Khi bộ phận bán hàng mà có nhu cầu sử dụng vật liệu thì phải viết phiếu yêu cầu nh− nghiệp vụ này đ−ợc ghi sổ nh− sau:
Nợ TK 6412: Chi phí vật liệu cho bán hàng Có TK 152 (chi tiết vật liệu)
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 49: ta có định khoản sau:
Nợ TK: 6412 10.050.100
Có TK 152 10.050.100
1.2.4.5. Xuất vật liệu bán ra bên ngoài
Khi các đơn vị khác mà có nhu cầu mua nguyên vật liệu của công ty thì lúc đó phòng kinh doanh viết phiếu yêu cầu đ−a lên giám sát duyệt, sau đó chuyển qua phòng kế toán để viết hóa đơn GTGT và phiếu xuất khọ
Ví dụ: Ngày 10/01/2006 Công ty xuất vật liệu bán cho công ty gạch Thạch Bàn
Kế toán viết hóa đơn GTGT:
Biểu 20:
Hóa đơn (GTGT)
Liên 2 (dùng để thanh toán)
Ngày 10/01/2006 Nợ: 246
Đơn vị bán: Công ty Granite Tiên Sơn Họ và tên ng−ời mua: Bùi Ngọc Doanh Đơn vị: Công ty Gạch Thạch Bàn Địa chỉ: Gia Lâm - Hà Nội Mã số: 10.00806127
STT Tên hàng hóa Đơn vị Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
1 Đất sét Trúc Thôn kg 20.000 510 10200.000
2 Bột x−ơng cao lanh kg 10.000 620 6.200.000
Cộng tiền hàng: 16.400.000
Thuế xuất GTGT 10% 1.640.000
Tổng cộng thanh toán 18.040.000
Ng−ời mua Kế toán tr−ởng Thủ tr−ởng đơn vị
Biểu 21:
phiếu xuất kho
Ngày 10/1/2006 Chứng từ số: 24
Ng−ời giao dịch: Anh Doanh
Đơn vị: Phòng kỹ thuật công ty gạch Thạch Bàn Địa chỉ: Gia Lâm -Hà Nội
STT Tên hàng hóa Mã vật t− Đơn vị Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
1 Đất sét Trúc Thôn NL1005 kg 20.000 505 10.100.000
2 Cao lanh x−ơng NL1001 kg 10.000 605 6.500.000
Cộng: 16.600.000
Kế toán tiến hành ghi sổ nh− sau:
Nợ TK 632: 16.600.000
Có TK 1521: 16.600.000
Doanh thu bán vật liệu:
Nợ TK 131: 19.844.000
Có TK 511 18.040.000
Có TK 3331: 1.804.000
Vật liệu nếu dùng không hết thì theo quy định tại công ty bộ phận sử dụng phải lập phiếu báo vật t− còn lại cuối kỳ phiếu này sau khi lập đ−ợc chuyển lên phòng kế toán, kế toán ghi giảm chi phí nguyên vật liệu ở bộ phận t−ơng ứng.
Biểu 22:
Phiếu báo vật t− còn lại cuối kỳ
Ngày 31/1/2006 Bộ phận sử dụng: Phân x−ởng sản xuất
STT Tên vật t− Mã vật t− Đơn vị tính Số l−ợng Lý do sử dụng
1 Đất sét Trúc Thôn NL1003 kg 12.0300
2 Cao lanh x−ơng NL1001 kg 1.370
1.2.5. Kiểm kê nguyên liệu
Theo quy định của công ty tiến hành kiểm kê hai lần trong năm vào các ngày 30/6 và 31/12… Việc kiểm kê đ−ợc tiến hành ở tất cả các kho nguyên vật liệu nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch giữa tồn tại kho thực tế và số tồn trên sổ sách. Nh−ng để đảm bảo hạch toán chính xác vật liệu công ty phải tiến hành kiểm kê và ghi lại kết quả cuộc kiểm kê đó.
Biểu 23:
Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu
Ngày 31/12/2005 Kho: Tất cả các kho
Ban kiểm kê gồm:
1, Ông Nguyễn Trung Kiên - Thủ kho 2, Ông Đào Văn Tuấn- Thủ kho
3, Bà D−ờng Ngọc Lan - Phòng kế hoạch Số l−ợng Chênh lệch STT Tên vật t− ĐVT Sổ sách Thực tế Sổ sách Thực tế 1) Đất sét Trúc Thôn kg 115.000 115.000 ….. …..
