Sơ đồ qui trìnhSơ đồ qui trình Sơ đồ qui trình
(1)Người gửi hàng báo cho bộ phận làm hàng xuất của công ty bằng cách gửi hàng cho bộ phận này các chứng từ có liên quan đến lô hàng.
(2)Người gửi hàng và bộ phận hàng xuất ký hợp đồng ủy thác xuất khẩu. (3)Người gửi hàng ký bộ chứng từ hàng xuất.
(4)Bộ phận làm hàng xuất đăng ký chuyên chở với hãng tàu. (5)Bộ phận làm hàng xuất và hãng tàu ký Booking Note.
(6)Hãng tàu cấp lệnh giao container rỗng và seal cho bộ phận làm hàng xuất. Shipper
Người gửi hàng
Fowarder Người giao nhận
Agent of Shipping line
Đại lý của hãng tàu Ship
Tàu Customs Office
(7)Nhân viên giao nhận tiến hành làm thủ tục hải quan. (8)Giao cho người vận tải.
(9)Hãng tàu tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận hàng xuất, phát hành Master B/L và Manifest.
(10) Khách hàng ( Người gửi hàng) thanh tóan các chi phí giao nhận. Diễn giải sơ đồ theo công việc giao nhận tại công ty Unitrans:
Diễn giải sơ đồ theo công việc giao nhận tại công ty Unitrans: Diễn giải sơ đồ theo công việc giao nhận tại công ty Unitrans: Diễn giải sơ đồ theo công việc giao nhận tại công ty Unitrans:
1. Ở công ty Unitrans, khi khách hàng có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa. Họ sẽ liên lạc với công ty và gửi cho công ty các chi tiết liên quan đến lô hàng gửi đi ( Cargolist). Công ty căn cứ vào lịch trình tàu, giá cứơc mà các hãng tàu cung cấp ( Shipping Line) đưa ra để chào bán với khách hàng của mình.
2. Nếu người gửi hàng đồng ý với công ty về giá bán, các điều kiện và hình thức trả tiền, họ tiến tới ký kết hợp đồng làm dịch vụ xuất khẩu. Sau đó nhân viên giao nhận tiến hành chuẩn bị bộ chứng từ hàng xuất như sau:
a. Nghiên cứu_xác định hàng hóa xuất khẩu:
Công việc đầu tiên của quy trình nghiệp vụ là nhân viên phụ trách hàng xuất của công ty nghiên cứu để hiểu rõ hợp đồng mua bán ngoại thương và bộ chứng từ mà khách hàng giao, cụ thể phải nắm được các thông tin sau: - Tên hàng: Tên và nhãn hiệu hàng hóa.
- Số lượng:
• Đơn vị tính.
• Phương thức xác định số lượng. • Tỷ lệ đúng, sai
- Quy cách phẩm chất: các yêu cầu chủ yếu về các yêu cầu phẩm chất của hàng hóa.
- Giá cả và điều kiện giao hàng. - Bao bì, ký mã hiệu hàng hóa. - Giám định, kiểm nghiệm hàng hóa.
b. Giấy phép xuất khẩu:
Thông thường chủ hàng giao cho công ty giấy phép xuất nhập khẩu để công ty làm thủ tục cho lô hàng. Nhưng nếu chưa có công ty sẽ thay mặt khách hàng đến Bộ Thương Mại xin giấy phép xuất khẩu ( nếu khách hàng là một công ty nằm ngoài khu công nghiệp). Ngoài ra, công ty phải xin giấy phép của Bộ, Nghành có liên quan khi hàng hóa được xuất khẩu trực tiếp thuộc quyền quản lý của Bộ, Nghành.
c. Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch ( nếu có):
Sau khi hàng đã được tập kết tại kho hàng của khách hàng, nâhn viên giao nhận của công ty tiến hành xin kiểm nghiệm, kiểm dịch.
Trước khi giao hàng cần kiểm tra về phẩm chất, số lượng, chất lượng, trọng lượng,…( kiểm nghiệm). Nếu hàng hóa xuất khẩu là động vật, thực vật, hàng thực phẩm,…, thì phải có kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh ( tức là kiểm dịch). Việc giám định hàng hóa tại công ty thường được thực hiện bởi
Vinacontrol.
Để giám định hàng hóa nhân viên giao nhận của công ty phải gửi tới cơ quan giám định các chứng từ sau: Đơn xin giám định hàng hóa, hợp đồng, L/C ( nếu thanh toán bằng L/C).
Trong đơn có những nội dung chính sau: Tên, địa chỉ của cơ quan giám định, tên hàng, số kiện, trọng lượng ( Net, Gross), tình trạng hàng hóa, nơi đi, địa chỉ người gửi, địa chỉ người nhận, phương tiện vận tải, yêu cầu giám định giấy tờ đính kèm.
