II. Văn hóa doanh nghiệp FDC
1. Mô hình VHDN công ty đang xây dựng
FDC đang theo đuổi mô hình văn hóa doanh nghiệp “ Làm ra làm / Chơi ra chơi” ( Word hard/ Play hard )
Công ty nhận định đây là mô hình phù hợp với chủ trương phát triển cũng như ngành nghề kinh doanh của mình. Lĩnh vực phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin đòi hỏi phẩm chất năng động của một nhà kinh tế nhưng cũng phải có hiểu biết về công nghệ nhất là những thông tin cập nhật về tiến bộ của nó. Mô hình văn hóa công ty xây dựng dựa trên nguyên lý đó. Hệ thống chặt chẽ nhưng phải có sự linh hoạt mềm dẻo với môi trường ( môi trường kinh doanh). Công việc được thiết kế theo nhóm, các thành viên của nhóm được khuyến khích mở rộng quan hệ liên chức năng và vượt cấp với mọi người. Mối quan hệ ngang rất phát triển. Mọi người đều nói về việc thi đua giữa các nhóm với tinh thần xây dựng. Từng thành viên và nhóm đều đặt ra những mục tiêu, khen thưởng được xác định trên cơ sở thành tích đạt được.Mọi người đều được trao quyền tự chủ đáng kể trong việc lựa chọn cách thức đạt được đến mục tiêu.
Các vấn đề của nội dung mô hình văn hóa FDC:
1.1.Hệ thống các quan điểm phát triển của công ty
FDC đề ra cho mình một mục tiêu phát triển là “Công ty TNHH Phân phối FPT quyết tâm giữ vững vị trí là nhà phân phối hàng đầu các sản phẩm công nghệ thông tin và điện thoại di động tại Việt Nam, xây dựng thành công “ Văn hóa kinh doanh FPT Distribution”; gây dựng lòng tin cho hệ thống đại lý và các đối tác nước ngoài bằng chính chất lượng phục vụ chuyên nghiệp, hoàn hảo, xứng đáng là sự lựa chọn đúng đắn của các hãng hàng đầu trên thế giới tại thị trường Việt Nam; tiếp tục tạo dựng môi trường để các cán bộ nhân viên
phát triển tài năng toàn diện sở trường của mình, thu hút lực lượng tài năng trẻ làm nòng cốt cho sự phát triển của công ty trong tương lai.”
Và sứ mệnh “toàn cầu hóa” với phương châm chuyên nghiệp ở đẳng cấp quốc tế để dễ dàng phát triển thành một tập đoàn có tầm cỡ trên thế giới.
Như vậy ngay từ đầu công ty đã xác định sẽ vươn tầm xa ra thị trường thế giới nên mọi hoạt động đều được công ty chuẩn hóa theo tiêu chuẩn thế giới ngay từ đầu.
1.2.Hệ thống quản trị chất lượng FDC
Trên cơ sở những mục tiêu chiến lược phát triển lâu dài đó cùng với cơ sở hệ thống quản trị chất lượng của tổng công ty FPT thì FDC cũng đã xây dựng cho mình bộ khung tiêu chuẩn làm việc: Hệ thống quản trị chất lượng FDC.
Những triết lý cơ bản của hệ thống - Hướng vào khách hàng
- Phòng ngừa sự không ph
ù hợp tại mọi giai đoạn, làm đúng ngay từ đầu. - Quản lý theo quá trình
- Liên tục cải tiến
- Mang bản sắc riêng của công ty - Kết cấu chặt chẽ
Hệ thống này áp dụng cho tất cả các hoạt động của công ty từ hoạt động bán buôn, bán lẻ các mặt hàng công nghệ thông tin và điện thoại di động đến các hoạt động phong trào và các hoạt động hỗ trợ khác như công nghệ thông tin, tài chính kế toán, hành chính, văn phòng, nhân sự... Đó là các sổ tay quá trình phân phối và sổ tay quá trình mobiphone( đây là hai sổ tay đặc trưng thể hiện sự khác biệt của công ty so với các công ty khác của FPT). Các hoạt
quá trình tài chính, sổ tay quá trình tuyên truyền, sổ tay quá trình phong trào, …
Sau đây là mô hình tổ chức hoạt động chất lượng tại công ty TNHH phân phối FPT
Theo mô hình này, Phòng Đảm bảo chất lượng Công ty phân phối FPT (QA FDC) là trung tâm, có chức năng liên kết giữa QMR và cán bộ chất lượng các Trung tâm, Bộ phận.
