3.4.3 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của mơi trường kiểm sốt
Một mơi trường kiểm sốt tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Mơi trường kiểm sốt là nhân tố nền tảng cho các thành phần khác của kiểm sốt nội bộ. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề
lý luận và thực tế, chúng tơi xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của mơi trường kiểm sốt, cụ thể như sau:
- Thiết kế cơ cấu tổ chức hiệu quả
Doanh nghiệp thiết kế cơ cấu tổ chức là nhằm tạo mơi trường thuận lợi cho mỗi cá nhân làm việc với tinh thần trách nhiệm và hiệu quả cao. Hiện tại,
ở các doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu tổ chức chủ yếu là tập quyền. Cơ cấu này giúp kiểm sốt tốt các hoạt động. Tuy nhiên, vì quyền lực tập trung nên cĩ thể
khơng sử dụng hết quyền lực. Theo đề xuất, với quy mơ vừa và nhỏ, doanh nghiệp nên thiết kế cơ cấu tổ chức theo dạng chức năng với hai (2) hoặc ba (3) cấp quản lý dựa trên sự phân tích đầy đủ tồn bộ các mục tiêu bộ phận của doanh nghiệp, nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng, trình độ, năng lực của nhân viên. Cơ cấu quản lý với ít cấp như thế sẽ giúp cho việc truyền đạt thơng tin
và giá sát các hoạt động được tốt hơn. Định kỳ phải xem xét, đánh giá lại các quy trình nghiệp vụ và mục tiêu kiểm sốt để nâng cao tính hữu hiệu của hệ
thống kiểm sốt nội bộ.
- Lập bảng mơ tả cơng việc rõ ràng và đảm bảo được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ cơng ty; thực hiện sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng
Bảng mơ tả cơng việc quy định rõ yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức giúp đảm bảo cơng tác quản lý (từ khâu lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm sốt) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. Như thế cĩ thể tránh được các lỗi vơ ý hoặc sai sĩt cố ý và đùn đNy trách nhiệm khi cĩ sự cố xảy ra.
- Xây dựng các chính sách nguồn nhân lực hợp lý
Muốn cĩ được đội ngũ lao động đủ số lượng và cĩ chất lượng tốt thì doanh nghiệp phải cĩ các chính sách đảm bảo và khuyến khích người lao
động để tạo sự gắn bĩ của họ với doanh nghiệp như chính sách tuyển dụng cơng khai, cơng bằng; chính sách đào tạo, huấn luyện nâng cao năng lực chuyên mơn; chính sách về tiền lương, thưởng hợp lý; chính sách đề bạt cụ
thể, rõ ràng. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì chính sách về
lương, thưởng, đề bạt càng phải được quan tâm nhiều hơn vì việc thay đổi nhân sựở các doanh nghiệp này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến các hoạt động.
3.4.4 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động đánh giá rủi ro
COSO đã khuyến cáo, cho dù quy mơ doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì nhân tốđánh giá rủi ro đều phải được thiết lập nghiêm túc. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, chúng tơi xin đề xuất một số giải pháp cơ
bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động đánh giá rủi ro như sau:
- Xây dựng các mục tiêu hoạt động cụ thể và phổ biến rộng rãi trong doanh nghiệp.
Kết quả khảo sát cho thấy sự trao đổi về các mục tiêu tài chính, kinh doanh và các mục tiêu hoạt động khác ít được thực hiện, chủ yếu là quyết
định một chiều từ cấp lãnh đạo cao nhất và được chấp nhận thực thi trong tồn doanh nghiệp. Mục tiêu nên được xây dựng từ các cuộc họp và là ý kiến
đĩng gĩp của nhiều cấp quản lý. Đồng thời, doanh nghiệp rất cần thiết phải nêu ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết cụ thể cho từng bộ phận để mọi nhân viên cĩ thể lấy đĩ làm cơ sở tham chiếu khi triển khai cơng việc.
- Sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để nhận dạng và phân tích rủi ro của doanh nghiệp
Rủi ro trong doanh nghiệp cĩ thể tác động đến doanh nghiệp ở nhiều phạm vi và nhiều mức độ khác nhau nên để nhận dạng rủi ro, nhà quản lý doanh nghiệp cĩ thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như phân tích các dữ liệu quá khứ, đánh giá rủi ro với dữ liệu hiện tại, dự báo tương lai. Các nhà quản lý nên luơn luơn thu thập thơng tin từ các nhân viên trong doanh nghiệp hoặc từ bên ngồi thơng qua việc tiếp xúc trực tiếp với họ, để đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm Nn được. Điều này nghĩa là họ cĩ thể nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro ở mức tối thiểu mà doanh nghiệp cĩ thể chấp nhận được.
3.4.5 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm sốt
Hoạt động kiểm sốt chính là các hoạt động giúp kiểm sốt các rủi ro mà doanh nghiệp đang hoặc cĩ thể sẽ gặp phải. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, chúng tơi xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm sốt như sau:
Doanh nghiệp cần chú ý phân chia quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ đầy đủ, tách biệt giữa các chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ
tài sản, để các nhân viên cĩ thể kiểm sốt lẫn nhau. Nếu cĩ sai phạm sẽ cĩ thể được phát hiện nhanh chĩng, ngăn ngừa tốt các gian lận và sai sĩt. Doanh nghiệp cũng phải ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai cĩ quyền hoặc
được uỷ quyên phê duyệt tồn bộ hay một loại vấn đề chính nào đĩ. - Kiểm sốt chặt chẽ hệ thống chứng từ và sổ sách
Doanh nghiệp cần thiết phải lưu giữ các chứng từ dưới dạng văn bản; tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện cơng việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân cĩ trách nhiệm về
các sai phạm xảy ra. Đánh số liên tục trên chứng từ, quy định cụ thể về thời gian lập chứng từ, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận cĩ trách nhiệm liên quan, lưu trữ dữ liệu đểđề phịng các rủi ro.
- Kiểm sốt xâm nhập về mặt vật lý, bảo vệ phần cứng và phần mềm Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục kiểm sốt này thơng qua các biện pháp chủ yếu sau:
+ Hạn chế tiếp cận tài sản + Mã hố dữ liệu
+ Kiểm kê tài sản định kì - Kiểm sốt truy cập hệ thống
Doanh nghiệp giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người sử
dụng. Mỗi người chỉ được truy cập vào phần dữ liệu, hệ thống liên quan đến chức năng và nhiệm vụ mà họđược cấp quyền sử dụng. Cụ thể như sau:
+ Sử dụng mật khNu và thay đổi mật khNu trong một thời gian nhất
định
+ Phân quyền truy cập: Xem, Thêm, Sửa, Xố theo từng chức năng riêng biệt của mỗi cá nhân
- Báo cáo dấu vết kiểm tốn
Doanh nghiệp cĩ thể tạo ra các dấu vết kiểm tốn thơng qua các biện pháp thực hiện như:
+ Hạn chế việc chỉnh sửa số liệu trực tiếp, các số liệu đã chuyển sổ
cái hay các số liệu nhạy cảm…
+ Tự động ghi nhận và báo cáo tổng kết về việc các thành viên truy nhập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xố dữ liệu trên một tập tin riêng và
được bảo mật tối đa. Chỉ cĩ người quản lý cấp cao trực tiếp mới được quyền xem và in báo cáo dấu vết kiểm tốn từ nội dung dữ liệu của tập tin này.
