V. Dự trữ vật t−
b. Nội dung chủ yếu của quản lý kho
*Tổ chức tốt việc tiếp nhận vật t−
Tiếp nhận vật t− là b−ớc chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua sắm vận chuyển với bộ phận quản lý từ trong nội bộ
Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số l−ợng, chất l−ợng, chủng loại vật t−, kịp thời phát hiện tình trạng của vật t− hạn chế sự nhầm lẫn thiếu trách nhiệm có thể xảy ra
*Nhiệm vụ của tiếp nhận vật t−
-Tiếp nhận chính xác số l−ợng, chất l−ợng, chủng loại vật t− theo đúng quy địnhtrong hợp đồng
-Chuyển nhanh vật t− từ địa điểm tiếp nhận đến kho của doanh nghiệp tránh h− hao mất mát. Mặt khác công tác tiếp nhận cần quán triệt các yêu cầu sau đây:
+Mọi vật t− tiếp nhận đều phải có giấy tờ hợp lệ
+Mọi vật t− tiếp nhận phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm xác định chính xác số l−ợng, chất l−ợng, chủng loạị Phải có biên bản xác nận nếu có thiếu thừa, hỏng hoặc sai quy cách.
+Khi tiếp nhận vật t− cần phải ghi sổ thực nhận, cùng với nh−ời giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ khọ Sau đó chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ chứng từ.
Sắp xếp vật t−: tuỳ theo tình hình và đặc điểm của hệ thống kho, vật t− cần phân loại, sắp xếp quy định phẩm chất vật t− hợp lý tạo điều kiện tốt cho việc bảo vệ, tìm kiếm, sử dụng hợp lý diện tích kho đảm bảo an toàn lao động trong khọ
Bảo quản vật t− : Sau khi đ−ợc sắp xếp hợp lý vật t− cần đ−ợc bảo quản theo đúng quy trình, quy phạm ban hành. Xây dựng và thực hiện nội quy, chế độ trách nhiệm và kiển tra trong bảo quản vật t−.
VIỊPhân tích tình hình cung ứng và dự trữ vật t− ở doanh nghiệp
Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành đ−ợc đều đặn, liên tục phải th−ờng xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng l−ợng, đủ về số l−ợng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đây là vấn đề sản xuất bắt buộc mà nếu thiếu thì không có quá trình sản xuất sản phẩm. Thực hiện tốt công tác cung ứng và dự trữ vật t− là điều kiện tốt nâng cao chất l−ợng sản phẩm giảm giá thành tăng tích luỹ, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.Phân tích tình hình cung ứng vật t−
Cung ứng vật t− là giai đoạn mở đầu của một chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó có nhiệm vụ chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cung ứng vật t− một cách hợp lý, đảm bảo đủ số l−ợng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời gian là một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và v−ợt mức kế hoạch.
ạPhân tích cung ứng vật t− theo số l−ợng
Yêu cầu điều kiện cho việc cung ứng vật t− cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số l−ợng: nghĩa là, nếu cung cấp với số l−ợng quá lớn, d− thừa sẽ gây ứ đọng vốn ( nếu không phải là nguyên liệu có tính thời vụ) do đó sẽ dẫn đến sử dụng vốn kém hiệu quả. Ng−ợc lại, nếu cung cấp không đủ về số l−ợng sẽ ảnh h−ởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh là do thiếu nguyên vật liệụ Để phân tích tình hình cung ứng vật t− về mặt số l−ợng ta cần tính đến.
Tỷ lệ phần % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối l−ợng =
Số l−ợng nguyên vật liệu loại i thực tế nhập trong kỳ
Để phân tích mức độ đảm bảo khối l−ợng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm cần tính ra hệ số
Việc thu mua nguyên vật liệu không hoàn thành kế hoạch có thế là do: -Doanh nghiệp giảm hợp đồng sản xuất loại sản phẩm hay chi tiết nào đó, từ đó giảm số l−ợng nguyên vật liệu cần cung ứng
-Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua, trên cơ sở giảm hao phí nguyên vật liệu
-Không thực hiện kế hoạch thu mua, có thể doanh nghiệp gặp khó khăn về tình hình tài chính, khó khăn về ph−ơng tiện vận tải hoặc doanh nghiệp dùng nguyên vật liệu thay thế
b.Phân tích cung ứng nguyên vật liệu theo chủng loại
Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu là phải phân tích cho từng loại nguyên vật liệu chủ yếu và cần phân biệt vật liệu có thể thay thế đ−ợc và vật liệu không thể thay thế đ−ợc.
