệt, Ngân hàng Ngoại th- ơng viết Phiếu bán ngoại tệ cho Công ty:
Vietcombank
Vietcombank Hanoi
Phiếu bán ngoại tệ / Séc du lịch
Foreign currency / Traveler cheque purchase
MS VAT: 01001124370061
030ct0313:16:09 1130 TRF CA TRF IN FRM CA 2992.0002 0.002.0.37.007802.5 / 04672 (1) Tài khoản (account) Số tiền (amount)
Nợ 1 (Debit 1): 04311.0.002.1.00.0459136 ct thiet bi
Nợ 2 (Debit 2):
Có 1 (Credit 1): 04912 00250101001 mua & ban ngoai te / vnd
Có 2 (Credit 2): Có 3 (Credit 3):
43,565,200.00 VND 43,565,200.00 VND
(2)
Nợ (Debit): 04912 00250101001 mua & ban ngoai te / vnd 2,800.00 USD Có 1 (Credit 1): 04672.0.002.0.37.0078025 kq machinco no 1 2,800.00 USD Có 2 (Credit 2):
Có 3 (Credit 3):
Tỷ giá: USD 015559.000000 Exchange rate
Số tiền nhận bằng chữ: Hai nghìn tám trăm đô-la chẵn Amount in words
Kế toán phản ánh bút toán mua ngoại tệ nh sau: Nợ TK 1122HNU: 43.565.200
Có TK 1121 HN: 43.565.200
Lợng tiền gửi VND tại ngân hàng ngoại thơng Hà Nội giảm đợc kế toán phản ánh trên Biểu I.1.1 và lợng ngoại tệ tăng do mua đợc phản ánh trên Sổ chi tiết TK 1122HNU (biểu I.1.2)
Biểu I.1.2:
Bộ Thơng mại
Công ty Thiết bị
sổ chi tiết TK 1122HNU
Ngoại tệ – Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội Từ ngày 1/10/2003 đến ngày 31/10/2003
D Nợ đầu tháng: ……..đồng
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có NT SH 03/10 HĐ 4672 Mua ngoại tệ 1121HN 43.565.200 03/10 BN 5007 Ký quỹ mở L/C 1442 43.565.200 ……..
Cộng ………. …………. D Nợ cuối tháng: …… đồng
Lợng ngoại tệ ngay sau khi mua đợc Công ty sử dụng để thực hiện ký quỹ mở L/C cho Hợp đồng SA-018/03, hoàn thành việc ký quỹ, Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội gửi Giấy báo Nợ về cho Công ty
Bank for foreign trade of vietnam – hanoi
Phong: NHAP KHAU GIAY BAO NO
Ma VAT: 0100112430061 So chung tu: 0173-5007
Ngay L/Phieu: 03/10/2003 So tham chieu: 030020603ILC 1118 Ngay G/Tri: 03/10/2003 Lien 2
Tai khoan So tien
NO: 4672.002.7.37.002800.5
[Cif: 0002314] CT THIETBI USD 2,800.00 CO: 5199.USD.002.260101001
Th ttp t/toan n/ngoai co thue gtgt CO: 7299.VND.002.439801001 Thu buu dien phi co thue gtgt
USD 2,797.00 USD 3.00 Ma VAT kh/hang . VAT: 0.273. Phi dich vu: 2.73. Ti gia: 15.559VND/USD So tien bang chu: (Ngoai te chi): Hai nghìn tám trăm do-la chẵn.
Noi dung: LC NO: 030020603ILC1118 thanh toan: usd 30,928.80 Nguon ghi no: HD 35/2003 dd 3.10.2003 don vi: machino import no 1
Ttoan vien Kiem soat Truong phong Giam doc
……. ……. ……… …… Khi nhận đợc Giấy báo Nợ, kế toán phản ánh:
Nợ TK 1442: 43.565.200
Có TK 1122HNU: 43.565.200
Số phát sinh này đợc ghi vào Sổ chi tiết TK 1122HNU (biểu I.1.2) và Sổ chi tiết TK 1442 (biểu I.1.3):
Biểu I.1.3: Bộ Thơng mại Công ty Thiết bị sổ chi tiết TK 1442 Từ ngày 1/10/2003 đến ngày 31/10/2003 D Nợ đầu tháng:…….đồng
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Phát sinhNợ Phát sinhCó
NT SH
……… ………
03/10 BN 5007 Ký quỹ mở L/C 1122HNU 43.565.200
ngời bán …….. ……….
Cộng ……… …….
D Nợ cuối tháng: ……đồng
Phí mở L/C đợc Công ty thanh toán cho ngân hàng mở L/C bằng nguồn vốn tự có theo Uỷ nhiệm chi số 176, sau khi thực hiện Uỷ nhiệm chi này, Công ty sẽ nhận đợc Giấy báo Nợ của ngân hàng mở L/C
Bank for foreign trade of vietnam – hanoi
Phong: NHAP KHAU GIAY BAO NO
Ma VAT: 0100112430061 So chung tu: 0173-5019 Ngay L/Phieu: 03/10/2003
Ngay G/Tri: 03/10/2003 Lien 2
Tai khoan So tien
NO: 4311.002.1.00.045913.6
[Cif: 0002314] CT THIETBI VND 821.515 CO: 7121.VND.002430101002
Th ttp t/toan n/ngoai co thue gtgt CO: 7299.VND.002.439801001 Thu buu dien phi co thue gtgt
VND 479.217 VND 342.298 Ma VAT kh/hang . VAT: 74683. Phi dich vu: 746832. Ti gia: 1.00VND/VND So tien bang chu: (Viet Nam Dong)
*[+]* Tam tram hai muoi mot ngan nam tram muoi lam dong chan *T* Noi dung:
LC SO: 030020603ILC1118 THU PHI THEO TY LE: 0,1% + USD20.00