- Phòng hành chính: Quản lý nhân sự, chế độ, quy chế Công ty và các nghiệp vụ hành chính liên quan.
- Phòng t− vấn thiết kế xây dựng: Đây là một trong những phòng quan trọng nhất của Công ty, là đầu vào cho quá trình thi công công trình. Công ty quản lý mọi hoạt động của thi công thông qua các văn bản và hợp đồng cụ thể, vì thế nhiệm vụ của phòng là làm thủ tục ký kết hợp đồng chuẩn bị mặt bằng thi công. Hồ sơ thiết kế dự toán đ−ợc duyệt làm kế hoạch thi công từng công trình.
- Phòng tổ chức lao động: Phòng này có trách nhiệm về tổ chức lao động cho các công trình thi công. Phòng phải chịu trách nhiệm thực hiện ký kết các hợp đồng lao động, xác định mức l−ơng cho ng−ời lao động hợp lý, phân chia lao động cho các công trình. Đồng thời phải tiến hành lựa chọn nhân viên hay tuyển dụng nhân viên vào đúng vị trí, theo năng lực của từng ứng cử viên..Để công ty có đội ngũ nhân viên có năng lực trình độ phục vụ tốt cho công việc mà đã đ−ợc giaọ
2.2.3. Thuận lợi và khó khăn của Công ty trong những năm quạ
Công ty Kiến trúc Tây Hồ là một đơn vị hoạt động độc lập đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ với Nhà n−ớc. Trong những năm hoạt động công ty đã không ngừng hoàn thiện mình để có đ−ợc một Công ty vững mạnh về cả năng lực, tài chính, các công trình đã đang và sắp thi công đã khẳng định sự phát triển trên địa bàn toàn quốc. Song Công ty cũng không tránh khỏi những khó khăn tr−ớc mắt đ−ợc đề cập đến sau đâỵ
- Tr−ớc hết là mặt thuận lợi của Công ty: Ban giám đốc tăng c−ờng công tác quản lý từ cấp quản lý đến cấp đội để công tác sản xuất kinh doanh khoán gọn các công trình ngày càng hoàn thiện, thực hiện đúng chế độ khoán gọn công trình. Nên sau 3 năm hoạt động Công ty đã xây dựng, thiết kế và lắp đặt đ−ợc nhiều trang thiết bị nội thất, ngoại thất công trình đ−a vào thi công và sử dụng. Thúc đẩy doanh thu và thu nhập bình quân của ng−ời lao động cũng tăng lên hàng năm.
- Song Công ty cũng gặp không ít khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doan nh− về vốn, nhân lực, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động. Về nguồn vốn nhiều lúc Công ty có lúc gặp khó khăn không đủ vốn để đầu t− vào các công trình đang thi công hay các dự án mới vì trong quá trình hoạt động công ty phải huy
động vốn từ các nhà đầu t−, hay vay tại các ngân hàng để bổ sung cho nguồn vốn chủ sở hữụ Nguyên nhân chính thiếu vốn là do khách hàng thanh toán chậm, hoặc ch−a đ−ợc thanh toán dẫn đến các công trình sau không có vốn để đầu t−. Còn nhân lực, do Công ty mới đ−ợc thành lập trong thời gian ngắn nên về nhân lực cũng bị hạn chế. Công ty không có nhiều nhân tài, cán bộ công nhân viên còn non trẻ ch−a đầy đủ kinh nghiệm trong công việc, giải quyết những vấn đề bất trắc xảy rạ
