1. Thực trạng quản lý chất lượng
2.1. Điều tra đánh giá thực trạng hoạt động quản lý chất lượng tại Xí
( Nguồn: Phòng Kế hoạch- vật tư)
1. Một số giải pháp:
2.1. Điều tra đánh giá thực trạng hoạt động quản lý chất lượng tại Xí nghiệp: nghiệp:
Để có thể xây dựng được hệ thống Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 phù hợp với Xí nghiệp thì đầu tiên và rất quan trọng là Xí nghiệp phải đánh giá được thực trạng hoạt động quản lý chất lượng tại Xí nghiệp. Mục đích là:
- Xác định được thực trạng của hệ thống tại Xí nghiệp hiện nay so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9000:2000. Bản báo cáo này chính là tài liệu quan trọng phục vụ cho việc tiến hành dự án ISO 9000. Nó là thông tin đầu vào cho việc xây dựng hệ thống chất lượng và các chương cải tiến chất lượng sau này.
- Kết quả đánh giá hoạt động của Xí Nghiệp dựa vào các tiêu chí của tiêu chuẩn ISO 9000 như sau:
hệ thống quản lý chất lượng. Các yêu cầu chung đòi hỏi phải nhìn vào các quá trình của hệ thống quản lý, cách thức chúng tác động lẫn nhau, cần nguồn lực gì để vận hành các quá trình đó và đo lường và theo dõi, phân tích và cải tiến chúng như thế nào. Ấn định các yêu cầu về hệ thống văn bản cần thiết cho việc điều hành có hiệu lực hệ thống và cách kiểm soát tài liệu và hồ sơ.
Tại Xí Nghiệp cơ cấu tổ chức của Xí Nghiệp đã rất rõ ràng, các phòng ban đã có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Nhìn chung hệ thống quản lý của Xí Nghiệp đã vận hành khá hiệu quả. Nhưng cần xây dựng một hệ thống văn bản mô tả các hoạt động và trình tự thực hiện các công việc, các tiêu chuẩn yêu cầu để có thể chuẩn hoá được công việc, tạo điều kiện cho người lao động thực hiện đầy đủ các quy trình đồng thời đảm bảo nghiêm kiểm tra chặt các bước công việc.
- Nhóm yêu cầu 2: Trách nhiệm của lãnh đạo
Việc quản lý HTQLCL là trách nhiệm của “lãnh đạo cao nhất” (thủ trưởng cơ quan). Lãnh đạo cao nhất phải nhận biết các yêu cầu của khách hàng khi hoạch định chiến lược và cam kết đáp ứng các yêu cầu này đúng pháp luật và chức trách giải quyết công việc. Lãnh đạo cao nhất phải xác định chính sách chất lượng và để đạt chính sách này phải xác định các mục tiêu chất lượng đồng thời việc hoạch định các biện pháp cần tiến hành để đạt được mục tiêu đó. Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo có sự trao đổi thông tin nội bộ rõ ràng về hiệu lực của HTQLCL và xem xét định kỳ hệ thống này để đảm bảo nó luôn thích hợp và có hiệu lực.
Tại Xí Nghiệp Ban giám đốc cần thể hiện cam kết và quyết tâm xây dựng, thực hiện và hoàn thiện HTQLCLbằng các văn bản cụ thể
Truyền đạt cho mọi người trong Xí Nghiệp của mình hiểu rõ tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu, mong đợi của khách hàng cũng như các
của Quản lý chất lượng;
− Đảm bảo các nguồn lực cần thiết;
− Thực hiện thường xuyên (định kỳ) xem xét của Lãnh đạo đối với Hệ thống quản lý chất lượng, kịp thời có sự đánh giá và điều chỉnh cần thiết.
− Nhóm yêu cầu 3: Quản lý nguồn lực
Phần này quy định các nguồn nhân lực và cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện quá trình. Nhân viên cần có năng lực để thực hiện các công việc được giao và có cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc cần thiết nhằm tạo khả năng đảm bảo các yêu cầu của khách hàng đều được đáp ứng.
Tại Xí Nghiệp trong thời gian tới cần xây dựng rõ quy chế đào tạo, việc đào tạo mang tính chủ động như xác định nhu cầu đào tạo, xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nhân viên dài hạn, ngắn hạn có cách thức đánh giá hiệu quả công việc cách chính xác, tổ chức các cuộc trao đổi kinh nghiệm giữa các phân xưởng. Xây dựng các quy chế khuyến khích cải tiến, nâng cao năng suất, chất lượng trong Xí Nghiệp.