Vật liệu có thể thay thế đ−ợc là loại vật liệu có giá trị sử dụng t−ơng đ−ơng, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất l−ợng sản phẩm, khi phân tích loại vật liệu này ngoài các chỉ tiêu về mặt chất l−ợng, số l−ợng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí giá cả vật liệu thay thế.
Vật liệu không thể thay thế là loại vật liệu mà trong thực tế không có vật liệu khác thay thế sẽ làm mất tính năng, tác dụng của sản phẩm.
c.Phân tích cung ứng vật t− về đồng bộ.
Để sản xuất một loại sản phẩm cần nhiều loại vật liệu khác nhau theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khác, các vật liệu này không thể thay thế bằng loại vật liệu khác đ−ợc. Chính vì vậy, việc cung ứng vật t− phải đảm bảo tính chất đồng
Hệ số đảm nhiệm nguyên
vật liệu cho sản =
L−ợng nguyên vật liệu cân dùng trong kỳ L−ợng nguyên vật liệu nhập trong kỳ + L−ợng nguyên vật liệu dự trữ dầu kỳ
bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đ−ộchàn thành và hoàn thành v−ợt mức chỉ tiêu đặt rạ
Hệ số sử dụng đồng bộ là % hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch sản xuất cao nhất của doanh nghiệp trong kỳ tớị Để sản xuất một sản phẩm thì cần nhiều loại vật liệu khác nhau, do đó số nguyên vật liệu sử dụng đ−ợc sẽ phụ thuộc vào nhóm hoặc loại vật liệu đạt tỷ lệ thấp nhất.
d.Phân tích cung ứng vật t− về chất l−ợng.
Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn về chất l−ợng là một yêu cầu cần thiết. Bởi vậy nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh h−ởng trực tiếp đến chất l−ợng sản phẩm. Do đó, khi nhập nguyên vật liệu cần phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký kết để đánh giá nguyên vật liệu, có thể dùng chỉ tiêu, chỉ số chất l−ợng hay hệ số loại
Chỉ số chất l−ợng nguyên vật liệu ( Icl)là tỷ số giữa giá bán bình quân của nguyên vật liệu thực tế với giá bán bình quân cung ứng theo kế hoạch.
Trong đó:
Mik, Mil : khối l−ợng nguyên vật liệu từng loại theo cấp bậc chất l−ợng loại i kỳ kế hoạch và thực tế( tính theo đơn vị hiện vật)
Sik : Đơn giá nguyên vật liệu từng loại theo cấp bậc chất l−ợng loại i kỳ kế hoạch.
Icl : Càng lớn hơn 1 càng chứng tỏ nguyên vật liệu nhập kho càng caọ Hệ số loại là tỷ lệ số giữa tổng giá trị nguyên vật liệu theo cấp bậc chất l−ợng và tổng giá trị nguyên vật liệu cung ứng theo giá loại cấp bậc chất l−ợng cao nhất. Icl = ∑Mil ∑Mik * Sik ∑Mik ∑Mik * Sik :
Cung ứng nguyên vật liệu kịp thời là cung ứng đúng thời gian đặt ra của doanh nghiệp. Thông th−ờng, thời gian cung ứng nguyên vật liệu xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tình hình dự trữ nguyên vật liệu cần cung cấp trong kỳ.
Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải cung ứng những loại nguyên vật liệu cần thiết một cách kịp thời trong một thời gian dài( tháng, quý, năm). Nếu khối l−ợng cung ứng vật t− trong một kỳ kinh doanh đ−ợc đảm bảo nh−ng cung ứng không kịp sẽ dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh bị ngừng trệ vì đội cung ứng vật t−. Do đó khi phân tích tình hình cung ứng vật t− không phải chỉ thông qua các chỉ tiêu về số l−ợng, chủng loại, chất l−ợng vật t− mà phải xem xét đến tính kịp thời khi cung ứng
g.Phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệụ
Một trong những yêu cầu của việc cung ứng nguyên vật liệu là đảm bảo đều đặn đúng thời hạn theo hợp đồng hoặc theo kế hoạch. Để phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu, có thể tính ra hệ số đều đặn, hệ số nhịp điệu hoặc vẽ đồ thị của việc cung ứng từng loại nguyên vật liệụ
Khi tính hệ số đều đặn cần phải tuân theo nguyên tắc là không lấy số v−ợt kế hoạch cung ứng của kỳ này bù cho số hụt kế hoạch cung ứng của kỳ kiạ Hệ số đều đặn cung ứng vật t− cao nhất là 1.
Ngoài ra, việc phân tích các chỉ tiêu trên còn có thể phân tích tình hình tổ chức cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các chỉ tiêu nh−: hệ số lỗi hẹn tính theo ngày, hoặc hệ số sai chỗ tính theo chi phí vận chuyển tăng thêm… Tất cả những thông tin trên nhằm giúp các nhà quản lý doanh nghiệp điều chỉnh lại việc cung ứng nguyên vật liệu đ−ợc tốt hơn.
2.Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệụ
Nguyên vật liệu dự trữ bao gồm tất cả các loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, động lực, công cụ lao động nhỏ hiện có ở
doanh nghiệp đang chờ để đ−a vào tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm. Dự trữ nhằm đảm bảo cho sự liên tục của quá trình tái sản xuất ở doanh nghiệp.
L−ợng vật t− dự trữ cho sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhaụ Các yếu tố chủ yếu ảnh h−ởng đến l−ợng vật t− dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp là:
-L−ợng vật t− tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm. số l−ợng này phụ thuộc vào quy mô sản xuất, mức độ chuyên môn hoá của doanh nghiệp, mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm.
-Tình hình tài chính của doanh nghiệp -Trọng tải và tốc độ của ph−ơng tiện vận tải -Tính chất thời vụ sản xuất của doanh nghiệp -Thuộc tính tự nhiên của các loại vật t−.
Khi phân tích tình hình dự trữ vật t−, cần phân biệt rõ các loại dự trữ. Mỗi loại dự trữ có một nội dung và ý nghĩa kinh tế khác nhaụ Do đó yêu cầu phân tích cũng khác nhaụ Thông th−ờng có 3 loại dự trữ sau:
*Dự trữ th−ờng xuyên : Dùng để đảm bảo vật t− cho sản xuất của doanh nghiệp tiến hành đ−ợc liên tục giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau
Dtx = Mbqn * Ncc Trong đó:
Dtx: Nhu cầu dự trữ th−ờng xuyên tuyệt đối
Mbqn: Mức tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm Ncc: Số ngày cách nhau giữa 2 lần cung cấp liền nhaụ *Dự trữ bảo hiểm
Dự trữ bảo hiểm cần thiết trong các tr−ờng hợp sau:
-Mức tiêu dùng vật t− bình quân trong một ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch. Điều này th−ờng xẩy ra khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất theo chiều sâu hoặc kế hoạch sản xuất thay đổi nh−ng mức tiêu hao nguyên vật liệu tăng lên.
-L−ợng vật t− giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế ít hơn so với kế hoạch( trong khi mức tiêu dùng và l−ợng vật t− cung ứng vẫn nh− cũ)
-Chu kỳ cung ứng giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế dài hơn so với kế hoạch
Dbh = Mbqn * Nbh Trong đó:
Dbh: Nhu cầu dự trữ bảo hiểm
Mbqn: Mức tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm Nbh : Số ngày dự trữ bảo hiểm
Trên thực tế, sự hình thành dự trữ bảo hiểm chủ yếu là do nguyên nhân cung ứng vật t− không ổn định. Chính vì vậy các doanh nghiệp phải tổ chức khâu cung ứng vật t− để đảm bảo ổn định đến mức tối đa, góp phần vào nâng cao hiệu quả sử dụng l−u động.
L−ợng vật t− dự trữ đ−ợc tính theo 3 chỉ tiêu;
-Dự trữ tuyệt đối: Là khối l−ợng của loại vật t− chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật nh− : tấn, tạ kg, m, m2… Dự trữ này rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng.
