III. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CÀ PHấ TẠI CễNG TY
1. Đối với cụng ty
Qua nghiờn cứu quỏ trỡnh tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phờ của cụng ty XNK Intimex ta thấy rằng, tuy cụng ty đó hoàn thành khỏ tốt cỏc hợp đồng nhưng kết quả thật sự chưa cao do đú cụng ty vẫn khụng ngừng hoàn thiện và nõng cao cỏc nghiệp vụ trong quỏ trỡnh tổ chức thực hiện hợp đồng cho cỏc năm sau. Những giải phỏp này đưa ra nhằm mục đớch cú thể giỳp cụng ty nõng cao hơn nữa khả năng xuất khẩu của mỡnh trỏnh cỏc rủi ro khụng đỏng cú.
1.1.Nõng cao chất lượng giỏm sỏt và điều hành thực hiện hợp đồng
Cụng tỏc giỏm sỏt và điều hành thực hiện hợp đồng là một nghiệp vụ quan trọng trong quỏ trỡnh tổ chức thực hiện hợp đồng vỡ cụng ty giỏm sỏt cụng việc thật tốt thỡ mới mang lại kết quả cao, đảm bảo cho hợp đồng thực hiện đỳng tiến độ, giảm bớt cỏc thiệt hại rủi ro khụng đỏng cú. Cụng việc này thực hiện tốt sẽ giỳp cho cụng ty chủ động hơn trong việc thực hiện hợp đồng và giải quyết nhanh hơn cỏc vướng mắc phỏt sinh. Để làm được khõu này thật tốt thỡ cụng ty cần:
- Phõn bổ nguồn lực thật hợp lý, cụ thể hơn là phõn cụng từng người nắm giữ cỏc thụng tin và tỡnh hỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu đối với từng thị trường đặc biệt là những thị trường và bạn hàng lớn. Làm được điều này thỡ cụng ty sẽ kiểm soỏt chặt chẽ hơn việc thực hiện hợp đồng.
- Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu thỡ mỗi phũng kinh doanh đều phải lờn kế hoạch cụ thể cho từng cụng việc, từng khõu, từng giai đoạn trong quỏ trỡnh thực hiện. Cỏc cỏn bộ nghiệp vụ phải bỏo cỏo cụ thể tỡnh hỡnh thực
hiện từng khõu, từng cụng đoạn về cho người giỏm sỏt hợp đồng tại cụng ty để họ cú thể giải quyết cỏc trường hợp phỏt sinh trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng.
- Sự liờn kết chặt chẽ giữa cỏc bộ phận trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng là điều cần thiết. Chẳng hạn như bộ phận thu mua hàng xuất khẩu, bộ phận vận chuyển, bộ phận thanh toỏn…
- Sau khi thực hiện xong một hợp đồng xuất khẩu hay sau mỗi giai đoạn kinh doanh nhất định thỡ cỏc phũng kinh doanh nờn tổ chức đỏnh giỏ lại kết quả đó đạt được và những mặt chưa hoàn thành. Việc chỉ ra những sai sút sẽ giỳp cho doanh nghiệp rỳt ra được kinh nghiệm và thực hiện những hợp đồng sau tốt hơn.
1.2.Chỳ ý cụng tỏc kiểm tra L/C
Kiểm tra L/C là một khõu đặc biệt quan trọng trong việc thực hiện phương thức thanh toỏn bằng chứng từ vỡ nếu cụng ty khụng kiểm tra được sự phự hợp giữa hợp đồng và L/C thỡ cụng ty sẽ khụng được thanh toỏn. Như vậy việc kiểmn tra kỹ L/C trước khi thực hiện hợp đồng sẽ giỳp cho cụng ty trỏnh được rủi ro trong việc thanh toỏn. Do đú cụng ty cần cú những chỳ ý sau:
Cỏn bộ kinh doanh của cụng ty phải nắm vững hợp đồng mà mỡnh đang thực hiện để tiến hành kiểm tra sự phự hợp của L/C một cỏch chắc chắn hơn về nội dung lẫn hỡnh thức. Khi phỏt hiện cú sự sai sút thỡ cỏn bộ phải tiến hành thụng bỏo ngay cho bờn nhập khẩu và đề nghị sữa chữa ngay để đảm bảo cho hai bờn đều cú lợi. Việc kiểm tra L/C phải tiến hành nhanh chúng, chớnh xỏc và cỏn bộ phải là người cú trỡnh độ nghiệp vụ cao để cụng tỏc kiểm tra L/C được thực hiện một cỏch tốt nhất.