2.3. Tổ chức kế toán của Công ty cổ phần Kiến trúc Tây Hồ.
ạ Bộ máy kế toán của Công tỵ
Công ty Kiến trúc Tây Hồ cũng nh− những công ty xây dựng khác về sản phẩm mang tính chất đơn chiếc theo thời gian, phải tập hợp chi phí từng công trình hạng mục công trình. Hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty đ−ợc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của Công ty đặt d−ới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán tr−ởng với đội ngũ nhân viên t−ơng đối đồng đều, có năng lực chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán, có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật cao, hầu hết đã qua các lớp đào tạo cơ bản về nghiệp vụ kế toán, hăng say trong công việc, đoàn kết hợp đồng tốt giữa các bộ phận kế toán với nhau, nhờ vậy đã giúp cho Giám đốc Công ty nắm sát đ−ợc tình hình hoạt động kinh doanh để có quyết định quản lý kịp thời cho Công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ đề rạ
Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty, giúp lãnh đạo Công ty thực hiện hạch toán kinh tế, phân tích kinh tế và quản lý kinh tế tài chính. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung, thống nhất mọi hoạt động thì bộ máy kế toán của Công ty đặt d−ới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán tr−ởng.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
b. Nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Kế toán tr−ởng: Kế toán tr−ởng có nhiệm vụ tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác trung thực toàn bộ tài sản của Công ty, tổ chức tính toán và nộp đầy đủ kịp thời phải nộp Ngân sách nhà n−ớc và các khoản thanh toán với ng−ời mua và ng−ời bán. Tổ chức đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo tài chính, đồng thời kế toán tr−ởng phải tổ chức bảo quản l−u trữ tài liệu kế toán, phân tích các số liệu phục vụ cho việc điều hành và quản lý Công tỵ Để làm đ−ợc điều này kế toán tr−ởng phải phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán trong vị trí bất kỳ của bộ phận nào nh− thủ kho, thủ quỹ, hay kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán...
- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó lập báo cáo cho Kế toán tr−ởng.
- Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): Kế toán TSCĐ phải đảm bảo phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình hiện có và biến động tài sản cố định. Kế toán cần phải theo dõi chi tiết từng tài sản riêng biệt, có kết cấu độc lập thực hiện một chức năng
Kế toán tr−ởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật t− TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán vốn bằng tiền Kế toán thanh toán l−ơng, BHXH Thủ quỹ
nhất định hoặc có thể là một tổ hợp liên kế nhiều bộ phận cùng thực hiện một chức năng. Trên cơ sở đối t−ợng đã xác định, cần xây dựng số hiệu của từng đối t−ợng tài sản cố định nhằm thuận tiện và tránh nhầm lẫn trong hạch toán và quản lý tài sản cố định. Mặt khác phải phân loại TSCĐ một cách hợp lý, từ tính chất đầu t−, công dụng và tình hình sử dụng khác nhaụ.. nên để thuận lợi cho việc quản lý hạch toán tài sản cố định, kế toán TSCĐ cần phải sắp xếp theo từng nhóm theo đặc tr−ng nhất là quyền sở hữ−, nguồn hình thành. Vì vậy kế toán TSCĐ của Công ty luôn theo sát tình hình biến động, tính khấu hao TSCĐ của từng tài sản, theo dõi chi tiết bằng thẻ TSCĐ để có đ−ợc mức khấu hao đã chuyển thực tế vào các công trình, hay các bản thiết kế. Từ đó xác định đ−ợc giá thành thành phẩm của Công ty sao cho thấp nhất để thu hút các hợp đồng kinh tế, các tổ chức mời thầụ
- Kế toán thanh toán: Phải theo dõi chính xác, kịp thời tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả. Để có đ−ợc sự chính xác đòi hỏi kế toán phải theo dõi chi tiết từng đối t−ợng phải thu, phải trả, liên tục đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán của các đơn vị kịp thời cũng nh− phải trả các khoản đến kỳ hạn phải thanh toán. Phải đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối tháng từng khoản nợ khoản thu phát sinh, số đã thu, số còn phải thu, số đã thanh toán, số còn phải trả. Khi cần thiết phải xác nhận với khách hàng bằng văn bản đối với các khách hàng có quan hệ giao dịch mua bán th−ờng xuyên và có số nợ, phải trả lớn. Chính vì vậy thông qua các mối quan hệ thanh toán, có thể đánh giá tình hình tài chính và chất l−ợng hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nếu hoạt động tốt Công ty sẽ ít chiếm dụng vốn của ng−ời khác, ng−ợc lại sẽ tồn tại tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau, dẫn đến nợ kéo dàị
- Kế toán tiền l−ơng và bảo hiểm xã hội(BHXH): Kế toán tiền l−ơng và BHXH phải quản lý lao động về mặt số l−ợng để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động trong công ty về mặt số l−ợng và chất l−ợng từ đó làm căn cứ tính l−ơng tính th−ởng. Để tổng hợp kết quả lao động, tại mỗi phòng, mỗi đơn vị thi công kế toán phải có sổ chi tiết để thanh toán tiền công tiền l−ơng, các khoản phụ cấp và trợ cấp cho ng−ời lao động, hàng tháng kế toán phải lập bảng thanh toán tiền l−ơng cho từng đơn vị thi công từng phòng. Trên bảng thanh toán l−ơng cần phải ghi rõ các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ số tiền ng−ời lao động đ−ợc lĩnh.
