“Nguồn Khách sạn Nhà hát Thăng Long”
Cơ cấu tổ chức của khách sạn Nhà hát Thăng Long là cơ cấu quản lý trực tuyến.
Giám đốc là người quản lý trực tiếp các bộ phận.
Mối quan hệ về mặt quản lý được thực hiện theo một đường thẳng từ giám đốc đến nhân viên cuối cùng. Người thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của người quản lý cấp trên.
Những ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu quản lý trực tuyến: Ưu điểm:
- Thông tin đến nhanh và ít bị lệch lạc. Tổ trưởng Lễ tân Tổ trưởng Buồng Tổ trưởng Nhà hàng Tổ trưởng Bảo dưỡng Tổ trưởng Bảo vệ trưởng phòng Kế toán trưởng phòng Hành chính nhân sự trưởng phòng kinh doanh Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Ban giám đốc
- Thông tin đến nhanh và gọn nhẹ. - Sự phản hồi thông tin nhanh hơn.
- Kiểu cơ cấu này phù hợp với chế độ 1 thủ trưởng. Nhược điểm:
- Sự liên kết giữa các bộ phận không được thường xuyên. - Không có sự ăn khớp (hợp tác) giữa các phòng ban.
- Kiểu cơ cấu quản lý này không phù hợp với DN có quy mô lớn.
- Cán bộ quản lý theo cơ cấu này đòi hỏi phải am hiểu nhiều loại lĩnh vực.
- Kiểu cơ cấu quản lý này dễ dẫn đến tình trạng lạm dụng quyền lực hay thụ động trong điều hành và quản lý.
Loại hình cơ cấu quản lý này thì các công ty tư nhân, công ty nhà nước ở Việt Nam hay sử dụng.
Trong đó chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí là
Ban giám đốc
Bao gồm 1 giám đốc, 1 phó giám đốc và 1 trợ lý.
Là nơi quản lý toàn bộ hoạt đông kinh doanh của khách sạn và là nơi đưa ra quyết định mang tầm vĩ mô cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn. Giám đốc cũng là đại diện cho quyền lợi cho toàn bộ công nhân viên trong khách sạn và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của khách sạn trước công ty mẹ,Tổng công ty. Ngoài ra ban giám đốc còn quyết định tăng lương, khen thưởng hay kỉ luật nhân viên.
Bộ phận lễ tân.
Chịu trách nhiệm phối hợp cùng bộ phận kinh doanh đặt buồng, đăng ký khách sạn, cung cấp dịch vụ như chuyển và gửi thư từ, bưu phẩm, nhắn tin, tổ
chức thăm quan cho khách và ứng yêu cầu khác của khách, làm thủ tục thanh toán cho khách…Đây chính là bộ phận phản ánh bộ mặt của khách sạn, cũng chính là bộ phận tiếp xúc ban đầu cho khách về khách sạn. Vì thế mà yêu cầu đối với nhân viên bộ phận này là phải có một thái độ cư xử đúng mực, tạo sự niểm nở trong đón tiếp…Đặc biệt khách sạn Nhà hát Thăng Long là khách sạn luôn đón tiếp khách quốc tế vì thế mà ban giám đốc đòi hỏi nhân viên lễ tân có sự học hỏi và trào dồi kiến thức đẻ luôn tạo ấn tượng tốt cho khách về khách sạn.
Bộ phận phục vụ buồng.
Chịu trách nhiệm chuẩn bị cho việc kinh doanh buồng, vệ sinh buồng khách và khu vực công cộng, giặt là…Ngoài ra bộ phận này còn có thể được giao nhiệm vụ chăm sóc, trông nom cây cảnh và không gian công cộng của khách sạn. Bộ phận này còn có nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát tình hình hoạt động hành ngày của khách sạn báo cáo chung về tình hình hoạt động trong ngày của khách sạn. Kiểm tra, phản ánh những thiếu sót trong việc chuẩn bị phòng cho khách để từ đó có sự điều chỉnh kịp thời. Đồng thời bộ phận này có trách nhiệm thực hiện các công việc nằm ngoài chức năng khi được giám đốc uỷ nhiệm.
Mối liên hệ của bộ phận này với các bộ phận khác như lễ tân, bảo vệ, bảo dưỡng sửa chữa… để cùng kết hợp trong việc phục vụ khách cũng như giữ gìn sự an toàn cho khách, tài sản của khách và cho khách sạn.
Bộ phận bảo vệ.
Là bộ phận có trách nhiệm giữ gìn an ninh, an toàn tính mạng và tài sản của khách, của nhân viên cho khách sạn, cũng như cho khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn. Ở khách sạn Nhà hát Thăng Long tổ bảo vệ còn có trách nhiệm kiêm luôn nhiệm vụ nhân viên đón tiếp mở cửa và xách hành lý cho khách. Bộ phận này còn có nhiệm vụ kết hợp với bộ phận khác như lễ tân để phản ánh
những yêu cầu cũng như nhận xét của khách hành để từ đó có những đáp ứng, điều chỉnh thích hợp.
Bộ phận bảo dưỡng.
Chịu trách nhiệm thực hiện các chương trình bảo dưỡng thường xuyên, sửa chữa và bảo trì các trang thiết bị và các tiện nghi của khách sạn và trong buồn khách hoạt động tốt và ổn định.
Khối hành chính gồm các bộ phận thực hiện và đảm bảo các công việc hành chính quản trị chung của cả khách sạn bao gồm bộ phận kinh doanh và Marketing, bộ phận tài chính kế toán, bộ phận nhân sự, bộ phận hành chính.
Bộ phận kinh doanh và Marketing:
Chịu trách nhiệm về kinh doanh các loại buồng, cung cấp các dịch vụ hội nghị, xúc tiến thương mại, quảng cáo và đối ngoại…Bộ phận tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm theo dõi mọi hoạt động tài chính của khách sạn, thực hiện các công việc kế toán, kiểm soát thu nhập và mua bán, lập các khoản tiền nộp ngân hàng, thu hồi các khoản nợ trả chậm, bảo quản tiền mặt…
Bộ phận hành chính sự nghiệp:
Chức năng chính của bộ phận này là tuyển dụng, bộ nhiệm và đào tạo đội ngũ nhân viên. Ngoài ra bộ phận này còn quản lý tiền lương, giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự, y tế và các chế độ của cán bộ công nhân viên khách sạn. Ngoài ra còn chịu trách nhiệm về các công việc văn thư, quản trị cơ sở vật chất chung của khách sạn.