Tại Công ty Thăng Long kế toán sử dụng giá thực tế của vật liệu để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệụ
2.2.3.1 Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế mua ngoài nhập kho là phải đánh giá giá mua trên hoá đơn và chi phí vận chuyển bốc dỡ (không bao gồm cả thuế GTGT).
Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì giá thực tế nhập kho bằng giá tiền phải trả cho bên bán cộng thuế nhập khẩu cộng lệ phí thanh toán cộng chi
phí vận chuyển mà chi phí đó đ−ợc theo dõi riêng và đ−ợc tính hết vào sổ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng.
2.2.3.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:
Tại Công ty Thăng Long, đối với nguyên vật liệu xuất dùng Công ty sử dụng ph−ơng pháp tính giá bình quân theo công thức:
Giá thực tế từng loại xuất kho
= Số l−ợng từng loại
xuất kho * Giá đơn vị bình
quân
Trong đó: Giá đơn vị bình quân tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Chúng ta có thể hiểu rõ hơn qua ví dụ d−ới đây:
Ví dụ: Tài liệu về vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công tỵ ( Xem sổ chi tiết vật liệu vải dệt kim bảng 2.3).
Giá đơn vị bình quân;cả kỳ dự trữ = Error!= 26440 Giá trị vải dệt kim xuất dùng:
Ngày 21/10: 1.350*26.440 = 35.694.000 đ. Ngày 27/10: 2.740 *26.440 = 75.445.600 đ. Tổng giá trị xuất dùng trong kỳ: 111.139.600 đ.
2.3. Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệụ
2.3.1. Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và ph−ơng pháp kế toán ban đầu: đầu:
Trong thực tế chứng từ sử dụng trong công ty là: Phiếu nhập kho vật t− (MS 01 - VT).
Phiếu xuất kho vật t− (MS 02 - VT). Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (không VAT )
+ Chi phí thu mua +
Thuế nhập khẩu (nếu có) _ Các khoản giảm trừ (nếu có )
Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty Thăng Long (TALIMEX) chủ yếu đ−ợc thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật t− thông qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp. Khối l−ợng, chất l−ợng và chủng loại vật t− mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật liệu và giá cả thị tr−ờng.
2.3.1.1 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:
Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ tục nhập và ký thành ba liên phiếu nhập kho vật t−. Một liên do thủ kho giữ, một liên do phòng kế toán l−u, và một liên giao lại cho khách hàng. Trong tr−ờng hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật t− thừa thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết cùng với bộ phận kế toán vật t−, lập biên bản xử lý (có xác nhận của ng−ời mua hàng). Thông th−ờng ng−ời bán giao hàng tại kho, thì chỉ kho vật t−, hàng hoá đủ phẩm chất, chủng loại, số còn lại trả cho ng−ời bán.
Nh− vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm có các chứng từ sau: -Hoá đơn.
-Biên bản kiểm nhận vật t−. -Phiếu nhập khọ
-Thẻ khọ .
Sơ đồ 2.4: thủ tục nhập kho Tại Công ty thăng long
Đối với vật t− nhập lại kho từ phân x−ởng sản xuất do cần đổi chủng loại vật t− hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên nh− tr−ờng hợp trên.
Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu đ−ợc lấy ra từ phân x−ởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà không cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nàọ
Biên bản kiểm nhận vật t− Phiếu nhập kho Thẻ kho Nhập NVL
Nghĩa là không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của công ty trên sổ sách.
Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Công ty ta có thể xem các chứng từ thủ tục nhập kho vật liệu vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty theo ví dụ sau: Công ty mua 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m của Công ty TNHH Dệt may An bình nh− sau:
Hoá đơn (GTGT) Ngày 5/10/2004
Liên 2: Giao cho khách hàng
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may An Bình Địa chỉ : Hà Nội
Họ tên ng−ời mua: Công ty Thăng Long (TALIMEX) Địa chỉ: Kh−ơng Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt
Đơn vị tính : đồng STT Tên hàng hoá dịch
vụ
Đơn vị tính Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
1 Vải dệt kim m 2.350 26.600 62.510.000
Cộng tiền hàng : 62.510.000 Thuế GTGT 10%: 6.251.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 68.761.000
Số tiền bằng chữ: Sáu m−ơi tám triệu bảy trăm sáu mốt ngàn đồng chẵn.
