V. Hạch toán BHXH phải trả cho ng−ời lao động
1. Tính ra tiền l−ơng phải trả CNV
B−ớc 1: Trình duyệt quỹ l−ơng tháng tạm tính:
Vào ngày đầu của tháng, căn cứ vào mức độ thực hiện kế hoạch doanh thu của tháng tr−ớc đó (số liệu lấy từ báo cáo tháng của Phòng Kế hoạch Kinh doanh) và chất l−ợng phục vụ của các hệ thống thông tin liên lạc, chất l−ợng hoạt động chăm sóc khách hàng (theo báo cáo của Phòng Kỹ thuật Nghiệp vụ), Kế toán thanh toán (kiêm kế toán l−ơng) của Công ty trình Giám đốc Công ty và kế toán tr−ởng duyệt quỹ l−ơng tháng sẽ trả cho CBCNV trong công tỵ Quỹ l−ơng đ−ợc xác định cho các đơn vị nh− sau:
Ví dụ: ngày 1/6/1999 kế toán tiền l−ơng của Công ty trình Giám đốc và Kế toán tr−ởng duyệt quỹ l−ơng tháng 6.1999 để thanh toán cho công nhân viên.
Số CBCVN đ−ợc trả l−ơng trong tháng tại Cty
Quỹ tiền l−ơng trong tháng =
Mức l−ơng trung bình
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 49
Tờ trình
v/v: thanh toán l−ơng tháng 6.1999 cho công nhân viên
Kính trình: Ông Giám đốc Công ty Viễn thông Hà Nội
- Căn cứ mức độ hoàn thành kế hoạch doanh thu tháng 5.1999 của Công ty là 13,29 tỷ đồng, đạt 102,5% so với kế hoạch doanh thu trung bình;
- Trong tháng tình hình thông tin liên lạc của các dịch vụ đ−ợc đảm bảo, không có sai sót;
Kính trình Ông Giám đốc về quỹ l−ơng thực hiện tháng 6.1999 nh− sau:
Quỹ TL thực hiện = 492 CBCNV x 1.200.000đ/ng−ời = 590.400.000 đồng. (Năm trăm chín m−ơi triệu bốn trăm ngàn đồng)
Trong đó:
Quỹ l−ơng phòng ban chức năng = 38 ng−ời x 1.200.000 đ = 45.600.000 đ
Quỹ l−ơng bộ phận sản xuất = 454 ng−ời x 1.200.000 đ = 544.600.000 đ
Tr−ởng phòng KHKD Tr−ởng phòng KTNV Tr−ởng phòng KTTC
(ký tên) (ký tên) (ký tên)
Giám đốc Công ty duyệt:
... ...
B−ớc 2: Ghi sổ
Sau khi Giám đốc Công ty ký duyệt, kế toán l−ơng sử dụng tờ trình trên nh− một chứng từ gốc và lập chứng từ ghi sổ, theo dõi tiền l−ơng chính sách và l−ơng khoán trả cho các đơn vị trong công ty theo định khoản:
Nợ TK 627 : 45.600.000 Nợ TK 154: 544.800.000 Có TK 334: 590.400.000
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 50 Đơn vị: Cty Viễn thông HN
Phòng KTTC
Bảng kê chứng từ ghi sổ
Chứng từ: Thanh toán l−ơng Từ ngày 01 đến ngày 01/6/1999
Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK Số Ngà y 627 154 ... ... 11 1/6 Tính ra l−ơng T6 trả khối chức năng Tính ra l−ơng T6 trả bộ phận SX 45.600.00 0 544.800.0 00 45.600.000 544.800.0 00 ... 2. Tạm ứng l−ơng B−ớc 1: Trình đề nghị tạm ứng l−ơng:
Ngày 05 hàng tháng, kế toán l−ơng trình Giám đốc duyệt tạm ứng cho công nhân viên. Căn cứ vào chứng từ "Đề nghị cho tạm ứng l−ơng kỳ I" đã đ−ợc Giám đốc ký, kế toán thanh toán viết phiếu chi tiền mặt, chuyển cho thủ quỹ xuất tiền. Kế toán l−ơng của các đơn vị phòng ban và đơn vị sản xuất trực thuộc nhận tiền và phát đến từng CBCNV trong đơn vị.
Ví dụ: Ngày 05.6.1999, kế toán l−ơng trình Giám đốc Công ty Viễn thông Hà Nội "Đề nghị cho tạm ứng l−ơng kỳ I - tháng 6.1999".