Cơ quan giám định sẽ căn cứ vào đơn và L/C để giám định hàng hóa. Sau khi kiểm tra thực tế về số lượng, bao bì, ký mã hiệu,…, người giám định sẽ lấy mẫu để phân tích, kiểm tra chất lượng 2-3 ngày sau sẽ có kết quả. Hàng kiểm sẽ niêm phong, nhân viên giao nhận sẽ được cấp giấy chứng nhận tạm để làm thủ tục hải quan. Sau khi có B/L sẽ được cấp giấy chứng nhận chính thức.
Nếu hàng hóa thuộc dạng phải khử trùng thì công ty giao nhận phải làm đơn gửi tới công ty khử trùng – Chi cục kiểm dịch thực vật Tỉnh hoặc Thành Phố xin khử trùng. Sau khi hàng hóa được hun trùng, nhân viên giao nhận sẽ nhận được giấy chứng nhận.
d. Chuẩn bị bộ chứng từ hàng xuất:
Thông thường các chứng từ bao gồm:
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu ( HQ/2002_XK)
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu được sử dụng ở công ty là tờ khai đơuợc in chữ đen trên 2 mặt giấy khổ A4 nền màu hồng nhạt có in chữ “ XK” màu hồng, đậm,chìm. Kết cấu của tờ khai hàng hóa xuất khẩu bao gồm các phần sau:
Mặt trước tờ khai:
- Phần tiêu đề tờ khai: Dành cho hải quan làm thủ tục ghi tên cơ quan hải quan, ghi số tờ khai, họ tên cán bộ đăng ký tờ khai.
- Phần A: Phần dành cho người kê kahi hải quan kê khai và tính thuế bao gồm các nội dung sau:
• Người xuất khẩu, mã số. • Người nhập khẩu, mã số. • Người ủy thác, mã số. • Loại hình xuất khẩu.
• Số hợp đồng/ Ngày ký. • Nước nhập khẩu. • Cửa hàng xuất khẩu. • Điều kiện giao hàng. • Phương thức thanh toán.
• Cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải ( nếu có). • Thời gian hàng lên tàu.
• Mô tả chi tiết hàng hóa. • Tổng số tiền thanh toán.
• Tổng số thuế phải nộp ( nếu có).
- Trên phần tờ khai và tính thuế của tờ khai HQ/2002_ XK chì dành cho 09 mặt hàng trong trường hợp lô hàng có từ 09 mặt hàng trở lên thì việc khai báo chi tiết hàng và tính thuế sẽ được thực hiện trên phụ lục tờ khai.
Mặt sau tờ khai:
- Phần A: Dành cho kiểm tra của hải quan, bao gồm 2 phần:
Phần 1: Cơ quan hải quan ghi các kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa.
Phần 2: Cơ quan hải quan kiểm tra số thuế do chủ hàng khai báo, ghi số tiền thuế, lộ phí hải quan phải nộp.
- Phần B: Dành cho đại diện chủ hàng ( nhân viên giao nhận) chứng kiến việc kiểm ra thực tế hàng hóa, ký tên và ghi ý kiến ( nếu có).
Công ty tự tính thuế xuất khẩu:
Nhân viên của công ty khi làm thủ tục hải quan phải tự kê khai, tính thúê và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc kê khai của mình. Cơ quan hải quan căn cứ vào kết quả tính thuế trên tờ khai để ra thông báo thuế. Nếu khai thuế không đúng, nhân viên hải quan sẽ ra quyết định điều chỉnh thuế phụ thu tăng hoặc giảm cho phù hợp.
Cách tính thuế xuất khẩu ( Giá tính thuế hàng xuất khẩu là giá FOB) Thuế XK= Số lượng mặt hàng x Giá tính thuế X Thuế xuất.
Lưu ý Lưu ý Lưu ý
Lưu ý: Do thuế suất giá trị gia tăng ( VAT) của chủ hàng hóa xuất khẩu được áp dụng là 0% nên ở đây không trình bày. Hơn nũa, khi chủ hang ( nhà xuất khẩu) có mặt hàng chịu thuế giá trị gia tăng khi xuất khẩu chịu mức thuế suất 0% thì sẽ được Nhà nước hoàn trả lại toàn bộ số thuế giá trị gia tăng đã nộp ở các khâu trước.
Hợp đồng thương mại ( Commercial Invoice):
Nếu trong bộ chứng từ hàng xuất khách hàng giao cho công ty không có hóa đơn thương mại thì nhân viênphải dựa vào hợp đồng, Packing List, và các chứng từ cần thiết để lập hóa đơn.
