* Nộp hồ sơ dự thầu:
Hồ sơ dự thầu sau khi đã đóng gói được gửi đến địa chỉ nơi nhận theo hồ sơ mời thầu.
Phương thức nộp:
+ Nộp trực tiếp tại nơi nhận: Cán bộ phòng KTKT đưa hồ sơ đến nơi nhận theo đúng thời gian và địa điểm trong hồ sơ mời thầu. Khi nộp hồ sơ cần lập biên bản giao hồ sơ.
+ Gửi qua đường bưu điện: áp dụng trong trường hợp nơi nhận ở xa và hồ sơ mời thầu cho phép. Việc gửi qua đường bưu điện theo hình thức chuyển phát nhanh có báo phát..
* Tham dự mở thầu:
Công ty cử đoàn tham dự hội nghị mở thầu có mặt tại địa điểm và đúng thời gian theo thông báo của hồ sơ mời thầu.
Thành phần đoàn gồm: Giám đốc Công ty hoặc người được Giám đốc uỷ quyền làm trưởng đoàn và có thể các thành viên khác tham dự gồm: trưởng phòng KTKT, cán bộ phòng KTKT, phụ trách đơn vị dự kiến thi công.
Trường hợp Giám đốc Công ty không có mặt khi cử người thay thế phải có giấy uỷ quyền hoặc giấy giới thiệu.
Giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền ký biên bản mở thầu và các tài liệu khác.
Khi không thành lập đoàn tham dự mở thầu cần gửi văn bản thông báo cho bên mời thầu biết (theo FAX, hoặc bưu điện) theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu
* Nhận thông báo kết quả đấu thầu: 2 trường hợp
Không trúng thầu:
Phòng KTKT tiến hành phân tích nguyên nhân và đề ra biện pháp cải tiến.
Các đề xuất cải tiến được lập thành văn bản và trình Giám đốc công ty phê duyệt
Trúng thầu:
Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, trưởng phòng KTKT tiến hành liên hệ với Bên mời thầu để thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Sau khi thống nhất các nội dung chi tiết của hợp đồng tiến hành ký kết hợp đồng.