2.3), nguyên vật liệu sau khi xuất kho đ−ợc đ−a sang phân x−ởng cắt để tạo ra các chi tiết sản phẩm. Các chi tiết sản phẩm này vì không có đặc tính sử dụng nên không trao đổi đ−ợc trên thị tr−ờng nên chúng tiếp tục đ−ợc đ−a xuống các phân x−ởng tiếp theo gồm: phân x−ởng vắt sổ, phân x−ởng may, phân x−ởng là, phân x−ởng đóng gói… để hoàn thiện sản phẩm (quần áo, hàng mẫu…). Các sản phẩm này tr−ớc khi nhập kho đều đ−ợc các bộ phận kỹ thuật của công ty kiểm tra chất l−ợng và đóng gói để hoàn thiện với một quy trình công nghệ khép kín. Công ty hoàn toàn có thể tiết kiệm đ−ợc chi phí, góp phần giảm giá thành sản phẩm và tăng thu nhập cho công tỵ
2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long Long
2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là Công ty chuyên sản xuất đồ may mặc sẵn phục vụ trong và ngoài n−ớc, chủng loại sản phẩm
Nguyên vật liệu Phân x−ởng là
Phân x−ởng đóng gói Phân x−ởng cắt
Kho thành phẩm
Phân x−ởng may Xuất x−ởng
rất phong phú và đa dạng, nhiều mẫu mã và kích cỡ nên Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau nh− các loại vải và các phụ kiện khác nh− các loại chỉ, khuy, khoá, cúc, móc, băng gai, chun, mex, nhiên liệu các loại nh− điện xăng dầu máy để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhaụ
Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ may của Công ty đều có sẵn trên thị tr−ờng, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để xí nghiệp đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong khọ
Công ty Thăng Long có đặc điểm là tìm thị tr−ờng tiêu thụ tr−ớc (khách hàng) rồi mới tiến hành khai thác nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất. Làm nh− thế để đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất, vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh đ−ợc tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn l−u động làm cho sản xuất kinh doanh kém hiệu quả.
Đối với vật liệu chính là vải nhiều khi là do khách hàng cung cấp hoặc Công ty phải tự tìm mua tuỳ theo yêu cầu của đối tác đặt hàng. Việc lựa chọn số l−ợng và chất l−ợng nguyên vật liệu đ−ợc căn cứ vào định mức tiêu hao và tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép do bộ phận kỹ thuật lập cho mỗi đơn đặt hàng. Việc tăng năng xuất lao động nâng cao chất l−ợng sản phẩm cần chú trọng đến việc cung ứng vật liệu đầu vàọ Việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào đòi hỏi phải đúng tiến độ, chủng loại, đúng khối l−ợng và chất l−ợng đảm bảo cho sản phẩm đầu ra tới tay ng−ời tiêu dùng vẫn còn nguyên giá trị nh− thiết kế.
Do đặc thù của nguyên vật liệu dễ bị ẩm mốc, ố, bục mủn nên đòi hỏi Công ty phải có kho hàng đủ tiêu chuẩn quy định để việc bảo quản vật t− đúng yêu cầu kỹ thuật để không gây ảnh h−ởng trực tiếp tới chất l−ợng sản phẩm.
2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long
lại th−ờng xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch toán đ−ợc nguyên vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệụ Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào công dụng, tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý hạch toán cho phù hợp.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý, căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của từng thứ vật liệu trong sản xuất kinh doanh, vật liệu tại Công ty Thăng Long chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: nh− vải nhung hoa, vải dạ, vải dệt kim, vải sẹc, vải voan ren, vải thô gai, số l−ợng các loại vải nhiều, mỗi loại có màu sắc kích cỡ khác nhaụ
-Vật liệu phụ: Gồm chỉ, khóa, ken, mex, vải lót, cúc các loạị
-Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, ph−ơng tiện vận tải nh−: Dây cudoa máy khâu, kim máy khâu, dầu tra máy, săm lốp ôtô.
- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất ra sản phẩm nh− các loại vải vụn.
Nh− vậy việc phân loại nguyên vật liệu ở Công ty Thăng Long nói chung là phù hợp là phù hợp với đặc điểm và vai trò và tác dụng của mỗi thứ trong sản xuất kinh doanh, giúp cho nhà quản lý đ−ợc dễ dàng hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này giúp Công ty theo dõi đ−ợc số l−ợng từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, từ đó đề ra ph−ơng thức quản lý phù hợp.
2.2.3 Đánh giá Nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long:
Tại Công ty Thăng Long kế toán sử dụng giá thực tế của vật liệu để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệụ
2.2.3.1 Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế mua ngoài nhập kho là phải đánh giá giá mua trên hoá đơn và chi phí vận chuyển bốc dỡ (không bao gồm cả thuế GTGT).
Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì giá thực tế nhập kho bằng giá tiền phải trả cho bên bán cộng thuế nhập khẩu cộng lệ phí thanh toán cộng chi
phí vận chuyển mà chi phí đó đ−ợc theo dõi riêng và đ−ợc tính hết vào sổ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng.