Kết quả kinh doanh xuất khẩu núi chung và quy trỡnh tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phờ núi riờng của cụng ty XNK Intimex chưa cao vỡ cũn nhiều hạn chế trong thu mua, tạo nguồn hàng xuất khẩu. Nguyờn nhõn là do cụng ty chưa thật sự chủ động trong cụng tỏc thu mua nguồn hàng xuất khẩu, việc đầu tư trong khõu chế biến dự trữ mặt hàng cà phờ xuất khẩu cũn chưa được quan tõm thớch đỏng, do đú chất lượng và số lượng cà phờ xuất khẩu chưa được đảm bảo và vỡ vậy nú hạn chế đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương của cụng ty. Vậy nờn việc hoàn thiện và nõng cao cụng tỏc thu mua hàng xuất khẩu là một trong cỏc giải phỏp cần thiết nhằm khắc phục cỏc tồn tại trờn. Ngoài ra cụng ty đó và đang xõy dựng một hệ thống cỏc nhà mỏy chế biến nụng sản, trạm thu mua với mục đớch chế biến, nõng cao chất lượng cà phờ xuất khẩu đồng thời tụn trữ sản phẩm đó qua chế biến để xuất khẩu.
* Hoàn thiện và phỏt triển nguồn hàng xuất khẩu: là giải phỏp đỏnh giỏ khả năng cung cấp hàng của cỏc đơn vị sản xuất-kinh doanh dựa trờn nguồn nội lực và việc cung ứng thực tế nguồn hàng của cỏc đơn vị này. Việc đỏnh giỏ này sẽ giỳp cho doanh nghiệp cú cỏi nhỡn khỏc khỏch quan về việc chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu của mỡnh để từ đú chủ động hơn trong việc thu mua nguồn hàng đỳng về chất lượng, đủ về số lượng và mức giỏ thỡ hợp lý, đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng đạt kết quả tốt.
* Vấn đề lựa chọn nguồn hàng đối với Cụng ty là rất quan trọng, do đú để lựa chọn nguồn hàng phự hợp, Cụng ty cần căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của mỡnh, tỡnh hỡnh thị trường và yờu cầu của khỏch hàng. Cỏc nguồn hàng mà cụng ty cú thể khai thỏc đú là:
- Nguồn hàng thu mua qua đại lý: nguồn hàng này số lượng nhỏ nờn chỉ phự hợp cho cỏc hợp đồng với số lượng nhỏ. Nguồn hàng này thường đảm bảo được về số lượng, thời gian giao hàng và giỏ cả tương đối rẻ. Tuy
nhiờn nú cú hạn chế là chất lượng hàng thường khụng ổn định và cụng ty thỡ khụng kiểm soỏt được chất lượng hàng vỡ đó giao toàn quyền lựa chọn hàng cho cỏc đại lý, ngoài ra cỏc cụng ty kiểm nghiệm hàng húa như CAFECONTROL lại khụng cú hỡnh thức kiểm nghiệm nào nờn chất lượng hàng khụng được đảm bảo. Từ sự bất cập này thỡ cụng ty cần xõy dựng hệ thống thu mua bao gồm mạng lưới cỏc đại lý, hệ thống kho hàng ở cỏc địa phương cú hàng. Tựy theo khả năng cung ứng hàng ở cỏc khu vực mà cụng ty đặt tại cỏc đại lý cho phự hợp, ngoài ra cụng ty cú thể bố trớ thờm cỏc đơn vị thu mua cấp thấp hơn, tiến hành thu mua từ cỏc hộ gia đỡnh cỏ thể.