Định kỳ hàng tháng, QA FDC kết hợp với cán bộ chất lượng các Trung tâm, Bộ phận tiến hành kiểm soát nội bộ. Mục đích của các lần kiểm soát này là phát hiện các sự không phù hợp trong tất cả các hoạt động để tìm kiếm cơ hội cải tiến. Đến nay, thuật ngữ NC/NX đã trở nên thân quen với tất cả các thành viên FPT nói chung và Công ty phân phối FPT. Vì có NC/NX nghĩa là có cơ hội cải tiến hệ thống và cải thiện chất lượng công việc.
Chính điểm này giúp cho công ty sửa chữa và phát hiện những lối trong hệ thống để kịp thời khắc phục hay phòng tránh. Đây là hệ thống kêu gọi tất cả mọi nhân viên khi phát hiện ra những lỗi nhỏ nhất của sự không phù hợp giữa thực tế và tài liệu thì sẽ gửi email theo mẫu có sẵn đến bộ phận quản lý chất lượng. Đây có thể là chỉ sai lệnh giữa thực tế với tài liệu của một hợp đồng mua hàng bán lẻ. Tất nhiên để hệ thống phát huy tác dụng thực sự thì công ty có các hình thức thưởng phạt cụ thể. Ai mà vi phạm lần đầu và đã được nhắc nhở mà vẫn phạm tiếp lỗi đó sẽ bị phạt( tùy từng trường hợp mà phạt hành chính hay kinh tế).
1.3Hệ thống các chuẩn mực về thái độ hành vi ứng xử của nhân viên
- Các chuẩn mực về thời gian làm việc: Công ty tuân thủ theo quy về giờ làm của nhà nước nhưng cách đánh giá thì chủ yếu vẫn theo hiệu quả công việc nên tạo được sự năng động cho nhân viên. Vì lý do chính đáng họ vẫn có thể đi muộn nhưng vẫn phải đảm bảo kết quả và tiến độ công việc.
- Các chuẩn mực về trang phục: Tất cả các showroom của công ty đều yêu cầu nhân viên mặc đồng phục và các nhân viên nữ phải trang điểm khi làm việc. Tổng giám đốc Hoàng Nam Tiến là một người rất thích cái đẹp. Ông quan niệm phụ nữ đi làm trang điểm sẽ tạo vẻ đẹp và lịch sự.
- Các chuẩn mực về thái độ làm việc: Đây là những chuẩn mực quan trọng ghi dấu ấn đối với khách hàng và đối tác. Thái độ làm việc còn tạo bầu không khí làm việc mà công ty mong muốn. Thái độ làm việc cũng thể hiện tác phong chuyên nghiệp_ một yêu cầu tối thiểu của phẩm chất nhân viên. Công ty FDc đã xây dựng một thái độ làm việc nghiêm túc, với phương châm “ hết lòng phục vụ khách hàng” theo đúng tôn chỉ FPT là “ nỗ lực làm hài lòng khách hàng trên cơ sở hiểu biết sâu sắc và đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của họ với lòng tận tụy và năng lực không ngừng được nâng cao”.
- Các chuẩn mực về ứng xử, ngôn ngữ giao tiếp: Đa phần các giá trị này ban đầu đều do tính chất trẻ trung của nhân viên định hình ( bắt đầu từ chính những nhà lãnh đạo ). Vì vậy bầu không khí trong công ty FDC rất lạc quann thân thiện và dân chủ.
Hệ thống các chuẩn mực trên công ty tạo ra với mục đích tạo nên văn hóa làm việc theo đúng tác phong công nghiệp nhằm mục đích “ toàn cầu hóa”.
1.4.Hệ thống các biểu trưng văn hóa của công ty
Công ty quan niệm các biểu trưng này tuy chỉ là nhưng biểu hiện bên ngoài của văn hóa nhưng nó lại có tác động tạo hình ảnh của công ty trong tâm rí người tiêu dùng.
- Logo công ty: Vì trực thuộc Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ FPT nên trong logo của công ty thể hiện rõ điều này. Ngoài ra logo FPT đã trở nên thân quen với mọi người nên khi FDC sử dụng logo này sẽ tạo được vị thế nhất định. Công ty sẽ không mất nhiều thời gian cho hoạt động PR để phổ biến một logo khác. Theo văn hóa phương đông, cụ thể là theo sách kinh dịch thì các biểu trưng logo hay quốc kỳ phải có ba màu thể hiện sự hài hòa tương đồng và tạo động lực cho sự phát triển. FPT là một doanh nghiệp của Việt Nam do đó truyền thống đó cũng ăn sâu vào tư tưởng niềm tin của mọi người.