Ng−ời mua hàng Kế toán tr−ởng Thủ tr−ởng đơn vị
Phiếu nhập kho Ngày 5/10/2004
Số: 25 Nợ: 152 Có: 111 -Họ tên ng−ời giao hàng: Nguyễn Thành Vinh
-Nhập tại kho: Vật t−
-Hoá đơn số 028 Ngày 5/10/2004
Số l−ợng STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật t− Đơn vị tính Mã số Theo chứng từ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
Vải dệt kim
m 2.350 2.350 26.600 62.510.000
Cộng 62.510.000
2.3.1.2. Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty đ−ợc xuất dùng cho sản xuất quần áo là
chủ yếu, nh−ng cũng có một số ít đ−ợc xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung.
Khi các phân x−ởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật t−, tại các phân x−ởng lập phiếu báo lĩnh vật t− với phòng cung ứng vật t−, sau khi đã đ−ợc duyệt phòng vật t− lập phiếu xuất kho thành 3 liên:
-Liên: L−u tại phòng vật t−.
-Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán
-Liên 3: Giao cho phân x−ởng sử dụng vật t− để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.
Nếu là xuất bán phải lập hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành, phân x−ởng lĩnh vật t− mang hóa đơn đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế toán tr−ởng) ký nhận, sau đó đ−a xuống kho để kiểm nhận vật t−.
Tại kho: thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật t−. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất của vật t− vào thẻ khọ
Ví dụ: Ngày 21/10 xuất 1.350 m vải dệt kim cho Nguyễn Việt Tiến- ở phân x−ởng cắt để phục vụ sản xuất, phòng vật t− lập phiếu xuất kho nh− sau:
Phiếu Xuất kho Ngày 21/10/2004
Số: 174
Nợ:621 Có:152
-Họ tên ng−ời nhận hàng : Nguyễn Việt Tiến – Phân x−ởng cắt. -Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất
-Xuất tại kho: Kho Vật t−
Đv tính : đồng Số l−ợng STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật t− Mã số Đơn vị Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền 1 Vải dệt kim m 1.350 26.600 35.910.000 Cộng 35.910.000
Phụ trách cung tiêu Ng−ời giao hàng Thủ kho Kế toán tr−ởng Thủ tr−ởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2. 3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công tỵ
Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty đ−ợc tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình N – X – T kho của từng loại vật liệụ Ph−ơng pháp hạch toán chi tiết đ−ợc sử dụng là ph−ơng pháp ghi thẻ song song. Tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số l−ợng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả về số l−ợng và cả về mặt giá trị của vật t−.
Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật t− nh− sau:
- Tại kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn số l−ợng, chất l−ợng vật t−, nắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số l−ợng, chất l−ợng, chủng loại, của từng thứ, từng loại vật liệu để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho phân x−ởng.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, phát sinh, thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp từng thứ, loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chi tiết số l−ợng.Vào cuối ngày thủ kho tính số tồn kho của từng vật liệu để ghi vào thẻ khọ
Bảng 2.2
Thẻ kho
Tháng 10/2004
Tên vật liệu (sản phẩm,hàng hoá): Vải dệt kim Chứng từ Số phiếu Số l−ợng NT Nhập Xuất Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú 5/10 21/10 25/10 27/10 28/10 25 192 242 174 233 Tồn đầu tháng C.ty TNHH dệt may An Bình Ng.V.Tiến-px cắt
C.ty dệt may Khatoco
Ng.V.Tiến -px cắt C.ty TNHH DATAS 2.350 1.120 1.500 1.350 2.740 1.000 3.350 2.000 3.120 380 1.880 Cộng cuối tháng 10/2004 4970 4.090 1.880
Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình N - X - T kho vật t− theo chỉ số l−ợng và đơn giá đối với vật t− N - X - T khọ
Hàng ngày kế toán vật t− nhận chứng từ sau đó phân loại, sắp xếp để tiến hành ghi sổ. Tại đây sổ kho đ−ợc đánh thành quyển phù hợp với từng nhóm, loại vật liệu nh−: vải Cotton, vải xoa, vải dệt kim, chỉ, cúc, th−ớc gỗ. Trong sổ kho có đánh số cho từng trang sổ, mỗi trang một thứ vật liệu một số riêng (nếu vật liệu nào nhập xuất nhiều thì để nhiều trang), ở đầu sổ kho có mục lục số, tên vật t− để việc tìm kiếm đ−ợc nhanh chóng và trong năm chỉ mở một lần. Sổ này ghi chép hoàn toàn trùng lặp với sổ kho của thủ khọ Và sổ chi tiết vật t− cũng đ−ợc đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm vật liệụ Mỗi nhóm lại đ−ợc mở cho từng vật t− riêng biệt. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, kế toán ghi sổ chi tiết nh− sau: ( xem bảng 2.3).