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu đều đ−ợc ghi vào sổ Nhật ký chung. Sổ nhật ký chung có mẫu nh− sau:
Sổ nhật ký chung
Từ ngày 1/1/2006 đến ngày 31/3/2006
Chứng từ
SH NT Diễn giải Phát sinh nợ Phát sinh có
03 02/01 Nhật vật liệu theo hóa đơn 05 ngày 2/1 TK 521: Vật liệu chính 1.200.475.000 TK 1331: Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ 120.475.000 TK 331: phải trả ng−ời bán 1.320.950.000 … … …
1289 7/1 Mua vật liệu theo hóa đơn 1289 (công ty KSYB) TK 1521: Vật liệu chính 60.500.000 TK 1331: Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ 6.050.000 TK 331: Phải trả ng−ời bán 66.550.000 … … ….
15 8/1 Xuất vật liệu cho sản xuất
TK 6212: Chi phí NVL 6.050.000 (300 x 300) 3.015.000 TK 6213: Chi phí NVL 9.045.000 (400 x 400) … … … Cộng: 180.225.456.000
Việc tổng hợp là do kế toán tổng hợp sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu là ghi vào sổ cái TK 152. Tài khoản.
Sổ cái TK 152 đ−ợc mở theo từng quý và chi tiết cho từng tài khoản. Ta có mẫu sổ cái nh− sau:
Biểu 25:
sổ cái
Từ ngày 1/1/2006 đến ngày 31/3/2006
Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152
D− nợ đầu kỳ: 19.140.200.000
Chứng từ Số Phát sinh
Ngày Số Diễn giải
Tài khoản
đối ứng Nợ Có
8/1 08 Nhập cao lanh x−ơng theo hóa đơn: 1289
331 6.050.000
8/1 15 Xuất vật liệu cho sản xuất
621 9.045.000
15/1 28 Nhập cao lanh x−ơng theo hóa đơn 1310
331 6.050.000
20/1 20 Xuất vật liệu cho sản xuất
621 7.080.000
26/1 30 Nhập NL theo hóa đơn 1320
331 70.080.000
Phát sinh nợ: 40.758.600.000
Phát sinh có: 42.858.500.000
Biểu 26:
sổ cái
Từ ngày 1/1/2006 đến ngày 31/3/2006
Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 1521
D− nợ đầu kỳ: 15.343.000.000
Chứng từ Số Phát sinh
Ngày Số Diễn giải
Tài khoản
đối ứng Nợ Có
3/1 02 Nhập cao lanh x−ơng theo HĐ: 1235
331 60.500.000
6/1 115 Xuất cho sản xuất 621 40.500.000
8/1 08 Nhập cao lanh x−ơng theo HĐ: 1289
331 60.500.000
15/1 20 Nhập cao lan x−ơng theo HĐ: 1300 331 12.100.000 …. Phát sinh nợ: 15.475.000.000 Phát sinh có: 10.025.000.000 D− nợ cuối kỳ: 20.793.000.000
Biểu 27:
sổ cái
Từ ngày 1/1/2006 đến ngày 31/3/2006
Tên tài khoản: Vật liệu phụ Số hiệu: 1522
D− nợ đầu kỳ: 1.590.000.000
Chứng từ Số Phát sinh
Ngày Số Diễn giải
Tài khoản đối ứng
Nợ Có
01 11 Nhập men màu Fsit
07 18 Xuất dùng cho PXSX 331 5.490.000.000
… ….. 621 4.780.000.000
16 20 Nhập men màu Fsit 331 6.270.800.000
27 25 Xuất dùng cho PXSX 621 5.010.230.000
…
Phát sinh nợ: 20.070.184. 000
Phát sinh có: 16.275.495.000
Quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Granite Tiên Sơn đ−ợc khái quát nh− sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hay định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 152
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo kế toán
Bảng kê tổng hợp N - X - T
Chứng từ gốc (hoá đơn GTGT biên bản kiểm nghiệm phiếu yêu cầu cấp vật t−, phiếu nhập kho, xuất kho…
Ch−ơng 2
một số ý kiến về công tác hạch toán vật liệu tại công ty Granite Tiên sơn
2.1. Đánh giá chung
Cùng với sự đổi mới của nền kinh tế đất n−ớc, công ty Granite Tiên Sơn đã tăng c−ờng sản xuất kinh doanh để đạt đ−ợc kế hoạch đề ra, bên cạnh đó công ty cũng luôn coi trọng chất l−ợng sản phẩm đã đầu t− mua sắm thiết bị, dây truyền công nghệ tiên tiến hiện đại để đ−a vào sản xuất cho năng suất lao động cao và chất l−ợng sản phẩm tốt. Có đ−ợc kết quả nh− hiện nay một phần là nhờ công ty đã có cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, công ty đã bố trí các phòng ban đảm nhiệm phù hợp.