-Dự trữ t−ơng đối : Đ−ợc tính bằng số ngày dự trữ. Dự trữ này giúp cho doanh nghiệp thấy đ−ợc số l−ợng vật t− dự trữ đảm bảo cho sản xuất kinh doanh tiến hành đ−ợc liên tục trong bao nhiêu ngàỵ Dự trữ t−ơng đối và dự trữ tuyệt đối có quan hệ mật thiết với nhau, thông qua mức tiêu dùng vật t− bình quân trong một ngày đêm.
-Dự trữ biểu hiện bằng tiền: Là khối l−ợng vật t− biểu hiện bằng giá trị, bằng tích số giữa hai đại l−ợng vật t− dự trữ tuyệt đối và đơn giá mua các loại vật t−. Chỉ tiêu dự trữ này rất cần thiết cho việc xác định nhu cầu về vốn l−u động và tình hình cung ứng vật t−.
Ph−ơng pháp phân tích: So sánh số l−ợng vật t− thực tế đang dự trữ theo từng loại với số l−ợng vật t− cần dự trữ. thông th−ờng mỗi loại vật t− đều có định mức dự trữ tối đa và tối thiểụ Nếu dự trữ nằm ở giữa định mức trên là tốt.
Cao quá hoặc thấp quá đều không tốt. Nếu dự trữ quá cao sẽ gây ứ đọng vốn. Thực chất, dự trữ là vốn chết trong suốt khoảng thời gian nằm chờ để đ−a vào sản xuất. Do vậy cần phải có biện pháp giảm mức dự trữ tới mức dự trữ cần thiết. Nh−ng nếu dự trữ quá thấp thì sẽ không đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đ−ợc liên tục.
Do đó mục tiêu của dự trữ vật t− phải luôn kịp thời hài hoà vừa đảm bảo sản xuất kinh doanh đ−ợc th−ờng xuyên đều đặn, vừa phải sử dụng tiết kiệm vốn.
VIIỊPhân tích tình hình sử dụng vật t− ở doanh nghiệp.
Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm phải đ−ợc tiến hành th−ờng xuyênđịnh kỳ trên các mặt: Khối l−ợng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh, mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất ra đơn vị sản phẩm.
1.Phân tích tình hình sử dụng khối l−ợng nguyên vật liệu vào sản xuất sản
phẩm.
Để phân tích tình hình sử dụng khối l−ợng nguyên vật liệu cần xác định chỉ tiêu nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất.
L−ợng nguyên vật liệu còn lại ch−a dùng đến, cuối kỳ kiểm kê th−ờng có sự chênh lệch không đáng kể hoặc nếu bằng 0 thì.
L−ợng nguyên vật liệu dùng sản xuất sản phẩm
= L−ợng nguyên vật liệu còn lại hoặc ch−a dùng đến -
L−ợng nguyên vật liệu xuất cho sản xuất sản phẩm
L−ợng nguyên vật liệu dùng
Nhu cầu về số l−ợng nguyên vật liệu i sử dụng trong kỳ(Mi) đ−ợc tính theo công thức:
Mi = q*mi Trong đó
q:là số l−ợng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất
mi: định mức tiêu hao nguyên vật liệu i cho 1 sản phẩm
Để phân tích tình hình sử dụng khối l−ợng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm, cần phải xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động t−ơng đối sau:
Mức biến động tuyệt đối: là lấy khối l−ợng nguyên vật liệu tiêu ding thực tế(M1) so với số l−ợng nguyên vật liệu tiêu hao theo kế hoạch(Mk) theo công thức:
Số tuyệt đối : ∆M =M1 +Mk
Kết quả tính toán cho thấy, khối l−ợng nguyên vật liệu tiêu dùng thực tế cho sản xuất sản phẩm thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm. Việc tổ chức cung cấp nguyên vật liệu tốt hay xấụ
Mức biến động t−ơng đối:
Số tuyệt đối: ∆M =M1 - Mk * Q1/Qk Trong đó:
Q1,Qk : khối l−ợng sản phẩm hoàn thành và kế hoạch M1 100 Mk * -