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 51 Tờ trình v/v: đề nghị tạm ứng l−ơng tháng 6.1999 kỳ I st t Tên đơn vị Số CBCNV Tiền ứng (đ) Ghi chú 1 Ban lãnh đạo 05 1.500.000 2 Phòng Tổ chức Hành chính 12 3.600.000 3 Phòng Kế toán Tài chính 07 2.100.000 4 Phòng Kế hoạch Kinh doanh 06 1.800.000 5 Phòng Kỹ thuật Nghiệp vụ 08 2.400.000 6 Trung tâm Telex 87 21.600.000 7 Trung tâm Nhắn tin HN 88 26.400.000 8 Trung tâm K.doanh Tiếp thị 40 12.000.000 9 Trung tâm 108-116 191 57.300.000 10 Đài Vô tuyến 48 14.400.000
Cộng: 492 147.600.000
Bằng chữ: một trăm bốn m−ơi bảy triệu sáu trăm ngàn đồng.
Ng−ời lập biểu Tr−ởng phòng KT-TC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 52
Giám đốc Công ty duyệt:
... ...
B−ớc2 : Chi tiền mặt tạm ứng l−ơng
Sau khi ký duyệt, Giám đốc Công ty chuyển chứng từ lại cho Phòng Kế toán Tài chính của Công ty để kế toán thanh toán viết phiếu chi tiền mặt.
Tại Công ty Viễn thông Hà Nội, chứng từ Phiếu chi tiền mặt đ−ợc tổ chức in sẵn theo mẫu dùng trong nội bộ công tỵ
Sau đây là ví dụ Phiếu chi tiền mặt chi ứng l−ơng kỳ I cho Phòng Kỹ thuật Nghiệp vụ.
Cty Viễn thông Hà Nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do -Hạnh phúc
Phiếu chi tiền mặt
Số: 90
Họ và tên ng−ời nhận tiền: Trần Kim Thục
Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật Nghiệp vụ
Số tiền: 2.400.000, Bằng chữ: Hai triệu bốn trăm ngàn đồng
Lý do chi: ứng l−ơng tháng 6.1999 kỳ I
Kèm theo ... chứng từ gốc.
Ngày 15 tháng 6 năm 1999
Kế toán tr−ởng Giám đốc Ng−ời lập phiếu
(ký tên) (ký tên) (ký tên)
Đã nhận đủ số tiền: hai triệu bốn trăm ngàn đồng.
Thủ quỹ Ng−ời nhận
Tài khoản ghi nợ Tài khoản Số tiền
3341103 2.400.000,
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 53
(ký tên) (ký tên)
Ngày 15 hàng tháng, để thực hiện tạm ứng kỳ II cho công nhân viên, các b−ớc công việc đ−ợc lặp lại nh− đã trình bàỵ
B−ớc 3: Ghi sổ:
Chứng từ của hai kỳ tạm ứng (chi tiền mặt) đ−ợc thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ. Tại Công ty Viễn thông Hà Nội sổ quỹ đ−ợc ghi hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu chi tiền mặt phát sinh.
Sau đây là ví dụ sổ quỹ ghi trong các ngày phát sinh nghiệp vụ tạm ứng tiền l−ơng của Công tỵ
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 54
Sổ quỹ (Trích)
Ngày 05 tháng 6 năm 1999
Số d− cuối ngày hôm tr−ớc: 312.489.478 đ
Chứng từ Số tiền
Th u
Chi Diễn giải TK Th
u
Chi Ghi chú ...
90 Thục KTNV ứng l−ơng T6 kỳ I 3341103 2.400.000 91 Lan Đài VT ứng l−ơng T6 kỳI 3341103 14.400.000 92 Hoà KDTT ứng l−ơng T6 kỳ I 3341103 12.000.000 ... Cộng: xxxxxxxxx Số d− cuối ngày: 211.654.987 đ Kèm theo: Phiếu thu: từ số X đến số Y Phiếu chi : từ số A đến số B Kế toán Thủ quỹ (Ký tên) (Ký tên) Sổ quỹ (Trích) Ngày 15 tháng 6 năm 1999
Số d− cuối ngày hôm tr−ớc: 147.258.369 đ
Chứng từ Số tiền Th u Chi Diễn giải TK Th u Chi Ghi chú ... 215 Thục KTNV ứng l−ơng T6 kỳ II 3341103 1.600.000 216 Tần TT Telex ứng l−ơng T6-kỳII 3341103 17.400.000 217 Hà Ntin HN ứng l−ơng T6 KỳII 3341103 17.600.000 ...
