III. Tình hình thực hiện công tác đấu thầu của công ty xây dựng Sông
3. 2 Những tồn tại trong công tác dự thầu tại công ty
33 Đ−a điện về xã Hoàng
Nông -Đại Từ –Thái Nguyên
1999 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên
0,997 34 Đ.dây35KVvà TBAđ−a
điện về xã Hoàng Thắng –V.yên
1999 Công ty Yên Bái CT điện lực 1 0,93 35 Cải tạo trụ sở làm việc
UBDSKHHGĐHN
1999 Công ty HN UBDSKHHGĐ 0,082 36 Đ−ờngdây35KV,trạm
BA35/0,4KV La Hiên
1999 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên
2,24 37 ĐH Quốc gia Lào 1999 T. Công ty Lào ĐH Quốc gia Lào 10 37 ĐH Quốc gia Lào 1999 T. Công ty Lào ĐH Quốc gia Lào 10 37 ĐH Quốc gia Lào 1999 T. Công ty Lào ĐH Quốc gia Lào 10 38 Khu chế biến Sét xí nghiệp
KTCB Sét Chí Linh –C.T Khai thác chế biến đá và khoáng sản 2000 Công ty H.D−ơng CT.KTCB đá và KSH.D−ơng 2,5 39 Công trình đ−ờng và thoát n−ớc khu Định công
2000 Công ty HN BQLkhu đô thị mới Đ.Công
1,956 40 Sửa chữa ga ra ô tô, Nhà
ABK Nhà máy TĐHB
2000 Công ty HB NM thuỷ điện HB 0,333 41 Nâng cấp trung tâm y tế
huyện Mộc Châu 2000 Công ty S.La BQLDA hỗ trợ y tế QG 1,389 42 Đ−a điện về xã Hộ Đáp-
tỉnh Bắc Giang 2000 Công ty Bắc Giang CT điện lực1 2,268 43 XD đ−ờng HCM đoạn
ARoàng-Tép
2000 Công ty Quảng Trị BQLDA đ−ờng HCM
25 44 Lắp đặt hệ thống điện nhẹ
TEL, Lan,MATV-BCVT
2000 Công ty H.Đông BCVT 0,47 45 Công trình điện Xuân
Long-Ngọc Chấn-YênBái
2000 Công ty Yên Bái Công ty điện lực 1 2 46 Dự án Quốc Lộ 1Agói4-
Giai đoạn2
2000 Liên danh Bắc ninh BQLDAQL1- BGTVT 63 47 Sửa chữa,nâng cấp tr−ờng Tiểu học Thái Thịnh- Q.Đống Đa 2000 Công ty HN BQLDAcông trình Q.Đống Đa 1,173 48 Cải tạo nâng cấp nhà lớp 2000 Công ty HN ĐHQGHN 0,265
học cấp 4 tr−ớc B4-ĐHQG 49 Sửa chữa tr−ờng Trung học
địa chính 1-Từ Liêm HN
2000 Công ty HN Tr−ờng trung học địa chính1
0,459 50 Sửa chữa Cung văn hoá
Tỉnh HB
2000 Công ty HB Trung tâm VH tỉnhHB
0,364 51 Công trình thuỷ lợi M−ờng
Hung-Sông Mã-Sơn La
2000 Công ty S.La BQLDA cơ sở hạ tầng nông thôn
1,991 52 Đ−a điện về xã Tú Lệ
huyện Văn Chấn-Yên Bái 2000 Công ty Yên Bái Điện lực YBái 1,984 53 Cứng hoá kênh chính và
kênh m−ơng cấp I –Trạm bơm Nội Bài-Sóc Sơn
2000 Công ty HN BQLDA Sóc Sơn 1,549 54 XD tr−ờngTiểu họcTulí Đà
Bắc-HB
2000 Công ty HB SGD ĐTHBình 0,4984 55 Đ−a điện l−ới QG về
huyện Quỳnh Nhai-S.La
2000 Công ty S.La Điện lực S.La 5,104 56 Chống quá tải khu thị
tr−ờng hồ 4-Thuận Thành - Bắc Ninh
2000 Công ty B.Ninh Điện lực B.Ninh 0,55754 57 Chống quá tải l−ới điện hạ
thế khu Tân Long-Thái Nguyên
2000 Công ty T.Nguyên Điện lực
T.Nguyên 0,564 58 Sửa chữa nhà máy thuỷ
điện Thác Bà
2000 Công ty Yên Bái EVN 6,15
Từ những kết quả nêu trên có thể thấy đ−ợc những nỗ lực của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và thực hiện công tác dự thầu nói riêng. Đó là khả năng hoạt động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, chủ động tham gia đấu thầu để tự giành quyền đấu thầu xây lắp chứ không trông chờ vào công trình do tổng công ty giao cho. Công ty cũng đã mạnh dạn tham gia vào những công trình quan trọng manh tính quốc gia và những công trình đ−ợc tổ chức theo hình thức đấu thầu quốc tế.
