Việc xem xét yêu cầu của khách hàng chính là tìm hiểu thông tin liên quan đến gói thầu. Đây là một hoạt động vô cùng quan trọng. Nó giúp cho nhà thầu nắm bắt được các thông tin cần thiết ban đầu như tên nhà đầu tư, tên của bên mời thầu, công việc chính của gói thầu, và có thể là nguồn vốn thực hiện dự án. Các thông tin này cần thực sự chính xác và đáng tin cậy. Từ những thông tin ban đầu về gói thầu, nhà thầu sẽ tiến hành phân tích xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của gói thầu hay không, nếu trúng thầu thì việc thực hiện gói thầu trong tình hình thị trường như vậy có thể mang lại lợi nhuận hay không ? Những thông tin và đánh giá bước đầu như vậy sẽ là cơ sở để công ty đưa ra quyết định có tham dự gói thầu hay không. Việc tìm hiểu và đánh giá thông tin là vô cùng quan trọng. Nó giúp công ty nắm bắt được những cơ hội tốt và loại bỏ những gói thầu không khả thi. Việc làm tốt công tác này sẽ giúp nhà thầu tránh được tình trạng tham dự thầu tràn lan gây lãng phí nguồn lực, đồng thời bỏ lỡ cơ hội do không nắm bắt được tín hiệu thị trường.
Đối với thông tin về các gói thầu, LICOGI 13 đã tiến hành tìm hiểu, thu thập từ nhiều nguồn như :
Từ các phương tiện thông tin đại chúng Từ tổng công ty LICOGI
Từ các đối tác tin cậy
Đối với các gói thầu cạnh tranh hạn chế, công ty cũng cần tìm hiểu, phân tích yêu cầu của khách hàng để ra quyết định cuối cùng
- Các yêu cầu khách hàng có thể bao gồm thông báo mời thầu, chỉ định thầu,... được chuyển đến Công ty dưới mọi hình thức. Các yêu cầu của khách hàng được thể hiện dưới dạng Fax, công văn, điện thoại hoặc giao dịch trực tiếp. Người nhận yêu cầu của khách hàng phải ghi vào Sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng
Trưởng phòng KTKT xem xét các yêu cầu của khách hàng, khai thác tìm hiểu để có được những thông tin cần thiết về dự án bao gồm nhưng không giới hạn các nội dung dưới đây:
+ Loại công trình: Tên công trình, địa điểm, quy mô công trình + Chủ đầu tư
+ Nguồn vốn
+ Tư vấn thiết kế, Tư vấn đấu thầu + Hình thức đấu thầu
+ Số lượng nhà thầu tham gia + Thời gian mở thầu
+ Tiêu chuẩn kỹ thuật + Tiến độ thi công
+ Tổng mức đầu tư, dự toán công trình
Lợi thế của Công ty trong mối quan hệ với Chủ đầu tư, tư vấn.
Kết quả xem xét được người xem xét ghi và ký vào Sổ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
- Trường hợp không chấp nhận: trưởng phòng KTKT thông tin với khách hàng về lý do không chấp nhận để có thể đàm phán lại với khách hàng.
- Trường hợp chấp nhận:
+ Trường hợp nhận chỉ định thầu , nếu Tổng Công ty ký hợp đồng, sẽ giao xuống Công ty thông qua hình thức Quyết định giao nhiệm vụ, Hợp đồng kinh tế
hoặc Công ty có thể nhận chỉ định thầu trực tiếp từ Chủ đầu tư. Giám đốc Công ty là người trực tiếp nhận chỉ định thầu và giao cho phòng KTKT triển khai thực hiện.
Trong trường hợp Chủ đầu tư có yêu cầu, trưởng phòng KTKT lập hồ sơ năng lực của Công ty, trình Giám đốc phê duyệt và gửi cho Chủ đầu tư xem xét.
Nếu hai bên thống nhất sẽ tiến hành ký kết hợp đồng
+ Trường hợp đấu thầu, quy trình tham dự thầu được tiếp tục thực hiện theo trình tự sau:
1.2.2.3.. Mua và nghiên cứu HSMT
Sau khi phân tích và đưa ra quyết định sẽ tham dự thầu, Trưởng phòng KTKT (hoặc người được uỷ quyền) tiến hành mua hồ sơ mời thầu theo địa chỉ trong thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu. HSMT là căn cứ để lập HSDT. Trưởng phòng kinh tế kĩ thuật phân công nhiệm vụ nghiên cứu HSMT cho người có năng lực để bóc tách những nội dung cần chuẩn bị trong HSDT