- Nguồn hàng thu mua qua cỏc Cụng ty, cơ sở sản xuất chế biến: nguồn hàng này tuy về số lượng và chất lượng đều được đảm bảo nhưng giỏ cả thỡ thường cao hơn từ nguồn hàng mua từ cỏc đại lý. Hợp đồng ngoại thương cú khối lượng hàng lớn thường lấy nguồn hàng từ đõy.
- Nguồn hàng liờn doanh, liờn kết: nguồn hàng này cú nhiều thuận lợi nhất vỡ với hỡnh thức này thỡ cụng ty chủ động hơn trong việc gom hàng. Với hỡnh thức này cụng ty cú tham gia đầu tư vào khõu chuẩn bị nguồn hàng nờn chất lượng hàng và số lượng hàng được đảm bảo ở mức cao, bờn cạnh đú bao bỡ, mẫu mó, giỏ cả và thời hạn giao hàng cụng ty đều kiểm soỏt được.
Để phỏt huy hơn nữa khả năng xuất khẩu cà phờ của mỡnh cụng ty nờn chỳ trọng đầu tư vào nguồn hàng liờn doanh, liờn kết, ngoài ra việc chủ động xõy dựng cỏc cơ sở sản xuất, cỏc kho hàng, cỏc trạm thu mua… cũng giỳp cụng ty cú nguồn hàng xuất khẩu dồi dào, tập trung, cú chất lượng cao. Để nõng cao cụng tỏc tạo nguồn hàng cụng ty cần quan tõm đến cỏc vấn đề:
+ Lựa chọn nguồn hàng hợp lý, cú khả năng tài chớnh và năng lực sản xuất, đảm bảo việc tiến hành tốt cho hợp đồng thu mua hàng đó ký kết.
+ Thiết lập mạng lưới thu mua hàng linh hoạt đồng thời bố trớ cỏc kho hàng một cỏch hợp lý, khoa học để đảm bảo chất lượng, số lượng cho hàng, đầu tư hơn nữa vào cơ sở vật chất cho việc thu mua, đặc biệt là cỏc phương tiện vận chuyển, cỏc thiết bị nhà kho, thiết bị dựng trong kiểm nghiệm hàng húa.
+ Trong cụng tỏc kiểm nghiệm hàng húa nờn cử nhõn viờn theo sỏt cụng việc kiểm tra cựng cơ quan kiểm nghiệm hàng để đảm bảo cho việc thu mua hàng đạt kết quả tốt như hợp đồng đó ký kết.
+ Hoàn thiện nõng cao kỹ thuật thu mua, phõn loại, sơ chế, bảo quản hàng xuất khẩu cũng là giải phỏp thiết yếu, làm thế nào để đảm bảo sau cỏc khõu thu mua thỡ hàng vẫn giữ được chất lượng và mựi vị đặc trưng của nú. Để làm được điều này thỡ cụng ty cần cú đội ngũ nhõn viờn kỹ thuật cú trỡnh độ chuyờn mụn cao.
* Cú thể núi giải phỏp để tổ chứa thu mua cà phờ cho xuất khẩu là giải phỏp then chốt và quan trọng nhất. Nú giỳp cho cụng ty làm chủ được nguồn hàng, nõng cao được hiệu quả cho cỏc khõu khỏc trong quỏ trỡnh tổ chức thực hiện hợp đồng.
