Quy trình nhập khẩu ủy thác bao gồm nhiều bước công việc thực hiện, để hoàn thiện quy trình yêu cầu công ty cần thực hiện tốt hơn nữa các công việc
Với khâu đàm phán
Khi đàm phán kí kết hợp đồng ủy thác công ty cần tập trung vào vấn đề quyền và trách nhiệm của mỗi bên trong việc giải quyết công việc, xem xét công ty sẽ được tự quyết định những vấn đề nào, những vấn đề nào thì phải thông qua nhà ủy thác. Công ty cần tư vấn kịp thời cho khách hàng, giúp khách hàng lựa chọn nhà cung cấp, mặt hàng với giá cả và chất lượng phù hợp nhất. Đồng thời trong quá trình đàm phán cũng cần giải quyết nhanh những vướng mắc, đảm bảo quyền lợi của hai bên.
Khi đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp nước ngoài, công ty cần chú ý tới sự khác biệt về văn hóa, luật pháp để tránh những rủi ro không đán có sau này. Những điều khoản cần tập trung nhấn mạnh khi tiến hành đàm phán là giá cả, chất lượng hàng hóa, phương thức giao hàng, mua bảo hiểm cho hàng hóa, phương thức thanh toán. Lưu ý là những điều khoản này phải dựa trên cơ sở hợp đồng ủy thác đã kí. Hợp đồng nhập khẩu không được kí kết trực tiếp mà thông qua Fax, e-mail nên cần sự chính xác tuyệt đối trong từng điều khoản, từng câu chữ, tránh những hiểu nhầm không đáng có
và những tranh chấp sau này gây bất lợi cho công ty do sự sai lệch về truyền thông tin.
Yêu cầu với nhân viên thực hiện công việc: những người tham gia đàm phán và kí kết hợp đồng phải là người có năng lực. Đặc biệt khi đàm phán, kí kết hợp đồng ngoại thương yêu cầu nhân viên trực tiếp tham gia cần phải:
- Có trình độ ngoại ngữ tốt, có kinh nghiệm đàm phán để hiểu rõ khách hàng muốn truyền đạt gì.
- Có những hiểu biết chuyên môn về mặt hàng tiến hành đàm phán, đặc biệt với những máy móc thiết bị có giá trị lớn. Việc hiểu biết về mặt hàng đàm phán sẽ giúp công ty chủ động trong việc đàm phán với nhà cung cấp.
- Nắm bắt được thực trạng giá cả, tình hinh kinh doanh mặt hàng này trong nước
- Hiểu biết nhất định về luật pháp của nước ngoài, phong tục tập quán quốc tế liên quan đến vấn đề đàm phán. Bên cạnh đó cũng phải hiểu biết về pháp luật trong nước liên quan tới đàm phán và mặt hàng sẽ tiến hành nhập khẩu ủy thác, xem xét xem có những chính sách, ưu tiên gì với hoạt động mua bán đang thực hiện
- Có kĩ năng đàm phán, thuyết phục , nhanh nhẹn, nhạy bén, có khả năng giải quyết những vấn đề đột ngột phát sinh trong quá trình đàm phán.
Với khâu kí kết hợp đồng
Sau khi tiến hành đàm phán, thống nhất các điều khoản về quyền và nghĩa vụ thực hiện công việc của mỗi bên thì hai bên sẽ tiến hành kí kết hợp đồng. Hợp đồng được coi là cơ sở để mỗi bên yêu cầu đối tác thực hiện nghĩa vụ công việc của mình và cũng là căn cứ pháp lí do dó để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này trước khi đặt bút kí mỗi hợp đồng cần chú ý:
- Kiểm tra tính chính xác của từng từ, cụm từ, điều khoản. Kiểm tra sự hợp pháp của các điều khoản.
- Đối với hợp đồng nhập khẩu với đối tác nước ngoài cần chú ý luật điều chỉnh: là luật của quốc gia nào hay luật quốc tế. Ví dụ trong hợp đồng có thể quy định rõ : “Mọi vấn đề không được quy định hoặc quy định không đầy đủ trong hợp đồng này sẽ được giải quyết theo luật Việt Nam.” Hoặc :“Các vấn đề phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này được giải quyết theo luật nước người bán”. Khi phát sinh tranh chấp tòa án và các bên sẽ căn cứ vào luật nước đó để giải quyết.
- Cũng trong hợp đồng ngoại thương, hai bên cần lưu ý việc thỏa thuận lựa chọn trọng tài giải quyết khi có tranh chấp phát sinh. Không nên quy định chung chung theo dạng “ Mọi tranh chấp phát sinh trong hợp đồng này được giải quyết bằng trọng tài “ hoặc “ Mọi tranh chấp phát sinh phát sinh từ hợp đồng này sẽ được giải quyết theo quy định của pháp luật Việt Nam”. Thay vào đó cần xác định chính xác một tổ chức trọng tài có thẩm quyền cụ thể như : “
Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết tại Trung tâm trọng tại quốc tế Việt Nam bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam theo Quy tắc tố tụng trọng tài của trung tâm này”
- Nếu trong hợp đồng quy định áp dụng các tập quán quốc tế về thương mại thì cần chú ý tập quán quốc tế về thương mại chỉ có giá trị bổ sung cho hợp đồng. Vì vậy, những vấn đề gì hợp đồng đã quy định thì tập quán quốc tế không có giá trị, hay nói cách khác, hợp đồng mua bán hàng hóa có giá trị pháp lý cao hơn so với tập quán thương mại quốc tế. Khi áp dụng, cần chú ý là do tập quán quốc tế về thương mại có nhiều loại nên để tránh sự nhầm lẫn hoặc hiểu không thống nhất về một tập quán nào đó, cần phải quy định cụ thể tập quán đó trong hợp đồng.