- Ấn phẩm điển hình: Ngoài ấn phẩm hàng tuần của công ty FPT là báo “Chúng ta”, FDC còn có một tờ báo nội bộ là tờ “ Người phân phối”. Số báo này ra đầu tiên vào ngày 13/1/2005 với bản in màu toàn bộ. Tờ báo thể hiện tính chuyên nghiệp trong thông tin của công ty. Tờ báo này còn là tài liệu gửi tới cả các đối tác và bạn hàng của công ty.
- Các giai thoại: Trong công ty tồn tại rất nhiều các câu chuyện ly kỳ về các cấp lãnh đạo.
Sau đây tôi xin trích dẫn một phần trong bài “ Hãy tin vào chính mình” của PTGĐ FPT Lê Quang Tiến câu chuyên đó được coi như là một giai thoại về tổng giám đốc Hoàng Nam Tiến.
“ Thay đổi cách nhìn kinh doanh từ một câu nổ của nhân viên.
Vào khoảng đầu năm 1994, lúc đó FPT chỉ có hai bộ phận kinh doanh là văn phòng và trung tâm tin học ISC. Văn phòng kinh doanh các hợp đồng xuất nhập khẩu, chủ yếu với Liên Xô, còn ISC cung cấp các hệ thống tin học cho các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp. Khi đó văn phòng đóng tại 25 Lý Thường Kiệt và các buổi giao ban của công ty tổ chức tại đó.
Tôi nhớ có một buổi giao ban, trong khi các lãnh đaộ đang tán dương nhau về vị trí số một của FPT trong làng tin học Việt Nam, bàn chuyện dùng máy STAR để đè bẹp máy in EPSON, dùng máy tính OLIVETTI để cạnh tranh với IBM, COMPAQ… thì Hoàng Nam Tiến, lúc đó 25 tuổi , mới vào biên chế chính thức của FPT được 1 năm, đang là nhân viên của ISC nói: “ Các anh “ dở hơi” bỏ mẹ. FPT tuy là số 1 nhưng cũng chẳng hơn gì 3C, với Appinfo, thua xa Đồng Nam. ISC mà ký được hợp đồng nào trên 30 máy PC thì lại phải lên văn phòng gỡ máy của nhân viên đang dùng về “mông má” lại cho sạch để giao cho khách. Đấy là máy Olivetti, vì công ty có thể nhận được trực tiếp, còn nếu máy Compaq thì lại chạy sang mua lại của Đồng Nam hoặc Appinfo. Tóm lại là “phọt phẹt, giống mấy con mẹ buôn đầu đường bán cuối chợ”. Các bạn cũng biết Hoàng Nam Tiến , thường gọi là Tiến Béo hay “ nổ” lắm. Mà đã “ nổ “ thì rất to. Tuy nhiên sự thật cũng gần như vậy. Tôi nhìn anh Trương Gia Bình và đề nghị Hoàng Nam Tiến ở lại sau buổi giao ban để nói chuyện thêm. Đại khái chúng tôi hỏi Tiến là “ Sao em chê các anh phọt phẹt? Theo em nên làm thế nào?”. Hoàng Nam Tiến nói là phải làm ăn lớn, giao dịch trực tiếp với các nhà cung cấp thiết bị như IBM, Compaq, HP…, nhập khẩu với số lượng
và bản thân tôi cũng thấy phải thay đổi cách kinh doanh của FPT làm sao cho bài bản hơn và quy mô hơn”
Như vậy giai thoại trên đã phần nào khẳng định phẩm chất của nhà lãnh đạo FDC và sau này chính từ đó mà Hoàng Nam Tiến được cất nhắc và một năm sau trở thành giám đốc trung tâm phân phối FDC sau này là công ty TNHH phân phối FPT.
Có giai thoại về Thái Thanh Sơn_ PGĐ trung tâm phát triển kinh doanh là một người có rất nhiều các ý tưởng sáng tạo, kinh doanh. Nhân viên truyền tai nhau sự việc vào những năm mới lập nghiệp khi đó công ty chua có điều hòa, vào những ngày hè nóng bức anh Sơn đã mang một bịch quạt nan đến bán cho mọi người với giá 1500 đồng. Chảng biết anh có lãi gì không nhưng ai cũng công nhận anh “ kinh doanh giỏi”.
Còn rất nhiều các giai thoại khác nữa: từ công việc cho đến những việc thường nhật. Tất cả đều thể hiện nét văn hóa làm ra làm / chơi ra chơi. Trong giờ làm cấp trên ra cấp trên, nhân viên phải tuân theo cấp trên. Nhưng ngoài giờ làm việc thì đó là sự tận tình cởi mở giữa hai con người. Và trên hết tất cả đều tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc cố gắng.