- Công ty có một đội ngũ cán bộ quản lý nhiều kinh nghiệm năng động, sáng tạo, có đội ngũ công nhân lành nghề
2.1.1. Ưu điểm
Kế toán với vai trò là một công cụ quản lý kinh tế tài chính sắc bén đ−ợc đầu t− đúng mức đã và đang góp một phần không nhỏ trong việc tăng c−ờng năng lực và hiệu quả quản lý ở công ty Granite Tiên Sơn.
Công ty Granite Tiên Sơn lựa chọn hình thức Nhật ký chung rất phù hợp cho việc phân công lao động kế toán, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống chứng từ công ty sử dụng t−ơng đối đầy đủ và hoàn thiện bao gồm những chứng từ bắt buộc và những chứng từ h−ớng dẫn của Bộ Tài chính. Chính vì sự chặt chẽ này nên có thể nói hệ thống chứng từ của công ty đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý.
Về hệ thống tài khoản của công ty sử dụng hầu hết các tài khoản phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh.
Về hệ thống báo cáo, công ty sử dụng hầu hết các loại báo cáo điều này đã giúp cung cấp thông tin t−ơng đối đầy đủ.
Về hệ thống sổ sách: Từ khi hình thức sổ kế toán mới đ−ợc áp dụng đền nay phòng kế toán đã có một hệ thống sổ sách kế toán chặt chẽ, liên quan với nhaụ
2.1.2. Ưu điểm về kế toán nguyên vật liệu
- Thứ nhất: Về quản lý với việc tổ chức công tác kế toán khá chặt chẽ ở các khâụ Em nhận thấy việc hạch toán nguyên vật liệu ở công ty đã đáp ứng yêu cầu quản lý cũng nh− yêu cầu của Bộ Tài chính. Kế toán vật t− đã có sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ với các phần hành kế toán khác và các phòng ban nh− vật t−, thủ kho, từ việc nhập chứng từ đến việc phản ánh lên sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác về tình hình sử dụng, dự trữ cho ng−ời quản lý.
- Thứ hai: Về tình hình cung cấp vật liệu của công ty gồm nhiều loại, các hoạt động nhập xuất lại diễn ra th−ờng xuyên đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ. Để đảm bảo đáp ứng yêu cầu này công ty đã tổ chức khá tốt đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, chính xác về mẫu mã, chất l−ợng…
- Thứ ba: Việc hạch toán tổng hợp công ty sử dụng ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên là phù hợp với doanh nghiệp lớn.
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo ph−ơng pháp thẻ song song đảm bảo thống nhất về phạm vi, ph−ơng pháp tính toán số liệu, thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máỵ
- Thứ t−: phân loại và tính giá nguyên liệu: Nguyên vật liệu tại công ty đ−ợc phân loại một cách rõ ràng và đ−ợc mã hóa t−ơng ứng trên máy tính. Ph−ơng pháp tính giá nguyên vật liệu là theo ph−ơng pháp tính giá thực tế, mọi tr−ờng hợp nhập kho vật liệu đ−ợc tính toán đầy đủ các yếu tố liên quan đến giá thực tế vật liệu nhập khọ Giá xuất kho là giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, tuy việc sử dụng ph−ơng pháp này sẽ làm khối l−ợng công tác kế toán tập trung vào cuối kỳ nh−ng do đ−ợc thực hiện trên máy nên đã khắc phục đ−ợc nh−ợc điểm nàỵ
2.1.3. Nh−ợc điểm
- Bên cạnh những −u điểm nổi bật trên, do quy mô của công ty khá lớn và ngày càng đ−ợc mở rộng nên nguyên vật liệu đ−ợc công ty sử dụng ngày càng đa dạng phong phú về số l−ợng, chủng loại do đó hạch toán nguyên vật liệu tại công ty còn một số tồn tại cần tiếp tục đ−ợc hoàn thiện.
-Tài khoản 152 cần đ−ợc mở chi tiết ch−a t−ơng ứng với cách phân loại vật liệụ
- Vật liệu đ−ợc phân loại ch−a thống nhất trong toàn công ty
- Việc ghi chép một số chứng từ, sổ kế toán của công ty ch−a hợp lý, sổ nhật ký chung, giấy thanh toán tạm ứng…
- Một số chứng từ thuận tiện cho công tác hạch toán, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty nh−ng ch−a đ−ợc sử dụng.