− Nhóm yêu cầu 4: Tạo sản phẩm
Bao gồm các quá trình cần thiết để tạo ra sản phẩm. Đây là hoạt động chuyển hoá đầu vào của quá trình thành đầu ra có giá trị tăng thêm.
Các sản phẩm mua vào của Xí Nghiệp bao gồm như mua nguyên vật liệu cho sản xuất, trang thiết bị phục vụ cho khối văn phòng, văn phòng phẩm…. Xí Nghiệp đều chọn lựa và sử dụng của các đơn vị có đủ năng lực hoặc được Bộ Quốc Phòng giao xuống. Việc lựa chọn nhà cung cấp thông qua sự khảo giá do Phòng Kế hoạch đảm nhiệm. Xí Nghiệp càn xây dựng các tiêu chí để lựa chọn cho phù hợp. Thẩm định lại các thông tin cung cấp để đảm bảo độ chính xác của thông tin. Định kỳ đánh giá lại các nhà cung ứng này để đưa ra những lựa chọn nhà cung ứng có chất lượng tốt nhất.
Đây là công việc đo lường, đánh giá để có thể theo dõi và phân tích nhằm cung cấp thông tin về các hệ thống đó được vận hành như thế nào, giải quyết các yêu cầu của tổ chức qua việc đánh giá nội bộ, các quá trình và sản phẩm. Việc phân tích này, kể cả sai sót trong hệ thống, quá trình thực hiện và kết quả giải quyết công việc sẽ cung cấp thông tin có giá trị để làm cơ sở thực hiện các nội dung cải cách khi cần thiết.
Xí Nghiệp chưa có các hoạt động như phân tích tổng hợp các ý kiến đẻ có thể đánh giá được chất lượng sản phẩm đã thoả mãn được các yêu cầu của khách hàng chưa. Không có các hoạt động về việc đánh giá chất lượng cũng như mức độ hoàn thành các hợp đồng kinh tế, thống kê những sai sót thường gặp trong quá trình để rút kinh nghiệm.
Trước những đánh giá về thực trạng quản lý chất lượng, em đưa ra kế hoạch xây dựng Hệ thống như sau:
XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ 79 Bắt đầu dự án: 5/2009 Thời gian thực hiện: 6 tháng. Kết thúc dự án: 10/2009
TT Các giai đoạn của Dự án Trách
nhiệm
Thời gian thực hiện ( tháng 5/2009 đến tháng 10/2009)
5 6 7 8 9 10
1. Giai đoạn chuẩn bị
1.1 Đánh giá thực trạng VPC
1.2 Lập Ban chỉ đạo ISO 9000 và Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về Chất lượng
Công ty
1.3 Đào tạo về ISO 9000 và cách thức xây dựng văn bản
VPC
1.4 Lập kế hoạch thực hiện và kế hoạch viết văn bản VPC
2 Giai đoạn áp dụng xây dựng và triển khai áp dụng
2.2 Phổ biến tài liệu áp dụng CT
2.3 Xem xét và cải tiến HTCL VPC+CT
3 Các giai đoạn đánh giá HTCL
3.1 Đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ 3.2 Đánh giá HTCL
3.3 Khắc phục sau đánh giá 3.4 Xem xét của lãnh đạo
4 Giai đoạn chứng nhận 4.1 Đánh giá trước chứng nhận 4.2 Khắc phục cải tiến 4.3 Chuẩn bị đánh giá chứng nhận 4.4 Đánh giá chứng nhận 4.5 Khắc phục điểm không phù hợp
Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2009
2.2.1. . Xây dựng chính sách và mục tiêu chất lượng:
Việc áp dụng HTQLCLcông tác theo tiêu chuẩn ISO tại Xí nghiệp phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và đặc điểm của đơn vị để xây dựng chính sách và mục tiêu chất lượng.
Chính sách chất lượng thể hiện ý đồ và chỉ dẫn chung của toàn Xí nghiệp. Đây là yêu cầu cơ bản, có tính xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động , chính sách chất lượng thể hiện ý chí, quyết tâm của tập thể từ ban lãnh đạo đến cán bộ, công chức, người lao động, nhằm bảo đảm chắc chắn cho thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Lãnh đạo phải luôn luôn thực hiện cam kết hướng vào khách hàng. Chính sách chất lượng của Xí nghiệp được xác định là "Quyết tâm nâng cao chất lượng công tác, luôn luôn cung cấp các sản phẩm dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Xí nghiệp cam kết xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCLtheo tiêu chuẩn ISO 9000:2000; liên tục cải tiến phương pháp làm việc, phương thức lãnh đạo, điều hành, thực hiện tốt nếp sống văn hoá, nhằm không ngừng nâng cao năng suất lao động phục vụ tốt nhất khách hàng".