1.5.Văn hóa mang đậm chất STC (văn hóa cười FPT)
Đây là nét văn hóa mà bất kỳ một nhân viên FPT nào khi bước và công ty đều phải lĩnh hội và hòa nhập theo. Ngoài các ngày lễ hội của FPT nói chung như dịp Hội làng đầu năm hay lễ hội Stico vào ngày kỷ niệm công ty 13/9 thì công ty FDC cũng có những dịp hội riêng như mừng ngày kỷ niệm thành lập 13/4, hay ngày hội cảm ơn các đại lý vào mỗi dịp đầu năm 25/2… Năm vừa qua chính FDC đã tạo ra một hướng đi mới cho một văn hóa FPT thêm chất nghệ thuật ngoài chất hài vốn là truyền thống bằng vở diễn “CHÍ PHÈO – THỊ NỞ” tại lễ hội 13/9. Chất STC của công ty chính là cái chất dí dỏm thông minh của tuổi trẻ_ truyền thống của FPT. Chính vì sự thành công của hoạt
động này nên hầu hết các nhân viên đều đồng nhất văn hóa công ty là văn hóa STC.
1.6.Văn hóa coi trọng tài năng trẻ
Điều này thể hiện rất rõ trong chính sách từ tuyển dụng, đào tạo, phát triển, thăng cấp và đặc biệt rất tạo điều kiện và rất coi trọng những ý kiến đóng góp của các nhân viên. Hấu hết các tiêu chuẩn khi tuyển nhân viên đều là những người có độ tuổi dưới ba mươi.
“Làm việc ở FPT cơ hội thăng tiến rất rộng mở nếu bạn thực sự đam mê và có tài” – nhân viên mới vào công ty luôn được khuyến khích như vậy.
Công ty khuyến khích nhân viên tự phấn đấu và tự đề bạt mình nếu nhận thấy mình có khả năng. Ông Nguyễn Duy Hưng - PGĐ Trung tâm phân phối Nokia (FNK) đã khẳng định trong một buổi đào tạo nhân viên mới: “ Công ty luôn sẵn sàng đón nhận những ý kiến của các bạn trẻ và hoan nghênh những thành viên nào nhận thấy mình đủ khả năng làm lãnh đạo tự đề bạt”. Và tên năm nay của FPT cũng là: “Thủ lĩnh trẻ”. Công ty tin rằng với sức trẻ mọi người sẽ có những ý tưởng táo bạo( lĩnh vực công ty làm là về những sản phẩm công nghệ thông tin luôn cần làm mới chính mình để phù hợp với thời đại công nghệ thay đổi như vũ bão hiện nay) góp phần đưa công ty có những bước tiến mới trong năm 2006.
Minh chứng cho điều này trước hết ở đội ngũ nhân viên trẻ, ở tấm gương của chính TGĐ Hoàng Nam Tiến( trỏ thành Giám đốc khi mới 26. vào biên chề công ty được 1 năm, ở vị PGĐ Dương Việt Hồng mới 24 tuổi.
Với chương trình “ Thủ lĩnh trẻ”_2006, công ty “cam kết đào tạo chuyên sâu gắn lý thuyết với thực tiễn chỉ sau 12 đến 18 tháng có thể trở thành một cán bộ lãnh đạo trẻ làm việc tại tập đoàn chuyên nghiệp hướng tới mục tiêu toàn cầu hóa”
1.7 Văn hóa luôn tiên phong trong các ý tưởng mới nhằm dẫn đầu thị trường.
Quá trình gia nhập WTO chỉ trong tương lai gần với thách thức bị cạnh tranh ngay trên sân nhà, và tuy FDC đang là nhà phân phối sản phẩm công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam nhưng lại chưa thực sự có một địa điểm trưng bày và giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp đẳng cấp quốc tế. Với suy nghĩ đó lãnh đạo công ty đã quyết định xây dựng một khu DC House với khu Siêu thị công nghệ thông tin tại Việt Nam đầu tiên: Digital Supermarket_ nơi hội tụ tất cả các sản phẩm viễn thông, tin học, điện tử nghe nhìn hàng đầu trên thế giới. Tại đây khách hàng không những được ngắm thoải mái mà còn được tư vấn miễn phí và chuyên nghiệp.
Dự án DC House thể hiện tầm nhìn chiến lược của công ty trong giai đoạn này. Dự án cũng là một thử thách rất lớn với công ty bởi số vốn khổng lồ nhưng với tinh thần tiên phong đi trước mở đường nên công ty đã tiến hành và