Để thấy rõ hơn ta lập bảng phân tích (bảng 5)
Công trình dự thầu Công trình trúng thầu Xác suất trúng thầu (%) Năm Số l−ợng Giá trị (tỷ đồng) Số l−ợng Giá trị (tỷ đồng) Giá trị bình quân một công trình trúng thầu (tỷ đồng) Về mặt số l−ợng Về mặt giá trị 1997 20 499,05 9 224,35 24,93 45 45 1998 19 162,68 10 27,08 2,71 53 17 1999 28 118,09 15 37,89 2,50 53 32 2000 36 370,28 21 119,57 5,69 58 32
Nhìn vào bảng ta thấy xác xuất trúng thầu của công ty ch−a cao, xác xuất trúng thầu về mặt số l−ợng chỉ đạt 53% năm 98, 99, chỉ có năm 2000 đạt 58% và giá trị bình quân một công trình t−ơng đối cao 5,69 tỷ. Về mặt giá trị, xác xuất này cũng còn thấp đặc biệt năm 1998 chỉ đạt 17%. Về mức tăng tuyệt đối bình quân một công trình trúng thầu qua các năm :
- Năm 1997 tăng so với năm 1996 là 18,25 tỷ. - Năm 1998 tăng so với năm 1997 là - 22,22 tỷ. - Năm 1999 tăng so với năm 1998 là 0,21 tỷ. - Năm 2000 tăng so với năm1999 là 3,19 tỷ.
Nh− vậy, có thể thấy số l−ợng các công trình trúng thầu qua các năm có tăng lên nh−ng giá trị bình quân một công trình trúng thầu tăng giảm thất th−ờng và có giá trị rất thấp so với năm 1997( là năm đạt giá trị bình quân một công trình trúng thầu đạt giá trị cao nhất 24,93 tỷ).
Trên đây, là những thành tích cũng nh− những tồn đọng của Công ty xây dựng Sông Đà II. Để hiểu đ−ợc cặn kẽ hơn về vấn đề này ta cần tìm ra các nguyên nhân tồn tại trên thông qua việc phân tích trình tự thực hiện công tác dự thầu của công ty làm cơ sở tìm ra những giải pháp cụ thể, hiệu quả nhằm tới mục tiêu tr−ớc mắt là tăng xác suất trúng thầu về mặt số l−ợng cũng nh− giá trị. Đồng thời tiến tới hoàn thiện mọi mặt công tác dự thầu tạo thế và lực ổn định nâng cao khả năng tranh thầu để khơi thông lực cản hiện tại, cho phép công ty đạt đ−ợc sự phát triển cao hơn trong những năm tới.
2.Trình tự tham gia dự thầu của công ty
Nh− chúng ta đã biết kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh h−ởng không nhỏ của quá trình thực hiện. Nắm bắt đ−ợc vị trí trọng yếu của công tác này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lãnh đạo công ty đã lựa chọn những các bộ có năng lực nhất về các lĩnh vực có liên quan để giao nắm trọng trách chủ yếu trong việc thực hiện công tác dự thầu.
Về trình tự tham gia thực hiện công tác dự thầu của công ty đ−ợc thực hiện theo các b−ớc:
2.1.Tìm kiếm thông tin về các công trình cần đấu thầu
Công việc này do bộ phận tiếp thị trực thuộc phòng kinh tế kế hoạch đảm nhiệm và đặt d−ới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Để có đ−ợc thông tin về các công trình cần đ−ợc đấu thầu xây lắp công ty sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau:
- Thu thập thông tin về các công trình cần đấu thầu trên các ph−ơng tiện thông tin đại chúng nh− đài, báo, tivi... đồng thời cũng quan tâm đến các thông tin về những công trình dự định đầu t− trong t−ơng lai gần trên các ph−ơng tiện này, mà chủ yếu là để xác định chủ đầu t− và nguồn vốn đầu t−.
- Duy trì mối quan hệ với những chủ đầu t− (Ban quản lý dự án PMU 18 - Quốc lộ 1A; Ban quản lý dự án Thăng Long đ−ờng Láng - Hòa Lạc: Uỷ ban dân tộc miền núi, Học viện công nghệ b−u chính viễn thông) mà công ty đã từng có công trình nhận thầu thi công xây lắp và thông qua chất l−ợng của những công trình này để có đ−ợc các mối thầu.