2.2. Một số ý kiến
2.2.1. Thống nhất việc phân loại vật liệu và sử dụng tài khoản hạch toán toán
Hiện nay tại phòng tài chính kế toán của công ty vật liệu đ−ợc phân loại và mã hóa trên máy vi tính thành 6 nhóm nh− sau:
Mã vật t− Tên vật t−
NL Nhóm nguyên vật liệu chính
ME Nhóm men
MA Nhóm màu
DOANH NGHI…P Nhòm nhiên liệu (gồm dầu và gas)
VLP Nhóm vật liệu phụ
PT Phụ tùng khác
Trong khi đó tài khoản 152 lại đ−ợc mở thành 6 tài khoản cấp hai nh− sau:
TK 1521: Nguyên vật liệu chính
TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng
TK 1526: Thiết bị xây dựng TK 1528: Vật liệu khác
Theo đó sổ cái TK 152 đ−ợc thành lập thành 6 sổ cái chi tiết TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK 1524, TK 1526, TK 1528. Trong khi đó bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn lại đ−ợc lập thành nhóm nh− sau, cách phân loại vật liệụ Vì vậy rất khí có thể đối chiếu giữa bảng hệ tổng hợp nhập xuất tồn với sổ cái TK 152 theo từng nhóm vật liệu
Theo em nên chi tiết TK 152 nh− sau: TK 1521: Nguyên liệu chính TK 1522: Nhóm men TK 1523: Nhóm màu TK 1524: Nhóm nhiên liệu TK 1526: Nhóm vật liệu phụ TK 1528: Nhóm phụ tùng khác
2.2.2. Lập phiếu xuất vật t− theo hạn mức
Khi có nhu cầu xuất vật t− cho sản xuất phân x−ởng phải viết phiếu yêu cầu lĩnh vật t−. Phiếu này đ−ợc mang xuống phòng kế toán viết phiếu xuất khọ Nh− vậy phiếu xuất kho không đ−ợc luân chuyển qua phòng kế hoạch hơn nữa nếu sự phê duyệt phiếu yêu cầu xuất vật liệu chỉ mang tính hình thức mang lại sự r−ờm rà phức tạp không cần thiết, điều đó đôi khi làm chậm tiến độ sản xuất. Để khắc phục điều này công ty có thể lập phiếu xuất vật t− theo hạn mức cho từng phân x−ởng và theo đó các phân x−ởng xuống lĩnh vật t−. Phiếu này do phòng kế hoạch lập và nêu quy định sẽ mỗi lần xuất vật t− không nên quá một số l−ợng nào đó, để tránh tình trạng tồn ở phân x−ởng quá nhiềụ
Ph−ơng pháp ghi phụ liệu
Hạn mức đ−ợc duyệt cho một hay nhiều loại vật t−: Hạn mức đ−ợc duyệt trong tháng là số l−ợng vật liệu đ−ợc duyệt trên cơ sở khối l−ợng sản xuất sản phẩm trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm.
Số l−ợng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức đ−ợc duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần, số l−ợng thực xuất từng lần.
Phiếu này đ−ợc lập làm hai liên đến kho, ng−ời nhận vật t− giữ 1 liên, một liên giao cho thủ khọ
Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết, thủ kho cả 2 phiếu cộng số thực xuất trong tháng để ghi thẻ kho và ký tên vào phiếu xuất. Sau đó chuyển cho phòng kế hoạch 1 liên, còn lại gửi về phòng kế toán.
Phiều này có mẫu nh− sau:
Phiếu 26:
Phiếu xuất vật t− theo hạn mức
Ngày tháng năm Bộ phận sử dụng:
Lý do xuất Xuất tại kho
Số l−ợng xuất STT Tên vật t− Mã vật t− Đơn vị Hạn mức đ−ợc duyệt Ngày … Cộng Đơn giá Thành tiền Phụ trách bộ phận Phòng kế hoạch Thủ kho 2.2.4. Lập sổ Nhật ký đặc biệt
Hiện nay công ty đang hạch toán theo hình thức nhật ký chung nh−ng không mở các sổ Nhật ký đặc biệt, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đều vào sổ nhật ký chung, trong khi đó l−ợng nghiệp vụ phát sinh tại công ty là rất lớn.
Công ty nên mở sổ nhật ký mua hàng vì sổ này dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền saụ Cuối kỳ sổ nhật ký mua hàng kế toán ghi vào sổ cái TK 152.
Nhật ký mua hàng có mẫu sau:
Biểu 27: nhật ký mua hàng Năm 2006 Chứng từ TK ghi nợ Tài khoản khác Ngày tháng
ghi sổ SH NT Diễn giải Hàng hóa Nguyên vật liệu SH ST
Phải trả ng−ời bán Sổ trang tr−ớc chuyển sang Cộng chuyển trang sau Ngày……tháng…..năm……
kết luận
Nguyên vật liệu với vai trò là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh nó ảnh h−ởng lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy mà công tác hạch toán nguyên vật liệu có tốt thì mới cung cấp cho nhà quản lý những thông tin chính xác giúp cho họ ra quyết định đúng đắn trong