- Coi khách hàng là tài sản quý nhất của Xí nghiệp nên quan hệ chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo hàng hoá và đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Chất lượng sẽ luôn được cải tiến trong từng công đoạn của quá trình sản xuất.
- Tạo mọi cơ hội để đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn Xí Nghiệp.
2.2.2. Xây dựng sổ tay chất lượng:
Sổ tay chất lượng là tài liệu tổng quát, xác định phạm vi áp dụng; chính sách và mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động và cơ cấu tổ chức, chức năng
các Qui trình, Thủ tục đã ban hành,….để Lãnh đạo và cán bộ chủ chốt của Cơ quan làm cơ sở điều hành HTQLCLcủa mình. Đây là tài liệu mô tả khái quát nhất về HTQLCLtại Xí Nghiệp. Nội dung chính của sổ tay bao gồm:
- Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
- Các thủ tục văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng.
- Mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống.
2.2.3 Xây dựng các quy trình thực hiện các công việc:
Qui trình (hay Thủ tục) là tài liệu hướng dẫn cách tiến hành một công việc nhất định theo trình tự các bước cần thiết (Ai làm và làm theo cái gì ứng với mỗi bước) theo một quá trình nhất định nhằm đảm bảo cho quá trình đó được kiểm soát. Trong thực tế, Qui trình nhằm thực hiện một Quá trình nhất định nào đó. Nội dung của Quy trình bao gồm các mục sau:
• Mục đích
Nói rõ Qui trình được thiết lập nhằm giải quyết vấn đề gì. Thí dụ: Mục đích của Qui trình kiểm soát tài liệu viết “Mục đích của Qui trình này là hướng dẫn và phân công trách nhiệm để kiểm soát có hệ thống việc ban hành, phân phát, soát xét và hủy bỏ các tài liệu của Hệ thống Quản lý chất lượng”.
• Phạm vi áp dụng
Cho biết Qui trình sẽ được áp dụng ở lĩnh vực nào, bộ phận hay cá nhân nào phải thục hiện (như với Qui trình kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ thì phạm vi áp dụng là toàn bộ Tổ chức; Qui trình xét, đăng ký kinh doanh thì phạm vi áp dụng là các hộ kinh doanh cá thể trên địa bàn Quận và Phòng Kế hoạch Tài chính là cơ quan tổ chức thực hiện).
• Tài liệu viện dẫn
Liệt kê những tài liệu có nguồn gốc nội bộ hay bên ngoài được sử dụng để thực hiện Qui trình. Với Dịch vụ Hành chính thì quan trọng nhất là phải sưu tập và liệt kê các Văn bản Pháp qui (Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư,
cơ quan có thẩm quyền (Tiêu chuẩn, Định mức, Biểu mẫu thống kê…). Tài liệu viện dẫn thường rất nhiều và luôn thay đổi, vì vậy cần chọn lựa những tài liệu trực tiếp chi phối việc thực hiện Qui trình hàng ngày và các tài liệu đó phải được cập nhật khi có sự bổ sung, sửa đổi, thay thế của Cơ quan có thẩm quyền.
• Các định nghĩa
Giải thích các khái niệm hay định nghĩa các từ ngữ được sử dụng thống nhất trong Qui trình để tránh hiểu sai hay hiểu không thống nhất.
• Nội dung Qui trình
Mô tả nội dung, trình tự, địa điểm, thời gian tiến hành công việc; bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện và thực hiện theo những chỉ dẫn nào.
Điều quan trọng để xác định được đúng phần này là phải nắm vững yêu cầu và đặc điểm của công việc (các tính chất đặc trưng, độ phức tạp, các yếu tố tạo thành, các mối quan hệ tương tác lẫn nhau,...); các quá trình (chung và riêng); năng lực cán bộ, công chức và các nguồn lực có thể huy động.