- Tạo lập quan hệ với các cơ quan quản lý nhà n−ớc các cấp chính quyền (Tổng công ty, Bộ xây dựng) để lấy thông tin về kế hoạch đầu t− của các bộ, ngành cũng nh− Nhà n−ớc.
- Sau khi có đ−ợc thông tin về công trình cần đấu thầu, công ty mới phân tích đánh giá để có tham gia tranh thầu hay không. Nếu tham gia sẽ thực hiện các b−ớc công việc tiếp theo.
2. 2. Tiếp xúc ban đầu với bên chủ đầu t− và tham gia sơ tuyển (nếu có)
Khi có quyết định tham gia tranh thầu, công ty sẽ cử ng−ời của bộ phận tiếp thị theo dõi suốt quá trình, dự thầu công trình và tiến hành và tiếp xúc với chủ đầu t−. Bên cạnh việc tìm hiểu các thông tin nh−: Thời gian bán hồ sơ mời thầu, các yêu cầu sơ tuyển... thì công ty cũng kết hợp với việc quảng cáo gây uy tín ban đầu với chủ đầu t−, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau này.
Nếu công trình có nhu cầu tổ chức sơ tuyển thì thông th−ờng bộ phận tiếp thị lập các hồ sơ sơ tuyển và các bộ hồ sơ giới thiệu công ty, các thông tin về năng lực, thiết bị, kinh nghiệm thi công các công trình, các chứng nhận công trình đạt chất l−ợng cao... gửi trực tiếp cho bên mời thầu theo yêu cầu về địa điểm trong hồ sơ mời sơ tuyển.
2. 3 Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu
Đây là b−ớc công việc chủ yếu trong toàn bộ quá trình dự thầu của công ty. Tr−ớc khi lập hồ sơ dự thầu công việc chuẩn bị đều đ−ợc thực hiện chu đáo với các phần việc nh−: Làm rõ các nội dung yêu cầu trong hồ sơ dự thầu, khảo sát và thăm quan hiện tr−ờng, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu cụ thể.
• Về việc chuẩn bị các tài liệu thông tin chung
Các tài liệu nh−: Giấy phép hành nghề, đăng ký kinh doanh, các năng lực của công ty, quan hệ bảo hành tín dụng, năng lực mời thầu, chứng nhận chất l−ợng... sẽ đ−ợc các bộ phận căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu của công trình cũng nh− yêu cầu đã nêu trong hồ sơ mời thầu để có sự chuẩn bị đáp ứng đầy đủ kịp thời.
• Về việc lập biện pháp thi công
Các kỹ s−, kiến trúc s− của phòng kỹ thuật sẽ căn cứ vào thông tin từ việc khảo sát hiện tr−ờng và các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu để tiến hành kiểm tra lại thiết kế kỹ thuật mà bên mời thầu cung cấp phát hiện kịp thời những bất hợp lý và đ−a ra các giải pháp kỹ thuật để điều chỉnh, nâng cao uy tín của công ty với chủ đầu t−. Bên cạnh đó, cũng có thể tiến hành thiết kế nếu nh− công ty đảm nhận việc này.
• Việc lập giá dự thầu
Việc lập giá dự thầu của công ty do phòng kinh tế kế hoạch kết hợp với phòng kỹ thuật bóc tách khối l−ợng công việc lập giá dự thầu.
2. 4 Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu
Sau khi các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu hoàn tất nhiệm vụ của mình, bộ phận tiếp thị sẽ niêm phong hồ sơ dự thầu giao cho phòng kinh tế kế hoạch nộp cho bên mời thầu.
Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu phòng kinh tế kế hoạch cử cán bộ trực tiếp đi tham gia mời thầu.
Trong thời gian chờ đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có công văn yêu cầu lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thì các bộ phận trong công ty tuỳ theo những khúc mắc bên mời thầu hỏi có nhiệm vụ giải đáp và làm rõ để giữ uy tín với chủ đầu t− và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu.
2.5 Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện hợp đồng. đồng.
Ngay sau khi nhận đ−ợc kết quả trúng thầu, công ty sẽ có công văn gửi cho phía chủ đầu t− để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu t− và đôn đốc các bộ phận có liên quan rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi công.