- Tăng cường đầu tư khõu chế biến: Doanh nghiệp Việt Nam núi chung và Cụng ty XNK Intimex núi riờng đều yếu kộm trong khõu chế biến hàng xuất khẩu vỡ cụng nghệ chế biến cũn quỏ lạc hậu và thực tế sự đầu tư vào đõy chưa được thỏa đỏng, do đú nú làm giảm khả năng cạnh tranh của hàng xuất khẩu của cụng ty. Hiện nay cụng ty đang nỗ lực đưa tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong quỏ trỡnh chế biến nhằm mục đớch giảm tổn thất, hao hụt sản phẩm và nõng cao chất lượng sản phẩm. Với mặt hàng cà phờ thỡ việc chế biến cần được chỳ trọng hơn vỡ đõy là mặt hàng xuất khẩu chủ lực cả cụng ty. Để cải tiến, nõng cao chất lượng cà phờ thỡ trong những năm tới cụng ty cần đầu tư đồng bộ từ khõu trồng cho đến khõu thu hoạch, chế biến
và bảo quản, đồng thời chuyển từ xuẫt khẩu cà phờ thụ sang xuất khẩu cà phờ chế biến.
Việc thu hoạch cà phờ là cụng đoạn quan trọng vỡ nú ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cà phờ. Hiện nay việc thu hoạch cà phờ đang được ỏp dụng phổ biến hiện nay là thu hoạch cà phờ hạt xanh nhưng chớnh điề này là nguyờn nhõn gõy nờn nấm mốc, lờn men vỏ hạt đen, bờn cạnh đú việc phơi khụ cà phờ vẫn cũn phụ thuộc vào điều kiện thời tiết nờn chất lượng cà phờ xuất khẩu bị gảm đỏng kể. Do đú để nõng cao hiệu quả trong khõu chế biến thỡ cụng ty cần phải đầu tư thờm kiến thức thu hoạch, cơ sở vật chất cho quỏ trỡnh phơi và sấy khụ cho cỏc nguồn hàng. Và đặc biệt cụng ty phải tổ chức được một hệ thống phục vụ thu mua rộng rói để tạo thuận lợi cho người nụng dõn.
- Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu và bao bỡ cho hàng húa
Việc kiểm tra cà phờ chưa được cụng ty quan tõm đỳng mức do đú chất lượng cà phờ khụng được đảm bảo như trong hợp đồng. Nghiẹp vụ kiểm tra chủ yếu dựa vào sản phẩm mẫu và kinh nghiệm cả người kiểm tra, dựa theo phương phỏp cảm quan và so sỏnh mẫu hàng nờn mang đậm tớnh chủ quan cao. Kiểm tra hàng là hoạt động phức tạp, tốn thời gian và cụng sức mà lại rất dễ xảy ra cỏc sai sút. Do đú giải phỏp chung để giải quyet khú khăn và tồn tại này là cụng ty cần phõn cỏp trỏch nhiệm cho cỏc cỏn bộ để họ tiến hành cẩn thận hơn, mặt khỏc trong điểu khoản chất lương quy định chi tiết, thống nhất một tiờu chuẩn.
Việc kiểm tra được tiến hành ở hai cấp nhưng cấp cơ sở là quan trọng vậy nờn coụng ty phải quan tõm để tiờu chuẩn cà phờ phải thoả món nhu trong hợp đồng đó ký kết. Trước khi giao hàng lờn phương tiện vận tải thỡ cụng ty phải mời đầy đủ cơ quan kiển dịch, cơ qan chứng nhận chất lượng, hải quan, đại diện bờn mua… để đảm bảo tớnh khỏch quan trong nhận
định hàng hoỏ để cú thể trỏnh cỏc trường hợp khiếu nại. Việc kiểm nghiệm phải được lập thành văn bản để hoàn thiện bộ chứng từ tạo thận lợi cho quỏ trỡnh thanh toỏn.
Túm lại, để làm tốt cỏc cụng tỏc này cụng ty cần cú đội ngũ thường xuyờn nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn, Thường xuyờn tiếp xỳc với khỏch hàng để tỡm hiểu yờu cầu của họ cũng như học tập kỹ thuật kiểm tra hàng.
