3. Thực trạng về tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp thương mại – du
3.2Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, công tác hạch toán
luân chuyển và xử lý chứng từ.
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Việc lập và xử lý chứng từ ban đầu là khâu rất quan trọng, bởi vì nó là cơ sở để cập nhật ghi vào các sổ chi tiết và tổng hợp có liên quan, nó ảnh hưởng đến chất lượng thông tin của toàn bộ báo cáo kế toán. Nhưng trong hoạt động thực tế công việc lập chứng từ tại các doanh nghiệp thương mại- du lịch chưa được quan tâm đúng mức, có nhiều nguyên nhân, trong đó nguyên nhân chủ quan là lãnh đạo các cấp của doanh nghiệp chưa kiên quyết trong việc lập chứng từ, việc lập chứng từ đôi khi không kịp thời hoặc không phản ánh đúng nội dung thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, còn nguyên nhân khách quan là môi trường kinh doanh hiện nay có quá nhiều doanh nghiệp đủ mọi thành phần kinh tế mở ra, cách ghi chép và quản lý của nhà nước về chứng từ hóa đơn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn bất cập, nhiều doanh nghiệp thành lập chỉ để bán hóa đơn. Việc này làm ảnh hưởng không nhỏ cho công tác xử lý chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu trong doanh nghiệp hạch toán có bài bản.
Thực trạng theo thống kê thực tế tại các doanh nghiệp có quy mô lớn thì tỉ lệ chứng từ hợp lý hợp lệ chiếm khoảng 70%, còn lại 30% là lên bảng kê có chữ ký của những người chịu trách nhiệm có liên quan. Vì mua hàng hoá dịch vụ của những doanh nghiệp nhỏ, hộ thuế khoán phần lớn là không có hoá đơn hợp lệ.
Cơ cấu kinh tế của tỉnh khu vực I ( nông , lâm , ngư ) chiếm 46,4% trong cơ cơ cấu GDP, cho thấy hoạt động thương mại vẫn thiên về các sản phẩm nông nghiệp là chủ yếu. Trong khi đó hóa đơn thu mua đầu vào của những hàng hóa này thường không có hoá đơn tài chính đúng nghĩa, mà bên đi mua hàng phải ra
hoá đơn THU MUA HÀNG NÔNG, LÂM, THỦY SẢN, thực ra đây là bảng kê mua hàng của doanh nghiệp, đúng hơn là bảng kê của bộ phận cung ứng, thu mua hàng hoá của doanh nghiệp. Hạn chế của việc sử dụng hoá đơn này là Công ty không quản lý nổi về giá cả, chi phí giá vốn của hàng hóa, vì không đối chiếu được với bên bán, cơ quan thuế không quản lý được số thực qua khâu bán buôn.
Việc chứng từ đầu vào của hàng hoá là nông ,lâm , thuỷ hải sản không có chứng từ nguồn gốc rõ ràng nên không được khấu trừ thuế đầu vào,vấn đề này cũng là khó khăn lớn cho các doanh nghiệp thương mại – du lịch, đặc biệt là các nhà hàng kinh doanh ăn uống, gần như thuế đầu vào không có khấu trừ, trong khi thuế đầu ra phải chịu 10%. Tạo sự không công bằng trong việc nộp thuế giữa một đơn vị thực hiện thuế theo phương pháp khấu trừ và những doanh nghiệp nộp thuế khoán( nộp theo phương pháp trực tiếp).
Thực hiện khoán chi phí cho các đơn vị thuộc như các khoản chi : điện, nước, chi phí dịch vụ mua ngoài ..,.. nhưng chưa có mẫu chứng từ để thanh toán khoản chênh lệch thấp hơn định mức cho phép. Việc này không kích thích việc tiết kiệm chi phí tại các cơ sở.
Các doanh nghiệp hiện nay chưa có xây dựng cho mình một quy trình duyệt chứng từ một cách khoa học, chứng từ đi lòng vòng khi đủ chữ của những người có trách nhiệm thì kế toán tiến hành ghi sổ, việc này gây khó khăn cho công tác hạch toán ban đầu, thường bị chậm trong khâu tổng hợp báo cáo. Để khắc phục tình trạng này cần ban hành quy chế trình duyệt chứng từ .
Hoá đơn đầu ra của doanh nghiệp chưa có thiết kế để cung cấp những thông tin cho kế toán quản trị, đây là hạn chế lớn trong các doanh nghiệp hiện nay. Vì muốn cung cấp thêm những thông tin cho kế toán quản trị phải cần có thêm nhân viên, và phải cập nhập từ nhiều nguồn sổ sách khác nhau mất nhiều công sức, cụ thể như đối với hoạt động du lịch :
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1(lưu)
Ngày …..tháng …. Năm.200.. Đơn vị bán hàng:………
Địa chỉ:…………. Số tài khoản:…….. Điện thoại :…………. MS:
Họ tên người mua hàng:………….. Tên đơn vị:……….
Địa chỉ:……….. Số tài khoản:………….. Hình thức thanh toán:……… MS:………
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn gía Thành tiền
A B C 1 2 3=1X2
Cộng tiền hàng: ……….. Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: ……… Tổng cộng tiền thanh toán: ……… Số tiền viết bằng chữ :………..
Với những nội dung trên hóa đơn như hiện nay đã nêu trên thì mới đáp ứng những thông tin về kế toán tài chính,không thể cung cấp những thông tin như : quốc tịch của khách, số ngày, khách đi lần thứ mấy (khách trở lại đi du lịch tại Tiền Giang). Để có đủ các thông tin cho kế toán tài chính và kế toán quản trị như hiện nay phải mất nhiều thời gian và phải cập nhật từ nhiều sổ sách như : hóa đơn bán hàng, hợp đồng, đơn đặt hàng ……. Trong khi những thông tin nêu trên chúng ta hoàn toàn có thể thiết kế trên cùng một hóa đơn, vấn đề được giải quyết ở phần giải pháp.
Về luân chuyển chứng từ: Do tính chất đặc thù của ngành thương mại là hệ thống phân phối, thu mua trên địa bàn rộng, phân tán nên cũng gây ảnh hưởng không ít đến quá trình luân chuyển chứng từ kế toán. Phần lớn các bộ phận
luân chuyển chứng từ thường chậm, không kịp thời nên công việc kế toán thường bị dồn về cuối tháng hoặc cuối qúi.
Tóm lại , chứng từ hiện nay đang sử dụng trong các doanh nghiệp thương mại chưa thực sự phù hợp với cơ chế thị trường, chưa đáp ứng được các yêu cầu hạch toán kế toán là chính xác , đầy đủ, trung thực, và kịp thời. Chứng từ kế toán ban đầu ( chứng từ gốc ) chủ yếu chứa những thông tin phục vụ kế toán tài chính, chưa có các chỉ tiêu cho việc cập nhật kế toán quản trị. Việc kiểm tra kiểm soát nếu chỉ dựa trên chứng từ gốc hiện nay là chưa đủ cơ sở, mà phải căn cứ vào nhiều thông tin có liên quan khác nhau.