Từ các sổ chi tiết đ−ợc lập cho các loại vật liệu vải sản xuất tại Công ty nh− : sổ chi tiết loại vải dệt kim, vải nhung hoa, vải gai thô, mex vải… thì kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật t− để theo dõi tổng hợp tình hình vật t− trong các kho vật t−. ( xem bảng 2.4 ).
Bảng 2.3
Sổ Chi tiết vật t−
Tên vật liệu: Vải dệt kim Tháng 10/2004
Đơn vị tính:
Chứng từ Nhập Xuất Tồn
Ngày
tháng N X Diễn Giải Đơn Giá SL ST SL ST SL ST Ghi chú 5/10 21/10 25/10 27/10 28/10 25 192 242 174 233 Tồn đầu tháng Cty dệt may ẠBình Ng.V.Tiến-Px cắt Cty may Khatoco Ng.V.Tiến- Px cắt C.ty TNHH DATAS 26.420 26.600 26.440 26.510 26.440 26.600 2.350 1.120 1.500 62.510.000 29.691.200 39.900.000 1350 2.740 35.694.000 72.445.600 1.000 3.350 2.000 3.120 380 1.880 26.420.000 88.930.000 53.236.000 82.927.200 10.481.600 50.381.600 Cộng Tháng 10/ 04 4.970 132.101.200 4.090 108.139.600 1.880 50.381.600
Bảng 2.4 Bảng Tổng hợp nhập – xuất- tồn vật t− Tháng 10/2004
Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng STT Tên vật t− Đvị
tính SL ST SL ST SL ST SL ST
1 Vải Dệt kim m 1.000 26.420.000 4.970 132.101.200 4.090 108.139.600 1.880 50.381.600 2 Vải Voan ren m 400 11.618.000 2.330 67.686.500 1.160 39.192.000 1.570 40.112.500 3 Vải Gai thô m 721 15.141.000 2.000 42.000.000 1.350 27.337.500 1.371 29.803.500 4 Vải nhung hoa m - - 3.100 91.574.000 2.345 69.271.300 755 22.302.700 5 Vải lót m 355 5.491.850 935 14.604.700 1.020 16.010.500 270 4.086.050 6 Vải Coton lạnh m 110 3.192.750 1.937 56.231.110 - - 2.047 59.423.860 7 Khoá dây Chiếc 200 160.400 1.385 1.120.500 1.420 1.136.000 165 144.900 8 Cúc Chiếc - - 5.000 750.000 4.100 615.000 900 135.000 9 Mex vải m 2.000 26.000.000 - - 1.274 16.562.000 726 9.438.000 10 Chỉ Cuộn 1.911 11.038.800 1.050 5.775.000 2.178 12.632.400 783 4.181.400
2.3.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công tỵ
Tài khoản kế toán Công ty sử dụng: ở Công ty Thăng Long kế toán nguyên vật
liệu sử dụng một số tài khoản sau:
Tài khoản 152: nguyên liệu vật liệụ
Công ty mở các tài khoản chi tiết cấp 2 nh−: TK 1521, TK 1522, TK 1523. Các nghiệp vụ nhập vật t− Công ty sử dụng các tài khoản: 111, 112,331, 621…
Các nghiệp vụ xuất vật t− Công ty sử dụng các tài khoản sau: 621, 627, 632,641,642, 154…
2.3.3.1. Kế toán các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:
Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên
vật liệu là công việc không thể thiếu đ−ợc trong công tác hạch toán vật t−.