Trên hóa đơn phải nêu được đặc điểm hàng hóa, hóa đơn, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải,…
Hóa đơn thường được lập thành nhiều bản để dùng cho nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, trong việc khai báo hải quan thì hóa đơn nói lên giá trị hàng hóa và là chứng cứ của sự mua bán, xin C/O,…
Phiếu đóng gói:
Thông thường khách hàng sẽ fax Packing List qua cho công ty để nhân viên biết được cách đóng hàng, để dễ dàng trong việc làm thủ tục hải quan. Nội dung của phiếu đóng gói bao gồm: Tên người bán và người mua, tên hàng, số hóa đơn, tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ, cách đóng gói, phần mô tả hàng hóa, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bìa,…
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ( Certificate of Origin_ C/O): Bộ hồ sơ xin C/O bao gồm:
- 01 Đơn xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ. - Invoice: 01 bản chính và 01 bản sao
- Vận tải đơn ( B/L): 01 bản sao.
- Tờ khai hàng xuất đã có dấu xác nhận của cơ quan hải quan:01 bản sao. - Bảng kê xuất xứ nguyên vật liệu dùng trong sản xuất hàng xuất khẩu: 01
bản sao.
- Định mức nguyên vật liệu dùng trong sản xuất hàng xuất khẩu:01 bản chính và 01 bản sao.
- Packing List: 01 bản chính và 01 bản sao. - C/O: 04 bản chính.
C/O có nhiều loại, nhung thường dùng nhất là 2 loại C/O sau:
Form A: là loại giấy C/O có màu xanh, được dùng cho các mặt hàng xuất khẩu sang các nước thuộc hệ thống GSP ( Generalized System of Preferences – Chế độ ưu đãi thuế quan phổ cập).
Form B: có màu cam, dùng cho tất cả các nước xuất khẩu đi các nước khác. Sau khi chuẩn bị xong C/O công ty sẽ gửi đến Phòng Thương Mại Việt Nam để xin cấp C/O để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hóa. Nội dung của của giấy cứng nhận xuất xứ hàng hóa bao gồm các chi tiết sau: tên và đại chỉ người mua, tên và đại chỉ người bán, tên hàng hóa, số lượng, ký mã hiệu, tổng giá trị,…
Giấy chứng nhận phẩm cấp ( Certificate of Quanlity):
Là chứng từ do cơ quan kiểm nghiệm( họăc giám định) hàng xuất cấp khi có yêu cầu.
Giấy chứng nhận số lượng ( Certificate of Quantity):
Nếu có yêu cầu trong điều khỏan của hợp đồng thì công ty phải xin giấy chứng nhận số lượng của khách hàng. Giấy này do cơ quan giám định cấp khi hàng hóa được tính bằng số lượng ( cái, chiếc,…).
Là những chứng từ do cơ quan Nhà nước cáp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa để được an toàn về mặt bệnh dịch, sâu hại, nấm mốc,…
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do cơ quan bảo vệ thực vật cấp cho hàng hóa là thực vật hoặc có nguồn gốc thực vật, xác nhận hàng đã được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch, nấm mốc, cỏ dại,…
Giấy chứng nhận vệ sinh do cơ quan có thẩm quyền về kiểm tra phẩm chất hàng hóa hoặc về y tế cho chủ hàng, xác nhận hàng hóa đã được kiểm tra và trong đó không có vi trùng gây bệnh cho người sử dụng.
Bảng thỏa thuận:
Là hợp đồng thể hiện rõ quyền và nghĩa vụ của công ty giao nhận đối với khách hàng, nêu rõ bảng cam kết, những qui định về trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bân trong quá trình thực hiện hợp đồng làm dịch vụ giao nhận. Sau khi có đủ chứng từ cần thiết, nhân viên Phòng nghiệp vụ sẽ đối chiếu nội dung bộ chứng từ với nội dung hợp đồng xem có phù hợp hoàn toàn không. Nếu trường hợp thanh toán bằng L/C thì cần đối chiếu nội dung của L/C với nội dung của hợp đồng.
3. Sau khi hoàn thành xong bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên Phòng nghiệp vụ sẽ gửi bộ chứng từ này đến khách hàng để ký, đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp có hàng xuất khẩu.