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 55 Cộng: xxxxxxxxx Số d− cuối ngày: 12.321.852 đ Kèm theo: Phiếu thu: từ số X đến số Y Phiếu chi : từ số A đến số B Kế toán Thủ quỹ (Ký tên) (Ký tên)
Tất cả các chứng từ thu tiền mặt trong ngày ghi lần l−ợt theo thứ tự, sau đó đến các chứng từ chi tiền mặt, cũng đ−ợc ghi lần l−ợt theo số thứ tự phiếu chị Cột "Tài khoản" ghi số hiệu của tài khoản đối ứng. Số tiền (quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh) đ−ợc ghi vào cột thích hợp (thu hoặc chi). Cuối trang sổ ghi tổng số tiền nghiệp vụ thu và chi tiền mặt. Số d− cuối ngày sẽ bằng số d− cuối ngày hôm tr−ớc cộng với số thu ngày đó trừ đi số chi trong ngàỵ
Chứng từ chi tiền mặt tiếp tục đ−ợc sử dụng để ghi sổ kế toán chi tiết (tài khoản 3341103 - Phải trả CNV - l−ơng khoán) và lập bảng kê chứng từ ghi sổ để vào Sổ cáị
Sau đây là trích mẫu chứng từ ghi sổ của công tỵ
Đơn vị: Cty Viễn thông HN Phòng KTTC
Bảng kê chứng từ ghi sổ Số 7
Chứng từ : Chi tiền mặt Từ ngày 05 đến ngày 05/6/1999
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK
Số Ngày ... 3341 ...
90 5/6 Thục KTNV ứng l−ơng 2.400.000 2.400.000 91 5/6 Lan Vô tuyến ứng l−ơng 14.400.000 14.400.000 92 5/6 Hoà KDTT ứng l−ơng 12.000.000 12.000.000
...
Tổng cộng: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Ngàỵ... tháng .... năm....
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 56
(Ký tên) (Ký tên)
Đơn vị: Cty Viễn thông HN Phòng KTTC
Bảng kê chứng từ ghi sổ Số 15
Chứng từ : Chi tiền mặt Từ ngày 15 đến ngày 15/6/1999
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK
Số Ngày ... 3341 ... 215 15/6 KTNV ứng l−ơng kỳ II 1.600.000 1.600.000 216 15/6 Tần Telex ứng l−ơng 21.600.000 21.600.000 217 15/6 Hà Nhắn tin ứng l−ơng 26.400.000 26.400.000 ... Tổng cộng: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Ngàỵ... tháng .... năm....
Ng−ời lập biểu Kế toán tr−ởng
(Ký tên) (Ký tên)
B−ớc 4: Chi tiền mặt quyết toán l−ơng
Sau khi trình ký bảng các bảng tổng hợp thanh toán l−ơng chính sách và l−ơng khoán của tháng, kế toán l−ơng tính toán số tiền l−ơng các đơn vị còn đ−ợc lĩnh trong đợt quyết toán, viết phiếu chi tiền mặt chuyển cho thủ quỹ xuất tiền. Số tiền còn đ−ợc lĩnh của các đơn vị đ−ợc xác định nh− sau:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 57 Cty Viễn thông Hà Nội cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do -Hạnh phúc
Phiếu chi tiền mặt
Số: 127
Họ và tên ng−ời nhận tiền: Nguyễn Thị Hoà
Địa chỉ: Trung tâm Kinh doanh Tiếp thị
Số tiền: 28.091.288,
Bằng chữ: Hai m−ơi tám triệu chín mốt ngàn hai trăm tám m−ơi tám đồng.
Lý do chi: thanh toán l−ơng tháng 6.1999
Kèm theo ... chứng từ gốc.
Ngày 5 tháng 7 năm 1999
Kế toán tr−ởng Giám đốc Ng−ời lập phiếu
(ký tên) (ký tên) (ký tên)
Đã nhận đủ số tiền: hai m−ơi tám triệu chín mốt ngàn hai trăm tám m−ơi tám đồng.
Thủ quỹ Ng−ời nhận
(ký tên) (ký tên)
Cty Viễn thông Hà Nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do -Hạnh phúc
phiếu chi tiền mặt
Số: 128
Họ và tên ng−ời nhận tiền: Trần Kim Thục
Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật Nghiệp vụ
Số tiền: 7.348.470,
Bằng chữ: Bảy triệu ba trăm bốn m−ơi tám ngàn bốn trăm bảy m−ơi đồng.