Sau khi ký kết hợp đồng, công ty nhanh chóng triển khai thi công công trình và lúc này, các cán bộ kỹ thuật phòng kinh tế kế hoạch đảm nhận công tác dự thầu sẽ có nhiệm vụ theo dõi về thi công và làm cầu nối giữa công tr−ờng với chủ đầu t−, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, đặc biệt là các vấn đề ảnh h−ởng đến chất l−ợng và tiến độ thi công công trình. Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ thanh quyết toán với chủ đầu t−.
3. Đánh giá tình hình thực hiện đấu thầu của công ty trong những năm qua
3.1. Những thành tích
a. Với bề dày kinh nghiệm và sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ, công ty đang nỗ lực v−ơn lên để khẳng định vị trí của mình trong cơ chế thị tr−ờng. Công tác đấu thầu - tiếp thị đã từng b−ớc ổn định và hoạt động đi vào nề nếp phù hợp với cơ chế mới và đáp ứng cơ bản nhu cầu việc làm của công ty. Đặc biệt là việc trúng thầu thi công các công trình lớn nh− công trình đại học quốc gia, công trình đ−ờng Láng - Hoà Lạc và các công trình thi công tại Lào... có nhiều công trình đạt huy ch−ơng vàng chất l−ợng cao của ngành, giữ đ−ợc chỗ đứng tại thị tr−ờng trong n−ớc và v−ơn ra thị tr−ờng n−ớc ngoài.
b. Bộ phận tiếp thị đã có trách nhiệm cao hơn trong công tác thu thập và tổng hợp thông tin về định h−ớng Đầu t− xây dựng cơ bản của Nhà n−ớc và các cơ quan, ban ngành. Cùng lãnh đạo công ty xác định các công trình có tính khả thi để xây dựng chiến l−ợc và sách l−ợc trong công tác tiếp thị đấu thầu nhằm nâng cao hiệu quả thắng thầu mà vẫn đảm bảo chi phí với mức tối thiểu. Chính qua thời gian này, công ty đã xây dựng đ−ợc một đội ngũ làm
công tác tiếp thị đấu thầu có trình độ và nhiệt tình với công việc đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ theo đúng tiến độ đã đề ra.
c. Đã huy động một đội ngũ kỹ s−, nhà quản lý và lao động giỏi tham gia vào công tác dự thầu. Cùng với quá trình đó hoạt động tay nghề, năng lực và kinh nghiệm cán bộ công nhân của công ty đang ngày một nâng cao hơn.
d. Đã chủ động tìm kiếm các công trình trong mọi lĩnh vực xây dựng và mở rộng đ−ợc ngành nghề xây dựng.
e. Đánh giá đúng vị trí của công tác đấu thầu ngày càng tạo ra chuyển biến tốt về mặt tổ chức và thực hiện, đặc biệt trong lĩnh vực quan hệ với bên ngoài nh− với các tổ chức tài chính, nhà cung ứng, đối tác kinh doanh và chủ đầu t−.
Nhìn chung lại, trong vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ cuối năm 1996, công ty xây dựng Sông Đà II đã có những cố gắng trong việc chủ động tìm kiếm công ăn việc làm và có nhiều tiến chuyển tốt trong tổ chức, quản lý, mở rộng quan hệ với bên ngoài. Nhờ đó đem lại công ăn việc làm đều đặn cho cán bộ công nhân viên và ngày càng khẳng định đ−ợc chỗ đứng cũng nh− uy tín của công ty trên thị tr−ờng.
3. 2. Những tồn tại trong công tác dự thầu tại công ty
Mặc dù trong công tác dự thầu, công ty đã có nhiều cố gắng để đạt đ−ợc những thành tích nhất định, song cũng vẫn còn một số tồn tại dẫn đến khả năng trúng thầu cao ảnh h−ởng tới sự phát triển chung của công ty.
a. Việc thực hiện công tác dự thầu ch−a thực sự diễn ra một cách có hệ thống và chặt chẽ, nhiều b−ớc công việc nhận thức đ−ợc song ch−a thực hiện. Thụ động trong việc đề ra các biện pháp tranh thầu.
b. Ch−a đ−a ra đ−ợc các đề xuất về giải pháp kỹ thuật hợp lý, độc đáo làm tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu.
c. Công tác tiếp thị, đấu thầu b−ớc đầu chiếm lĩnh đ−ợc thị tr−ờng nh−ng khả năng cạng tranh yếu. Khả năng Marketing trong th−ơng tr−ờng trên các lĩnh vực mua bán hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm lẫn trong tìm kiếm việc làm còn rất hạn chế, thụ động.
d. Giá bỏ thầu nhiều khi không hợp lý, lúc thì quá cao so với giá xét thầu của chủ đầu t−, hoặc so với giá bỏ thầu của các đối thủ cạnh tranh, lúc