Bảng thanh toán tiền l−ơng và bảo hiểm xã hội, dựa vào đây cũng đánh giá đ−ợc hoạt động của công ty, và là một nhân tố quan trọng trong quá trình tái sản xuất sản phẩm.
-Thủ quỹ: Thủ quỹ là ng−ời chịu trách nhiệm quản lý về nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải th−ờng xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với số tiền tồn ở sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch thủ quỹ phải kết hợp với kế toán để tìm ra nguyên nhân của phần chênh lệch đó đ−a ra kiến nghị biện pháp giải quyết. Để tránh sự chênh lệch trên thủ quỹ phải kiểm tra mọi khoản thu và chi tiền mặt, phiếu thu, chi phải có chữ ký của ng−ời thu ng−ời nhận, ng−ời cho phép nhập xuất quỹ. Sau khi đã thu tiền thủ quỹ đóng dấu đã thu tiền hoặc đã chi tiền vào chứng từ. Cuối ngày thủ quỹ căn cứ vào chứng từ thu, chi để ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán tiền mặt. Đòi hỏi mọi khâu trong quá trình làm việc của thủ quỹ phải cẩn thận, chính xác, thủ quỹ phải trung thực, ghi chép đầy đủ tránh thiếu sót và nhầm lẫn.
2.4. Hình thức kế toán tại Công tỵ
Hiện nay hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là chứng từ ghi sổ. Hình thức này dễ phát hiện sai sót, tập trung đ−ợc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khâu thiết kế đến bàn giao công trình cho đội thi công. Mọi hoạt động kinh tế phát sinh đều đ−ợc ghi trên chứng từ gốc sau đó phân loại ghi vào chứng từ ghi sổ tr−ớc khi ghi vào sổ cái các tài khoản.
ạ Các nghiệp vụ kế toán làm th−ờng xuyên.
(1) Căn cứ vào chứng từ gốc đã đ−ợc kiểm tra tiến hành phân loại tổng hợp lập chứng từ ghi sổ.
(2) Các chứng từ liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng thủ quỹ ghi vào sổ quỹ kèm theo chứng từ thu, chi cho kế toán tổng hợp số liệ lập chứng từ ghi sổ.
(3) Căn cứ vào số liệu, chứng từ ghi sổ vào sổ cái các tài khoản liên quan.
(4) Chứng từ phản ánh kinh tế hoạt động cần quản lý chi tiết cụ thể kế toán ghi sổ chi tiết có liên quan.
(5) Cuối tháng căn cứ vào số liệu kế toán chi tiết lập bảng chi tiết số phát sinh. (6) Sau đó đối chiếu số phát sinh và bản đối chiếu số phát sinh.
(7) Căn cứ vào số liệu ở bảng cân đối số phát sinh và bảng chi tiết số phát sinh lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính.
Trình tự kế toán của Công ty Kiến trúc Tây Hồ
(2) (4) (1) (1) (3) (5) (6) (7) (7) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ Sổ kế toán chi tiết Chứng từ nghi sổ Sổ cái các tài khoản Chứng từ gốc Bảng đối chiếu số phát sinh Bảng chi tiết số phát sinh Bảng CĐKT và các báo cáo
b.Tổ chức chứng từ tại Công ty Kiến Trúc Tây Hồ.