3.4.6 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của thơng tin và truyền thơng
Thơng tin và truyền thơng là điều kiện khơng thể thiếu để kiểm sốt trong doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân tố này cũng rất cần thiết được quan tâm. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, chúng tơi xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của thơng tin và truyền thơng như sau:
- Tổ chức các kênh thơng tin hữu hiệu
Hệ thống truyền thơng của doanh nghiệp phải đảm bảo cho nhân viên ở
mọi cấp độ đều cĩ thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuNn mực của tổ chức,
đảm bảo thơng tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp cĩ thNm quyền theo quy định. Các kênh truyền thơng ở doanh nghiệp vừa và nhỏ
thường được thực hiện thơng qua các cuộc gặp gỡ hội họp giữa các nhà quản lý cấp cao và nhân viên, khách hàng, các nhà cung cấp.
- Thực hiện bảo vệ an tồn thơng tin
Doanh nghiệp cần bảo vệ thơng tin của mình qua việc lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu, phịng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người khơng cĩ
thNm quyền và xây dựng các chương trình, kế hoạch phịng chống sự cố mất thơng tin của doanh nghiệp.
3.4.7 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động giám sát
Giám sát là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm sốt nội bộ để đảm bảo luơn được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Trên cơ sở
nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, chúng tơi xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động giám sát như sau:
- Thực hiện giám sát thường xuyên, tiếp nhận thơng tin phản hồi từ bên trong và ngồi doanh nghiệp
Doanh nghiệp luơn luơn phải quan tâm đến việc tiếp nhận các ý kiến phản hồi, gĩp ý của khách hàng, nhà cung cấp… điều chỉnh đúng lúc, để giữ
uy tín doanh nghiệp. Các nhà quản lý cấp cao cĩ thể trực tiếp kiểm tra phân xưởng sản xuất, dây chuyền cơng nghệ, nhà kho, so sánh số liệu tồn kho kiểm kê được với số liệu trên sổ sách, để đánh giá và kiểm sốt các vấn đề của doanh nghiệp mình.
- Thực hiện giám sát định kỳ các hoạt động
Doanh nghiệp cĩ quy mơ vừa cũng nên xây dựng hệ thống kiểm tốn nội bộ, và định kì, mời kiểm tốn độc lập về làm việc. Như thế, các trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành sẽ được phát hiện kịp thời để xử
lý thơng qua việc báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh
đạo doanh nghiệp.
3.5 Lợi ích đạt được từ các giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ
Các điểm hạn chế trong hệ thống kiểm sốt nội bộ sẽ gây tổn thất và ngăn cản doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra trong hoạt động. Các giải pháp nêu trên nhằm bổ sung những điểm cịn hạn chế, khiếm khuyết và nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ ở các doanh nghiệp vừa và nhỏở Việt Nam thơng qua việc nâng cao hiệu quảở từng nhân tố cấu thành.
Trong một mơi trường kinh tế phát triển nhanh như Việt Nam. Đối với hầu hết doanh nghiệp, đểđáp ứng xu hướng tăng trưởng nhanh, đồng thời để
triển khai các kế hoạch kinh doanh chiến lược, các doanh nghiệp vừa và nhỏ
rất cần thiết phải đầu tư nguồn lực nhiều hơn nữa nhằm xây dựng và quản lý các quy trình của hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu.
Một doanh nghiệp hoạt động trong mơi trường phát triển liên tục thì các rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải cũng sẽ khơng ngừng thay đổi. Vì vậy, hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu là một phần thiết yếu của cơng tác quản lý doanh nghiệp một cách cĩ hiệu quả. Hệ thống sẽ giúp các nhà quản lý doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình và ngăn chặn các hoạt
động bất hợp lệ, gian lận và sai sĩt.
3.5.2 Lợi ích cho xã hội
Các giải pháp trên nhằm nâng cao tính hiệu quả của từng nhân tố cấu thành nên hệ thống kiểm sốt nội bộ nhằm giúp hồn thiện hệ thống này hơn
ở các doanh nghiệp vừa và nhỏở Việt Nam.
Khi các doanh nghiệp vừa và nhỏở Việt Nam cĩ thể cĩ hệ thống kiểm sốt nội bộ thực sự hữu hiệu thì các rủi ro trong hoạt động sẽ giảm hẳn và các doanh nghiệp sẽ tồn tại với vị thế tốt hơn.
