độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế tốn, cơng bố
thơng tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách khơng?
15
Tồn bộ kết quả khảo sát cho thấy, các nhà quản lý của các doanh nghiệp là những người cĩ hiểu biết tốt về ngành nghề kinh doanh, mơi trường hoạt động và nguồn lực sẵn cĩ ở trong doanh nghiệp của mình. Phong cách
điều hành của nhà quản lý xuất phát từ chính đặc điểm và quy mơ hoạt động của các doanh nghiệp.
Định kì, trong các doanh nghiệp cũng cĩ trao đổi giữa những nhà quản lý và các nhân viên khác về kế hoạch hoặc các mục tiêu tài chính, kinh doanh,
điều này mang lại hiệu quả cao cho quản lý. Tuy nhiên cũng cĩ gần 50% doanh nghiệp trong mẫu điều tra khơng quan tâm đến vấn đề này. Sự trao đổi về các mục tiêu tài chính và kinh doanh ít được thực hiện, chủ yếu là do quyết
định một chiều từ cấp lãnh đạo cao nhất và được chấp thuận thực thi trong tồn doanh nghiệp, như thế cĩ thểảnh hưởng đến mục tiêu của kiểm sốt nội bộ.
Kết quả khảo sát cịn cho thấy, hầu hết các nhà quản lý rất thận trọng trong các quyết định kinh doanh. Hầu hết đều khơng mạo hiểm mà luơn tìm kiếm nhiều thơng tin, quan sát, trao đổi, suy xét khá cNn thận cân đối giữa chi phí và lợi ích cĩ thể thu được trước khi hình thành quyết định. Nguyên nhân chủ yếu là do ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chủ doanh nghiệp thơng thường phải điều hành các hoạt động của nhân viên nhằm đảm bảo hiệu năng của quản trị, đồng thời họ cịn phải tự đảm nhận vai trị tìm kiếm và quyết định các cơ hội kinh doanh nên họ rất thận trọng khi ra các quyết định.
Các nhà quản lý quan tâm nhiều đến thơng tin trên trên báo cáo tài chính là một nhân tố khá thuận lợi hỗ trợ tích cực cho hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu.
Sự biến động nhân sựở vị trí quản lý cấp cao ở các doanh nghiệp hầu như khơng cĩ, kết quả này cho thấy sự ổn định trong phong cách quản lý và như thế thì tốt cho các hoạt động kiểm sốt trong doanh nghiệp.
2.4.1.2 Tính chính trực và các giá trị đạo đức TRẢ LỜI CÂU HỎI CĨ KHƠNG KHƠNG KHƠNG TRẢ
BIẾT LỜI
Tính chính trực và các giá trị đạo đức
1. Doanh nghiệp cĩ tạo dựng mơi trường văn hĩa doanh nghiệp nhằm nâng cao sự chính trực và phNm chất đạo đức của nhân viên khơng?
14 1
2. Doanh nghiệp cĩ những quy định về đạo đức nghề nghiệp hoặc các thơng lệ
kinh doanh được chấp nhận, bao gồm quy
định xử lý các trường hợp mâu thuẫn về lợi ích và các chuNn mực đạo đức khơng?
12 3
3. Doanh nghiệp cĩ việc truyền đạt và hướng dẫn cụ thể hĩa các yêu cầu về đạo
đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích, cho phép khơng?
8 4 3
4. Cĩ tồn tại những áp lực do thuế hoặc áp lực khác khiến doanh nghiệp phải hành xử trái luật khơng?
4 10 1
Kết quả khảo sát cho thấy các doanh nghiệp đều cĩ cố gắng tạo dựng mơi trường văn hĩa doanh nghiệp nhằm nâng cao tính chính trực và các giá trị đạo đức của nhân viên. Hầu hết các nhà quản lý của các doanh nghiệp đều cĩ nhận thức đúng đắn về mức độảnh hưởng của các hành vi vi phạm của nhân viên đến các mục tiêu trong kiểm sốt nội bộ nên đều cĩ những quy định về đạo đức nghề nghiệp để ngăn ngừa vi phạm.
Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy việc truyền đạt và hướng dẫn cụ
thể các yêu cầu về đạo đức ở một số lớn doanh nghiệp trong mẫu là chưa cĩ. Các doanh nghiệp xử lý vi phạm theo tiền lệ hoặc trên hậu quả phát sinh khi vi phạm thực sự đã xảy ra, trong khi người nhân viên thực sự khơng hoặc chưa biết rõ hậu quả khi thực hiện hành động cho đến khi khá muộn, điều này khơng thuận lợi việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Các hành vi khuyến khích, khen thưởng trên kết quả cơng việc tốt của nhân viên cũng đã được các nhà quản lý quan tâm, Tuy nhiên, mức độ quan tâm chưa nhiều, như thế chưa khuyến khích tinh thần và thái độ làm việc của họở mức độ cao. Nếu nhân tố này nếu được quan tâm đúng đắn thì sự gắn kết trong mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp cũng từ đĩ mà lâu bền hơn.
Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp khảo sát của mẫu, kết quả cho thấy cĩ lúc tồn tại những áp lực khiến doanh nghiệp phải hành xử trái luật, đĩ là khi những nỗ lực, cố gắng của nhân viên khơng được bù đắp thỏa đáng, hay những vi phạm thực hiện hành xử trái luật khơng được phát hiện và trừng trị
thích đáng. Điều này sẽ gây giảm lịng tin vào doanh nghiệp ở người nhân viên và nguy hiểm hơn là cĩ thể dẫn đến những thơng đồng giữa các nhân viên, gây ảnh hưởng đến mục tiêu của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
2.4.1.3 Cơ cấu tổ chức TRẢ LỜI CÂU HỎI CĨ KHƠNG KHƠNG BIẾT KHƠNG TRẢ LỜI
1. Doanh nghiệp thiết lập cơ cấu tổ chức
là tập quyền phải khơng? 8 3 2 2 2. Doanh nghiệp cĩ sơ đồ về cơ cấu tổ
chức hiện tại với sự phân định trách nhiệm 10 5
và quyền hạn của nhân viên khơng?
3. Cơ cấu tổ chức cĩ phù hợp với quy mơ của doanh nghiệp và độ phức tạp của cơng việc khơng? 10 3 2 4. Cơ cấu tổ chức phân định chức năng và quyền hạn cĩ bị chồng chéo? 3 12 5. Cĩ những quy định rõ ràng về quyền
hạn và trách nhiệm được thiết lập để đảm bảo làm đúng theo những quy định của luật pháp và nhà nuớc hay khơng? 14 1 6. Cĩ văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hĩa hoạt động của từng bộ
phận trong doanh nghiệp khơng?
10 5
7. Mọi quan hệ trong báo cáo tại doanh nghiệp cĩ rõ ràng khơng? (Các nhân viên cĩ biết mình phải báo cáo về vấn đề gì, cho ai, khi nào khơng?)
12 3
8. Nhà quản lý cĩ đánh giá định kì sự
thay đổi của cơ cấu tổ chức theo sự thay
đổi của các điều kiện trong kinh doanh khơng?
9 6
Cơ cấu tổ chức trong hầu hết các doanh nghiệp được khảo sát là cơ cấu tập quyền. Cơ cấu này phù hợp với quy mơ các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vì số lượng nhân viên trong các doanh nghiệp tương đối ít nên quản lý tập quyền sẽ giúp kiểm sốt chặt chẽ các hoạt động trong doanh nghiệp.
Ở các doanh nghiệp được khảo sát, hầu hết, cơ cấu tổ chức đều cĩ tương đối đủ các phịng ban chức năng như: Bộ phận quản lý chung, bộ phận hành chính, bộ phận nhân sự, bộ phận kế tốn, bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất, bộ phận mua hàng, bộ phận kho… Tùy theo quy mơ hoạt động mà các phịng ban chức năng được tổ chức một cách độc lập nhau hoặc gộp một vài chức năng trong các phịng ban.
Các doanh nghiệp hầu hết đều cĩ sơ đồ tổ chức trong đĩ phân định quyền hạn và trách nhiệm của mỗi phịng ban tương đối rõ trên cơ sở đánh giá năng lực thực tế và trình độ chuyên mơn, đạo đức của mỗi nhân viên. Quan hệ
báo cáo trong các doanh nghiệp tương đối rõ ràng, như vậy sẽ giúp ích cho mối quan hệ hợp tác, phối hợp và chia sẻ thơng tin lẫn nhau giữa những bộ
phận khác nhau trong doanh nghiệp và những nhân viên trong cùng một phịng ban.
Tuy nhiên, trong mẫu khảo sát, vẫn cịn thấy cĩ một số doanh nghiệp cĩ các bộ phận thực hiện chức năng chồng chéo nhau. Sự khơng đảm bảo độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ và chức năng này sẽ là hạn chế khá lớn trong việc thực hiện mục tiêu của kiểm sốt nội bộ. 2.4.1.4 Chính sách nhân sự TRẢ LỜI CÂU HỎI CĨ KHƠNG KHƠNG BIẾT KHƠNG TRẢ LỜI
1. Khi tuyển dụng nhân viên mới, doanh nghiệp cĩ những chính sách, thủ tục để
phát triển đội ngũ nhân viên trung thực và cĩ khả năng chuyên mơn nhằm đáp ứng cho hệ thống kiểm sốt nội bộ hiệu quả
khơng?