Mỗi một nội dung kinh tế, kế toán bộ phận trực tiếp lập chứng từ, mỗi một chứng từ mà kế toán Công ty lập th−ờng có 3 liên và đ−ợc đ−a đến từng bộ phận liên quan. Liên gốc luôn đ−ợc giữ lại gọi là liên gốc, những liên còn lại thì tuỳ từng nội dung kinh tế mà đ−ợc luân chuyển đến bộ phận cần thiết. Chứng từ mà kế toán lập đó phải có đầy đủ các yếu tố theo mẫu quy định và có đầy đủ chữ ký. Sau đó chuyển cho từng phần hành, bộ phận liên quan để dựa vào đó làm nh− phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất khọ..Từ đó kế toán từng bộ phận phải kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp và hợp lý của chứng từ, nh− chữ ký của ng−ời có liên quan sau khi kiểm tra thì kế toán sẽ dựa vào đó để lập định khoản kế toán ghi sổ kế toán. Sau khi hoàn tất toàn bộ kế toán bao gồm việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu khoá sổ và cung cấp số liệu báo cáo tài chính của Công tỵ Công ty sẽ sắp xếp phân loại, lập danh mục sổ kế toán l−u trữ ở bộ phận kế toán và kế toán tr−ởng phải chịu trách nhiệm tổ chức công việc bảo quản. Những chứng từ chính đ−ợc công ty áp dụng trong hệ thống danh mục chứng từ nh− là:
- Chứng từ hàng tồn kho dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn thể hiện qua: Phiếu xuất kho – Mẫu số 01 VT
Phiếu nhập kho- Mẫu số - 02 VT Biên bản kểm kê kho – Mẫu số 08 VT Thẻ kho – Mẫu số 06 VT
Phiếu báo vật t− còn lại cuối kỳ – Mẫu số 07 VT
Trình tự luân chuyển chứng từ hàng tồn kho: Ng−ời mua vật t− nhận hoá đơn tài chính ở đơn vị mua, mang về nộp cho phòng kế toán, kế toán vào sổ chi tiết, sau đó vào sổ tổng hợp để theo dõi vật t− . Kho xuất vật t− kế toán viết phiếu xuất kho thành 3 liên, liên một l−u lại, liên thứ 2 giao cho kế toán công trình, liên thứ 3 ng−ời nhận vật t− sau đó chuyển lên kế toán tổng hợp. Định kỳ cuối tháng kế toán kiểm kê kho xác định vật t− tồn kho, giá trị xuất kho là nhập tr−ớc xuất tr−ớc.
- L−u chuyển chứng từ lao động tiền l−ơng do Công ty thực hiện theo chế độ giao khoán quỹ l−ơng của đơn vị chủ quản theo từng năm kế hoạch có sự phê duyệt của các cơ quan chức năng. Căn cứ vào bảng chấm công của các bộ phận . Kế toán toán tiền l−ơng trên cơ sở doanh thu, chi phí thực tế tính ra tiền l−ơng của từng bộ phận. Kế toán tiền l−ơng lập bảng l−ơng của từng bộ phận.
Bảng chấm công – Mẫu số 01 LĐTL Bảng thanh toán l−ơng – Mẫu số 02 LĐTL Bảng thanh toán tiền l−ơng – Mẫu số 05 LĐTL
- Bán hàng có chứng từ: Hóa đơn thuế GTGT (sản phẩm chịu thuế suất 10%).
Tiền mặt: Các chứng từ liên quan nh−; phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng do kế toán tổng hợp lập, thủ quỹ theo dõi trên sổ quĩ tiền mặt, tiền gửi do kế toán ngân hàng theo dõi trên sổ tiền gửi ngân hàng.
Phiếu thu – Mẫu số 01 TT Phiếu chi – Mẫu số 02 TT
- Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ theo dõi thông qua mở thẻ tài sản.
Toàn bộ chứng từ của từng bộ phận đều đ−ợc luân chuyển, và l−u chữ thông qua phòng kế toán và kế toán tổng hợp l−u trữ các chứng từ này thời gian bảo quản là 20 năm.
c. Hệ thống tài khoản kế toán.
Theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính, hệ thống tài khoản kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp bao gồm 72 tài khoản