1.4.Hoàn thiện cụng tỏc tổ chức thuờ phương tiện vận chuyển và giao nhận hàng cho phương tiện vận chuyển
Cho đến nay hỡnh thức xuất khẩu của cụng ty vẫn là hỡnh thức FOB nờn trỏch nhiệm thuờ phương tiện vận tải là của bờn mua. Điều nay đồng nghĩa với việc cụng ty đó bỏ lỡ cơ hội một khoản lợi nhuận trong nghiệp vụ này. Trong tương lai cụng ty cú thể ký được những hợp đồng theo điều kiện giao hàng khỏc và giành được quyền thuờ phương tiện vận tải nờn cụng ty cần chỳ ý nõng cao nghiệp vụ này.
* Tổ chức vận chuyển hàng tới địa điểm giao hàng cho phương tiện vận tải: Việc đưa hàng từ kho tới địa điểm giao hàng cho phương tiện vận tải là một khõu quan trọng trong tổ chức thực hiện hợp đồng vỡ nú ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng nờn cụng ty thường lựa chọn phương tiện vận chuyển cú uy tớn như Vietrans để giỳp cụng ty vận chuyển hàng đến địa điểm giao hàng cho người vận tải. Cụng ty giao hàng theo điều kiện FOB nờn ớt xảy ra rủi ro nhưng trong việc giao hàng cụng ty cần phải chỳ ý đến tập kết hàng húa sao cho đỳng thời điểm để trỏnh lóng phớ do việc đến sớm hoặc muộn quỏ. Đồng thời trong quỏ trỡnh bốc dỡ xếp hàng húa cụng ty phải cử người theo dừi, giỏm sỏt để giao hàng đỳng số lượng trỏnh thừa hay thiếu.
* Tổ chức thuờ phương tiện vận chuyển: Cỏc hợp đồng xuất khẩu cà phờ của cụng ty thường là theo hỡnh thức FOB (90%) nờn cụng ty khụng cú
nghĩa vụ thuờ phương tiện vận tải cũng như mua bảo hiểm cho hàng húa. Tuy nhiờn trong một số trường hợp cụng ty xuất theo điều kiện CIF hay CFR thỡ việc thuờ phương tiện vận tải và mua bảo hiểm là trỏch nhiệm của cụng ty nhưng do thực tế cụng ty hay xuất theo điều kiện FOB nờn kinh nghiệm của cỏn bộ về vấn đề này khụng nhiều. Cụng ty thường bị động trong việc giao hàng cho phương tiện vận tải. Lợi nhuận cụng ty thu về từ việc xuất khẩu theo điều kiện FOB khụng cao nờn trong tương lai cụng ty cần chuyển sang xuất theo điều kiện khỏc để được lợi nhuận cao hơn. Cụng ty nờn đàm phỏn với đối tỏc để được giao hàng theo phương thức CIF. Nếu phải thuờ tàu thỡ cụng ty phải đảm bảo tàu thuờ là tàu đủ tiờu chuẩn chất lượng. Khi ký hợp đồng thuờ phương tiện vận tải cần làm rừ trỏch nhiệm của người vận chuyển (nếu cú thể thỡ yờu cầu hóng vận tải đặt cọc để họ cú trỏch nhiệm hơn trong vận chuyển). Cụng ty xuất FOB nờn khụng cú trỏch nhiệm mua bảo hiểm nhưng trong một số trường hợp cụng ty mua bảo hiểm với điều kiện C (vỡ giữa bờn mua và bờn bỏn cú mối liờn hệ chặt chẽ, phương tiện vận tải thỡ đảm bảo do bờn mua thuờ nờn rủi ro ớt) và tuỳ theo quỏ trỡnh vận chuyển, địa điểm giao hàng mà mua thờm bảo hiểm phụ.
1.5.Làm tốt hơn cỏc thủ tục 1.5.1.Làm thủ tục hải quan
Hiện nay thủ tục hải quan đó được đơn giản húa đặc biệt là đối với xuất hàng nụng sản. Bõy giờ doanh nghiệp tự đúng gúi hàng vào container và khai bỏo vào tờ khai hải quan sau đú nộp cho cơ quan hải quan. Doanh nghiệp hoàn toàn chịu trỏch nhiệm khi cú sai sút. Cụng ty Intimex cú kinh