II. Giải pháp hoàn thiện công tác kế hoạch hóa sản xuất tại công ty
1.1.Hoàn thiện cơ cấu và thay đổi một số chức năng nhiệm vụ của khối kế hoạch
Hiện tại theo quy định của công ty thì chức năng nhiệm vụ của khối kế hoạch là “Nghiên cứu xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn như kế hoạch năm, quý, tháng. Xậy dựng giá thành cho từng sản phẩm. Cung ứng nguyên vật liệu và hàng hoá phục vụ cho hoạt động sản xuất cho công ty. Theo dõi điều độ việc thực hiện kế hoạch sản xuất của các đơn vị”
Việc khối kế hoạch có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, theo dõi điều độ thực hiện kế hoạch sản xuất của các đơn vị là phù hợp. tuy nhiên nên chuyển nhiệm vụ xây dựng giá thành cho từng sản phẩm sang cho khối tài chính. Ngoài ra bộ phận thống kê của công ty nên chuyển sang khối kế hoạch để đảm bảo khối kế hoạch là khối thực hiện đầy đủ 4 khâu của kế hoạch hóa sản xuất là xây dựng kế hoạch, thực hiện kế hoạch, giám sát, điều chỉnh kế hoạch. Như vậy cơ cấu tổ chức của khối kế hoạch cần chia ra làm 3 bộ phận nhỏ là:
- Bộ phận hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch: Hiện tại khối kế hoạch đã có bộ phận này đó là các cán bộ quản lý vật tư và hàng hóa. Tuy nhiên để đảm bảo công tác hỗ trợ thật sự hiệu quả thì ngoài các cán bộ cung cấp thông tin về hàng hóa và vật tư tồn kho nên thêm cán bộ có nhiệm vụ thu thập các thông tin từ các phòng ban chức năng khác nhất là thông tin tiêu thụ, thông tin tài chính, nhân sự,.. Nói tóm lại bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm thu thập và chuẩn bị đầy đủ và chính xác tất cả những thông tin cần thiết cho công tác lập kế hoạch sản xuất của công ty.
- Bộ phận lập kế hoạch: Bộ phận này hiện tại đã có và không cần phải có sự thay đổi nào. Hiện tại công việc lập kế hoạch là công việc của phó giám
đốc và giám đốc khối.
- Bộ phận theo dõi, giám sát kế hoạch: Ngoài việc phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất và giám đốc khối kế hoạch thường xuyên giám sát, sau khi bộ phận thống kê được chuyển sang khối kế hoạch thì sẽ công việc theo dõi và giám sát thực hiện sẽ là công việc thống nhất chung trong chức năng nhiệm vụ của khối kế hoạch. Nhiệm vụ của các cán bộ này sẽ là thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạch tại các nhà máy, phát hiện những biểu hiện bất thường, tìm ra nguyên nhân và báo cáo lên cấp trên để có biện pháp xử lý kịp thời.
Cơ cấu tổ chức khối kế hoạch sau khi được đổi mới sẽ như sau:
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức khối kế hoạch sau hoàn thiện
Giám đốc khối CB quản lý hàng hoá Các thủ kho Phó giám đốc I CB quản lý vật tư Phó giám đốc II Tổ xe nâng Các CB thống kê