2. Các nhân viên cĩ hiểu rằng hành động sai lệch so với chính sách và thủ tục quy
định sẽ phải chịu các biện pháp điều chỉnh (như nhắc nhở, cảnh cáo, phạt, sa thải… tùy theo mức độ vi phạm) khơng?
11 2 1
3. Doanh nghiệp cĩ thường xuyên tổ
chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ
nhân viên khơng?
8 7 4. Doanh nghiệp cĩ xây dựng quy chế
khen thưởng và kỷ luật rõ ràng khơng? 12 3 5. Cĩ cam kết bảo mật thơng tin đối với
nhân viên trực tiếp chịu trách nhiệm khơng?
13 2 6. Khối lượng cơng việc của các nhân
viên kế tốn cĩ đảm bảo để chuNn bị các sổ
sách kế tốn đáng tin cậy khơng?
14 1 7. Cĩ các nhân viên sẵn sàng thay thế cho
những vị trí quan trọng khơng? 9 6 8. Khi các nhân viên nghỉ phép, cĩ sự ủy
quyền bằng văn bản để luân chuyển nhiệm vụ khơng?
7 8 9. Doanh nghiệp cĩ quy định rõ ràng
chính sách nhân sự cĩ liên quan đến sử
dụng thiết bị máy tính và phần mềm khơng?
7 8
10. Doanh nghiệp cĩ nhân viên chuyên
cứng khơng?
11. Nhân viên của hệ thống thơng tin cĩ hiểu kết quả cơng việc của họ gĩp phần quan trọng trong thực hiện các thủ tục kiểm sốt nội bộ khơng?
15
12. Doanh nghiệp cĩ các chính sách liên quan đến quyền sở hữu, phát triển phần mềm và dữ liệu nội bộ khơng?
4 10 1
Kết quả khảo sát cho thấy trong các doanh nghiệp, hoạt động tuyển dụng, quản lý và huấn luyện nhân sự hiện tại cũng tương đối phù hợp với yêu cầu phát triển đội ngũ nhân viên và phát triển hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Khi tuyển dụng nhân viên mới, các nhà quản lý thường đưa ra các tiêu chuNn chung về chuyên mơn phù hợp, kinh nghiệm làm việc và kiến thức hỗ
trợ như Anh văn và vi tính… Điều này cho thấy, các nhà quản lý doanh nghiệp rất quan tâm đến việc xây dựng đội ngũ nhân viên cĩ trình độ và cĩ năng lực, phù hợp với cơng việc. Các doanh nghiệp được khảo sát hầu hết là các doanh nghiệp tư nhân hoặc cơng ty cổ phần, cơng ty TNHH nên việc tuyển dụng, hầu hết được thực hiện một cách khách quan qua báo chí, truyền hình hoặc các trung tâm giới thiệu việc làm, ít tồn tại các mối quan hệ quen biết, gửi gắm trong tuyển dụng…
Sau khi tuyển dụng, các doanh nghiệp cũng chú ý đến việc tổ chức huấn luyện, đào tạo nhằm nâng cao tay nghề của nhân viên như: cho đi học khảo sát thực tế, mời chuyên gia về dạy ngắn hạn, động viên nhân viên tự
nâng cao trình độ qua việc hỗ trợ thời gian, chi phí học tập, thưởng cho kết quả học tập tốt… Nhưng cũng cĩ khơng ít các doanh nghiệp nhỏ khơng chú ý
các điều kiệm làm việc hoặc mơi trường kinh doanh thay đổi hay thậm chí cĩ thể làm giảm khả năng sáng tạo, độ nhạy bén trong cơng việc. Tuy nhiên, với nguyên nhân chủ yếu là do vốn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ này ít, khĩ khăn trong huy động vốn nên vốn hầu hết được tập trung cho hoạt động kinh doanh và do đĩ việc mất nhiều thời gian và chi phí để hướng dẫn và đạo tạo nhân viên mới thường bị hạn chế.