2.2.3.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:
Tại Công ty Thăng Long, đối với nguyên vật liệu xuất dùng Công ty sử dụng ph−ơng pháp tính giá bình quân theo công thức:
Giá thực tế từng loại xuất kho
= Số l−ợng từng loại
xuất kho * Giá đơn vị bình
quân
Trong đó: Giá đơn vị bình quân tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Chúng ta có thể hiểu rõ hơn qua ví dụ d−ới đây:
Ví dụ: Tài liệu về vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công tỵ ( Xem sổ chi tiết vật liệu vải dệt kim bảng 2.3).
Giá đơn vị bình quân;cả kỳ dự trữ = Error!= 26440 Giá trị vải dệt kim xuất dùng:
Ngày 21/10: 1.350*26.440 = 35.694.000 đ. Ngày 27/10: 2.740 *26.440 = 75.445.600 đ. Tổng giá trị xuất dùng trong kỳ: 111.139.600 đ.
2.3. Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệụ
2.3.1. Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và ph−ơng pháp kế toán ban đầu: đầu:
Trong thực tế chứng từ sử dụng trong công ty là: Phiếu nhập kho vật t− (MS 01 - VT).
Phiếu xuất kho vật t− (MS 02 - VT). Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (không VAT )
+ Chi phí thu mua +
Thuế nhập khẩu (nếu có) _ Các khoản giảm trừ (nếu có )
Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty Thăng Long (TALIMEX) chủ yếu đ−ợc thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật t− thông qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp. Khối l−ợng, chất l−ợng và chủng loại vật t− mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật liệu và giá cả thị tr−ờng.
2.3.1.1 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:
Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ tục nhập và ký thành ba liên phiếu nhập kho vật t−. Một liên do thủ kho giữ, một liên do phòng kế toán l−u, và một liên giao lại cho khách hàng. Trong tr−ờng hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật t− thừa thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết cùng với bộ phận kế toán vật t−, lập biên bản xử lý (có xác nhận của ng−ời mua hàng). Thông th−ờng ng−ời bán giao hàng tại kho, thì chỉ kho vật t−, hàng hoá đủ phẩm chất, chủng loại, số còn lại trả cho ng−ời bán.
Nh− vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm có các chứng từ sau: -Hoá đơn.
-Biên bản kiểm nhận vật t−. -Phiếu nhập khọ
-Thẻ khọ .
Sơ đồ 2.4: thủ tục nhập kho Tại Công ty thăng long
Đối với vật t− nhập lại kho từ phân x−ởng sản xuất do cần đổi chủng loại vật t− hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên nh− tr−ờng hợp trên.
Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu đ−ợc lấy ra từ phân x−ởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà không cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nàọ
Biên bản kiểm nhận vật t− Phiếu nhập kho Thẻ kho Nhập NVL
Nghĩa là không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của công ty trên sổ sách.
Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Công ty ta có thể xem các chứng từ thủ tục nhập kho vật liệu vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty theo ví dụ sau: Công ty mua 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m của Công ty TNHH Dệt may An bình nh− sau:
Hoá đơn (GTGT) Ngày 5/10/2004
Liên 2: Giao cho khách hàng
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may An Bình Địa chỉ : Hà Nội
Họ tên ng−ời mua: Công ty Thăng Long (TALIMEX) Địa chỉ: Kh−ơng Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt
Đơn vị tính : đồng STT Tên hàng hoá dịch
vụ
Đơn vị tính Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
1 Vải dệt kim m 2.350 26.600 62.510.000
Cộng tiền hàng : 62.510.000 Thuế GTGT 10%: 6.251.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 68.761.000
Số tiền bằng chữ: Sáu m−ơi tám triệu bảy trăm sáu mốt ngàn đồng chẵn.
Ng−ời mua hàng Kế toán tr−ởng Thủ tr−ởng đơn vị
Phiếu nhập kho Ngày 5/10/2004
Số: 25 Nợ: 152 Có: 111 -Họ tên ng−ời giao hàng: Nguyễn Thành Vinh
-Nhập tại kho: Vật t−
-Hoá đơn số 028 Ngày 5/10/2004
Số l−ợng STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật t− Đơn vị tính Mã số Theo chứng từ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
Vải dệt kim
m 2.350 2.350 26.600 62.510.000
Cộng 62.510.000
2.3.1.2. Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty đ−ợc xuất dùng cho sản xuất quần áo là
chủ yếu, nh−ng cũng có một số ít đ−ợc xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung.
Khi các phân x−ởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật t−, tại các phân x−ởng lập phiếu báo lĩnh vật t− với phòng cung ứng vật t−, sau khi đã đ−ợc duyệt phòng vật t− lập phiếu xuất kho thành 3 liên:
-Liên: L−u tại phòng vật t−.
-Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán
-Liên 3: Giao cho phân x−ởng sử dụng vật t− để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.
Nếu là xuất bán phải lập hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành, phân x−ởng lĩnh vật t− mang hóa đơn đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế toán tr−ởng) ký nhận, sau đó đ−a xuống kho để kiểm nhận vật t−.
