II. Giải pháp hoàn thiện công tác kế hoạch hóa sản xuất tại công ty
1.2. Các điều kiện khác
Công ty cần quan tâm hơn đến cơ sở vật chất của khối kế hoạch, bằng việc mở rộng không gian làm việc cho phòng.
Cung cấp máy tính và các phần mềm cần thiết cho các thủ kho để việc trao đổi thông tin trong khối thuận tiện hơn. Hiện nay việc trao đổi thông tin giữa các thủ kho và cán bộ kế hoạch còn thủ công, việc trang bị máy tính tại mỗi kho cho các thủ kho làm việc sẽ tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng hơn, giảm bớt công việc tập hợp số liệu cho các cán bộ kế hoạch. Tiết kiệm được chi phí và thời gian đi lại.
Hiện nay phần mềm quản lý vật tư còn chưa được hoàn thiện, dẫn tới công tác quản lý vật tư của công ty còn chưa thực sự hiệu quả và chính xác. Cần hoàn thiện ngay phần mềm này trong thời gian tới để góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của khối kế hoạch. Công ty cũng nên xem xét tới việc mua phần mềm quản trị kế hoạch sản xuất để tăng thêm công cụ cho cán bộ kế hoạch, giảm thiểu tính thủ công trong công tác tính toán các chỉ tiêu kế hoạch.
Như đã đánh giá trong phần trước là cán bộ làm công tác kế hoạch chưa được đào tạo đúng chuyên ngành kế hoạch, phần lớn là những cán bộ làm việc bằng kinh nghiệm. Vì thế công ty cần có những phương án tổ chức các lớp huấn luyện, thuê các chuyên gia về làm việc để trao đổi thông tin với cán bộ kế hoạch hoặc gửi các cán bộ đi đào tạo trong những khóa đào tạo ngắn về kiến thức kế hoạch, tiếp thu những kiến thức và kinh nghiệm mới từ bên ngoài. Giúp cho cán bộ kế hoạch có thể khai thác các căn cứ xây dựng kế hoạch một cách hiệu quả nhất, xây dựng được nhiều phương án kế hoạch và lựa chọn được phương án tối ưu nhất.
2.Qui trình lập KH sản xuất
- Việc làm đầu tiên là tiến hành sửa đổi văn bản về quy trình lập kế hoạch sản xuất vì hiện nay thực tế thực hiện và qui trình được thể hiện trong tài liệu không còn phù hợp. Thể hiên ở chỗ trong các căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất có căn cứ định hướng của công ty nhưng trong văn bản thì điều này lại không được thể hiện
- Tiến hành lập kế hoạch sản xuất quý, kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch dự trữ hàng hóa. Như chúng ta thấy hiện nay kinh tế luôn có những biến động khó lường, giá cả nguyên vật liệu liên tục biến động, là một doanh nghiệp sản xuất vật chất với chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 60-70% giá thành nếu không có kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu phù hợp sẽ dẫn tới không chủ động được sản xuất và quyết định giá cả sản phẩm. Kế hoạch dự trữ hàng hóa cũng nên được xây dựng. Như đã phân tích ở phần trên, đặc điểm sản xuất văn phòng phẩm là có tính chất mùa vụ, vì thế nếu không có chiến lược sản xuất để dự trữ sản phẩm phù hợp thì sẽ rất dễ dẫn tới trường hợp hàng hóa sản xuất ra không đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường vào những tháng thị trường có nhu cầu cao.
Quan tâm hơn đến công tác giám sát và đánh giá thực hiện kế hoạch. Công ty cần tiến hành soạn thảo các quy định về hình thức khen thưởng hay xử phạt với những trường hợp hoàn thành, hoàn thành vượt mức hay không hoàn thành kế hoạch. Việc làm này sẽ giúp cho các các bộ kế hoạch có thêm tinh thần trách nhiệm khi làm việc, cống hiến hết mình cho sự phát triển của công ty.
- Quy trình lập kế hoạch sản xuất của công ty nên có thay đổi đó là khi tiến hành lập kế hoạch sản xuất thì cán bộ kế hoạch phải dựa vào các kế hoạch khác như kế hoạch nhân sự và tài chính chứ không phải là tiến hành lập
kế hoạch sản xuất sau đó từ kế hoạch sản xuất xác định kế hoạch nhân sự và tài chính. Thực tế đó đi ngược với lý thuyết mẫu.
3. Nội dung KH sản xuất
Hiện nay tất cả các bản kế hoạch sản xuất của công ty mới chỉ dừng lại việc đưa ra các con số.
Bản kế hoạch sản xuất không nên chỉ là những con số đơn thuần mà nên có các phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giai đoạn trước, phân tích những cơ hội và khó khăn trong giai đoạn tiếp theo. Sau cùng là đưa ra các biện pháp thực hiện kế hoạch
Trong bản kế hoạch cũng nên đưa ra các kịch bản sản xuất khác nhau (tự sản xuất, theo gia công bao nhiêu) sau đó lựa chọn một kịch bản tối ưu nhất.
Ngoài ra công ty cần tiến hành luôn việc bổ sung thêm kế hoạch nguyên vật liệu. Việc lập kế hoạch kế hoạch nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất phụ thuộc vào định mức và tỷ lệ hao hụt của nguyên vật liệu. Khi tiến hành lập kế hoạch nguyên vật liệu việc làm đầu tiên là tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu, nhu cầu này được thể hiện theo bảng sau:
Bảng 3.2: Nhu cầu vật tư tháng X năm Y công ty CP VPP Hồng Hà
Tên vật tư ĐV ĐM KL SP Tổng ĐM Hao hụt Tổng nhu cầu Vật tư chính Giấy các loại Bìa các loại Vật tư phụ Nhựa Bao bì …..
Xác định tổng nhu cầu nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất trong thời gian kế hoạch, cán bộ kế hoạch tiếp tục thu thập thông tin về tồn kho vật tư, khối lượng dự trữ vật tư cần thiết để tìm ra nhu cầu nguyên vật liệu cần đặt hàng trong thời kỳ kế hoạch
Sau khi xác định tổng nhu cầu nguyên vật liệu, cán bộ kế hoạch tiến hành xác định các nhà cung cấp. Để xác định các nhà cung cấp, cán bộ kế hoạch tiến hành đánh giá chất lượng cung cấp của các nhà cung cấp trong giai đoạn trước, tìm kiếm các nhà cung cấp mới. Sau đó so sánh chất lượng hàng hóa, giá cả, thời gian cung cấp giữa các nhà cung cấp để đưa ra lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất. Quá trình này hoàn tất, cán bộ kế hoạch mới tiến hành đặt hàng vật tư với các nhà cung cấp.