Với xu hướng hợp tác hĩa như ngày nay thì nếu doanh nghiệp vừa và nhỏ càng mạnh, sẽ càng giúp hỗ trợ các doanh nghiệp lớn trong các gĩi thầu kinh doanh và giúp cho quá trình phân cơng lao động xã hội tốt hơn.
Hệ thống kiểm sốt nội bộ chủ yếu thực hiện bởi con người. Khi hệ
thống này vững mạnh, nghĩa là sẽ giảm thiểu gian lận và sai sĩt ở mức thấp nhất. Theo thĩi quen làm việc, đạo đức con người trong xã hội cũng sẽ thay
đổi theo hướng tốt hơn như: cNn trọng, trung thực, cĩ trách nhiệm hơn… Ngồi ra, với hai giải pháp về quy định vĩ mơ, một lý luận về kiểm sốt nội bộ rõ ràng hơn, dễ vận dụng hơn và một hành lang pháp lý ổn định, rõ ràng và bình đẳng sẽ giúp ích rất nhiều cho mơi trường kinh tế hội nhập quốc tế và phát triển nhanh của tồn xã hội như hiện nay.
KẾT LUẬN
Hiện nay, trong xu thế kinh tế đất nước ngày càng phát triển và thay đổi nhanh, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải chủđộng, tích cực tự hồn thiện
để khẳng định mình đang tồn tại và đang phát triển. Điều này càng đúng hơn
đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Qua 3 chương của Luận văn, với tồn bộ nội dung nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ từ hệ thống lý luận hiện đại và hồn thiện về kiểm sốt nội bộ, luận văn đã đạt được những kết quả nghiên cứu nhất định. Mục đích cuối cùng của luận văn là khảo sát thực trạng về
kiểm sốt nội bộ tại một số doanh nghiệp điển hình trên địa bàn Tỉnh Lâm
Đồng và đề xuất được các kiến nghị nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ
thống kiểm sốt nội bộở các doanh nghiệp.
Mong rằng những giải pháp đề xuất trong luận văn là những đĩng gĩp nhất
định trong việc nâng cao chất lượng hệ thống kiểm sốt nội bộ trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong tương lai.
Do khả năng cĩ hạn, những sai sĩt trong luận văn là khĩ tránh khỏi. Em kính mong cĩ được sự chỉ bảo và đĩng gĩp của các Thầy Cơ để hồn thiện hơn nghiên cứu của mình.
TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Anh
1. Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission, Internal control – Intergrated Framework, Including Executive Summary, September 1992 -
2. Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission, Internal control – Intergrated Framework, Evaluation Tools, September 1992 -
3. Internal control for Small bussiness of CPA, Australia, 2008
Tiếng Việt
4. Bộ tài chính, Hệ thống các văn bản pháp luật hiện hành cĩ liên quan đến kế tốn, kiểm tốn, kiểm sốt nội bộ và thuế
5. Bộ tài chính, 2000, Kiểm tốn nội bộ hiện đại”, Nhà xuất bản tài chính. 6. Nguyễn Hữu Thơng, 2002, Biện pháp nhằm phát triển doanh nghiệp
vừa và nhỏ tại TP.HCM từ nay đến 2010.
7. Phan Trung Kiên, 2006, Kiểm tốn – Lý thuyết và thực hành, Nhà xuất bản tài chính.
8. Trường Đại học kinh tế TP. HCM, Khoa Kế tốn - Kiểm tốn, 2007
Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất bản thống kê.
9. Trường Đại học kinh tế TP. HCM, 2007, Kiểm tốn, Nhà xuất bản Lao động xã hội.
10.Vũ Hữu Đức, Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy, 1999, Kiểm tốn nội bộ - Khái niệm và Quy trình, Nhà xuất bản thống kê.