Tại kho: thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật t−. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất của vật t− vào thẻ khọ
Ví dụ: Ngày 21/10 xuất 1.350 m vải dệt kim cho Nguyễn Việt Tiến- ở phân x−ởng cắt để phục vụ sản xuất, phòng vật t− lập phiếu xuất kho nh− sau:
Phiếu Xuất kho Ngày 21/10/2004
Số: 174
Nợ:621 Có:152
-Họ tên ng−ời nhận hàng : Nguyễn Việt Tiến – Phân x−ởng cắt. -Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất
-Xuất tại kho: Kho Vật t−
Đv tính : đồng Số l−ợng STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật t− Mã số Đơn vị Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền 1 Vải dệt kim m 1.350 26.600 35.910.000 Cộng 35.910.000
Phụ trách cung tiêu Ng−ời giao hàng Thủ kho Kế toán tr−ởng Thủ tr−ởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2. 3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công tỵ
Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty đ−ợc tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình N – X – T kho của từng loại vật liệụ Ph−ơng pháp hạch toán chi tiết đ−ợc sử dụng là ph−ơng pháp ghi thẻ song song. Tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số l−ợng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả về số l−ợng và cả về mặt giá trị của vật t−.
Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật t− nh− sau:
- Tại kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn số l−ợng, chất l−ợng vật t−, nắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số l−ợng, chất l−ợng, chủng loại, của từng thứ, từng loại vật liệu để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho phân x−ởng.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, phát sinh, thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp từng thứ, loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chi tiết số l−ợng.Vào cuối ngày thủ kho tính số tồn kho của từng vật liệu để ghi vào thẻ khọ
Bảng 2.2
Thẻ kho
Tháng 10/2004
Tên vật liệu (sản phẩm,hàng hoá): Vải dệt kim Chứng từ Số phiếu Số l−ợng NT Nhập Xuất Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú 5/10 21/10 25/10 27/10 28/10 25 192 242 174 233 Tồn đầu tháng C.ty TNHH dệt may An Bình Ng.V.Tiến-px cắt
C.ty dệt may Khatoco
Ng.V.Tiến -px cắt C.ty TNHH DATAS 2.350 1.120 1.500 1.350 2.740 1.000 3.350 2.000 3.120 380 1.880 Cộng cuối tháng 10/2004 4970 4.090 1.880
Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình N - X - T kho vật t− theo chỉ số l−ợng và đơn giá đối với vật t− N - X - T khọ
Hàng ngày kế toán vật t− nhận chứng từ sau đó phân loại, sắp xếp để tiến hành ghi sổ. Tại đây sổ kho đ−ợc đánh thành quyển phù hợp với từng nhóm, loại vật liệu nh−: vải Cotton, vải xoa, vải dệt kim, chỉ, cúc, th−ớc gỗ. Trong sổ kho có đánh số cho từng trang sổ, mỗi trang một thứ vật liệu một số riêng (nếu vật liệu nào nhập xuất nhiều thì để nhiều trang), ở đầu sổ kho có mục lục số, tên vật t− để việc tìm kiếm đ−ợc nhanh chóng và trong năm chỉ mở một lần. Sổ này ghi chép hoàn toàn trùng lặp với sổ kho của thủ khọ Và sổ chi tiết vật t− cũng đ−ợc đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm vật liệụ Mỗi nhóm lại đ−ợc mở cho từng vật t− riêng biệt. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, kế toán ghi sổ chi tiết nh− sau: ( xem bảng 2.3).
Từ các sổ chi tiết đ−ợc lập cho các loại vật liệu vải sản xuất tại Công ty nh− : sổ chi tiết loại vải dệt kim, vải nhung hoa, vải gai thô, mex vải… thì kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật t− để theo dõi tổng hợp tình hình vật t− trong các kho vật t−. ( xem bảng 2.4 ).
Bảng 2.3
Sổ Chi tiết vật t−
Tên vật liệu: Vải dệt kim Tháng 10/2004
Đơn vị tính:
Chứng từ Nhập Xuất Tồn
Ngày
tháng N X Diễn Giải Đơn Giá SL ST SL ST SL ST Ghi chú 5/10 21/10 25/10 27/10 28/10 25 192 242 174 233 Tồn đầu tháng Cty dệt may ẠBình Ng.V.Tiến-Px cắt Cty may Khatoco Ng.V.Tiến- Px cắt C.ty TNHH DATAS 26.420 26.600 26.440 26.510 26.440 26.600 2.350 1.120 1.500 62.510.000 29.691.200 39.900.000 1350 2.740 35.694.000 72.445.600 1.000 3.350 2.000 3.120 380 1.880 26.420.000 88.930.000 53.236.000 82.927.200 10.481.600 50.381.600 Cộng Tháng 10/ 04 4.970 132.101.200 4.090 108.139.600 1.880 50.381.600
Bảng 2.4 Bảng Tổng hợp nhập – xuất- tồn vật t− Tháng 10/2004