- Ví dụ: điều khoản giá: giá hàng là 250 USD/MT FOB Hải Phòng Incoterms năm 2000
- Ghi rõ là hiểu theo Incoterms năm nào. Trong hợp đồng hãy ghi rõ: “FOB” (hay CIF/C&F v.v…) Incoterms năm …”. Nhất thiết phải ghi chữ INCOTERMS: bao hàm ý là doanh nghiệp chiểu theo bản quy định của Phòng Thương mại quốc tế.Nếu sơ suất không ghi Incoterms, chỉ ghi FOB có thể hiểu là chiểu theo một cách định nghĩa FOB khác đi.
- Tránh sử dụng từ tối nghĩa trong hợp đồng vì có thể gây hiểu lầm cho đối tác
- Việc soạn thỏa các điều kiện trong hợp đồng ngoại nhất thiết phải tuân theo hợp đồng ủy thác đã kí kết với khách hàng Việt Nam. Những sai sót, khác biệt dù nhỏ nhưng cũng có thể gây ra những hậu quả rất lớn. Đặc biệt là sai sót về hàng hóa, giá cả, thời hạn giao hàng.
- Trong việc kí kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu với khách hàng Việt Nam, công ty cần hết sức lưu ý về việc thực hiện nghĩa vụ tài chính của các bên, thời điểm mà khách hàng pahri thanh toán toàn bộ hợp đồng cho Công ty. Để đảm bảo công bằng, tránh rủi ro, công ty nên quy định cụ thể mức đặc cọc. Mức đặt cọc này có thể linh động thay đổi tùy theo uy tín và mối quan hệ của khách hàng với công ty, giao động từ 10- 50%.
Lưu ý: Hiện nay những văn bản quy định về ký kết và thực hiện hợp đông uỷ thác nhập khẩu của các doanh nghiệp khi kinh doanhtrên lĩnh vực này là:
1).Luật Thương mại Việt Nam năm 2005;
2).Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23/1/2006 quy định chi tiết về hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế, đại lý, gia công, quá cảnh hàng hoá với nước ngoài;
3).Thông tư số 04/2006/TT-BTM ngày 06/04/2006 của Bộ Thương mại hướng dẫn thực hiện Nghị định số 12/2006/NĐ-CP;
Với khâu làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu
Để khâu khai báo hải quan được diễn ra nhanh chóng, chính xác, người khai hải quan cần phải trung thực và có trình độ chuyên môn tốt, tránh những sai phạm, gây ách tắc hàng không thông quan được vừa ảnh hưởng tới thời gian giao hàng vừa tốn chi phí lưu kho bãi, chi phí chịu phạt với cơ quan Hải quan..
Hiện nay, với việc áp dụng sâu và rộng Hải quan điện tử ở chi cục Hải quan Hải Phòng ( đơn vị công ty thường xuyên đến tiến hành làm việc ) khiến cho thủ tục Hải quan ngày càng được chuẩn hóa theo chuẩn mực quốc thế theo hướng hài hòa và đơn giản, giảm thiểu các loại chứng từ phải nộp. Thời gian thông quan trung bình đã được đẩy nhanh đáng kể, đói với các lô hàng luồng xanh là 5-10 phút, luồng vàng từ 20-30 phút, luồng đỏ phụ thuộc vào thời gian kiểm tra hàng hóa thực tế.
Việc phân luồng hàng hóa dựa trên loại hàng hóa xuất nhập và mức độ tuân thủ pháp luật Hải quan của doanh nghiệp nên việc việc tuyệt đối tuân thủ pháp luật của công ty sẽ có ý nghĩa quan trọng trong công tác làm thủ tục Hải quan các lần tiếp theo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Với khâu thanh toán
Hoạt động nhập khẩu diễn ra trên phạm vi toàn thế giới do đó việc thanh toán cũng khá phức tạp. Việc sử dụng các công cụ tín dụng trong thanh toán là một giải pháp cho công ty, nhờ đó mà công ty giảm bớt được chi phí ( hoa hồng ) khi thanh toán. Hiện nay trong thanh toán nhập khẩu tại công ty Sao Việt chủ yếu là thông qua L/C ( một số ít trường hợp thanh toán theo hình thức CAD- thanh toán khi xuất trình chứng từ). Việc thanh toán bằng L/C
giúp công ty hạn chế được rủi ro đáng kể tuy nhiên kèm theo đó sẽ phải mất một khoản phí cho ngân hàng ( thường là 0.15% giá trị hợp đồng ).