Cách sử dụng nhân viên trong các doanh nghiệp được khảo sát nhìn chung tương đối tốt, phù hợp với các yêu cầu của cơng việc và nhu cầu phát triển của chính doanh nghiệp như xây dựng quy chế khen thưởng, xử phạt vi phạm hợp lý, tuyên truyền cho nhân viên hiểu về nhiệm vụ và quyền hạn của mình, nhận thức các hành động đúng được khuyến khích và các hành động sai lệch…
Tuy nhiên, trong vấn đề này, kết quả rất khác biệt khi so sánh kết quả
trả lời của các doanh nghiệp cĩ vốn đầu tư nước ngồi và các doanh nghiệp trong nước. Đối với doanh nghiệp nước ngồi, nhu cầu tuyển chọn, đào tạo nhân viên khá tốt và đồng bộ. Hơn nữa khi sử dụng nhân viên, các doanh nghiệp này đưa ra tiêu chí đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật tương đối rõ ràng, đĩ là điều các doanh nghiệp trong nước khác chưa cĩ để thúc đNy sự cố
gắng nỗ lực phấn đấu của nhân viên.
Kết quả trong bảng khảo sát về tình hình nhân sự trong mảng quản lý thơng tin và mạng nội bộ của các doanh nghiệp thì cho kết quả khơng mong muốn. Hầu hết các doanh nghiệp khơng quan tâm đến vấn đề này. Với quy mơ hoạt động nhỏ nên các nhà quản lý rất thận trọng trong chi phí và khơng hình thành bộ phận này. Khi cĩ sự cố xảy ra với mạng nội bộ hoặc phần mềm sử dụng thì họ mời chuyên gia. Vấn đề tiết kiệm chi phí này sẽ gây ít nhiều hạn chế cho hệ thống kiểm sốt nội bộ.
TRẢ LỜI CÂU HỎI CĨ KHƠNG KHƠNG BIẾT KHƠNG TRẢ LỜI
Sự ủy thác nhiệm vụ theo năng lực
1. Quyền hạn và trách nhiệm cĩ được phân chia rõ ràng cho từng bộ phận bằng văn bản khơng? 9 6 2. Trách nhiệm và quyền hạn giữa các phịng ban cĩ bị trùng lắp khơng? 3 12 3. Khi phân cơng cơng việc, doanh
nghiệp cĩ phân tích kiến thức và kỹ năng của nhân viên để giao việc khơng?
13 2
4. Doanh nghiệp cĩ tổ chức những khĩa học về đào tạo nhân lực, bao gồm hệ thống thơng tin nhân sự khơng?
2 11 1 1 5. Các nhân viên kế tốn cĩ phải cĩ lý
lịch, kiến thức chuyên mơn và kinh nghiệm phù hợp với từng nhiệm vụ của họ hay khơng?
14 1
6. Các nhân viên kế tốn cĩ chuyên mơn phù hợp trong việc chọn lựa và áp dụng những nguyên tắc kế tốn hay khơng?
15
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm
7. Cĩ sự phân chia rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm để chức năng điều hành và giải quyết cơng việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp khơng?
13 1 1
8. Nhân viên trong doanh nghiệp cĩ tự
kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong các chức năng thực hiện khác nhau khơng?
12 3
9. Quyền hạn và trách nhiệm về tài chính cĩ được giao cho một nhân viên quản lý cụ
thể khơng?
8 6 1
10. Các nhân viên trong doanh nghiệp cĩ hiểu rõ được sự quan trọng của phân chia trách nhiệm ảnh hưởng đến kiểm sốt nội bộ khơng?
13 1 1
11. Cĩ bảng mơ tả cơng việc cho từng nhân viên, cụ thể hĩa nhiệm vụ, bao gồm các thủ tục kiểm sốt cĩ liên quan đến trách nhiệm?
6 8 1
Kết quả trả lời từ các doanh nghiệp được khảo sát cho thấy, việc ủy quyền và phân chia trách nhiệm cĩ thực hiện.
80% các doanh nghiệp trả lời các nhiệm vụ giữa các phịng ban khơng bị trùng lắp và cĩ sự phân chia rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm để thực hiện mục tiêu chung của tồn doanh nghiệp. Kết quả này tốt vì nếu đúng như
thế thì quyền lợi và trách nhiệm mỗi cá nhân rất cụ thể và việc thực hiện kiểm tra chéo là hồn tồn cĩ thể. Và như vậy, mục tiêu của kiểm sốt nội bộ cũng
được thực hiện tốt.
Tuy nhiên vẫn cịn cĩ nhiều doanh nghiệp chưa phân chia nhiệm vụ rõ ràng, chưa cĩ bảng mơ tả cơng việc cụ thể, ngoại trừ nhân viên quản lý cấp cao. Điều này nguy hiểm cho kiểm sốt nội bộ của chính các doanh nghiệp đĩ vì việc khơng rõ ràng dẫn đến đơi khi cĩ những việc quan trọng cĩ thể quyết
định trong khả năng của mình nhưng lại khơng được quyết định hoặc khi cĩ