Đây là phần cốt lõi của Qui trình. Mỗi Tổ chức và mỗi Đơn vị, cá nhân trong Tổ chức cần phân tích, chọn lựa phương án thích hợp cho mình, miễn sao rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, đảm bảo kiểm soát được quá trình và công việc tạo ra. Theo kinh nghiệm ở nhiều nơi, nên kết hợp sử dụng Lưu đồ với mô tả bằng lời thì thuận tiện cho người thực hiện hơn.
• Hồ sơ
Liệt kê những tài liệu cần phải có hợp thành Hồ sơ làm bằng chứng cho việc lập và thực hiện Qui trình. Khi hoàn thành một Công việc nào đó thì Hồ sơ cần lập và lưu giữ sẽ bao gồm những tài liệu liệt kê ở mục này.
• Phụ lục
Chủ yếu gồm các Hướng dẫn, Biểu mẫu áp dụng thống nhất khi thực hiện Qui trình (được mã hóa và kèm theo nguyên bản).
Đối với Xí nghiệp, việc xây dựng các quy trình hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ do trưởng phòng KCS viết dưới sự hướng dẫn của chuyên gia tư vấn. Đối với các quy trình tác nghiệp( quy trình có liên quan hoạt động cụ thể
phân công những người có khả năng có trình độ viết các quy trình tác nghiệp tại phòng ban, phân xưởng của mình. Qua quá trình góp ý, tư vấn sẽ hoàn thiện hơn quy trình đã viết.
2.2.4. Hướng dẫn công việc
Các hướng dẫn công việc là tài liệu chỉ dẫn chi tiết phải làm cho một công việc cụ thể. Hướng dẫn thường để thực hiện một Qui trình nào đó mà nội dung của Hướng dẫn không thể trình bày hết trong Qui trình.
Chỉ nên có Hướng dẫn trong các trường hợp:
- Cần qui định để thống nhất thực hiện nhưng không thể đưa hết vào quy trình
- Công việc phức tạp hay đòi hỏi chính xác cao;
- Cán bộ, công chức chưa thành thạo công việc, dễ làm sai hay bỏ sót việc được giao nếu không có Hướng dẫn.
Hướng dẫn công việc không nhất thiết phải trình bày theo mẫu thống nhất như Qui trình. Chỉ cần nêu rõ: Tên Hướng dẫn; mục đích là để thực hiện Qui trình nào hay Việc gì; nội dung cụ thể cần phải làm (nếu buộc phải theo trình tự nhất định thì phải nói rõ trình tự đó); ai làm (yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, nếu có);...Nên mã hóa Hướng dẫn theo Qui trình tương ứng và ghi ngày ban hành, chữ ký người duyệt ban hành.
Việc ban hành và áp dụng HTQLCLtheo tiêu chuẩn ISO 9000 chỉ là bước đầu để Xí nghiệp có thể đổi mới cách thức quản lý chất lượng của mình
2.3. Áp dụng công cụ 5S nhằm tạo môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp.
5S là công cụ quản lý nhà xưởng hữu hiệu theo phong cách Nhật Bản, nền tảng cơ bản để thực hiện các HTQLCLmôi trường. Nó xuất phát từ quan niệm là nếu làm việc trong môi trường lành mạnh, sạch sẽ, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần người lao động sẽ thoải mái, từ đó nâng cao năng suất lao động.
xuất.
• Seiton (Sắp xếp). Sắp xếp mọi cái ngăn nắp và có đánh số hiệu để dễ tìm, dễ thấy và dễ tra cứu.
• Seiso (Sạch sẽ). Vệ sinh nơi làm việc và luôn giữ cho nó sạch sẽ.
• Seiketsu (Săn sóc). Luôn thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.
• Shitsuke (Sẵn sàng). Hãy tạo cho những công việc trên thành thói quen, không cần ai phải nhắc nhở hay ra lệnh.
Việc áp dụng 5S tạo môi trường làm việc có kỷ luật, trật tự; tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở. Những phát sinh đều được phát hiện sớm và giải quyết triệt để, giúp nâng cao năng suất và nhiều cơ hội trong kinh doanh... Kinh nghiệm cho thấy, tổ chức nào áp dụng tốt 5S sẽ làm giảm thiểu lỗi cho quá trình sản xuất đến 50%.
Để áp dụng thành công 5S, lãnh đạo phải cam kết, luôn hỗ trợ và chỉ đạo thực hiện, đào tạo cho mọi người nhận thức ý nghĩa của 5S, từ đó tạo môi trường thích hợp để mọi người tự nguyện tham gia, lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn.. Có thể triển khai công cụ 5S tại Xí Nghiệp theo những bước