Do vật liệu Công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên quan hệ thanh toán với
ng−ời bán của Công ty chủ yếu là với ng−ời cung cấp nguyên vật liệụ Vật t− mua về đối với những lô hàng mua lẻ, giá trị nhỏ có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếụ Còn đối với những lô hàng lớn đ−ợc kế toán ghi vào tài khoản theo giõi “Phải trả ng−ời bán”.
Ph−ơng pháp ghi sổ của các doanh nghiệp áp dụng ph−ơng pháp kê khai th−ờng
xuyên. Các tài khoản chủ yếu đ−ợc dùng để hạch toán nguyên vật liệu là: 111, 112, 621, 627,641, 642…
Tại Công ty thực tế không có tr−ờng hợp nào hóa đơn về mà vật liệu ch−a về
hoặc ng−ợc lạị Công việc hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu nh− sau:
-Trong tháng vật liệu về nhập kho thanh toán ngay, kế toán căn cứ vào hóa đơn
GTGT (trong tr−ờng hợp đ−ợc khấu trừ thuế) ghi: Nợ TK 152: Trị giá vật liệu mua vàọ
Nợ TK 133: Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ. Có TK 111. 112: Tổng giá thanh toán.
Theo chứng từ số 25 ngày 5/10 nhập kho 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m từ Công ty dệt may An Bình, kế toán ghi:
Nợ TK 152: 62.510.000 đ. Nợ TK 133: 6.251.000 đ. Có TK 111: 68.761.000 đ.
-Mua nguyên vật liệu trong tháng ch−a thanh toán với ng−ời bán trong tr−ờng hợp đ−ợc khấu trừ thuế, kế toán ghi:
Nợ TK 152: trị giá vật liệu mua ngoàị Nợ TK 133: Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ.
Có TK 331: Tổng giá thanh toán.
Ví dụ: Theo chứng từ số 184 Công ty nhập kho 2.330m vải Voan ren từ Công ty dệt may Khatoco, có đơn giá là 29.050 đ/m. Kế toán ghi:
Nợ TK 152: 67.686.500 đ. Nợ TK 133: 6.768.650 đ. Có TK 331: 74.445.150 đ.
-Đến khi thanh toán với ng−ời bán, kế toán ghi: Nợ TK 331:74.445.150 đ.
Có TK 111: 74.445.150 đ.
-Tr−ờng hợp lô hàng có các cây vải không đúng tiêu chuẩn chất l−ợng hoặc không đúng kích cỡ màu sắc nh− đã đăng ký trên hợp đồng mua bán thì công ty xuất trả lại ng−ời bán.
Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán vật liệu xuất trả lạị
Có TK 152: Trị giá vật liệu xuất trả.
Có TK 133: Thuế GTGT của vật liệu xuất trả.
VD: Theo chứng từ số 122 ngày 15/2/2004 Công ty trả lại loại vải Xoa bóng cho Công ty TNHH Thái D−ơng- Nam Định, do vải không đúng quy cách với tổng số tiền ghi trên phiếu xuất: 35.670.800 kế toán định khoản nh− sau:
Nợ TK 331: 35.670.800 đ. Có TK 152: 32.428.000 đ. Có TK 133: 3.242.800 đ.
Với các nghiệp vụ nhập kho vật liệu liên quan đến tiền mặt, tr−ớc hết kế toán viết phiếu chi tiền mặt rồi chuyển đến kế toán tr−ởng và giám đốc duyệt chị Sau khi thanh toán xong, kế toán nhận lại phiếu chi định khoản vào sổ Nhật ký chi tiền.
Do Công ty mua vật liệu ng−ời bán có quan hệ th−ờng xuyên là lâu dài nên rất tín nhiệm trong việc hạch toán. Vì thế kế toán tổng hợp nhập vật t− đ−ợc gắn chặt với kế toán thanh toán với ng−ời bán. Với hình thức Nhật ký chung để hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu, kế toán Công ty sử dụng sổ: Nhật ký mua hàng (xem bảng 2.5).
Bảng 2.5 Sổ Nhật ký mua hàng Tháng 10/2204. Chứng từ Ghi nợ TK TK khác NT
ghi sổ Số NT Diễn giải Hàng
hóa NVL SH ST Tk 331 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1/10 3/10 5/10 13/10 14/10 18/10 23/10 25/10 28/10 30/10 03 15 25 67 126 163 184 192 242 268