Với tư cách là nhà nhập khẩu, khi lựa tiến hành thanh toán bằng L/C công ty cần lưu ý:
- Trước khi mở L/C, công ty cần thỏa thuận cụ thể với người bán về các khoản thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, và các chứng từ cần xuất trình.
- L/C không phải là hình thức thanh toán an toàn tuyệt đối vì ngân hàng chỉ giao dịch trên chứng từ chứ không biết đến hàng hóa. Nếu chứng từ phù hợp với các điều kiện, điều hoản của L/C thì người mua phải trả tiền mặc dù hàng hóa đã giao không đúng với hợp đồng.
- Đảm bảo chắc chắn là L/C phù hợp với hợp đồng
- Các điều kiện của L/C phải đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu, không nên đưa vào L/C các nội dung quá chi tiết và các quy cách kỹ thuật quá phức tạp.
- Trong quá trình giao dịch nếu có nghi ngờ, Công ty nên liên hệ ngay với ngân hàng để phối hợp xử lý.
- Công ty cần xem xét để tránh rủi ro do biến động tỷ giá ngoại tệ.
Trên thực tế, không ít trường hợp hàng hoá đã về nhưng các chứng từ để nhận hàng lại chưa tới gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động của Công ty. Trong trường hợp này các cán bộ cần nhanh nhạy đưa ra những phương án kịp thời như: Tiếp tục chờ chứng từ hay đến nhân hàng mở L/C xin cam kết khi chưa có vận đơn gốc để có thể đảm bảo hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra sau khi nhận được hàng, Tổng Công ty cùng các cán bộ chuyên môn phải khẩn trương kiểm tra lại hàng hoá để kịp phát hiện những thiếu sót để có thể yêu cầu sửa chữa hạn chế đến mức thấp nhất những tranh chấp có thể xảy ra.
3.2.1.3. Giải pháp về nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động nhập khẩu ủy thác nói riêng, việc đào tạo nguồn nhân lực là rất cần thiết vì nó sẽ bổ sung cung cách kinh doanh mới, bắt kịp với thị trường nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty.Chính vì thế trong thời gian tới, công ty cần tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực vốn có đồng thời mở rộng thêm nguồn nhân lực hiện có để đảm bảo đáp ứng nhu cầu mở rộng kinh doanh của công ty.
Với đội ngũ nhân viên hiện tại: đội ngũ nhân viên công ty hiện nay hầu hết là những người trẻ tuổi nên hạn chế về kinh nghiệm trong kinh doanh và khả năng nhạy bén trong công việc không cao. Tuy là đội ngũ cán bộ trẻ nhưng số người có trình độ ngoại ngữ cao không phải là nhiều. Do vậy việc bên cạnh việc bồi dưỡng thêm về chuyên môn, nghiệp vụ thì việc tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học ngoại ngữ cũng là một vấn đề cần được lưu tâm vì trong hoạt động xuất nhập khẩu thì biết và thông thạo ngoại ngữ là một trong những yêu cầu bắt buộc.
Việc bồi dưỡng nghiệp vụ và khả năng ngoại ngữ có thể tiến hành theo nhiều cách khác nhau trong đó có một cách làm tương đối hiệu quả và tiết kiệm là việc những người trong công ty có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tiến hành truyền đạt kinh nghiệm, kiến thức cho những người đi sau. Theo cách này, một mặt công tác đào tạo sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong thời gian ngắn hơn do những khúc mắc của người học sẽ được giải quyết kịp thời đồng thời người học sẽ được gắn lý thuyết với thực tiễn làm người đọc sẽ nắm bắt kiến thức nhanh hơn.
Thêm vào đó , công ty cũng cần tích cực quan tâm tới đời sống của nhân viên, cụ thể qua các việc như:
- Tổ chức liên hoan, họp mặt toàn bộ nhân viện công ty trong những ngày lễ, Tết..
- Có chính sách khen thưởng bằng lương phù hợp với những nhân viên có đóng góp đáng kể trong việc kinh doanh hoặc mở rộng hình ảnh của công ty. Và đồng thời cũng có biện pháp xử phạt kịp thời với những nhân viên không tuân thủ đúng nội quy công ty.
- Đầu tư sửa chữa, nâng cấp cơ sở kĩ thuật , nơi làm việc của cán bộ nhân viên đảm bảo cho họ có điều kiện làm việc chuyên nghiệp, phát huy được hết khả năng của mình.
Những hình thưc khuyến khích về vật chat và tinh thần như trên sẽ có tác dụng động viên tích cực với người lao động, tránh căng thẳng, tạo hứng thú trong công việc nâng cao năng suất lao động, tạo sự gắn bó giữa các nhân viên trong công ty với nhau và sự gắn bó của mỗi nhân viên với công ty.
Với việc tuyển dụng thêm nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh trong thời gian tới công ty cần có kế hoạch chọn nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, có năng lực phù hợp với vị trí mà họ được làm. Có như vậy mới mang lại hiệu quả sử dụng lao động cao.