4. Thông thường thì khách hàng của công ty xuất hàng hóa theo FOB nhưng nếu xuất hàng theo giá CNF ( CF hoặc C&F) thì công ty phải thuê tàu nếu khách hàng ủy thác cho công ty thì nhân viên Phòng nghiệp vụ sẽ tiến hành thuê tàu lưu cước. Việc làm này đòi hỏi nhân viên Phòng nghiệp vụ phải nghiên cứu, phân tích thị trường thuê tàu để rút ra kết luận chính xác trong giao dịch thuê tàu, đặc biệt giá cước để nắm được thời cơ thuê tàu thích hợpvới yêu cầu chuyên chở với giá cước rẻ. Trong 3 phương thức
thuê tàu: tàu chợ, tàu chuyến và tàu hạn định. Unitrans thường chỉ lựa chọn 2 phương thức đầu do tính chất của hàng hoa và quá trình vận chuyển.
5. Khi hãng tàu đồng ý chuyên chở, nân viên Phòng nghiệp vụ ký booking note có giá trị như hợp đồng vận chuyển xác nhận quyền và nghĩa vu của chủ hàng với đại lý trên đó có ghi rõ mức cước của lô hàng chuyên chở. Cước phí thuê tàu do 2 bên thỏa thuận căn cứ vào bểiu cước phí. Có 2 hình thức thanh toán:
- Cước phí trả trước( Freight Prepaid): người thuê tàu phải trả tiền cước tại cảng bốc hàng. Thông thường sau khi tiền cước được trả thì hãng tàu mới giao bộ chứng từ cho bên nhận hàng. Trường hợp này Unitrans sẽ ứng trước tiền cho hãng tàu. Trên b/L sẽ được đóng dấu “ Freight Prepaid”. - Cước phí trả sau ( Freight Collect): người thuê tàu có thể trả tiền ở cảng
bốc hàng và sau khi giao hàng cảng mới trả. Nếu tàu đã đến cảng đích mà người thuê tàu chậm trả tiền thì hãng tàu có quyền cầm giữ hàng để đòi tiền. Trên B/L sẽ được đóng dấu “ Freght Collect”
Nhân viên Phòng nghiệp vụ sẽ tiến hành thuê container, hãng tàu sẽ cấp container cho công ty ( bằng lệnh cấp container rỗng). Dựa vào lệnh cấp container rỗng nhân viên Phòng nghiệp vụ sẽ biết container của hãng tàu nằm tịa bãi nào của cảng để kéo container về kho riêng của khách hàng đóng hàng ( nếu đóng hàng tại kho riêng) hoặc chở hàng tập kết ra cảng.
Một số chứng từ thường được sử dụng trong nghiệp vụ thuê tàu:
Cargolist: Danh mục hàng hóa.
Booking Note: Đơn đăng ký với tàu.
M.V Straits Pride: Vị trí xếp hàng lên tàu.
Captain’s receipt: Biên lai thuyền trưởng.
6. Sau khi đăng ký Booking Note, hãng tàu cấp lệnh giao vỏ container và seal cho công ty.
Tùy theo hình thức gửi hàng ( FCL hay LCL) và tùy vào điều kiện giới han trách nhiệm ( CY hay CFS) mà việc đóng hàng do công ty hay người gửi hàng đảm trách. Khi đóng hàng vào container phải có sự theo dõi của hải quan kiểm hóa, khi xuất hàng đi hay nhập hàng về phải có sự thanh lý của hải quan cửa khẩu. Ngoài ra đối với hàng qua khao CFS còn có sự giám sát của hải quan kho.
Trong quá trình đóng hàng công ty lập Container Packing List và trao cho hãng tàu tại CY. Thời gian giao container tại bãi CY phải tiến hành trước thời hạn do hãng tàu qui định. Nếu thời gian sau này, hãng tàu không có trách nhiệm đối với việc container đó lên tàu.
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ từ người gửi hàng và phát hành House B/L và
Manifest B/L được lập căn cứ vào tín dụng thư ( L/C), Packing List, Invoice,… Khi lập House B/L, người gửi hàng phải ghi rõ trên B/L là vó bao nhiêu B/L gốc. B/L gốc này thường được giao cho người gửi hàng tùy theo các điều kiện về cước phí đã được thỏa thuận trong Booking Note.
- Nếu cước phí trả trước ( Freight Prepaid): chỉ khi nào cước phí đã được thanh tóan xong cho người giao nhận mới giao B/L.
- Nếu là cước phí trả sau ( Freight to Collect) B/L có thể giao ngay cho chủ hàng sau khi đã lập xong.
Ngoài ra B/L còn được lập thành nhiều bản sao để gửi cho các bên có liên quan.
Đăng ký hải quan là khâu quan trọng, đòi hỏi người khai hải quan phải am hiểu sâu sắc về lô hàng của mình để trả lời chính xác các câu hỏi của nhân viên tiếp nhận tờ khai. Người đi đăng ký còn phải nắm rõ các qui định của