Lý do chi: Thanh toán l−ơng tháng 6.1999
Kèm theo ... chứng từ gốc.
Ngày 15 tháng 6 năm 1999
Kế toán tr−ởng Giám đốc Ng−ời lập phiếu
(ký tên) (ký tên) (ký tên)
Đã nhận đủ số tiền: Bảy triệu ba trăm bốn m−ơi tám ngàn bốn trăm bảy m−ơi đồng.
Tài khoản ghi nợ Tài khoản Số tiền
3341103 15.488.056, 3341102 865.792, 3341101 11.737.440, Cộng: 28.091.288,
Tài khoản ghi nợ Tài khoản Số tiền
3341103 4.519.304, 3341102 142.126, 3341101 2.687.040, Cộng: 7.348.470,
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 58
Thủ quỹ Ng−ời nhận
(ký tên) (ký tên)
Đơn vị: Cty Viễn thông HN Phòng KTTC
Bảng kê chứng từ ghi sổ Số 105
Chứng từ : Chi tiền mặt Từ ngày 30 đến ngày 31/6/1999
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK
Số Ngày ... 3341 ... 20 30/6 KTNV- l−ơng cấpbậc T6 2.687.040 2.687.040 21 30/6 KTNV- phụ cấp T6/99 142.126 142.126 22 30/6 KTNV - l−ơng khoán T6 4.519.304 4.519.304 ... Tổng cộng: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Ngàỵ... tháng .... năm....
Ng−ời lập biểu Kế toán tr−ởng
(Ký tên) (Ký tên)
B−ớc 5: Ghi sổ
Cũng nh− đối với nghiệp vụ chi tiền mặt tạm ứng l−ơng, chứng từ thanh toán l−ơng tr−ớc hết đ−ợc thủ quỹ ghi Sổ quỹ. Sau đó đ−ợc dùng để ghi sổ chi tiết tài khoản 3341101, 3341102, 3341103 và bảng kê chứng từ ghi sổ.
Việc phân bổ tiền l−ơng vào giá thành sản xuất tại Công ty Viễn thông Hà Nội đ−ợc tiến hành một quý một lần. L−ơng của Ban Lãnh đạo công ty và 5 phòng ban chức năng đ−ợc phân bổ vào tài khoản 627 (6271101, 6271102, 6271103), l−ơng của 5 đơn vị sản xuất đ−ợc phân bổ vào tài khoản 154 (1542111, 1542112, 1542113). (Công ty không sử dụng tài khoản 622 "Chi phí nhân công trực tiếp" để theo dõi chi phí l−ơng của bộ phận sản xuất mà đ−a thẳng vào theo dõi trên tài khoản 154. )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 59
Bảng phân bổ tiền l−ơng và bhxh Quý II - Cty Viễn thông (trích phần phân bổ tiền l−ơng)
Có TK 334 " Phải trả CNV" Stt Đối t−ợng sd (ghi nợ TK) TK 3341101 (l−ơng cấp bậc) TK 3341102 (phụ cấp) TK 3341103 (l−ơng khoán) Cộng Có TK 334 1 TK 627 - CPSXC - TK 6271111 (cấp bậc) 49.520.800, 49.520.800, - TK 6271112 (phụ cấp) 4.058.400, 4.058.400, - TK 6271113 (khoán) 159.998.920 159.998.920 2 TK 154 - CPSXKD Đ - TK 1542111(cấp bậc) 367.200.000 367.200.000 - TK 1542112(phụ cấp) 41.799.200 41.799.200 - TK 1542113 (khoán) 992.622.680 992.622.680 Cộng: 416.720.800 , 45.857.600 , 1.152.621.6 00, 1.615.200.00 0, Ngày 31 tháng 6 năm 1999 Ng−ời lập bảng Kế toán tr−ởng (Ký tên) (Ký tên)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 60
Ch−ơng III
Ph−ơng h−ớng hoàn thiện tiền l−ơng với việc nâng cao hiệu quả sử dụng ng−ời lao động
Ị Đánh giá chung về tình hình hạch toán tiền l−ơng và các khoản trích theo l−ơng;
Tình hình trả l−ơng cho ng−ời lao động tại Công ty Viễn thông Hà Nội có thể đánh giá trên cơ sở các số liệu sau đây:
Biểu 1: Quỹ l−ơng kế hoạch trong ba năm 1997, 1998 và 1999
Năm Doanh thu kế hoạch (tỷ đồng)
Quỹ l−ơng kế hoạch (tỷ đồng)
