đầu:
Trong thực tế chứng từ sử dụng trong công ty là: Phiếu nhập kho vật t− (MS 01 - VT).
Phiếu xuất kho vật t− (MS 02 - VT). Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (không VAT )
+ Chi phí thu mua +
Thuế nhập khẩu (nếu có) _ Các khoản giảm trừ (nếu có )
Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty Thăng Long (TALIMEX) chủ yếu đ−ợc thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật t− thông qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp. Khối l−ợng, chất l−ợng và chủng loại vật t− mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật liệu và giá cả thị tr−ờng.
2.3.1.1 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:
Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ tục nhập và ký thành ba liên phiếu nhập kho vật t−. Một liên do thủ kho giữ, một liên do phòng kế toán l−u, và một liên giao lại cho khách hàng. Trong tr−ờng hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật t− thừa thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết cùng với bộ phận kế toán vật t−, lập biên bản xử lý (có xác nhận của ng−ời mua hàng). Thông th−ờng ng−ời bán giao hàng tại kho, thì chỉ kho vật t−, hàng hoá đủ phẩm chất, chủng loại, số còn lại trả cho ng−ời bán.
Nh− vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm có các chứng từ sau: -Hoá đơn.
-Biên bản kiểm nhận vật t−. -Phiếu nhập khọ
-Thẻ khọ .
Sơ đồ 2.4: thủ tục nhập kho Tại Công ty thăng long
Đối với vật t− nhập lại kho từ phân x−ởng sản xuất do cần đổi chủng loại vật t− hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên nh− tr−ờng hợp trên.
Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu đ−ợc lấy ra từ phân x−ởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà không cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nàọ
Biên bản kiểm nhận vật t− Phiếu nhập kho Thẻ kho Nhập NVL
Nghĩa là không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của công ty trên sổ sách.
Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Công ty ta có thể xem các chứng từ thủ tục nhập kho vật liệu vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty theo ví dụ sau: Công ty mua 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m của Công ty TNHH Dệt may An bình nh− sau:
Hoá đơn (GTGT) Ngày 5/10/2004
Liên 2: Giao cho khách hàng
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may An Bình Địa chỉ : Hà Nội
Họ tên ng−ời mua: Công ty Thăng Long (TALIMEX) Địa chỉ: Kh−ơng Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt
Đơn vị tính : đồng STT Tên hàng hoá dịch
vụ
Đơn vị tính Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
1 Vải dệt kim m 2.350 26.600 62.510.000
Cộng tiền hàng : 62.510.000 Thuế GTGT 10%: 6.251.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 68.761.000
Số tiền bằng chữ: Sáu m−ơi tám triệu bảy trăm sáu mốt ngàn đồng chẵn.
Ng−ời mua hàng Kế toán tr−ởng Thủ tr−ởng đơn vị
Phiếu nhập kho Ngày 5/10/2004
Số: 25 Nợ: 152 Có: 111 -Họ tên ng−ời giao hàng: Nguyễn Thành Vinh
-Nhập tại kho: Vật t−
-Hoá đơn số 028 Ngày 5/10/2004
Số l−ợng STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật t− Đơn vị tính Mã số Theo chứng từ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
Vải dệt kim
m 2.350 2.350 26.600 62.510.000
Cộng 62.510.000
2.3.1.2. Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty đ−ợc xuất dùng cho sản xuất quần áo là
chủ yếu, nh−ng cũng có một số ít đ−ợc xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung.
Khi các phân x−ởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật t−, tại các phân x−ởng lập phiếu báo lĩnh vật t− với phòng cung ứng vật t−, sau khi đã đ−ợc duyệt phòng vật t− lập phiếu xuất kho thành 3 liên:
-Liên: L−u tại phòng vật t−.
-Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán
-Liên 3: Giao cho phân x−ởng sử dụng vật t− để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.
Nếu là xuất bán phải lập hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành, phân x−ởng lĩnh vật t− mang hóa đơn đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế toán tr−ởng) ký nhận, sau đó đ−a xuống kho để kiểm nhận vật t−.
Tại kho: thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật t−. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất của vật t− vào thẻ khọ
Ví dụ: Ngày 21/10 xuất 1.350 m vải dệt kim cho Nguyễn Việt Tiến- ở phân x−ởng cắt để phục vụ sản xuất, phòng vật t− lập phiếu xuất kho nh− sau:
Phiếu Xuất kho Ngày 21/10/2004
Số: 174
Nợ:621 Có:152
-Họ tên ng−ời nhận hàng : Nguyễn Việt Tiến – Phân x−ởng cắt. -Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất
-Xuất tại kho: Kho Vật t−
Đv tính : đồng Số l−ợng STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật t− Mã số Đơn vị Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền 1 Vải dệt kim m 1.350 26.600 35.910.000 Cộng 35.910.000
Phụ trách cung tiêu Ng−ời giao hàng Thủ kho Kế toán tr−ởng Thủ tr−ởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)