Đơn giá tiền l−ơng KH (/1000đ doanh thu) Mức l−ơng TB kế hoạch (đồng) 1997 72 4,248 59,00 1.060.000 1998 135 5,873 43,50 1.100.000 1999 165 6,435 39,00 1.200.000
Biểu 2: Quỹ l−ơng thực hiện trong ba năm 1997, 1998 và 1999
Năm Doanh thu thực hiện (tỷ đồng)
Quỹ l−ơng thực hiện (tỷ đồng)
Đơn giá tiền l−ơng thực hiện (/1000đ doanh thu) Mức l−ơng TB thực hiện (đồng) 1997 75,3 4,452 59,12 1.075.000 1998 135,5 5,909 43,61 1.115.000 1999 166,5 6,508 39,09 1.220.000
Biểu 3: Tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch trong ba năm 1997, 1998 và 1999
Năm Doanh thu thực hiện so với kế hoạch (%) Quỹ l−ơng thực hiện so với kế hoạch (%) Đơn giá thực hiện so với kế hoạch (%) Mức l−ơng TB thực hiện so với kế hoạch (%) 1997 104,5 104,8 100,2 101,4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 61
1998 100,3 101 100,2 101,3
1999 100,9 101 100,2 101,6
1. Ưu điểm
- Mức l−ơng mà ng−ời lao động thuộc Công ty Viễn thông Hà nội đ−ợc h−ởng nh− hiện nay có thể đủ để chi tiêu cho những nhu cầu bức thiết của cuộc sống và có một phần chút ít để tích luỹ. Mức l−ơng ở mức khá so với mặt bằng kinh tế chung của xã hộị
- Công việc tổ chức tính l−ơng và thanh toán l−ơng đ−ợc tiến hành đúng theo quy định, đúng kỳ hạn và trả tới từng ng−ời lao động.
- Mức chi phí tiền l−ơng so với doanh thu cho thấy chi phí về tiền l−ơng chiếm tỉ lệ rất nhỏ trong doanh thụ Tỉ lệ chi phí nhân công nh− trên rất có lợi cho sản xuất kinh doanh. (Ví dụ số liệu năm 1999: l−ơng 6,508 tỷ đồng so với 166,5 tỷ đồng doanh thu, đạt 4%)
- Chi trả l−ơng theo cách trình bày trên đây có −u điểm là dễ tính, dễ thực hiện. - Công ty đã sử dụng máy vi tính, áp dụng các ch−ơng trình kế toán, góp phần tăng tính chính xác và giảm bớt lao động kế toán.
- Việc trích lập các quỹ tuân thủ đúng quy định của nhà n−ớc và phần đóng góp của công nhân viên đ−ợc thông qua Đại hội Công nhân viên chức.
- Kế toán l−ơng sử dụng các phần mềm thống kê và tính l−ơng, đảm bảo số liệu chính xác và nhanh chóng.
- Hệ thống chứng từ ban đầu đ−ợc phân loại và bảo quản cẩn thận, sổ sách ghi đơn giản, rõ ràng, dể hiểụ
2. Nh−ợc điểm:
- Tiền l−ơng trả cho cán bộ công nhân viên còn ở mức bình quân hoá. Khoảng cách hệ số giữa ng−ời làm chính và ng−ời phụ việc, khoảng cách giữa công nhân và
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 62 kỹ s−, khoảng cách giữa công việc phức tạp và công việc giản đơn còn rất gần nhaụ Do đó ch−a tạo đ−ợc động lực để mọi ng−ời phấn đấụ
- Qua số liệu ở Biểu số 1, Biểu số 2 và biểu số 3 sau đây cho ta thấy tuy doanh thu của Công ty liên tục tăng trong những năm qua nh−ng mức l−ơng của ng−ời lao động tăng không đáng kể, doanh thu v−ợt mức với tỷ lệ cao mà mức l−ơng trung bình thực hiện so với kế hoạch tăng ở mức thấp,... . Do đó do sự lạm phát, sự mất giá của VNĐ, mức l−ơng của ng−ời lao động coi nh− bị giảm đị
- Không phân biệt đ−ợc đơn vị đóng góp cho công ty nhiều và đơn vị đóng góp cho công ty ít . Do đó làm cho sự phát triển của công ty chậm lại do không thúc đẩy những nỗ lực cá nhân và tập thể trong giải quyết công việc .